Řešíte pravidelně četné pochybnosti nebo dotazy týkající se vašeho online softwaru?
Pokud je odpověď ANO, možná máte co do činění s uživateli, kteří vašemu produktu ještě nerozumí a neprozkoumají jeho plný potenciál.
Neustálé získávání dotazů na váš software může zabírat velkou šířku pásma podpory, což způsobuje časté vyhoření operátora. Chcete-li svému týmu podpory pomoci vyhnout se tomuto scénáři, můžete zkusit vytvořit online dokumentaci k softwaru.
Table of Contents
Co je to online dokumentace?
Online dokumentace funguje jako příručka, která pomáhá uživatelům pochopit, co je produkt, a vysvětluje jeho funkce krok za krokem. Dokonce pomáhá uživatelům porozumět možným způsobům, jak jim produkt může pomoci v plném rozsahu.
Můžete přidat obrázky, videa, GIFy produktů a další, abyste ukázali, jak lze aktivovat a ovládat různé funkce produktu. Online dokumentace pro softwarová řešení se může lišit v závislosti na složitosti daného produktu. Někomu může dokumentace připadat jako sekce často kladených otázek, zatímco jinému může připadat jako podrobná prohlídka produktu.
Jak funguje online dokumentace?
Online dokumentační nástroj funguje několika způsoby. Zde je rychlý seznam, který vám pomůže odhadnout, jak může pomoci po implementaci.
- Funguje jako centrální úložný systém: Můžete zabezpečit všechny informace související s produktem a vytvořit centrální přístup pro zákazníky a týmy podpory, na které se mohou obrátit, kdykoli budou mít pochybnosti o nějaké funkci nebo o tom, jak funguje.
- Šetří čas a energii: Když vytvoříte centrální úložiště informací o produktech, pomůžete zákazníkům i zástupcům podpory ušetřit čas a energii při hledání správného řešení. Můžete se dokonce vyhnout častému vyhoření a pomoci týmům podpory zaměřit se na naléhavé problémy podpory.
- Podporuje zapojení a udržení: Nástroje pro softwarovou dokumentaci vám také pomohou udržet zákazníky v kontaktu se značkou po celou dobu jejich cesty. Zákazníci se mohou vyhnout hledání odpovědí kolem produktu nebo jeho funkcí na internetu. Vrátí se ke zdroji, který jste vyvinuli, a zůstanou ve spojení se značkou. Je to skvělý způsob, jak je udržet v kontaktu se značkou a zároveň si je udržet.
- Nabízí podrobné znalosti produktu: Od nastavení až po všechny funkce je najdete v online dokumentaci. Můžete dokonce zjistit, kdy byla nová verze vydána a jak se liší od předchozí. Pomáhá potenciálním zákazníkům v rozhodovacím procesu, protože zahrnuje také případy použití a případové studie z různých odvětví.
- Zlepšuje zákaznickou podporu: Jednou z největších výhod online dokumentace pro vaši firmu je zlepšení zážitku ze služeb zákazníkům. Můžete pomoci svému týmu ušetřit čas a nasměrovat zákazníky k řešení, které odpoví na jejich otázky, aniž byste čekali ve frontách nebo očekávali e-mail.
Jak vybrat správné řešení online dokumentace?
Pouhé pochopení online dokumentace a toho, jak funguje pro organizaci, vám nepomůže vybrat ten nejlepší nástroj. Ale následující seznam kritérií může. Zde je stručný seznam věcí, které musí firma hledat při výběru online dokumentačního nástroje.
#1. Intuitivní editor
Jednoduchý, ale na funkce bohatý editor je nutností při hledání nástrojů pro softwarovou dokumentaci. Pochopte, že ne jeden, ale mnoho lidí může skončit úpravou jediného článku ve stejném zobrazení. Proto je důležité, aby každý viděl, kdo v článku provádí jakou změnu.
#2. Inteligentní vyhledávání
Možnost vyhledávání je prominentní funkcí pro jakoukoli platformu dokumentace. Není nic katastrofičtějšího, než když návštěvník odchází z vaší online dokumentace po několika minutách frustrovaný, protože nemůže najít správné informace nebo produkt, i když je máte na skladě. Funkce inteligentního vyhledávání ušetří uživatelům čas a pomůže jim rychle najít odpovědi. Vyhledávání by mělo být podporováno pomocí značek, souvisejících klíčových slov a dalších.
