Software HOA je inteligentní pro správu sdružení vlastníků domů, komunit bytů a rezidenčních společností.
Správa společenství vlastníků domů nebo bytového družstva není malý úkol. Ve většině případů manažeři HOA, vlastníci nemovitostí a členové představenstva hlásí, že se úkoly hromadí, požadavky na služby zůstávají nevyřízené a nakonec trpí celá komunita.
Zde přichází software pro správu HOA, který digitalizuje všechna data o sdružení vlastníků domů, úkoly a požadavky na služby. Operátor potřebuje provést pouze několik kliknutí myší, aby mohl celou komunitu spustit pouze z počítače.
Pokračujte ve čtení, abyste se dozvěděli o softwaru pro správu HOA a některých oblíbených názvech, které byste si měli vyzkoušet.
Table of Contents
Co je software HOA?
Software pro správu HOA nebo nástroj pro sdružení vlastníků domů je balíček aplikací věnovaný pomoci pracovníkům správy HOA, správcům nemovitostí nebo členům představenstva HOA. Nástroje HOA umožňují digitalizovat celý provoz a spravovat malé i velké komunity z tabletu nebo přenosného počítače.
Většina aplikací sdružení vlastníků domů je komplexním nástrojem CRM. Standardní nástroj může zahrnovat následující:
- Online databáze smluv
- Tvůrce webových stránek
- Generátor žádosti o službu
- Správce požadavků na služby
- E-maily HOA
- Živá konverzace přes chat
- Platební brány
- Plánování událostí
- Financování služeb
- Oznámení a připomenutí
Software HOA se může zaměřit buď na předpisy, operace nebo správu. O téměř všechny požadavky se však postarají nástroje pro správu HOA typu vše v jednom. Nástroje typu vše v jednom jsou tedy cenově výhodnější než software HOA s jednotlivými funkcemi.
Klíčové vlastnosti softwaru HOA
Bude pro vás zdrcující sedět před vyhledáváním Google a začít zkoumat aplikace pro správu HOA. Nástroje se velmi liší podle funkcí, funkcí a servisních modulů. Před investováním do softwaru HOA však musíte hledat následující funkce:
Platební systém
Platební modul by měl umožňovat způsoby platby online, debetní kartou, kreditní kartou, šekem a IVR. Také, jakmile člen zaplatí své příspěvky, mělo by existovat účinné sledování, zaznamenávání a potvrzování takových plateb.
Databáze obyvatel
Databáze členů komunity je mozkem jakékoli aplikace pro správu HOA. Zde budete ukládat veškeré informace o členovi, obyvateli, majiteli, správci nemovitosti, nájemci, servisních zaměstnancích, strážných atd.
Mělo by se také snadno ovládat a ne jako byste potřebovali odborníka na MySQL databázový server k provádění dotazů, úpravě záznamů atd. Databáze by měla mít grafické uživatelské rozhraní s automatickými poli, kam lze údaje jednoduše zadávat. Také pro vyhledávání dat by měl existovat jednoduchý rozevírací seznam, ze kterého si můžete vybrat.
Portál obyvatel
Musí existovat portál, kde se členové komunity mohou přihlásit do svých profilů. Odtud mohou aktualizovat své záznamy související s pravidly a předpisy HOA.
Na portálu můžete také hostovat obsah pouze pro členy. Kromě toho můžete členům umožnit vzájemnou komunikaci prostřednictvím e-mailu, chatu a fóra.
Sledování a vykazování financí
Sledování přílivu a odlivu peněz je zásadní pro jakoukoli komunitu HOA. Nástroj by vám měl umožnit vytvářet samostatná pole pro příjmy a výdaje. Dále by zde měl být palubní panel z ptačí perspektivy, ze kterého můžete v reálném čase získat představu o stavu pokladny, stavu zásob atd.
