Mnoho firem využívá software pro sledování času a fakturaci k efektivnímu řízení svých finančních a provozních dat.
Jako vedoucí týmu pravděpodobně rozumíte významu evidence času a správné fakturace. Chcete zajistit, aby vaši podřízení pracovali co nejefektivněji a aby fakturační proces probíhal hladce.
Nicméně, manuální správa těchto úkolů není v dnešní době optimální. Proto je vhodné využít specializovaný software pro sledování času a fakturaci, který usnadní monitorování odpracovaných hodin vašeho týmu.
Tento článek se zabývá softwarem pro sledování času a fakturaci, od jeho základních principů až po výhody jeho implementace a představí několik vynikajících nástrojů, které vám pomohou zvýšit efektivitu vašich pracovních postupů.
Než se ale pustíme do detailů, pojďme si objasnit, jak se definují:
Jak definujeme fakturovatelné hodiny?
Fakturovatelné hodiny představují čas, který společnost věnovala práci pro svého klienta. Mohou být vypočítány na základě konkrétního projektu nebo jako celkový součet odpracovaného času.
Pro výpočet fakturovatelných hodin je nezbytné sledovat dobu, kterou zaměstnanci strávili prací na jednotlivých projektech. K tomu lze využít software pro sledování času nebo manuální evidenci formou pracovních výkazů, což je však méně efektivní metoda.
Po zaznamenání všech odpracovaných hodin je možné určit, kolik času bude účtováno klientovi. Výše poplatků se odvíjí od typu projektu, smluvních podmínek s klientem a interní politiky společnosti.
Jaké jsou nevýhody ručního měření?
Ruční sledování fakturovatelných hodin a času může být velmi náročné. Mezi hlavní nevýhody patří:
- Sledování odpracovaných hodin u každého zaměstnance a na každém projektu zvlášť může být obtížné, což může vést k nepřesné fakturaci.
- Ruční sledování je časově náročné a vyžaduje značné úsilí, což odvádí pozornost od samotné práce na projektech.
- Používání papírových výkazů je nepraktické, hrozí jejich ztráta nebo poškození.
- Kontrola správnosti údajů v pracovních výkazech od zaměstnanců může být stresující a náročná.
- Určení ziskovosti projektu může být obtížné, zejména při velkém množství rozpracovaných projektů a rozdílných fakturačních sazbách.
Jaké jsou hlavní výhody softwaru pro sledování času a fakturaci?
Existuje mnoho výhod, které byste neměli přehlédnout. Mezi ně patří:
Zlepšení odpovědnosti
Díky přesnému sledování fakturovatelných hodin můžete spravedlivě účtovat klientům a mít jistotu, že obdržíte platbu za veškerou odvedenou práci. Software vám také pomůže evidovat výdaje, což vám umožní efektivně spravovat rozpočet a vyhnout se zbytečnému utrácení.
Navíc, můžete snadno spravovat více projektů současně a zajistit tak jejich včasné dokončení.
Zjednodušení plateb
Software automatizuje sledování faktur a plateb, což vám ušetří čas a umožní soustředit se na jiné důležité aspekty vašeho podnikání.
Díky automatizovaným připomínkám se vyhnete opožděným platbám, což by mohlo poškodit pověst vaší firmy a způsobit finanční problémy. Software vám umožní nastavit si upozornění na blížící se termíny splatnosti.
Sběr dat
Sledováním dat o čase a fakturaci vytváříte historický záznam své práce.
Tato data lze využít pro:
- Identifikaci trendů ve vašich pracovních postupech
- Analýzu pracovních procesů s cílem odhalit neefektivitu
- Rekonstrukci vaší pracovní historie pro účely fakturace nebo jiné potřeby
Snížení provozních nákladů
Software pro sledování času a fakturaci vám pomůže snížit provozní náklady automatizací procesu sledování a fakturace vašich služeb. Ušetříte tak čas i peníze.
Zvýšení týmové produktivity
Sledování času, který vaši zaměstnanci tráví na různých úkolech, vám umožní lépe porozumět tomu, jak je čas vašeho týmu využíván. Tyto informace pak můžete použít k optimalizaci pracovních postupů a zvýšení produktivity.
Nezbytné funkce softwaru pro sledování času a fakturaci
Při výběru softwaru pro sledování času a fakturaci je důležité zvážit několik klíčových funkcí, které vám zajistí, že software bude pro vaši firmu přínosný. Ideální software pro sledování času a fakturaci by měl mít následující funkce:
Zadávání úkolů
Software by měl umožňovat zadávání úkolů členům týmu a umožnit jim sledovat jejich průběh. Měli byste mít také přehled o tom, kdo na jakém úkolu pracuje a jaký je jeho stav.