#3. Hloubková analýza
Pro každý podnik je nezbytné zjistit, jak si jeho online dokumentace vede mezi zákazníky/potenciálními zákazníky. Proto je důležité zkontrolovat, zda vám software znalostní báze pomáhá sledovat následující metriky:
- Návštěvy stránek
- Nejnavštěvovanější články
- Neúspěšná vyhledávání
- Zpětná vazba ke každému článku
- Míra okamžitého opuštění
- Průměrný čas strávený nad články
- Noví vs. vracející se zákazníci
Seznam pokračuje. Pokud však některé ze softwarových řešení tyto metriky nabízí, neváhejte tuto možnost vybrat do užšího výběru.
#4. Bezpečnostní
Aktiva přidaná do znalostní báze, jako jsou informace o produktu, jeho videa a obrázky, jsou pro každou organizaci nanejvýš důležitá. Ochrana těchto aktiv by proto měla být jednou z priorit při hledání nejlepšího online dokumentačního softwaru pro vaši firmu. Zde je seznam otázek, které můžete poskytovateli služeb položit před dokončením produktu:
- Jaká je vaše strategie proti neoprávněnému přístupu?
- Používáte k ochraně dat nějaké firewally nebo dvoufaktorové ověřování?
- Zachováváte důvěrnost údajů?
Otázky jako tyto vám pomohou ujasnit si, jak poskytovatel služeb svým uživatelům nabízí zabezpečení dat.
#5. Verzování
Podporuje platforma verzování?
Jako produktový byznys musíte zajistit, aby byl vývoj produktu zachycen a zdokumentován. Uživatelé mohou váš produkt začlenit v různých fázích vývoje. Možná budou muset znovu nahlédnout do starší dokumentace, aby lépe porozuměli funkci produktu. To je užitečné nejen pro koncové uživatele, ale také pro vývojový tým produktu.
Platforma by tedy měla podporovat verzování s časovým razítkem.
#6. Řízení pracovního toku
Vaše znalostní báze vám musí nabídnout kompletní řízení přístupu pro úspěšnou správu pracovních postupů. Pokud jste například správce, mělo by vám to umožnit přidělovat role lidem, kteří budou mít přístup k softwaru pro účely psaní a úprav. Ti, kdo píší článek, musí mít omezený přístup, zatímco ti, kdo články upravují, budou mít jinou kontrolu.
#7. Přizpůsobení
Jak víme, přizpůsobení slouží spokojenosti uživatelů a důvěře ve vaši značku. Týká se také vašeho webu s dokumentací. Pokud se uživatel dostane na váš dokumentační web, měl by to cítit jako součást vaší značky. Platforma by vám měla poskytnout svobodu přizpůsobit si web s online dokumentací, a to nejen pomocí loga a favicon, ale také pomocí vlastní domény, vlastní adresy URL a návrhu webu s dokumentací.
Zde jsou některé z nejúčinnějších online dokumentačních nástrojů.
I když jsou tipy, jak si vybrat online dokumentační software přínosné, bylo by skvělé, kdybyste měli několik možností, jak nastartovat hledání nejlepšího nástroje v oboru. Tato část se zabývá nejlepšími řešeními, která vám mohou pomoci vytvořit kompletní online dokumentaci k softwaru bez problémů.
Pojďme se ponořit!
Document360®
Document360 vám nabízí kompletní řešení online dokumentace, které zahrnuje, ale není omezeno na Jednoduché vyhledávání, správce kategorií, správu značek, šablony článků a další. Jeho uživatelské rozhraní přetahování vám pomůže vypsat všechny kategorie a jejich podkategorie v požadovaném pořadí.
To není vše. Dodává se s vyhledáváním poháněným umělou inteligencí, soukromým hostingem, možnostmi verzování, zálohováním a obnovením atd. Bohatý editor je něco, co musíte vyzkoušet. Můžete si vybrat mezi editorem Markdown a WYSIWYG.
