Svět se ubírá cestou digitalizace a odklonu od papírové formy, což se týká nejen oficiálních dokumentů, ale i zkoušek, plateb a dokonce i podpisů.
Digitalizace přinesla zásadní změny do našich životů i na pracoviště, a proto je elektronický podpis stále častější volbou.
Podepisování dokumentů tradičním perem ustupuje do pozadí. Pandemie covid-19 tento trend ještě urychlila, zejména v souvislosti s prací na dálku, kde se elektronické podpisy jevily jako ideální řešení.
Používání klasických podpisů je tak pro osobní i obchodní účely nepraktické, zvláště při spolupráci s lidmi z velké vzdálenosti.
Navíc, fyzické podpisy vyžadují osobní setkání, skenování, tisk, odesílání poštou nebo faxování dokumentů. Celý tento postup je zdlouhavý, časově náročný a náročný na úsilí.
Právě zde se uplatní software pro elektronické podpisy! Automatizuje tento proces a ušetří vám starosti.
Pokud tedy hledáte způsob, jak zvýšit produktivitu a zefektivnit pracovní postupy a zároveň se vyhnout komplikacím spojeným s tradičními podpisy, máte jedinečnou šanci.
Připravte se na podrobnější informace o elektronických podpisech a na přehled nejlepších softwarových řešení v této oblasti.
Co přesně je elektronický podpis?
Elektronický podpis (eSignature) je v podstatě kódovaná forma podpisu, která signalizuje souhlas s elektronickou smlouvou nebo dokumentem. Software, který umožňuje lidem podepisovat dokumenty online, se pak nazývá software pro elektronické podpisy.
Dokument lze snadno nahrát prostřednictvím počítače, tabletu nebo smartphonu a pomocí softwaru odeslat více lidem. Ti ho pak mohou podepsat online, bez nutnosti absolvovat klasický proces.
Díky softwaru pro eSignatures můžete snadno shromažďovat a ukládat podpisy přidáním vstupních formulářů přímo do vašich dokumentů.
Nemusíte mít obavy o bezpečnost, protože tento typ softwaru umožňuje ověřit podpis a chrání veškerá data pomocí silného šifrování. Kvalitní poskytovatelé softwaru často nabízejí i další bezpečnostní prvky, jako jsou auditní protokoly a ověřování.
Například, když přebíráte zásilku od kurýra a podepisujete se na displeji mobilního telefonu nebo tabletu, jedná se o elektronický podpis.
A je to! Už to víte.
Možnosti využití:
- Kupní smlouvy
- Smlouvy s dodavateli
- Formuláře nových zákazníků
- Schvalování zákazníky
- Změny objednávek
- Nástup zaměstnanců
- Právní dokumenty, například smlouvy o duševním vlastnictví
- Ověření věku a souhlas rodičů
- Smlouvy o mlčenlivosti
Jsou elektronické podpisy právně platné?
Častá a důležitá otázka v souvislosti s elektronickými podpisy zní: jsou právně platné?
Odpověď je jednoznačně ano.
Elektronické podpisy jsou právně závazné.
V roce 2000 byl ve Spojených státech přijat zákon ESIGN, který uznal elektronické podpisy jako právoplatné pro jakékoli online použití. Podobné kroky následovaly i další regiony po celém světě, jako je například evropské nařízení eIDAS.
Díky tomu se společnosti i jednotliví podnikatelé nemusejí omezovat jen na papírové smlouvy.
Jak mohou elektronické podpisy prospět vašemu podnikání?
Obliba elektronických podpisů strmě roste. Podle statistik společnosti Statista vzrostl počet transakcí s elektronickým podpisem z 200 milionů v roce 2014 na přibližně 754 milionů v roce 2017. Odhaduje se, že porostou o 39 % a do roku 2023 by mohly dosáhnout hodnoty více než 9 073 milionů dolarů.
Proč je tomu tak?
Pojďme se na to podívat.
Rychlý pracovní postup šetřící čas ⏱️
Díky eSignature se výrazně zkrátí čas potřebný k vyřízení, protože dokumenty lze distribuovat online okamžitě. Nemusíte čekat, až se daná osoba dostaví a dokument podepíše, což zpomaluje pracovní postup a zdržuje plnění úkolů.