Kromě toho také potřebujete nástroj pro vytváření zpráv na jedno kliknutí, abyste mohli vytvářet měsíční, čtvrtletní a roční zprávy a publikovat je online na webu HOA kvůli transparentnosti. Takové finanční zprávy vám také pomohou získat status neziskové organizace, když spojíte nástroj HOA s jakýmkoli účetním softwarem pro neziskové organizace.
Komunikace a konverzace
Samostatný komunikační modul by měl mít funkce, jako jsou push notifikace, e-maily, textové zprávy, správa kontaktů a bezpečné sdílení informací.
Komunikační modul by měl také zaznamenávat všechny konverzace pro budoucí účely auditu.
Plánování a správa událostí
Je dobré mít ve svém softwaru HOA funkce pro správu událostí a plánování. Tyto funkce vám pomohou organizovat události, jako jsou večírky, oslavy atd., organizovaným způsobem.
Výhody softwaru HOA
- Aplikace pro správu HOA mohou zefektivnit veškerou dokumentaci, platby, servisní požadavky, sledování servisních lístků, zasílání upomínek na platby, správu finančních knih a tak dále.
- Správci nemovitostí mohou najímat zaměstnance na částečný úvazek jako softwarové operátory a redukovat provozní tým HOA, aby ušetřili peníze.
- Všechna data a dokumenty můžete bez námahy digitalizovat na jednom místě. Jsou k dispozici pro audit, kdykoli existuje požadavek.
- Místo zabezpečení fyzických dokumentů pod zámkem ukládejte data v místním nástroji HOA nebo v cloudu s přísným šifrováním.
- Zlepšuje finanční, nahodilé a bezpečnostní výkazy pro jakékoli operace HOA.
- Software může způsobit revoluci ve způsobu komunikace obyvatel. Každý tak bude informován o celé komunitě.
Nyní níže naleznete oblíbený a spolehlivý software HOA pro snadnou správu vašich rezidenčních komunit:
PayHOA
PayHOA vám zajišťuje funkce vše v jednom a 100% online správu HOA odkudkoli. Software je vhodný pro všechny rezidenční komunity, jako jsou malé HOA, střední HOA, velké rezidenční společnosti a více komunit.
Nástroj pro správu sdružení rezidentů obsahuje samostatné moduly pro finance, finanční správu, komunikaci, dokumenty a požadavky. Dodává se také s následujícími doplňkovými funkcemi:
- Vlastní tvorba webových stránek a hosting, aby vaše HOA byla online
- Lockbox pro digitální skenování šeků a směrování do zpracovatelských center
- Elektronická kniha, která sleduje všechny šeky zpracované přes Lockbox
Nástroj je k dispozici na 30denní zkušební dobu bez použití kreditní karty. Pokud shledáte aplikaci uspokojivou, můžete se přihlásit k odběru v závislosti na jednotkách, které potřebujete spravovat. Má flexibilní schéma předplatného pro 0 až 50 jednotek, 51 – 150 jednotek a až 301 – 500 jednotek.
PŘIDAT
ADDA je další komplexní systém správy rezidenční společnosti nabízející fakturaci, účetnictví, komunikaci, helpdesk a zabezpečení. Abyste mohli navrhnout systém správy HOA vše v jednom, musíte získat tři různé obleky od ADDA. Tyto obleky jsou:
- ADDA ERP
- Strážce brány ADDA
- Klubovna ADDA
ADDA také nabízí proprietární mobilní aplikaci Apartment SuperApp pro pohodlnou dostupnost HOA pro správce nemovitostí, obyvatele a servisní personál.
ADDA ERP je primárně určeno pro helpdesk, komunitní komunikaci, účetnictví, správu výdajů, platby, fakturaci, administrátorské sestavy, aktiva HOA a správu zásob.
Na druhé straně je ADDA Gatekeeper pro správu návštěvníků, správu servisních pracovníků, stěhování, nastěhování, správu vozidel, integraci zabezpečení a pohotovostní služby.
