Potřebujete efektivně organizovat rozsáhlou sbírku digitálních dat pro vaši společnost? Prohlédněte si tyto šablony, které vám s tím okamžitě pomohou!
Digitální aktiva jsou v dnešním podnikání klíčová. Setkáváme se s nimi všude, od personálních záznamů až po prodejní a marketingové materiály. Správa těchto mediálních dat je snadná díky šablonám pro správu digitálních aktiv, které jsou dostupné pro váš konkrétní software.
Co je to správa digitálních aktiv?
Každý digitální obsah, který generuje zisk, je digitálním aktivem vaší firmy. Může jít o obrázky pro blogové příspěvky, kódy pro aplikace, samotné blogové články, vektorové ilustrace, videa, podcasty, audio rozhovory, hudební podklady a další.
Když tato digitální aktiva bezpečně ukládáte, třídíte, sdílíte, publikujete, aktualizujete a archivujete, vytváříte systém správy digitálních aktiv (DAM). Tyto firemní materiály lze spravovat prostřednictvím specializovaného softwaru, na platformě SharePoint, v tabulkovém procesoru nebo jednoduše v souborech uložených na síťovém úložišti (NAS). Pro malé, střední i začínající digitální podniky je však ideální bezplatná nebo cenově dostupná šablona DAM.
Co je šablona pro správu digitálních aktiv?
Šablona DAM představuje předem nastavený pracovní prostor pro správu digitálních aktiv v rámci konkrétního DAM softwaru. Obsahuje sloupce, řádky, tabulky, pole, kategorie a zástupný obsah.
Jednoduše si šablonu upravte přidáním názvů projektů, členů týmu, kontaktů, pravidel pro sdílení, komentářů a integrací s aplikacemi třetích stran (např. Figma, Anima, G Suite) a můžete okamžitě začít s projekty DAM. Už nemusíte ztrácet čas plánováním struktury celého DAM pracovního prostoru.
Většinu těchto šablon poskytují buď vývojáři DAM softwaru, nebo nezávislí tvůrci šablon DAM.
Výhody používání šablony pro správu digitálních aktiv
Zde je několik důvodů, proč se vyplatí používat šablony pro systémy správy digitálních aktiv, namísto toho, abyste je vytvářeli od nuly:
- Ušetříte značné množství času, který byste jinak strávili vymýšlením struktury pracovního prostoru DAM.
- Díky přednastaveným aktivům značky v šabloně snadno udržíte konzistenci značky při sdílení digitálních aktiv.
- Šablony DAM umožňují definovat přístup k digitálním aktivům na základě rolí uživatelů přes intranet nebo internet.
- Většina šablon DAM nabízí automatizaci nahrávání obsahu, správu metadat, vyhledávání podle metadat, správu verzí a další funkce.
- Používáte-li bezplatné šablony poskytované vývojáři DAM softwaru, ušetříte náklady na externí vytvoření pracovního prostoru DAM.
Nyní znáte základní principy šablon pro správu digitálních aktiv a jejich výhody při správě multimediálních dat pro váš web, software, mobilní aplikace nebo hry. Níže naleznete doporučené šablony, které můžete vyzkoušet pro optimalizaci pracovních postupů při vývoji a distribuci kreativního obsahu:
Airtable
Pokud používáte webovou aplikaci Airtable, můžete využít tuto šablonu pro snadnou správu všech firemních souborů, dokumentů, kódů, obrázků a dalších dat. Vývojář rozdělil pracovní prostor DAM do dvou částí:
- Pracovní panel pro správu aktiv
- Celkový přehled všech aktiv
Pracovní prostor DAM obsahuje všechny standardní datové sloupce, které potřebujete ke kategorizaci aktiv a souvisejících informací. Můžete se těšit na tyto oblasti:
- Metadata nebo název
- Různá data, jako je datum vytvoření, termín, úprava apod.
- Schválení
- Typ požadavku
- Klient nebo název značky
- Žadatel
- Návrhář
- Priorita
- Poznámky
Navíc se jedná o bezplatnou šablonu od Airtable, která je kompatibilní s jakýmkoli předplatným této aplikace. Můžete ji volně využívat pro osobní i komerční účely.
monday.com
Už používáte monday.com pro řízení projektů a produktů? Pak se vám bude líbit i tato šablona DAM od monday.com. Jedná se o ucelený a intuitivní systém DAM, který může používat kdokoli ve vaší firmě. A protože šablonu pouze kopírujete a upravujete, nemusíte se nic nového učit.
Pracovní prostor pro správu digitálních aktiv monday.com nabízí tři hlavní zobrazení:
- Karty aktiv
- Hlavní tabulka
- Galerie souborů
V těchto zobrazeních najdete karty položek, tabulky, datová pole, záhlaví sloupců atd. V Galerii souborů získáte celkový přehled o všech existujících, požadovaných a zpracovávaných digitálních aktivech, včetně miniatur položek, komentářů, historie verzí, aktivit a metadat.
Spreadsheet.com
Šablona Spreadsheet.com představuje bezkódový přístup k systému DAM. Pokud již používáte Spreadsheet.com pro správu práce a pracovních prostorů, určitě se podívejte i na tuto šablonu. Stačí kliknout na odkaz a nástroj automaticky přidá pracovní prostor do vaší webové aplikace Spreadsheet.com.
