Někdy pouhé udílení verbálních pokynů může vést k většímu zmatku než jasnosti. Přemýšlejte o tom, že byste řekli🗣️ projekt zadání svému podřízenému místo toho, abyste poskytovali přesné podrobnosti v písemné podobě. U ústních pokynů je větší šance na nedorozumění nebo přehlédnutí detailů. Zapisování všeho je ale únavné a také časově náročné. Tady šablony zachraňují situaci!
Šablona projektové charty je konceptem formulování procesu vývoje projektu. Pomáhá iniciátorům programu a expertním skupinám dát jim osvědčený směr pro úspěšné spuštění. Jedná se o efektivní metodu definování povinností a cílů oddělení s minimálním úsilím na kanálech, čímž se eliminuje možnost dezinformací.
Project Management Institute (PMI) provedl studii více než 5402 společností. Podle toho asi 70 % projektů přináší nepříznivé výsledky z důvodu nevhodného řízení nebo přesněji chybějící charty. 59 % projektů mohlo dosáhnout úspěchu s adekvátní komunikací, zatímco 29 % potřebovalo větší odpovědnost a 37 % vyžadovalo formálně definované cíle.
Práce započaté bez řádně zdokumentovaných pokynů📄 má tedy vyšší pravděpodobnost selhání s dopady z více důvodů. Projektová charta má zásadní roli, od navrhování cestovní mapy až po zavádění dodávek a získávání ziskových výsledků. Pojďme zjistit jak.
Table of Contents
Jak je projektová charta užitečná pro obchodní organizace?
Ať už se jedná o společnost zabývající se vývojem produktů nebo poskytovatele služeb, pravidelně vytvářejí nové nápady pro posílení obchodního růstu. Je zřejmé, že vedoucí projektu jsou zodpovědní za pochopení proveditelnosti a potenciálu těchto inovativních konceptů.
Na zahájení projektu se podílí řada faktorů, jako jsou cíle, strategie, zdroje, přidělení rozpočtu💵 atd. Správně uspořádaný plán je vodítkem k úspěšnému dokončení a poskytuje formální pochopení očekávaného výsledku na každé úrovni.
Charta projektu je úspěšným médiem pro společnosti, které popisují práci v konkrétních segmentech a zároveň umožňují zainteresovaným stranám nebo účastníkům pochopit úhel pohledu. Jakmile vytvoříte plán, vyzve příslušné manažery, aby prostudovali možné nedostatky a provedli změny. Takové postupné postupy v konečném důsledku snižují riziko neúspěchu projektu.
Společnosti🏭 v oblasti vývoje softwaru, automobilů, FMCG nebo jakéhokoli malého sektoru hledají šablony projektové charty přizpůsobené příslušnými organizacemi pro průmyslové účely, které mohou pomoci splnit cíle projektového plánu.
Jak se projektová charta liší od SoW a projektového plánu?
Charta projektu, SoW nebo Prohlášení o práci a plán projektu jsou pojmy, které jsou vzájemně propojené, ale mají značné rozdíly ve svém účelu a provedení.
Zde je graf znázorňující rozdíl mezi nimi.
ParametryProjektová chartaProhlášení o práciProjektový plánKdo je odpovědnýVedoucí projektuProjektový zhotovitelProjektový manažerJaká je časová osaBěhem plánovací fázePo schválení projektu klientemPoprojektové chartěPrimární cílFormálně zdokumentovat projekt s procesem dokončeníHovoří o zdrojích a řešeních pro žádoucí výsledek,Specifikace v implementační strategiiObjektový rozsahMa rizika, stakeholdeři, financeNastavení odpovědnosti, odhady, metody Trvání, alokace zdrojů, týmy
Můžete tedy pochopit, že projektové charty plní účel zdokumentování podrobností projektu a nabízejí pokyny k dosažení cíle pomocí metodologie. Na druhou stranu SoW funguje jako formální dohoda mezi klientem a dodavatelem, která zahrnuje technické náležitosti projektu. Naproti tomu projektový plán slouží jako provozní směr pro pracovní sílu🧑🏭.
Podívejte se také na nejlepší šablony strategického plánování pro váš další obchodní krok!
Jak vytvořit šablonu charty projektu?
Projektová charta má pro zúčastněné strany velký význam. Je proto vytvořen pod vedením příslušných pracovníků a vedoucích oddělení, aby poskytoval podrobné informace o projektu a jeho užitečnosti.