Sledování času – fakturovatelné a nefakturovatelné hodiny
Pro firmy poskytující hodinové služby je klíčové sledování fakturovatelných i nefakturovatelných hodin. Díky tomu můžete spravedlivě účtovat klientům a analyzovat, jak váš tým využívá svůj čas.
Přehledy fakturace
Přehledy fakturace jsou nezbytné pro sledování příjmů a výdajů. Software by měl být schopen generovat přehledy za různá období, včetně všech relevantních údajů jako datum, čas, fakturovaná částka a stav platby.
Generování faktur
Software, který dokáže automaticky generovat faktury, vám ušetří čas a starosti. Ujistěte se, že vaše faktury jsou vždy správné.
Mobilní přístup
Mobilní přístup je pro zaneprázdněné profesionály klíčový. Umožní vám evidovat odpracovaný čas i fakturovatelné hodiny kdykoli a kdekoli, i mimo kancelář.
Dostupná cena
Dobrý software pro sledování času a fakturaci by měl mít přiměřenou cenovou strukturu a nabízet mnoho užitečných funkcí. Ceny by měly být transparentní a bez skrytých poplatků či dlouhodobých smluv.
Bezplatná zkušební verze je vždy výhodou, protože vám umožní otestovat software před jeho zakoupením.
Kvalitní zákaznická podpora
Kvalita zákaznické podpory odráží, jak moc se společnost stará o své zákazníky. Před nákupem si ověřte, jak kvalitní je jejich zákaznická podpora.
Zde je seznam nejlepšího softwaru pro sledování času a fakturaci:
Clockify Me
Hledáte komplexní nástroj pro fakturaci a sledování času? Clockify je špičkový software, který vám umožní snadno sledovat fakturovatelné hodiny a automaticky vyloučit nefakturovatelný čas.
Každá funkce Clockify je navržena tak, aby zjednodušila proces účtování. Můžete efektivně spravovat pracovní zátěž nastavením projektů, sledováním času a generováním faktur.
Tento nástroj je vhodný pro malé i velké firmy a startupy. Navíc získáte cenné informace o ziskovosti jednotlivých klientů.
A to nejlepší? Clockify je zcela zdarma.
Faktura Zoho
Zoho Invoice je výborný nástroj pro sledování času a fakturaci, který vám pomůže monitorovat časovou investici každého jednotlivce nebo celého týmu. Může výrazně optimalizovat váš proces fakturace a sledování času.
Zoho Invoice se etabloval jako nástroj pro fakturaci a evidenci časových rozvrhů. S tímto softwarem můžete efektivně přidělovat úkoly, řídit projekty a zvyšovat produktivitu svého týmu. Díky pokročilé funkci sestavování Zoho můžete vytvořit strukturovaný pracovní postup.
Zoho, nejlepší fakturační software, který je využíván především malými podniky, je zdarma.
Scoro
Scoro byl navržen tak, aby vyhovoval potřebám firem v oblasti efektivní správy času a fakturace. Je snadno použitelný a srozumitelný pro všechny členy týmu.
Poskytuje vám také automatické generování zpráv o sledování času pro jednotlivé členy týmu, týdenní a měsíční statistiky pro potřeby fakturace a dobrý přehled o tom, které projekty spotřebovávají nejvíce vašich zdrojů.
Myhours
Díky cenově dostupným tarifům, intuitivnímu rozhraní a působivým funkcím se Myhours stal oblíbeným nástrojem pro sledování času.
Myhours vám umožní sledovat aktivity vašeho týmu, aniž byste museli trávit hodiny nad několika nástroji. S tímto nástrojem můžete řídit celý svůj tým z jednoho místa a mít jasný přehled o jeho celkové aktivitě.
Tento nástroj pro fakturaci a sledování vám umožňuje vytvářet přehledy o všech projektech, na kterých jste pracovali pro jednotlivé klienty. Můžete také sledovat dostupnost členů vašeho týmu, což vám umožní efektivně plánovat outsourcing.
Můžete sdílet automatické přehledy se svými klienty a zlepšit tak vztahy s nimi.
Bill4time
Bill4time je vytvořen tak, aby vám pomohl získat kompletní přehled o celém pracovním postupu. Díky přehlednému uživatelskému rozhraní je pro firmy snadné využívat svůj řídicí panel a získávat pokročilé analýzy.
Bill4time vám umožňuje přístup ke všem datům jediným kliknutím a eliminuje tak nutnost používat další nástroje a tabulky. Poskytuje vám statistiky v reálném čase a pokročilé ukazatele výkonnosti, abyste mohli sledovat výkon vaší společnosti. Tento nástroj je ideální pro agentury.
Pomocí tohoto softwaru můžete upravovat opakované faktury, evidovat výdaje a organizovat je. Bill4time nabízí tři placené tarify: Time & Billing, Legal Pro a Legal Enterprise.