Tato technologie je zvláště užitečná v oblasti zdravotnictví a dalších klíčových odvětvích, kde je nutné schválení zajistit co nejrychleji.
Větší pohodlí 💯
Cestování do vzdálených míst jen kvůli získání podpisu je dnes již zastaralé. S pomocí internetu a softwaru pro elektronické podpisy můžete schválení získat během okamžiku, což přináší pohodlí oběma stranám.
Ekologické 🌲
Při výrobě papíru se každoročně spotřebuje obrovské množství dřeva, což má negativní dopad na životní prostředí. Přechodem na bezpapírový systém chráníte stromy a životní prostředí, a tím i budoucnost pro další generace.
Úspora zdrojů ✂️
Elektronické podpisy šetří nejen čas, ale i peníze. Nemusíte utrácet za cestovní výdaje nebo za nákup dalšího papíru a inkoustu. Navíc můžete uvolnit pracovníky, kteří se dříve podíleli na skenování, tisku a doručování dokumentů, aby se mohli věnovat jiným, důležitějším úkolům.
Nyní už máte přehled o tom, jaké výhody vám elektronické podpisy mohou přinést oproti tradičním podpisům.
Pokud jste přesvědčeni, podívejte se na některá z nejlepších softwarových řešení pro eSignatures na trhu a využijte jejich výhod.
eversign
Automatizujte podpisy zákazníků i interní procesy a schvalování s pomocí eversign. Podepisování s tímto nástrojem je bezpečné a jednoduché na jakémkoli zařízení, a je vhodný pro firmy všech velikostí.
Je vybaven integrovaným editorem, který vám poskytne užitečné nástroje pro úpravu, podepisování a odesílání dokumentů během chvilky. Eversign má také plně vybavené a výkonné REST API založené na JSON pro automatizaci funkcí.
Nabízí funkce, které jste mohli vidět i u ostatních nástrojů, jako jsou šablony, auditní záznamy, možnost osobního podepisování, integrace s dalšími systémy a dodržování předpisů. Pro zvýšení bezpečnosti využívá 256bitové SSL šifrování a pečlivě monitorovanou infrastrukturu.
Můžete naplánovat automatické vypršení platnosti dokumentů, trvale je odstranit nebo exportovat na bezpečné místo. Do týmu můžete přidat až 25 členů nebo spravovat více společností.
Můžete ho používat zdarma pro 5 dokumentů měsíčně a 3 dokumenty API. Nebo si můžete vybrat z placených plánů od 9,99 $ měsíčně pro neomezený počet dokumentů a další funkce.
signNow
Využijte signNow k vytváření elektronických podpisů pro různé účely a zefektivnění pracovního postupu. Odesílejte dokumenty k podpisu více příjemcům nebo podepisujte vlastní soubory několika kliknutími. Jejich výkonné a uživatelsky přívětivé API vám pomůže snadno implementovat elektronické podpisy do vašich webových stránek nebo aplikací během několika minut.
Své dokumenty můžete podepisovat elektronicky kdekoli, i když nemáte připojení k internetu. Umožňuje vám žádat o další informace nebo dokumenty, nastavit upozornění na dokončení, hromadně pozvat více příjemců a definovat konkrétní pravidla pro podepisování vašich šablon.
Můžete vytvářet jedinečné odkazy pro podepisování dokumentů, přidávat volitelné platební formuláře do vyplnitelných šablon a upravovat zprávy s pozvánkami k podpisu. Můžete přidat kopii (CC) pro příjemce, kteří potřebují dostávat upozornění, a nastavit datum vypršení platnosti. SignNow vás také upozorní, pokud příjemce odmítne váš dokument podepsat.
Je kompatibilní se standardy PCI DSS, GDPR, HIPAA, SOC 2 Type II a 21 CFR Part 11 a má pokročilé možnosti ochrany před hrozbami. SignNow má také skvělé RESTful API, které lze rychle integrovat s dalšími nástroji.
PandaDoc
Uzavírejte své obchody pomocí právně závazných a pohodlných elektronických podpisů s pomocí PandaDoc.
Více než 20 000 společností již používá toto řešení, aby šetřilo čas a zdroje. Použijte PandaDoc k odesílání návrhů, nabídek, smluv, a k výběru plateb, které vyžadují schválení.
