Software pro správu společenství vlastníků (HOA) představuje inteligentní řešení pro organizaci a řízení spolků vlastníků bytových jednotek, rezidenčních komunit a bytových družstev.
Správa společenství vlastníků nebo bytového družstva je často náročná. Manažeři HOA, vlastníci nemovitostí a členové výborů se často potýkají s nárůstem úkolů, nevyřízenými požadavky na služby a celkově to negativně dopadá na celou komunitu.
Právě zde vstupuje do hry software pro správu HOA, který digitalizuje veškerá data, úkoly a požadavky na služby spojené s chodem společenství. Operátorovi stačí několik kliknutí myší, aby mohl spravovat celou komunitu z pohodlí svého počítače.
Čtěte dál a dozvíte se více o softwaru pro správu HOA a o některých oblíbených platformách, které stojí za vyzkoušení.
Co je to software pro správu HOA?
Software pro správu HOA, neboli nástroj pro společenství vlastníků, je softwarový balíček aplikací určený k usnadnění práce pracovníkům správy HOA, správcům nemovitostí nebo členům představenstva. Tyto nástroje umožňují digitalizovat veškeré procesy a efektivně spravovat malé i rozsáhlé komunity prostřednictvím tabletu či notebooku.
Většina aplikací pro správu společenství vlastníků funguje jako komplexní CRM systém. Standardní nástroj může zahrnovat:
- Online databázi smluv
- Nástroj pro tvorbu webových stránek
- Generátor žádostí o servis
- Systém pro správu požadavků na služby
- E-mailovou komunikaci v rámci HOA
- Živý chat
- Platební brány
- Plánování událostí
- Správu financí
- Systém pro zasílání oznámení a připomínek
Software pro správu HOA se může zaměřovat na předpisy, provoz nebo celkovou správu. Nástroje typu „vše v jednom“ však dokáží pokrýt téměř všechny požadavky. Proto bývají tyto komplexní řešení cenově výhodnější než softwary s oddělenými funkcemi.
Klíčové vlastnosti softwaru pro správu HOA
Při hledání vhodného softwaru pro správu HOA se můžete snadno ztratit v množství dostupných aplikací. Tyto nástroje se liší funkcemi, vlastnostmi a nabízenými moduly služeb. Před investováním do takového softwaru byste se měli zaměřit na následující klíčové vlastnosti:
Platební systém
Platební modul by měl umožňovat různé způsoby platby, jako jsou online platby, platby debetní a kreditní kartou, šekem nebo prostřednictvím IVR. Důležité je také efektivní sledování, zaznamenávání a potvrzování plateb členů.
Databáze obyvatel
Databáze členů komunity je základem jakékoli aplikace pro správu HOA. Měla by sloužit k ukládání veškerých informací o členech, obyvatelích, vlastnících, správcích nemovitostí, nájemcích, servisních pracovnících, ostraze atd.
Měla by být snadno ovladatelná bez nutnosti pokročilých znalostí databázových systémů. Databáze by měla mít grafické uživatelské rozhraní s automatickými poli pro jednoduché zadávání dat a rozevírací seznam pro snadné vyhledávání.
Portál pro obyvatele
Důležitou součástí je portál, kde se mohou členové komunity přihlásit do svých profilů a aktualizovat své údaje související s pravidly a předpisy HOA.
Na tomto portálu můžete také sdílet obsah určený pouze pro členy, a umožnit jim vzájemnou komunikaci prostřednictvím e-mailu, chatu nebo diskuzního fóra.
Sledování a vykazování financí
Sledování finančních toků je pro každou HOA zásadní. Nástroj by měl umožňovat vytváření samostatných polí pro příjmy a výdaje a poskytovat přehledný dashboard s aktuálním stavem pokladny a zásob.
Důležitá je také funkce pro generování reportů na jedno kliknutí, abyste mohli vytvářet měsíční, čtvrtletní a roční zprávy a publikovat je na webových stránkách HOA pro zajištění transparentnosti. Tyto finanční zprávy vám také pomohou získat status neziskové organizace, pokud propojíte software HOA s účetním programem pro neziskové organizace.
Komunikace a konverzace
Samostatný komunikační modul by měl zahrnovat funkce jako jsou push notifikace, e-maily, SMS zprávy, správu kontaktů a bezpečné sdílení informací.
Dále by měl tento modul zaznamenávat veškerou komunikaci pro budoucí auditní účely.
Plánování a správa událostí
Užitečné je mít ve softwaru HOA funkce pro plánování a správu událostí. Ty vám pomohou organizovat různé akce, jako jsou večírky nebo oslavy, systematickým způsobem.
Výhody softwaru HOA
- Aplikace pro správu HOA zefektivňují veškerou dokumentaci, platby, servisní požadavky, sledování tiketů, odesílání upomínek na platby, správu finančních záznamů a další.
- Správci nemovitostí mohou najímat operátory softwaru na částečný úvazek a snížit provozní náklady HOA.