Pro vytvoření charty musíte postupovat podle sekvenčního formátu, který zvažuje všechny nezbytné vyhlídky projektu projednané určenými pracovníky. Zde je stručný popis základní struktury projektové charty.
- Uveďte hlavní cíl projektu s podrobnostmi o jeho účinnosti a zvláštními ustanoveními v kategorii. Pomáhá úspěšně sdělit myšlenku členům týmu.
- V závislosti na rozsahu, tržním trendu a rozsahu projektu můžete ukázat nezbytnost konkrétního personálu, aby na něm pracoval.
- Diskutujte o požadavcích a zdrojích potřebných pro generování nejlepšího výstupu.
- Jaká by mohla být potenciální rizika v probíhajícím procesu dokončení?
- Uveďte stručné informace o dotčených stranách, které jsou přímo nebo nepřímo zapojeny od zahájení až po spuštění.
- Je nezbytné uvést odhad nákladů🫰 na dokončení projektu. Stručně rozdělte finanční potřeby na jednotlivých úrovních.
- Existuje vhodná doba pro zahájení projektu a jaká je průměrná doba jeho dokončení?
Tato charta si klade za cíl předat potřebné informace o myšlence projektu. Společnosti obvykle používají šablonu projektové charty a plán řízení změn, aby se vyhnuly zanedbání klíčových aspektů projektového řízení. Pojďme zjistit jeho výhody.
Přínos šablon projektové charty pro úspěšné řízení projektu
Šablony projektové charty jsou vytvořeny po důkladném výzkumu pod vedením intelektuálů. Podporuje projektové vedoucí při přípravě a vývoji charterového dokumentu. Záměrem je eliminovat nadměrné úsilí při práci se správnou chartou a nabízet užitečný formát.
- Obsahuje informace o primárních cílech, financích, zdrojích a proveditelnosti.
- Je to ekonomické řešení, abyste pochopili, zda projekt stojí za to věnovat čas⏳ a peníze.
- Společnosti mohou přeplánovat čas konkrétních oddělení dle požadavků.
- Pomáhá pohodlně vysvětlit cíl a koncept projektu a členové týmu získají podrobný plán, aby mohli pracovat synchronizovaně.
Podívejte se na šablony projektových chart, které nabízejí důvěryhodné firmy.
Miro
MirÓ je společnost s certifikací ISO, která nabízí více než 1 000 šablon pro každý směr pracovního a obchodního růstu. Tyto šablony jsou kompatibilní i s jinými nástroji. Pracovali do hloubky, aby do charty zahrnuli kontaktní body nezbytné pro konzistentní růst.
Šablona je v celulární formě, kde první tři jsou pro napsání účelu, rozsahu a kritérií úspěchu projektu. V další vrstvě můžete zadat jména členů týmu, zainteresovaných stran a uživatelů nebo příjemců.
Dále jsou stručně popsány zdroje, omezení a rizikové faktory. Můžete dokonce uvést konkrétní fáze jako kritické milníky v měřítku časové osy uvedené na konci.
Miro poskytuje jednostránkovou📃 šablonu pro předvedení klíčových bodů v konkrétních buňkách. Zde si můžete vybrat referenční termíny, které dostatečně definují parametr.
PowerSlides
PowerSlides vyvinula více než 7000 profesionálních šablon s více než 30000 uživateli a jsou s nimi spojeny značky jako Amazon, Samsung a Microsoft. Můžete změnit barvu nebo přidat/upravit diagramy, mapy, obrázky atd. v šablonách a vybrat si z více než 2500 vektorových ikon z knihovny.
Šablona projektové charty má čtyři výrazné snímky s chvályhodnou grafikou a tabulkovými panely, které poskytují analytický pohled. Inženýři, projektoví manažeři nebo profesoři🧑🏫 to mohou také využít v prezentacích v PowerPointu.
Začíná přehledem názvu projektu, cíle a časové osy. Zde můžete zahrnout své požadované milníky postupu. Na dalším snímku je uveden formát tabulky, který uvádí požadovaný rozpočet se specifiky a náklady. Jména zaměstnanců můžete napsat do následující tabulky.