Toto řešení můžete využít kdekoli a na jakémkoli zařízení; a dosáhnout rychlejší a efektivnější práce. PandaDoc nikdy neslevuje z oblasti zabezpečení a její technologie eSignature je plně v souladu se zákony UETA a ESIGN. Ke každému podepsanému dokumentu navíc poskytují i elektronický certifikát.
Ušetřete si starosti a dohadování. Využijte analýzu dokumentů a upozornění, abyste měli okamžitý přehled o tom, kdy váš potenciální zákazník otevře, zobrazí si nebo okomentuje dokumenty, které jste odeslali. Nabízejí více než 200 profesionálně vypadajících šablon, které jsou navrženy tak, aby udělaly na vaše zákazníky trvalý dojem.
PandaDoc se také integruje s mnoha dalšími nástroji, aby urychlil váš pracovní postup. Zahrnuje například HubSpot CRM, Zoho, PayPal, Dropbox, Slack a další.
Nitro Sign
Poskytněte svým zákazníkům pohodlné a uživatelsky přívětivé řešení pro elektronické podpisy s pomocí Nitro Sign.
Eliminuje zbytečné kroky, plýtvání a nevyžaduje od vás žádné další poplatky za podpisy. Ať už pracujete se smlouvami, tabulkami, formuláři, plány nebo jinými dokumenty, Nitro vám poskytne nástroje potřebné pro zjednodušení procesu elektronického podepisování.
Je kompatibilní s různými webovými prohlížeči a mobilními zařízeními. Nitro Sign je bezpečné a v souladu s americkými zákony o elektronickém podpisu. Usnadňuje bezproblémovou spolupráci díky sdílení dokumentů online, jejich revizi a přidávání poznámek v cloudu.
Můžete snadno pozvat další uživatele, aby komentovali dokumenty, a sledovat průběh práce díky analýzám a oznámením v reálném čase. Pro ochranu vašich dokumentů a dat využívá Nitro Sign dvoufaktorové ověřování, auditní záznamy a komplexní certifikace shody, například HIPAA, SOC Type II, Privacy Shield atd.
Můžete snadno vytvářet, kombinovat, konvertovat a organizovat soubory PDF na vašem zařízení a poskytnout tak zákazníkům lepší uživatelskou zkušenost. Pomáhá tím eliminovat lidské chyby, které se mohou v procesu vyskytnout.
Fill
V současné době se jedná pravděpodobně o nejlepší a nejpropracovanější řešení pro elektronické podpisy. Je to také pravděpodobně nejjednodušší metoda, jak vyplňovat PDF soubory a posílat podpisy, které jsou právně závazné. Jednou z nejlepších vlastností Fill je, že jej můžete používat na téměř jakémkoli počítači, iOS zařízení nebo i Androidu. To výrazně přispívá k jeho funkčnosti a dostupnosti napříč platformami.
Uživatelé Fill se také mohou spolehnout na vysokou úroveň zabezpečení. Fill splňuje globální bezpečnostní standardy a normy ochrany soukromí a dodržuje osvědčené postupy v oblasti zabezpečení. Díky tomu je Fill oblíbený v odvětvích, jako je zdravotnictví, právo, realitní trh a finanční služby.
Uživatelé jistě ocení, že jejich data jsou velmi bezpečně uložena pomocí šifrování na vojenské úrovni a v souladu s HIPAA. Fill také poskytuje svým uživatelům užitečné analýzy, což může být velmi cenné pro mnoho různých podniků.
DocuSign
Urychlete svou práci s pomocí DocuSign – od smluv, nabídkových dopisů a zakládání účtů až po faktury. Odesílejte smlouvy a získejte online podpisy s vysokou úrovní zabezpečení, bez ohledu na to, jaké zařízení vy nebo druhá strana používáte.
Odstraňte opakující se manuální úkoly a ušetřete zbytečně vynaložené finance. Využijte bezproblémové funkce a skvělé možnosti, které DocuSign nabízí. Poskytuje aplikace pro tři platformy – Android, Windows a iOS, takže můžete pracovat odkudkoli.
Zjišťujte stav svých smluv, sledujte průběh a nastavte si připomenutí, abyste automaticky dostávali upozornění v každém kroku. Do smluv můžete přidávat standardní pole, jako je datum a podpis, nebo si vytvářet vlastní a ukládat je.