- Umožňují snadnou digitalizaci všech dat a dokumentů na jednom místě, kde jsou dostupné pro audit kdykoli je to potřeba.
- Data jsou ukládána v místním nástroji HOA nebo v cloudu s přísným šifrováním, což zvyšuje jejich bezpečnost v porovnání s fyzickými dokumenty.
- Zlepšují finanční, bezpečnostní a jiné reporty související s provozem HOA.
- Mohou zásadně zlepšit komunikaci mezi obyvateli a zajistit, aby byla celá komunita informována o důležitých záležitostech.
Následuje seznam oblíbených a spolehlivých softwarů HOA, které usnadní správu vašich rezidenčních komunit:
PayHOA
PayHOA nabízí komplexní řešení pro 100% online správu HOA z jakéhokoli místa. Software je vhodný pro různé rezidenční komunity, od malých a středních HOA až po velké rezidenční společnosti a sdružení více komunit.
Tento nástroj pro správu rezidenčních společenství obsahuje samostatné moduly pro finance, finanční správu, komunikaci, dokumenty a požadavky. Nabízí také následující doplňkové funkce:
- Vlastní tvorbu webových stránek a hosting pro online prezentaci vaší HOA
- Lockbox pro digitální skenování šeků a směrování do zpracovatelských center
- Elektronickou knihu pro sledování všech šeků zpracovaných přes Lockbox
Nástroj je dostupný pro 30denní zkušební období bez nutnosti zadávat údaje o kreditní kartě. Pokud jste s aplikací spokojeni, můžete si předplatit službu dle počtu spravovaných jednotek. Nabízí flexibilní plány předplatného pro 0 až 50, 51 až 150 a 301 až 500 jednotek.
ADDA
ADDA je další komplexní systém pro správu rezidenčních komunit, který zahrnuje fakturaci, účetnictví, komunikaci, helpdesk a zabezpečení. Pro získání komplexního systému správy HOA je třeba pořídit tři různé balíčky od ADDA:
- ADDA ERP
- ADDA Gatekeeper
- ADDA Clubhouse
ADDA nabízí také mobilní aplikaci Apartment SuperApp pro snadný přístup ke službám HOA pro správce nemovitostí, obyvatele a servisní personál.
ADDA ERP je primárně určen pro helpdesk, komunikaci v komunitě, účetnictví, správu výdajů, platby, fakturaci, administrátorské reporty, správu majetku HOA a zásob.
ADDA Gatekeeper slouží pro správu návštěvníků, servisních pracovníků, stěhování, evidenci vozidel, integraci zabezpečení a pohotovostní služby.
ADDA Clubhouse je užitečný nástroj pro správu komunitních rekreačních zařízení, umožňuje online rezervace, správu přístupu na akce a účetnictví klubovny.
Rentec Direct
Rentec Direct je software pro správu nemovitostí s integrovanými funkcemi pro správu HOA. Zaměřuje se především na správce nemovitostí, pronajímatele a prověřování nájemců. Standardní předplatné této aplikace HOA zahrnuje:
- Profesionální web pro potřeby rezidenční komunity nebo pronájmu
- Kompletní účetní systém včetně bank, nemovitostí a nájemců
- Prověřování nájemců před podpisem smlouvy
- Online platební portál pro nájemce
- Cloudovou správu dokumentů o nemovitostech
Nabízí dva produkty: Rentec Pro a Rentec PM.
Rentec Pro je vhodný pro ty, kteří spravují své vlastní nemovitosti. Členové představenstva HOA mohou tento nástroj využít k pověření operátora správou provozních a administrativních úkolů.
Rentec PM je určen pro správce nemovitostí, kteří se starají o majetek více vlastníků. Zahrnuje všechny funkce Rentec Pro a navíc nabízí mobilní aplikaci Owner Portal a služby Trust Account Management & Reporting Services.
Buildium
Buildium je jednotná platforma pro správu nemovitostí se snadným ovládáním. Mezi její základní vlastnosti patří:
- Obchodní operace
- Leasing
- Účetnictví a platby
- Marketing
- Sledování obchodní výkonnosti
V závislosti na vybraných možnostech se funkce mohou lišit. Předplatné Essential, vhodné pro správu HOA, obvykle zahrnuje:
- Web pro správu nemovitostí
- Požadavky na údržbu
- 1099 elektronické podání
- Rezidenční centrum
- Online platby
- Portfolio pro správce nemovitostí
- Prověřování nájemníků
Software HOA není určen pouze pro rezidenční společnosti. Lze ho použít i pro správu portfolií, jako je studentské ubytování, cenově dostupné bydlení, komerční nemovitosti a komunitní asociace.
Smartwebs
Smartwebs je dalším populárním poskytovatelem aplikací pro správu HOA, který nabízí různá řešení. Můžete si vybrat samostatný nástroj pro správu, účetní software nebo řešení „vše v jednom“ dle potřeb vašeho sdružení.
