Mnoho podniků používá časový a fakturační software ke kontrole finančních a obchodních dat své organizace.
Jako manažer týmu pravděpodobně chápete důležitost sledování času a fakturace. Budete chtít zajistit, aby členové vašeho týmu pracovali efektivně a aby váš fakturační proces měl efektivní tok.
Nicméně, to prostě není možné, aby jeden ručně spustit tyto pochůzky efektivně. Zde je nejlepší software pro čas a fakturaci pro sledování času týmu, který usnadňuje sledování času.
Tento článek pojednává o softwaru pro čas a fakturaci, od toho, co jsou, až po výhody integrace jednoho a některého vynikajícího softwaru, který vám pomůže zvýšit efektivitu vašeho pracovního postupu.
Ale před tím, pojďme pochopit,
Table of Contents
Jak jsou definovány zúčtovatelné hodiny?
Fakturovatelné hodiny jsou definovány jako počet hodin, které společnost věnovala práci pro klienta. Lze jej vypočítat na základě projektu nebo to může být obecný výpočet.
Chcete-li vypočítat zúčtovatelné hodiny, musíte nejprve sledovat počet hodin, které zaměstnanci pracují na každém projektu. Za tímto účelem můžete použít software pro sledování času nebo ručně tak, že zaměstnanci odevzdají pracovní výkazy (což je však docela únavné).
Jakmile jsou hodiny sledovány, můžete určit hodiny účtované klientovi. Poplatky závisí na typu projektu, smlouvě, kterou má společnost s klientem, a na politice společnosti.
Jaké jsou neefektivity při ručním měření?
Měření fakturačních hodin a času může být při ručním provádění zdrcující. Očekává se, že dojde k několika neefektivitám:
- Může být obtížné přesně sledovat hodiny odpracované na projektu, zejména u každého zaměstnance. To může vést k nadměrnému nebo nedostatečnému vyúčtování klientů.
- Ruční sledování zúčtovatelných hodin je časově náročné a stresující. Vyžaduje velké úsilí a může odvádět pozornost od práce na projektech.
- Zahrnuje papírovou stopu, jejíž správa může být skličující a může se stát, že se ztratí nebo zahodí.
- Při zajišťování toho, aby zaměstnanci přesně vykazovali odpracované hodiny, se můžete cítit ve stresu.
- Určit ziskovost projektu může být také trochu náročné. Když toho máte na stole hodně, může výpočet fakturační sazby každého projektu vést k nepřesnosti ve fakturaci.
Jaké jsou hlavní výhody softwaru pro čas a fakturaci?
Existuje několik výhod a fakturačního softwaru, o které byste neradi přišli. To zahrnuje:
Vylepšená odpovědnost
Sledováním fakturovatelných hodin můžete přesně fakturovat svým klientům a zajistit, že dostanete zaplaceno za veškerou svou práci. Tento software vám může pomoci sledovat výdaje. Tyto informace mohou udržet váš rozpočet na správné cestě a zajistit, že neutrácíte více, než si můžete dovolit.
Navíc můžete snadno spravovat více projektů současně. Může pomoci udržet projekty na správné cestě a zajistit včasné dodání.
Zjednodušte platby
Namísto toho, abyste museli sledovat faktury a platby ručně, software to všechno udělá za vás. Může vám to ušetřit spoustu času, abyste se mohli soustředit na více aspektů svého podnikání.
Další výhodou je, že se vyhnete pozdním platbám. Pokud platby sledujete ručně, existuje šance, že platbu zmeškáte. Může to poškodit pověst vaší firmy a ztížit finanční udržení nad vodou. Pomocí softwaru pro sledování času a fakturace si můžete nastavit připomenutí, kdy jsou platby splatné, abyste už nikdy žádnou platbu nezmeškali.
Zachycuje data
Když sledujete svůj čas a fakturační údaje, vytváříte historický záznam své práce.