Pro obchodní analýzu umožňuje PowerSlides uživateli zmínit výhody z pohledu financí, provozu, trhu, zákazníků a zaměstnanců. K dispozici je možnost psát prohlášení o problémech a analýzy nákladů a rozdělení do více úkolů pro analýzu různých aspektů.
Smartsheet
Smartsheet je důvěryhodná značka se zákaznickou základnou v mnoha společnostech Fortune 100. Vyhráli Top 50 Best Software Awards 2023 v kategorii Project Management Products.
Navrhli pět významných typů šablon projektových chart spolu s jednoduchým formátem pro standardní použití. Pokrývá asi devět polí v bulvární podobě, aby efektivně vysvětlila podrobnosti související s projektem, včetně metrik📈, výstupů, harmonogramu, zdrojů, předpokladů a dalších.
Šablona Six Sigma je podobná standardnímu návrhu, ale má předvyplněné osoby na úrovni pásu Six Sigma. Zajišťuje ekonomicky životaschopný růst trhu a lepší dodávky s kontrolou odpadu.
Agilní šablona má sloupce vedle základních pojmů hodnocení pro spustitelné plánování. Je nejvhodnější pro projektové manažery a scrum mastery. Šablonu stavby lze přizpůsobit tak, aby na základě stavebních prací vybrala termíny vhodné pro definování v projektové listině.
Jednostránková šablona je vhodná pro tisk, protože obsahuje potřebné podrobnosti o sponzorech, klientech a projektu na jediné stránce. Je vhodné sdělit informace o charteru v rychlém přehledu.
Šablona obchodního případu společnosti Smartsheet je přesným dokumentem pro získání souhlasu od zúčastněných stran.
GoLeanSixSigma.com
GoLeanSixSigma.com spolupracuje s různými průmyslovými odvětvími s mnoha společnostmi, aby nabídla online školení a certifikační kurzy a zdroje projektového řízení. Více než 450 000 studentů se zúčastnilo těchto kurzů u společností Fedex, Tesla a dalších 6100+ klientů.
Primárními prvky jejich projektové charty📝 jsou prohlášení o problému, obchodní případ, cíl, časová osa, rozsah a týmy. Šablona získá parametry na jedné stránce, aby okamžitě poskytla relevantní myšlenku projektu.
Sekce časové osy GoLeanSixSigma.com je rozdělena do sloupců definice, měření, analýzy, vylepšení a kontroly. Členům týmu rozděluje prostor na jejich tituly a množství stráveného času.
ProjectManagement.com
ProjectManagement.com je specializovaný online institut vytvořený za účelem poskytování řešení projektovým manažerům. Nabízejí články, webináře💻, šablony, blogové příspěvky a odborné rady ke zvýšení růstu a produktivity.
Charta projektu má možnosti zapsat podrobnosti o projektu do konkrétních sloupců, za nimiž následují informace související s podnikáním. Dokument Definice charty projektu byl navržen tak, aby pomohl manažerům s novými nápady.
Dokument ProjectManagement.com má 25 základních prvků a významnými nadpisy jsou rozsah abstrakt, sponzoři, kritéria úspěchu a organizační proces. Můžete také zadat stručné informace o fázi vývoje, testování prototypu, přijetí uživateli a živých relacích.
S tímto softwarem pro správu projektů můžete dále zjednodušit své zkušenosti s projekty.
Bit.ai
Bit.ai nabízí platformu pro spolupráci na dokumentech, kterou celosvětově využívají firmy jako Canon a Accenture. Šablona charty projektu funguje v centralizovaném pracovním modelu ve formátu prohlášení, počínaje vysvětlením projektu.
Rozsah, kritéria úspěchu nebo výstupy můžete stručně popsat v odrážkách. Je zde také prostor pro 💲 finance, milníky a předpoklady, po nichž následují rizika, detaily týmu a schválení.
Bit.ai nabízí přístup k šabloně v reálném čase; můžete propojit více projektů nebo zapojit zainteresované strany k jejich schválení nebo konzultaci. Má také možnosti integrovat sociální média, webové odkazy, soubory PDF, Figma atd., abyste zlepšili své zkušenosti pro efektivní řízení podniku.
Šablona charty projektu
Šablona charty projektu je platforma vyvinutá členy týmu Casual.pm. Je to sada nástrojů, která vede projektové vedoucí při vytváření exkluzivního obsahu charty. Mohou také využít písemných průvodců, videí📲 a vzorků, které jsou k dispozici na webových stránkách.