ADDA Clubhouse je váš nejlepší přítel pro správu komunitních rekreačních služeb, jako je online rezervace místa, správa přístupu na akce a vedení účetnictví klubovny.
Rentec Direct
Rentec Direct je software pro správu nemovitostí se zabudovanými funkcemi pro správu HOA. Její základní služby jsou pro správce nemovitostí, pronajímatele a prověřování nájemců. Standardní předplatné této aplikace HOA vám poskytne následující služby:
- Profesionální web pro obyvatele komunity nebo potřeby pronájmu
- Kompletní účetní systém včetně bank, nemovitostí a nájemců
- Před podepsáním smluv proveďte prověření nájemců
- Online platební portál pro nájemníky
- Cloudová správa realitních dokumentů
Její předplatitelský systém nabízí dva produkty. Jedná se o Rentec Pro a Rentec PM.
Rentec Pro je vhodný pro ty, kteří spravují své nemovitosti. Pokud jste členem představenstva HOA, můžete získat tento nástroj a přidělit operátorovi správu všech provozních a administrativních úkolů.
Naopak Rentec PM je pro správce nemovitostí, kteří spravují více vlastníků nemovitostí a jejich majetek. Zahrnuje všechny funkce z Rentec Pro a navíc poskytuje mobilní aplikaci Owner Portal a Trust Account Management & Reporting Services.
Buildium
Buildium je jednotná platforma pro správu nemovitostí, která se snadno používá. Mezi jeho základní vlastnosti patří následující:
- Obchodní operace
- Leasing
- Účetnictví a platby
- Marketing
- Obchodní výkon
V závislosti na možnostech, které si vyberete z výše, se funkce budou trochu lišit. Obecně však s předplatným Essential, které je vhodné pro správu HOA, získáte následující funkce:
- Web pro správu nemovitostí
- Požadavky na údržbu
- 1099 elektronické podání
- Rezidenční centrum
- Online platby
- Portfolio pro správce nemovitostí
- Prověřování nájemníků
Software HOA není určen pouze pro rezidenční společnosti. Tento nástroj můžete také použít, pokud spravujete portfolia jako studentské bydlení, cenově dostupné bydlení, komerční nemovitosti a komunitní asociace.
Chytré weby
Smartwebs je dalším trendovým poskytovatelem aplikací pro správu HOA, který nabízí více řešení. V závislosti na potřebách vašeho rezidentního sdružení si tedy můžete vybrat pouze z nástroje pro správu, účetního nástroje nebo softwaru typu vše v jednom.
SmartBooks je proprietární účetní software HOA od společnosti Smartwebs. Automatizuje časově náročné úkoly inkasa plateb tím, že nabízí online opakované platby, zpracování inkasa, upomínky plateb atd. Obsahuje také systém plateb dodavatele.
Nástroj Smartwebs Management nabízí všechny standardní funkce pro nefinanční operace pro HOA jakékoli velikosti. Mezi jeho funkce patří Violations, Architecturals, WorkOrders, Communications a SmartPortals.
Pokud však chcete, aby vše spravovala aplikace all-in-one, můžete získat platformu Smartwebs One s předplatným All-In-One.
Yardi Breeze
Breeze je osvěžující jednoduchý nástroj pro správu HOA od Yardi Systems. Jeho nástroj má různé funkce pro různé typy nemovitostí. Níže jsou uvedeny třídy aktiv, které Breeze podporuje:
- Obytná společenství
- Obchodní prostory
- Dostupné bydlení
- Vlastní skladovací zařízení
- Rezidenční sdružení
- Vyrobené bydlení
- PHA
Pro všechny operace a potřeby správy HOA můžete použít nástroj Residential Associations. Jeho klíčové vlastnosti jsou:
- Správa majetku
- Sledování komunity
- Údržba
- Účetnictví
- Výběr poplatků
- Splatné účty
- Nastavení a podpora
- Doplňky
Software Residential Associations je dodáván pouze s předplatným Breeze Premier. Má sazbu platby za jednotku za měsíc s minimálním měsíčním platebním závazkem.