Může být prospěšný pro různé účely, například:
- Identifikujte trendy ve svých pracovních vzorech
- Analyzujte svůj pracovní proces, abyste našli neefektivitu
- Rekonstrukce vaší pracovní historie pro fakturaci nebo jiné účely
Snížit provozní náklady
Software pro sledování času a fakturace vám může pomoci snížit provozní náklady automatizací procesu sledování a fakturace vašich služeb. Umožňuje vám ušetřit čas a peníze snížením potřeby ručního zadávání dat a fakturace.
Lepší týmová produktivita
Sledování času, který vaši zaměstnanci tráví prací na různých úkolech, vám umožní lépe porozumět tomu, kam plyne čas vašeho týmu. Tyto informace lze použít k úpravě pracovního postupu vašeho týmu a zajistit, aby byl co nejproduktivnější.
Nezbytné funkce v softwaru pro čas a fakturaci
Při výběru softwaru pro čas a fakturaci existuje několik klíčových funkcí, které byste měli hledat, abyste se ujistili, že software je vhodný pro vaši firmu. Časový a fakturační software by měl mít v ideálním případě následující funkce:
Zadání úkolu
Časový a fakturační software musí mít funkci přiřazení úkolů, kde můžete přidělovat úkoly členům svého týmu a dát jim přístup ke sledování průběhu. Software vám také musí umožnit vidět úkoly přiřazené každému jednotlivci a sledovat průběh každého úkolu.
Sledování času – fakturovatelné a nefakturovatelné hodiny
Každý podnik poskytující hodinové služby potřebuje čas a fakturační software ke sledování počtu zúčtovatelných a nefakturovatelných hodin. Umožňuje nám přesně fakturovat klientům poskytnuté služby a pomáhá podnikům identifikovat oblasti, kde zaměstnanci tráví čas.
Přehledy fakturace
Fakturační zprávy jsou nezbytné, umožňují vám sledovat příjmy a výdaje. Bez této funkce by podniky musely sestavy generovat ručně, což je časově náročné a náchylné k chybám.
Funkce vyúčtování pomáhá generovat sestavy za konkrétní období a obsahuje všechny relevantní informace, jako je datum, čas, fakturovaná částka a stav platby.
Generování faktury
Software, který dokáže automaticky generovat faktury, vám ušetří čas a starosti. Tato funkce usnadňuje zajištění toho, že svým klientům účtujete správně.
Dostupnost přes mobil
Časový a fakturační software by měl mít mobilní přístup, aby zaneprázdněným profesionálům usnadnil sledování jejich času a zúčtovatelných hodin. Může být záchranou pro lidi, kteří často pracují mimo kancelář a ne vždy mají přístup k počítači.
Dostupné ceny
Dobrý čas a fakturační software mají dostupnou cenovou strukturu a spoustu relevantních funkcí. Ceny musí být transparentní a flexibilní, bez skrytých poplatků nebo dlouhodobých smluv.
Měla by být nabídnuta bezplatná zkušební verze, která pomůže potenciálním zákazníkům vyzkoušet si to před nákupem vždy stačí!
Dobrá zákaznická podpora
Kvalita zákaznické podpory odráží, jak jsou odhodláni vyslechnout obavy svých zákazníků. Než provedete nákup, zkontrolujte jejich zákaznickou podporu a přečtěte si recenze, abyste zjistili, zda mluví!
Zde je seznam nejlepšího softwaru pro čas a fakturaci: –
Clockify Me
Hledáte nástroj pro fakturaci a sledování vše v jednom? Tady váš lov končí! Clockify je nejlepší software pro čas a fakturaci ve své třídě, který vám umožňuje snadno sledovat fakturovatelné hodiny a umožňuje bezproblémový výpočet fakturovaných hodin při vyloučení nefakturovatelných hodin.
Každá funkce Clockify je navržena tak, aby vám zjednodušila proces účtování. Pracovní zátěž můžete zefektivnit nastavením projektů, sledováním a vytvářením faktur.
Ať už jste vlastníkem malého podniku, startupu nebo firmy, tento nástroj zaručeně splní vaše požadavky. Nejen to, ale také získáte cenné informace o ziskovosti klientů.