Pro konkrétní požadavky projektu, jako je redesign webových stránek, výzkum technologií, sociální média, marketingové kampaně atd., jsou k dispozici zdarma ke stažení formáty šablon charty.
Šablona charty, kterou propaguje Šablona charty projektu, má dostatek prostoru pro diskusi o pozadí projektu, pokud jde o nabízené řešení. Můžete samostatně zmínit cíle a rozsah, aby to stálo za to. V samostatných sloupcích stručně popište zúčastněné strany, milníky, rozpočet, omezení, předpoklady a rizikové faktory.
Template.net
Templste.net je sklad 🌐 nejrozsáhlejší online knihovny na světě pro šablony a nástroje. Můžete si vybrat design karty, dokumentaci, formulář, prezentaci nebo šablonu podle svých požadavků. Nabízejí více než deset formátů jednoduchých šablon projektových chart ke stažení pro referenci.
Six Sigma, tým, IT, software, zlepšování procesů, konstrukce a podnikání jsou některé z vyhrazených návrhů šablon chart, které jsou zde uvedeny. Jedna z jejich jednoduchých šablon začíná sekcí pro zadání podrobností o projektu, jako je jméno, sponzor, autor, datum, název komise, datum prezentace atd.
S Templste.net můžete psát stručná prohlášení do sekce popisu, účelu a strategického zarovnání. Formulář tabulky je pro skupiny zákazníků, zainteresované strany, rozpočet, rozsah, kritéria úspěšnosti, závislosti, milníky, zdroje a problémy s riziky.
Mypm
Mypm je společnost poskytující odborné služby v oblasti řízení projektů a návrhů. Mají dlouholeté zkušenosti s prací s organizacemi na vývoji vládních a komerčních návrhů. Jejich internetový obchod obsahuje asi 86 upravitelných šablon, které slouží potřebám víceúrovňového organizačního růstu a rozvoje.
Pro profesionální účely je poskytována šablona projektové charty📜 ke stažení zdarma. Je ve formě dokumentu s názvem projektu a rejstříkem na úvodních stránkách, zatímco hlavní obsah začíná shrnutím, účelem, cíli a dalšími informacemi.
Specifické části jsou uvedeny pro stručný popis požadavků, rozsahu, výstupů, rizik, předpokladů a omezení. S Mypm můžete do tabulky přidat rychlý přehled harmonogramu, rozpočtu, lidských zdrojů, zakázek a zainteresovaných stran. Končí autorizačním formulářem pro zadavatele projektu.
Archiv šablon
Archiv šablon je online portál s průměrně 40 šablonami v různých kategoriích. Ať už se jedná o tabulku sedadel ve třídě v kategorii vzdělávání, osobní rozpočtovou tabulku pro správu financí nebo smlouvy s dodavatelem pro právní záležitosti⚖️, vše má na jednom místě.
Nabízejí mnoho vzorových šablon projektových chart, na které odkazují renomované společnosti a instituty. Tyto šablony jsou zaměřeny na zachycení všech nezbytných informací o projektu počínaje tabulkovým zobrazením identifikací odhalujících název projektu, sponzora, manažera a zdroje.
Archiv šablon se ptá na důvody, cíle, rozsah, faktory úspěchu a další v krátkých prohlášeních. Další bulvární sekce zahrnují výstupy projektů obsahující jednotky pro rámec, logiku, výzkum, nástroje atd.; milníky k popisu více úrovní progrese; klíčové problémy a rizika.
Závěrečná slova: Použití šablony projektové charty
Charta projektu hraje nedílnou součást úspěšného dokončení obchodního projektu. Poskytuje jasný, stručný pohled na cíl s odůvodněním očekávaných výsledků.
Implementace předem navržené šablony namísto vlastního vytváření charty projektu šetří organizaci čas a peníze. Mnoho projektových manažerů si není vědomo dostupnosti takových šablon. Málokdo věří, že si poradí sami, což má za následek pomalý a omezený růst📉.
Výběr šablony charty může být matoucí, ale měli byste analyzovat typ projektu, rozsah práce, požadavky a další parametry, abyste z tohoto dokumentu vytěžili maximum.
Dále se podívejte na Business Process Improvement (BPI): Co to je a jak to funguje.