Šablona je velmi jednoduchá a srozumitelná. Umožňuje vám spravovat firemní materiály a soubory v prostředí připomínajícím tabulkový procesor. Skládá se ze tří hlavních zobrazení:
- Primární aktiva
- Seskupení podle stavu
- Seskupení podle umístění
V případě potřeby můžete přidat další zobrazení z nabídky možností, například:
Smartsheet
Tato šablona od Smartsheet je určena pro použití s webovou aplikací Smartsheet pro správu projektů, práce, týmů a projektových portfolií. Můžete ji používat pouze s placeným předplatným tohoto nástroje. Šablona umožňuje provádět následující akce:
- Formulář pro registraci nebo žádost o nová aktiva
- Sledování stavu aktiv a jejich využití z počítače nebo mobilu
- Skenování aktiv a přístup k doplňujícím informacím pomocí čárových kódů
- Získání celkového přehledu o všech statistikách aktiv z řídicího panelu
Softr.io
Tato šablona Softr.io pro správu digitálních aktiv posouvá váš proces DAM na novou úroveň díky využití aplikací. Softr.io je platforma pro vývoj aplikací bez nutnosti psaní kódu. Pomocí funkce drag-and-drop můžete vytvářet automatizované a robustní aplikace pro firemní i osobní využití. Stejně funguje i tato šablona DAM.
Můžete do této šablony integrovat i další pracovní prostory a aplikace pro správu projektů třetích stran a přenášet do aplikace obsah, aktivity, jména a další informace. Tato konkrétní šablona například umožňuje importovat data z Airtable do šablony Softr.io pro správu digitálních aktiv.
Stackby
Tato šablona Stackby DAM je kompatibilní s webovou aplikací Stackby. Pokud váš tým nemůže najít správné firemní materiály, když je potřebuje, nebo opakovaně žádá o ten samý obsah, protože materiály nejsou organizované, vyzkoušejte tuto šablonu.
Šablona obsahuje komponenty jako položky, projekty, témata atd. V šabloně je galerie položek, kde si žadatel o obsah může snadno prohlížet a filtrovat existující digitální položky, než si vyžádá nové.
V případě potřeby mohou různé týmy ve vaší firmě odeslat formulář žádosti o digitální aktiva, a poskytnout tak co nejvíce informací o obsahu, aby návrhář mohl rychle začít.
Tracup
Tato šablona Tracup vám nabízí snadné cloudové řešení DAM. Pomáhá vám i vašemu týmu najít správné digitální aktiva pro sociální sítě, online reklamu, tvorbu obsahu, publikování na webu i vývoj aplikací. Efektivní filtry a tlačítka pro třídění usnadňují rychlé vyhledávání firemních materiálů.
Šablona nabízí i funkce pro společný vývoj a správu aktiv. Můžete tak uspořádat virtuální setkání, kde budete pracovat na nových digitálních aktivech a sdílet odkaz na pracovní plochu správy aktiv Tracup. Můžete také definovat přístupová práva k obsahu na základě rolí členů týmu, a tím zajistit utajení firemních materiálů.
SketchBubble
Tato šablona SketchBubble je ideální pro prezentaci systémů správy digitálních aktiv nebo nápadů na pracovní prostory obchodním partnerům nebo potenciálním klientům.
PowerPointová prezentace obsahuje několik animovaných snímků, které vysvětlují plánování a realizaci projektu DAM pro jakoukoli firmu. Chcete-li získat licenci pro komerční použití tohoto PPT souboru, musíte si vytvořit placený účet na SketchBubble.
FPPT.COM
Potřebujete nabídnout řešení DAM obchodnímu klientovi nebo svému manažerovi? Použijte tuto bezplatnou šablonu FPPT.COM pro Microsoft PowerPoint a představte své plány a pracovní postupy ve velkém stylu.
Šablona obsahuje moderní design snímků PPT na světlém pozadí. Díky tomu je obsah pro vaše publikum srozumitelný. Nicméně tento PPT soubor neobsahuje žádný obsah. Musíte si tedy sami vytvořit vlastní návrh řešení DAM.
Canva
Hledáte komplexní řešení pro správu digitálních aktiv, kde by vaše týmy mohly bez problémů vytvářet, kontrolovat, aktualizovat a sdílet digitální aktiva? Vyzkoušejte Canva Teams. Canva je bezesporu špičková online aplikace pro grafický design a vytváření multimediálních aktiv.
Následující funkce aplikace Canva vám umožní spravovat firemní materiály a soubory v cloudu:
- Týmové složky pro vytváření a spolupráci
- Editor Canva
- Sledování a vyhledávání multimediálních souborů pomocí vyhledávacího pole
- Správa verzí
- Neomezené složky pro vlastní i klientské značky
- Intuitivní řídicí panel Canva
- Až 1 TB cloudového úložiště na člena týmu
- Přístup k úpravám a sdílení na základě rolí
S řešením Canva Teams můžete z aplikace pro grafický design udělat plnohodnotný pracovní prostor DAM.
Závěrem
Digitální aktiva by měla být marketérům, manažerům sociálních sítí, reklamním pracovníkům a týmům pro tvorbu obsahu k dispozici kdykoli, když potřebují podpořit růst vaší firmy. Nemělo by to být složité. Pokud vám správa multimediálních prostředků ve vaší firmě připadá náročná, vyzkoušejte některou z DAM šablon uvedených v tomto článku.
Dále se můžete podívat na software pro správu digitálních aktiv.