SmartBooks je proprietární účetní software HOA od společnosti Smartwebs. Automatizuje časově náročné úkoly spojené s inkasem plateb tím, že nabízí online opakované platby, zpracování inkasa, upomínky na platby atd. Zahrnuje také systém plateb dodavatelům.
Nástroj Smartwebs Management nabízí všechny standardní funkce pro nefinanční operace HOA jakékoli velikosti. Mezi jeho funkce patří Violations, Architecturals, WorkOrders, Communications a SmartPortals.
Pokud chcete mít vše spravováno jednou aplikací, je tu platforma Smartwebs One s předplatným „vše v jednom“.
Yardi Breeze
Breeze je jednoduchý nástroj pro správu HOA od Yardi Systems. Nabízí různé funkce pro různé typy nemovitostí. Mezi podporované třídy aktiv patří:
- Rezidenční společenství
- Komerční prostory
- Dostupné bydlení
- Vlastní skladovací prostory
- Rezidenční asociace
- Mobilní domy
- PHA
Pro veškeré operace a potřeby správy HOA můžete použít nástroj Residential Associations. Jeho klíčové vlastnosti jsou:
- Správa majetku
- Sledování komunity
- Údržba
- Účetnictví
- Výběr poplatků
- Splatné účty
- Nastavení a podpora
- Doplňky
Software Residential Associations je dostupný pouze s předplatným Breeze Premier. Cena se odvíjí od počtu spravovaných jednotek s minimálním měsíčním závazkem platby.
Monthli
Monthli je rychle rostoucí aplikací v oblasti HOA. Její velkou výhodou je, že je zcela zdarma. Pokud chcete ušetřit na provozních a administrativních nákladech rezidenční společnosti, je tento nástroj dobrou volbou.
Nabízí unikátní funkce pro správu HOA, jako jsou:
- Modul seznamů pro registraci členů komunity
- Komunikační nástroje a preference pro moderování
- Správa dokumentů a systém pro fyzické doručování pošty
- Pracovní postupy pro vytváření tiketů pro servisní požadavky
- Oznámení a připomínky
- Plánování a správa akcí
I když je nástroj zdarma, nabízí volitelné placené služby, jako je pojištění, opravy prostřednictvím třetích stran atd., za účelem generování zisku.
Condo Control
Condo Control je další uživatelsky přívětivý software HOA, který mohou členové představenstva, správci nemovitostí i obyvatelé používat samostatně. Šetří tak náklady na administrativní personál. Vše je vedeno digitálně, což snižuje náklady na papírovou dokumentaci.
Condo Control nabízí funkce pro různé subjekty, jako jsou Condos & Co-ops, HOAs & Communities, Management Companies, Security Management a Facility Management.
Pro menší HOA je vhodný plán Condo Control Core, pro větší a náročnější HOA je určen prémiový plán s pokročilým zabezpečením, službami concierge, evidencí a komunikací.
AppFolio
AppFolio Property Management modernizuje vaše HOA pomocí pokročilých proptech řešení. Umožňuje obyvatelům spravovat sdružení bez nutnosti najímat externí pracovníky pro účetnictví nebo správu majetku. Je vhodný pro velká komunitní sdružení i agentury pro správu komerčních nemovitostí.
Software AppFolio HOA má všechny potřebné funkce, takže není třeba kupovat další softwary pro podporu správy HOA. Tento nástroj zvládne komunikaci, servisní tikety, účetnictví, reporting, leasing, marketing i správu.
Concierge Plus
Concierge Plus usnadňuje život bezpečnostním společnostem a správcům nemovitostí. Tento software HOA nabízí nové způsoby, jak uspokojit obyvatele i správní rady a zároveň zvýšit produktivitu každodenního provozu HOA.
Nástroj je dostupný pro různé třídy aktiv, jako jsou Condominiums, Gated Communities, HOA, Multifamily Residences a Property Management Companies.
Aplikace pro správu HOA je rozdělena do tří modulů: Manage, Communicate a Integrate. Přestože nástroj nabízí mnoho funkcí, cena není veřejně dostupná. Pro získání individuální nabídky je třeba si rezervovat zkušební verzi nebo demo.
Závěr
Existuje mnoho důvodů, proč investovat do softwaru pro správu HOA. Tyto nástroje vám umožní efektivně propojit majitele domů, obyvatele, pronajímatele a správce nemovitostí. Kromě toho, že vám software pomůže dosáhnout cílů v oblasti správy rezidenční komunity, tak také ušetříte finanční prostředky.
Před nákupem softwaru pro správu HOA se můžete podívat na výše uvedené nástroje. Jedná se o nejlepší řešení na trhu, která nabízí standardní funkce pro pohodlné vedení sdružení vlastníků domů.
Zemní práce a stavby jsou dvě náročné oblasti, které musí společenství vlastníků často řešit. Proto můžete vyzkoušet i stavební CRM nástroje a software pro odhad zemních prací pro budoucí projekty renovace.