Umožňuje plné přizpůsobení dokumentačních webů a popisy článků vám umožní přidat podstatu článku, což pomáhá při rychlém vyhledávání a SEO. Podporuje spolupráci na další úrovni s týmem redaktorů, přispěvatelů a vydavatelů. Můžete také nastavit upozornění na odstranění nebo aktualizaci zastaralých článků.
Integruje se s celou řadou technologií helpdesk, chatbot a CRO, jako jsou Zendesk, Intercom, Freshdesk, Drift, Zapier, Microsoft Teams, Slack a mnoho dalších. Pomocí úryvků JavaScriptu se také můžete integrovat s jakoukoli jinou platformou.
Plán začíná na 99 $ měsíčně.
Klikněte na nápovědu
Clickhelp, nástroj pro tvorbu nápovědy, vám pomůže vytvořit softwarovou dokumentaci bez problémů. Toto cloudové řešení je známé tím, že svým uživatelům pomáhá zefektivnit spolupráci mezi dokumentačním týmem. To znamená, že jim to pomůže sledovat změny a provádět další vylepšení po potvrzení toho, kdo píše a upravuje dokumenty.
Dokonce vám pomáhá zlepšovat obsah tím, že nabízí podrobné informace o výkonu článků prostřednictvím přehledů. Kdo má pochybnosti o migraci dat z platforem jako MS Word, HTML, CHM a další, může nechat své starosti za hlavu. Clickhelp se specializuje na migraci dat z těchto a dalších platforem. A co víc, díky jednoduchému uživatelskému rozhraní je konfigurace hračkou.
Plán začíná na 55 $ měsíčně.
Soutok
Confluence, stejně jako jiná řešení online dokumentace, pomáhá uživatelům vytvářet softwarové dokumenty, které lze organizovat kategoricky. Tento strom stránek umožňuje pokročilé vyhledávání a pomáhá tak zákazníkům rychleji najít relevantní články.
Kromě toho můžete zjistit, že interně spolupracujete s jinými týmy na optimalizaci správnosti a kvality obsahu. Zefektivnění interní spolupráce a zabezpečení obsahu a uživatelských oprávnění. To vám pomůže sdílet přístup k účtu s týmy, které jsou součástí procesu psaní a úprav.
Placený plán začíná na 55 $ měsíčně.
Nuclino
Nuclino je další softwarový dokumentační nástroj, který může vaše organizace zvážit při hledání nejlepšího řešení na trhu. Tento poskytovatel služeb tvrdí, že pomáhá svým uživatelům oživit obsah pomocí kreativních prostředků, jako jsou obrázky, videa a další. Podporuje dokonce funkce, jako je automatické ukládání, které vám pomůže uložit průběh obsahu při vytváření dokumentace k softwaru.
Kromě toho můžete také najít možnosti, jako je okamžité vyhledávání, které zákazníkům pomáhají efektivně najít relevantní články. Jeho více než 40 integrací také shledáte docela užitečnými, protože zefektivní vaši práci a bezproblémově naplánují budoucí články o aktualizacích produktů a funkcích.
Plán začíná na 5 USD/uživatel/měsíc.
DocuWare
DocuWare je oblíbený pro své prominentní funkce, jako je optické rozpoznávání znaků (OCR), které pomáhá uživatelům převádět text obrázku na data. To pomáhá jejich uživatelům přidávat relevantní data rychleji a zpřístupňovat je svým zákazníkům.
Můžete také sledovat verze existujících dokumentů. Ty vám pomohou sledovat skutečný obsah publikovaný v počáteční verzi a změny provedené s každou novou aktualizací v produktu.
Přečtěte si Dokumenty
Read the Docs je řešení pro technickou dokumentaci, které umožňuje bezplatné vytváření a hostování vašich článků podpory kolem softwaru. To je správně; poskytovatel služeb tvrdí, že svou dokumentační službu nabízí zdarma. Můžete efektivně spravovat více verzí dokumentů.
Nemusíte se bát ani platby za uživatele. Ke správě dokumentace k softwaru můžete mít tolik uživatelů. Jediný háček, který produkt má, jsou reklamy. Aby fungovaly zdarma, používají reklamy jako zdroj na podporu svých operací. Uživatelé, kteří se rozhodnou pro bezplatnou verzi, mohou narazit na více reklam, protože jejich účty nejsou bez reklam. Ale ti, kteří dávají přednost přechodu bez reklam, musí zaplatit 5 $ za projekt.