Nejlepší část? Clockify je zcela zdarma pro každého.
Faktura Zoho
Zoho Invoice je jedním z nejlepších nástrojů pro čas a fakturaci, který vám pomůže dohlížet na časovou investici každého jednotlivce nebo celého týmu. Tento nástroj může výrazně optimalizovat váš proces fakturace a sledování.
Zoho Invoice se objevil jako nástroj pro fakturaci faktur a časového rozvrhu. Pomocí tohoto softwaru můžete svému týmu přidělovat úkoly, řídit projekty a zvyšovat produktivitu svého týmu. Můžete vytvořit strukturovaný pracovní postup s pomocí pokročilé funkce sestavování Zoho.
Zoho, nejlepší fakturační software, který používají hlavně malé podniky, je zdarma.
Scoro
Scoro je postaven tak, aby dodržoval potřeby podniku, aby efektivně řídil čas a zefektivnil faktury. Je snadno použitelný a srozumitelný pro všechny v týmu.
Poskytuje vám také automatické generování zpráv o sledování času pro každého v týmu, týdenní a měsíční statistiky pro potřeby fakturace a dobrý přehled o tom, které projekty spotřebovávají většinu vašich zdrojů.
Moje hodiny
Díky cenově dostupným plánům, intuitivnímu rozhraní a působivým funkcím se Myhours stal známým nástrojem pro sledování mzdové agendy.
Myhours vám umožňuje sledovat aktivity vašeho týmu, aniž byste museli trávit hodiny nad více nástroji. S tímto nástrojem můžete řídit celý svůj tým z jednoho místa a získat jasný přehled o jeho celkové aktivitě.
Tento nástroj pro fakturaci a sledování vám umožňuje vytvářet zprávy o všech projektech, na kterých jste pracovali, pro jednotlivé klienty. Můžete také nahlédnout do dostupnosti členů vašeho týmu, což vám umožní zůstat informováni, na koho se obrátit, když hledáte outsourcing.
Pomocí tohoto nástroje můžete zvýšit odpovědnost sdílením automatických přehledů se svými klienty a udržováním vztahů s nimi.
Bill4time
Bill4time je vytvořen tak, aby vám pomohl s úplným přehledem o celém provozu vašeho pracovního postupu. Díky čistému uživatelskému rozhraní je pro podniky snadné využívat svůj řídicí panel a získat pokročilé analýzy.
Bill4time vám umožňuje přístup ke všem datům jediným kliknutím a eliminuje potřebu nástrojů a tabulek. Poskytuje vám statistiky v reálném čase a pokročilé KPI, abyste drželi krok s výkonem vaší společnosti. Tento nástroj je vytvořen s ohledem na agentury.
Pomocí tohoto softwaru můžete upravovat a nastavovat opakované faktury, zaznamenávat výdaje a organizovat je. Bill4time nabízí tři placené plány: Time & Billing, Legal Pro a Legal Enterprise.
Toggl
Toggl je další nákladově efektivní software pro sledování času a fakturaci. Je vytvořen pro podniky, které chtějí řešit opakující se procesy, sledovat čas investovaný do každé činnosti a vytvářet organizovanou strukturu vaší práce.
Tento software snižuje váš čas strávený každodenní činností sledováním času a účtováním, poskytuje členům vašeho týmu bezproblémový pracovní postup pro protokolování času a účtování a umožňuje vám pracovat v prostředí, které je intuitivní a snadno použitelné.
S Toggl můžete ušetřit čas při opětovném zadávání časových výkazů a účtování, zkrátit dobu auditu a zlepšit efektivitu. Mají bezplatný plán, startovací plán, prémiový plán a přizpůsobitelný plán.
Getcanopy
Getcanopy je skvělý fakturační software pro průmyslová odvětví založená na službách. Tento fantastický nástroj je určen pro firmy, které nerady ztrácejí čas pracovními postupy a postrádají centrální systém pro správu času na projektu.
