Efektivní projektové řízení s moderním softwarem
Úspěšné projektové řízení vyžaduje promyšlené strategie pro každý krok – od úvodního plánování přes realizaci až po finální dokončení. Softwarové nástroje pro řízení projektů se staly nepostradatelnými pomocníky, které usnadňují organizaci a manipulaci s rozličnými aspekty projektů během celého jejich životního cyklu.
Celý proces realizace projektů není jednoduchý. Klade nároky na každého člena týmu, vyžaduje efektivní spolupráci a včasné dodání kvalitního výsledku. Projektoví manažeři a vedoucí týmů věnují proto značné úsilí koordinaci všech aktivit.
Jediná chybná informace nebo omyl může vést celý tým k problémům s kvalitou a termíny dodání, nemluvě o poškození dobrého jména firmy a firemní kultury.
Používání specializovaného softwaru pro řízení projektů minimalizuje tato rizika, zvyšuje efektivitu a zajišťuje, že projekty budou dokončeny včas a s plnou spokojeností klientů.
Pojďme se blíže podívat na to, co tyto nástroje jsou a jak mohou být užitečné.
Co je to software pro projektové řízení?
Software pro řízení projektů je nástroj, který pomáhá s plánováním, alokací zdrojů, časovým rozvržením úkolů a zlepšuje koordinaci mezi členy týmu. Umožňuje projektovým manažerům, uživatelům i ostatním zúčastněným stranám efektivně řídit rozpočet a náklady, dokumentaci, kvalitu výstupů a celkovou administrativu.
Tento typ softwaru je navržen tak, aby zvyšoval produktivitu týmů a zajišťoval včasné a kvalitní dokončení projektů. Mezi běžné funkce softwaru pro řízení projektů patří:
- Projektové plánování
- Harmonogram úkolů
- Přidělování zdrojů
- Sledování průběhu prací
- Tvorba časových plánů
- Sledování a správa chyb
- Rozpočtování
- Zajištění bezpečnosti a ochrany dat
- Plánování releasů
- Reporting a analýza dat
Proč je software pro projektové řízení důležitý?
Organizace, které řídí mnoho projektů s velkými týmy, mohou čelit výzvám při jejich realizaci. Je potřeba věnovat pozornost mnoha úkolům, od nápadu, přes plánování a implementaci až po samotnou realizaci. Každý z těchto kroků má zásadní význam pro dodání kvalitního projektu a zajištění spokojenosti klientů.
Provádět všechny tyto úkoly ručně vyžaduje mnoho času, peněz a energie. Existuje také riziko, že nebudete schopni dodržet termíny nebo se sníží kvalita projektu kvůli neefektivnímu řízení.
Software pro řízení projektů pomáhá zefektivnit celý proces realizace projektu. Umožňuje optimalizovat každý krok, abyste mohli dodávat projekty včas bez kompromisů v kvalitě. To posiluje vztahy s klienty, buduje důvěru a pomáhá udržovat pozitivní image značky.
Zde jsou některé z hlavních výhod používání nástroje pro řízení projektů:
Zefektivnění pracovního postupu
Nástroje pro řízení projektů zefektivňují pracovní postupy v průběhu celého životního cyklu projektu. Ušetří vám opakující se ruční úkoly, které jsou otravné a časově náročné. Nástroj automatizuje různé procesy.
Můžete snadno přidělovat úkoly, efektivně plánovat, monitorovat implementaci, sledovat pokrok, integrovat další nástroje, které již používáte, a využívat další funkce pro úspěšné dokončení projektů v kratších lhůtách a se špičkovou kvalitou.
Centralizace informací
Když se projekt rozběhne, může dojít k dezinformacím nebo špatnému řízení. Zaměstnanci se mohou cítit zahlceni množstvím práce, souborů a cíl dokončení projektu se může zdát velmi vzdálený.
Použitím nástroje pro řízení projektů s centralizovaným panelem má každý člen týmu přístup ke stejným informacím. To zajišťuje, že tým pracuje bez zmatků a nedorozumění.
Podpora efektivní komunikace
Komunikační šumy mohou vést k neefektivitě projektu. Mohou způsobit nedorozumění nebo konflikty, což nikdo nechce. Výměna informací prostřednictvím e-mailů je pomalá a někdy ani nedostanete odpovědi, když je urgentně potřebujete.
Nástroj pro řízení projektů podporuje komunikaci v týmu tím, že umožňuje přímo komentovat projekt, vést diskuze a rychle poskytovat zpětnou vazbu při zachování bezpečnosti dat.
Zvýšení transparentnosti v týmu
Transparentnost v týmu buduje důvěru a podporuje lepší spolupráci. Pokud nejsou úkoly, procesy a pokrok projektu pro všechny jasně viditelné, vznikají pochybnosti a zbytečné dohlížení nad každým krokem.