Toggl
Toggl je další cenově efektivní software pro sledování času a fakturaci. Je vytvořen pro firmy, které chtějí řešit opakující se procesy, sledovat čas investovaný do jednotlivých aktivit a vytvářet organizovanou strukturu své práce.
Tento software snižuje čas strávený denními aktivitami, poskytuje členům týmu bezproblémový pracovní postup pro zaznamenávání času a umožňuje vám pracovat v intuitivním a uživatelsky přívětivém prostředí.
S Toggl můžete ušetřit čas při opakovaném zadávání časových výkazů a fakturaci, zkrátit dobu auditu a zlepšit efektivitu. Nabízí bezplatný tarif, startovací tarif, prémiový tarif a přizpůsobitelný tarif.
Getcanopy
Getcanopy je skvělý fakturační software pro odvětví založená na službách. Tento nástroj je navržen pro firmy, které nerady ztrácejí čas pracovním procesem a postrádají centrální systém pro správu času na projektu.
S Getcanopy je snadné sledovat čas strávený na každém projektu. Navíc získáte celkový přehled o pokroku vašeho týmu a můžete zajistit, že každý s tímto nástrojem odvede svůj díl.
Další skvělou funkcí Getcanopy jsou připravené šablony pro vytváření přehledů a faktur. Getcanopy nabízí několik placených tarifů a doplňků pro pokročilé funkce, a také bezplatný tarif.
Nutcache
Nutcache je multifunkční řešení, které pomáhá společnostem s rozpočtováním projektů, správou výdajů a správou časového rozvrhu na cestách.
Tento software dokáže snadno nakonfigurovat sledování času, fakturaci a vyúčtování, zobrazí skutečný čas strávený na projektu vašeho klienta a generuje přesné faktury. Kromě toho můžete pomocí tohoto nástroje posílat upomínky na faktury po splatnosti a údaje o zpoždění platby a přijímat platby.
Kromě sledování času a fakturace nabízí Nutcache také mnoho automatizačních funkcí a nástrojů pro sledování projektů. Můžete si vybrat z bezplatných, profesionálních a podnikových tarifů, v závislosti na vašich potřebách.
Beebole
Beebole je známý svým robustním nástrojem pro sledování času na projektech, který pomáhá firmám všech velikostí optimalizovat jejich produktivitu.
Nastavte si projekty v Beebole a začněte sledovat fakturovatelné hodiny kdykoli a odkudkoli. Můžete dokonce pracovat hned a časové výkazy vyplnit později pomocí uložených zpráv. Členové týmu mohou prohlížet a aktualizovat své časové protokoly a týmové úkoly.
Replicon
Replicon se zaměřuje na eliminaci stresu z účtování časových rozvrhů. Máte tak celkový součet fakturovatelných hodin na dosah ruky a můžete sledovat průběh projektu, rozpočet a ziskovost na jednom místě.
Replicon je cenově dostupné, efektivní a škálovatelné řešení, které vám šetří starosti a čas, a nabízí vám vše, co potřebujete od nástroje pro sledování času a fakturaci.
Od odhadů projektů, přes sledování výdajů až po podrobné zprávy a klientský portál, Replicon splňuje očekávání. Má tři placené tarify, od nástroje pro řízení projektů až po profesionální sadu pro automatizaci služeb.
Timebilling app
Aplikace Timebilling může zlepšit kvalitu vaší práce vytvořením organizovaného pracovního prostředí. Váš tým může sledovat čas a fakturaci a zároveň odesílat notifikace uživatelům, aby zadávali svůj odpracovaný čas v reálném čase. Díky intuitivním řídicím panelům vám Timebilling poskytuje přístup k členům týmu na základě rolí. Umožňuje také všem přístup a sledování jejich pokroku odkudkoli na světě.
Časové protokoly a faktury jsou generovány automaticky, což znamená, že již nemusíte trávit čas vyúčtováním. Všechny časové protokoly jsou uloženy ve vašem soukromém cloudu.
Závěr
Přestože je na trhu mnoho softwaru pro sledování času a fakturaci, jen některé z nich jsou vhodné pro vaše podnikání. Software pro sledování času lze využít pro mnoho různých účelů. Můžete sledovat úkoly a fakturovatelné hodiny, monitorovat produktivitu zaměstnanců a vytvářet mzdy.
Kromě toho budete dostávat zprávy o tom, jak váš tým tráví čas, což vám pomůže optimalizovat efektivitu.
Z výše uvedeného seznamu 11 nástrojů si můžete vybrat ten, který se zdá být ideální pro vaši firmu. Nezapomeňte si ověřit, jaký ohlas má daný software u ostatních uživatelů.
Můžete také prozkoumat nejlepší účetní software pro malé i velké podniky.