DocuSign umožňuje uživatelům podepisovat se ve 43 jazycích a odesílat dokumenty ve 13 jazycích. Standardizujte celý proces a ušetřete čas ukládáním často používaných dokumentů a opětovným použitím příjemců, vlastních polí atd.
Připojte a integrujte eSignatures s nástroji a softwarem, které již používáte, protože DocuSign podporuje více než 350 integrací a špičkové API, včetně Salesforce, produktů Google, SAP a dalších. Díky robustní infrastruktuře může DocuSign zaručit 99,99% dostupnost.
Nemusíte se obávat o bezpečnost, protože DocuSign splňuje přísné bezpečnostní standardy používané po celém světě, včetně EU a USA, a využívá také silné a pokročilé technologie pro šifrování dat. Je v souladu s regulačními orgány, jako jsou UETA, US ESIGN Act a EU eIDAS. Ukládá a generuje také přesné auditní záznamy pro vaše dokumenty.
Cena začíná od 10 $ měsíčně.
Adobe Sign
Adobe Sign je další dobrá volba. Tento jednoduchý nástroj vám pomůže snadno odesílat dokumenty, stejně jako e-maily. Stačí nahrát soubor, zadat e-mailovou adresu signatáře a kliknout na tlačítko „Odeslat“.
Podepisující strana může kliknout na odkaz, který jste poslali, a podepsat se prostřednictvím prohlížeče na jakémkoli zařízení, ať už je to chytrý telefon nebo počítač. Pro větší pohodlí není vyžadováno, aby se registrovali nebo cokoli stahovali.
Můžete sledovat stav podpisu, posílat upomínky, prohlížet si podrobné audity nebo zrušit požadavky na transakce. Adobe Sign hladce spolupracuje s různými nástroji, takže můžete odesílat dokumenty z aplikací jako Microsoft 365, Dropbox, Box a dalších.
Z hlediska bezpečnosti je v souladu s normami, jako jsou PCI DSS, SOC 2 Type 2 a ISO 27001. Podporuje také různé formáty souborů, včetně Adobe PDF a dalších PDF, MS Word, Excel a PowerPoint, textové soubory, WordPerfect, grafické soubory jako PNG, GIF, JPG, JPEG, TIF a BMP, a také HTML a HTM.
SignEasy
Díky více než 10 letům neustálých inovací pomohl SignEasy již více než 35 000 organizacím automatizovat proces podepisování pomocí eSignatures. Zapomeňte na tisk, skenování a faxování dokumentů. Použijte tento snadno použitelný nástroj, který nabízí špičkové možnosti podepisování.
Stačí vložit podpisy do dokumentu pomocí prstu, stylusu nebo myši. Nebo můžete nahrát obrázek svého ručně psaného podpisu z papíru. Umožňuje odesílat dokumenty paralelně nebo postupně více lidem. Můžete také nastavit pořadí, v jakém budou dokumenty podepisovány – jeden po druhém, nebo všichni najednou.
Můžete sledovat průběh odesílání dokumentů a kontrolovat, kdo dokumenty musí podepsat nebo kdo to již udělal. Odesílejte push oznámení nebo e-maily jako připomenutí a získejte upozornění, když dojde k nějaké akci. Mezi další funkce patří široká integrace s dalšími nástroji, dodržování předpisů, mezinárodní uznávání, pokročilé zabezpečení s ověřováním otisky prstů, přístupovými kódy a certifikací SSL.
Podporuje formáty souborů jako MS Word, Excel, PDF, Pages, PNG atd. Umožňuje také ukládání nedokončených dokumentů, abyste se k nim mohli později vrátit a provést úpravy, a také možnost přístupu k souborům offline. Importujte své dokumenty z cloudu, SD karet, e-mailů a dalších aplikací.
Kvalita podpisů je vysoká a věrně napodobuje ručně psané podpisy. Můžete opakovaně používat stávající šablony, přidávat obrázky, anotace, iniciály a text, nastavit vlastní pole a zápatí e-mailů pro rychlejší práci. SignEasy je k dispozici ve 24 jazycích. Můžete využít jejich 14denní bezplatnou zkušební verzi.