S Getcanopy je snadné kontrolovat čas strávený všemi na každém projektu. Navíc získáte pohled na pokrok svého týmu z ptačí perspektivy a můžete zajistit, že každý s tímto nástrojem odvede svou část.
Další skvělou funkcí Getcanopy jsou připravené k použití přizpůsobené zprávy a fakturační šablony. Getcanopy má mnoho placených plánů a doplňků založených na některých pokročilých funkcích spolu s bezplatným plánem.
Nutcache
Nutcache je řešení s mnoha funkcemi, které pomáhá společnostem s rozpočtováním projektů, řízením výdajů a správou časového rozvrhu na cestách.
Tento dobře navržený software může snadno nakonfigurovat sledování vašeho času, fakturaci a vyúčtování, zobrazit skutečný čas strávený na projektu vašeho klienta a generovat přesné faktury. Kromě toho můžete pomocí tohoto nástroje posílat upomínky na faktury po splatnosti a údaje o zpoždění platby a přijímat platby.
Kromě funkcí sledování času a fakturace přichází Nutcache také s mnoha automatizačními funkcemi a nástroji pro sledování projektů. V závislosti na vašich požadavcích a velikosti firmy si můžete vybrat jeden z jejich bezplatných, profesionálních a podnikových plánů.
Beebole
Beebole je známý svým robustním nástrojem pro sledování projektového času, jehož cílem je pomoci podnikům všech velikostí optimalizovat jejich produktivitu.
Nastavte projekty na Beebole a začněte plnit své fakturovatelné hodiny kdykoli a odkudkoli. Můžete dokonce pracovat hned a vyplnit časové výkazy později pomocí jejich uložených zpráv. Členové týmu mohou prohlížet a aktualizovat své časové protokoly a týmové úkoly.
Replikon
Replicon se zaměřuje na odstranění stresu z účtování časového rozvrhu. Získáte tak celý součet fakturovatelných hodin na dosah ruky a umožní vám sledovat průběh projektu, rozpočet a ziskovost na jednom místě.
Replicon je cenově dostupné, efektivní a škálovatelné řešení, které vám šetří zbytečnou bolest hlavy a čas, a nabízí vám vše, co potřebujete od nástroje pro sledování a fakturaci času.
Od odhadů projektů přes sledování výdajů až po podrobné zprávy, které lze sdílet a také klientský portál, Replicon naplnil očekávání. Mají tři placené plány, od nástroje pro řízení projektů po profesionální sadu pro automatizaci služeb.
Timebilling app
Aplikace Timebilling může zlepšit kvalitu vaší práce vytvořením organizovaného pracovního prostoru. Váš tým může sledovat čas a fakturaci a zároveň pingnout uživatele, aby zadali odpracovaný čas v reálném čase. Díky intuitivním řídicím panelům vám Timebilling poskytuje přístup ke členům týmu na základě rolí. Umožňuje také všem přístup a sledování jejich pokroku kdykoli a odkudkoli na světě.
Časové protokoly a faktury jsou generovány automaticky, což znamená, že již nemusíte trávit čas vyúčtováním. Všechny časové protokoly jsou uloženy ve vašem privátním cloudu, takže nehrozí žádná noční můra s exportem nebo zálohováním.
Závěr
Přestože trh má přemíru času a fakturačního softwaru, jen některé z nich jsou považovány za vhodné pro vaše podnikání. Software pro sledování času lze použít pro širokou škálu účelů. Můžete sledovat úkoly a účtovatelné hodiny, monitorovat produktivitu zaměstnanců a vytvářet mzdy pomocí nejlepšího softwaru pro čas a fakturaci.
Kromě toho budete dostávat zprávy o tom, jak váš tým tráví čas, takže můžete optimalizovat efektivitu.
Z výše uvedeného dobře prozkoumaného seznamu 11 nástrojů si můžete vybrat ten, který se zdá být ideální pro vaši firmu. Přitom nezapomeňte zkontrolovat, zda jdou řeči!
Můžete také prozkoumat nejlepší účetní software pro malé i velké podniky.