Monthli
Pokud hledáte aplikace HOA rychle rostoucí v průmyslu, Monthli by měla být vaší první volbou. Za prvé, software HOA je zcela zdarma. Pokud chcete ušetřit peníze z provozních a administrativních nákladů svých rezidenčních společností, můžete použít tento nástroj.
Dodává se s jedinečnými funkcemi správy HOA, a to jsou:
- Modul soupisek pro registraci členů komunity
- Komunikace s nástroji a preferencemi pro moderování
- Správa dokumentů a systém fyzického doručování pošty
- Pracovní postup vytváření lístků pro servisní požadavky
- Oznámení a připomenutí
- Plánování a řízení akcí
Ačkoli je tento nástroj zdarma, poskytuje volitelné placené služby, jako je pojištění, dodavatelé oprav třetích stran atd., aby vydělal peníze.
Condo Control
Condo Control je další snadno použitelný software HOA, který mohou členové představenstva, správci nemovitostí a obyvatelé používat nezávisle. HOA tak ušetří spoustu peněz za administrativní pracovníky. Navíc vše funguje digitálně na Condo Control a ušetříte náklady na papírové dokumenty.
Oblek Condo Control má vyhrazené funkce, které slouží různým realitním subjektům, jako jsou Condos & Co-ops, HOAs & Communities, Management Companies, Security Management a Facility Management.
Můžete se přihlásit k odběru plánu Condo Control Core pro nízkoprofilové HOA. Naopak, získejte prémiový plán pro vysoce profilované a velké HOA, které vyžadují extra zabezpečení, concierge, vedení záznamů a komunikaci.
AppFolio
AppFolio Property Management modernizuje vaše HOA pomocí robustních proptech řešení. Umožňuje obyvatelům řídit své sdružení bez najímání externích pracovníků v oblasti účetnictví nebo správy majetku. Nástroj je vhodný i pro velká komunitní sdružení a agentury pro správu komerčních nemovitostí.
Software AppFolio HOA má všechny funkce, takže nemusíte kupovat další software pro podporu správy HOA. Tento nástroj zvládne komunikaci, lístky na opravy bytů, účetnictví, výkaznictví, leasing, marketing a správu.
Concierge Plus
Služba Concierge Plus usnadňuje život bezpečnostním společnostem a správcům nemovitostí. Tento nepřehledný software HOA nabízí nové způsoby, jak potěšit obyvatele bytů a správní rady a zároveň zvýšit produktivitu každodenních operací HOA.
Nástroj je k dispozici pro různé třídy realitních aktiv, jako jsou Condominiums, Gated Communities, HOA, Multifamily Residences a Property Management Companies.
Aplikace pro správu HOA byla rozdělena do tří modulů. Jsou to Spravovat, Komunikovat a Integrovat. Přestože nástroj zobrazuje stovky funkcí, cena není veřejná. Chcete-li získat personalizovanou nabídku, musíte si rezervovat zkušební verzi nebo demo.
Závěr
Důvodů, proč investovat do softwaru HOA, je nespočet. Tyto nástroje vám umožní efektivně propojit vlastníky domů, obyvatele, pronajímatele a správce nemovitostí. I když vám tento software pomůže dosáhnout vašich cílů správy rezidenční komunity, ušetříte také nějaké peníze.
Před nákupem softwaru HOA se však možná budete chtít podívat na výše uvedené nástroje. Toto jsou některé nejlepší možnosti na trhu a poskytují vám standardní funkce pro pohodlné vedení sdružení vlastníků domů.
Zemní práce a stavby jsou dvě náročné hlavy, které musí společenství vlastníků často řešit. Proto můžete také vyzkoušet tyto stavební nástroje CRM a software pro odhad zemních prací pro budoucí projekty renovace.