HelloSign
Společnostem i jednotlivcům po celém světě důvěřuje tisíce uživatelů, HelloSign je jednoduché řešení pro elektronické podpisy. Nyní je vlastněn společností Dropbox, takže můžete využívat výhody obou platforem.
Je k dispozici ve formě webového rozhraní, doplňku pro Salesforce nebo vývojářského API.
Máte možnost opakovaně používat dokumenty s podpisy jako šablony a využívat mnoho dalších funkcí, jako je možnost vlastního brandingu, přílohy pro podpisy, white labeling, pokročilou správu týmu, integrované elektronické podpisy a integraci se Salesforce. HelloSign je v souladu se standardy HIPAA, takže nemusíte mít žádné obavy.
Cena začíná na 15 $ měsíčně při roční platbě. HelloSign můžete také vyzkoušet zdarma, aniž byste museli zadávat údaje o platební kartě.
Docsketch
Docsketch je bezplatný nástroj pro rychlejší podepisování a vytváření elektronických podpisů. Je velmi intuitivní, takže ho může snadno používat každý bez ohledu na jeho technické dovednosti. Archivuje a chrání vaše podepsané dokumenty, aby s nimi nemohl nikdo nijak manipulovat.
Docsketch je v souladu s oběma americkými zákony o eSignature. Můžete nastavit proces podepisování tak, aby se každý dokument podepisoval v libovolném pořadí. Pokud definujete pořadí, daná osoba bude automaticky upozorněna, jakmile na ni přijde řada. Pomůže vám také zjistit, kolik lidí ještě musí dokument podepsat.
Můžete přeměnit dokument na opakovaně použitelnou šablonu a mít k němu přístup kdykoli a kdekoli. Ke každému podepsanému souboru získáte podrobnou zprávu s právními informacemi. Je vybaven automatickou detekcí prázdných řádků v souborech, což pomáhá správně umístit pole. Nastavení dokumentů pro vyplnění je tak snadné a rychlé.
S funkcí „Odeslat jako prodejní doklad“ můžete získat schválení určitých typů dokumentů, jako jsou nabídky, odhady a návrhy. Pokud je příjemce připraven schválit, může kliknout na tlačítko „Schválit“ a poté bude proveden dalšími kroky.
Bonusové tipy pro výběr kvalitního softwaru pro elektronické podpisy
Mnoho softwarů nabízí podobné funkce, ale liší se ve způsobu, jakým poskytují řešení. Proto může být výběr mezi nimi obtížný. Proto si ujasněte několik věcí a poté se rozhodněte.
- Objem dokumentů: Zvažte, jak často odesíláte dokumenty vyžadující elektronický podpis. Pokud je to jen několikrát do roka, nemá smysl pořizovat software, který nabízí velmi velkou šířku pásma. Zvolte si takový, který odpovídá vašim požadavkům.
- Soulad s předpisy: Nespoléhejte se jen na marketingová tvrzení. Zkontrolujte úroveň zabezpečení a předpisů, které daný software dodržuje. Musí ověřovat pravost, poskytovat auditní záznamy a další důležité funkce, které prokážou jeho spolehlivost.
- Integrace a API: Podívejte se, jak hladce funguje integrace softwaru s dalšími nástroji, které již používáte. Zjistěte také, zda poskytuje otevřené API pro možnost vložení funkcí elektronického podpisu přímo do vaší aplikace nebo webových stránek.
- Kompatibilita napříč platformami: Ujistěte se, že software, který si vyberete, je bez problémů kompatibilní s různými platformami. Neměli byste narazit na problémy, když odešlete smlouvu ze smartphonu s Androidem a příjemce používá macOS.
- Typy dokumentů: Software pro eSignatures musí podporovat více typů dokumentů a formátů, abyste během práce nenarazili na žádné komplikace.
Závěr
Elektronické podpisy se staly nezbytnou součástí moderního podnikání i každodenního života. Podniky je široce přijaly a mají podporu v nařízeních o dodržování předpisů, což je velmi důležité při jednání s klienty z různých zemí.
Pokud jste tuto technologii ještě nevyužili, není nikdy pozdě začít. Pořiďte si software pro eSignatures a urychlete svůj pracovní postup ještě dnes!
V další kroku si vytvořte svůj elektronický podpis pro e-mail.