GitHub
GitHub je známý svou schopností pomáhat vývojářům zaznamenávat jejich programovací dny do jejich profilů. Pokud se profil zobrazuje převážně zeleně, znamená to, že vývojář často kódoval a také aktualizuje svůj postup. Málokdo však ví, že stejná platforma nabízí také dokumentační software.
Zjevně nabízejí stránky GitHub a dokonce i wiki platformu pro vytvoření vašeho centrálního úložiště. Pokud jej však integrujete s platformami, jako je Jekyll, jeho stránky GitHub vám pomohou vytvořit kompletní dokumentaci k produktu bez problémů. Ale mějte na paměti, že to bude většinou veřejné a ne soukromé. A co víc, budete potřebovat dobré vývojářské dovednosti, abyste udrželi dokumentaci v chodu.
Placený plán začíná na 19 $ měsíčně.
Whatfix
Whatfix vám pomůže vytvořit kompletní digitální průvodce vaším produktem. S tímto řešením můžete poskytnout návod, jak produkt funguje co nejinteraktivnějším způsobem. Pomocí softwaru můžete vytvářet kompletní dokumentaci, často kladené dotazy a další.
Nabízí také podrobnou analytickou platformu. Pomůže vám změřit, jak každý čtenář interaguje s každým článkem v úložišti, a poskytne vám tak větší prostor pro jejich vylepšení pro lepší výsledky nebo dokonce konverze.
Papír Dropbox
Pokud jste si mysleli, že Dropbox je omezen na úložná zařízení, řekli bychom, zamyslete se znovu. Jejich dokumentační nástroj, Dropbox Paper, je docela populární jako nástroj pro společné úpravy. Slibuje, že spojí tvorbu i koordinaci. Je ideální pro vytváření úložišť pro interní i externí účely.
Zajímavá je jeho schopnost pojmout do článků obrázky, zvukové soubory, videa a další typy kreativ. Jediná věc, která mnoha lidem ztěžuje výběr tohoto nástroje, je jeho omezená schopnost složky. Také bude zdarma pro ty, kteří již mají účet Dropbox. Pokud však chcete samostatné předplatné, doporučujeme kontaktovat jejich tým.
HelpDocs
HelpDocs je také jedním z našich nejlepších. Je to proto, že stejně jako ostatní v tomto seznamu vám HelpDocs také nabízí možnost vytvářet dokumentaci, hostovat je v rámci jejich služeb a dokonce sledovat výkon všech článků, které vytvoříte.
Tento software také nabízí funkci drag-and-drop, která vám pomůže seřadit články na základě jejich důležitosti nebo pořadí v produktu. Dokonce vám pomůže označit několik článků samostatně v editoru pro autory nebo produktové týmy. Tyto značky jim pomohou identifikovat články, které je třeba aktualizovat pro lepší výkon a zákaznickou zkušenost.
Plán pro tento nástroj začíná na 46 $/měsíc.
Jste připraveni vybrat si nejlepší online dokumentační nástroj?
Obáváte se, že zákazníci nebudou rozumět vašemu produktu? Co takhle vytvořit dokumentaci k softwaru, která jim pomůže pochopit jeho účel, funkce a funkce?
Vytvořením kompletní softwarové dokumentace můžete zajistit, že zákazníci najdou všechny odpovědi související s vaším produktem na jednom místě. Mohou se také vyhnout chození na podporu týmů a ušetřit čas a energii. Stavební dokumentace od nuly může být zdlouhavá a vyžadovala by z vaší strany více zdrojů. V tomto případě by bylo skvělé použít online dokumentační software k vytvoření dokumentů nápovědy pro zákazníky.
Abychom vám pomohli začít, sepsali jsme nejlepší možnosti, jak nastartovat vaši cestu k výběru nejlepšího online dokumentačního nástroje pro vaši firmu. Doufáme, že to pomůže!
Můžete se také podívat na to, jak vytvořit krásnou dokumentaci API.