S nástrojem pro řízení projektů máte jistotu větší transparentnosti, každý, kdo se na projektu podílí, je informován o aktuálním stavu a procesech. To umožňuje efektivní organizaci úkolů.
Zvýšení nákladové efektivity
Manuální a opakující se procesy spotřebovávají nejen čas, ale také úsilí a peníze. Pokud pro plánování a organizaci úkolů, spolupráci s lidmi a sledování pokroku používáte jediný software, ušetříte peníze i čas.
Výhody self-hosted nástrojů pro řízení projektů
Na trhu existuje široká škála softwarových řešení pro řízení projektů. Při výběru je důležité zvážit velikost týmu, rozpočet a specifické požadavky. Mezi možnosti patří self-hosted řešení nebo cloudová řešení (SaaS).
Výhodou self-hosted řešení je, že zdrojový kód je volně dostupný pro všechny. Uživatelé ho mohou upravovat a distribuovat dle svých potřeb. Open source a bezplatné nástroje umožňují manipulaci s kódem za účelem optimalizace softwaru přidáním nových funkcí, odstraňováním chyb atd.
Následuje přehled některých bezplatných a open-source nástrojů pro správu projektů.
OpenProject
OpenProject je agilní, efektivní, klasický a hybridní open-source software pro správu projektů. Nabízí vysokou úroveň zabezpečení a ochrany osobních údajů. Instalace na vlastní infrastrukturu vám zajistí plnou kontrolu nad vašimi daty.
Používání tohoto nástroje vám poskytne přehled o všech vašich datech a jejich umístění bez vnějšího vlivu. Vašemu týmu to umožní pracovat produktivněji a efektivněji. Tým může sledovat svoji práci, dosahovat lepších výsledků, rychle organizovat úkoly a přidělovat je členům týmu.
OpenProject nabízí komplexní řešení pro efektivní komunikaci. Optimalizuje kreativitu a zkušenosti členů týmu prostřednictvím sdílených časových os pro vizualizaci a tvorbu projektových plánů.
Analyzujte podrobně činnosti, vytvořte plán a dejte všem vědět, jak postupovat a kdy projekt doručit. Agilní týmy budou také měřit, učit se a budovat, aby při každé iteraci pracovaly rychleji a lépe.
OpenProject poskytuje nástroje pro metodologie Kanban a Scrum a agilní vývoj. Je to velká komunita vývojářů, open-source nadšenců, firem atd., kde si můžete vybrat mezi různými možnostmi hostingu.
Místní firmy nabízí profesionální podporu a bezpečnostní funkce pro self-hosted OpenProject. Cena se odvíjí od počtu uživatelů. Zvolte možnosti podpory a období předplatného a získejte svou aplikaci od 405 USD/rok pro 5 uživatelů.
Pokud potřebujete hosting OpenProject, můžete vyzkoušet Platformu Kamatera.
Focalboard
Hledáte alternativu k Notion, Asana a Trello?
Můžete vyzkoušet Focalboard, což je open-source a self-hosted software pro správu projektů. Pomáhá organizovat, spravovat, sledovat a definovat práci v týmech pomocí Kanban boardu. Má dvě edice:
- Focalboard Personal Desktop: Desktopová aplikace pro osobní a úkolové projekty. Je to single-tenant řešení, které běží na lokálním serveru pro optimální výkon a rychlost.
- Focalboard Personal Server: Self-hosted server, který umožňuje lepší spolupráci s týmem.
Kliknutím na „přidat nové nástěnky“ si vyberte šablonu projektových úkolů.
Změňte datum vytvoření, prioritu, nastavení řazení, filtry a seskupení dle vašich preferencí. Vlastnosti skupiny můžete měnit také přetažením karet z jednoho sloupce do druhého. Karty můžete kdykoli upravit a zobrazit jejich vlastnosti, obsah a seznam komentářů.
Tabulkové zobrazení vám umožní zobrazit karty na jednom místě. Umístěním kurzoru myši na nadpis se karta otevře. Každá deska má šablony karet a šablony pro přizpůsobení. Získejte desktopovou verzi na Mac a Windows nebo osobní server na Ubuntu.
Restya
Získejte open-source platformu pro správu projektů Restya pro správu úkolů, chatů a dalších aktivit. Restya je Kanban board podobný Trello, který nabízí pokročilou kategorii Extend Restyaboard a mnoho možností, jako jsou skripty, uživatelské styly, widgety, integrace atd.
Aplikace MyRestyaboards je kompatibilní s operačními systémy iPadOS a iOS. Umožňuje sledovat různé desky Restya a snadno importovat existující desky z Asana.
Jedná se o cloudové řešení pro správu projektů, kam můžete importovat práci z Kantree, flexibilního nástroje, který pomáhá s organizací, spoluprací, správou a plánováním projektů. Desky lze také importovat z Pipefy, Taiga, Taskwarrior, Trello a Wekan.
Každý projekt spravuje samostatná deska, můžete vytvářet několik desek a spravovat je současně. Používejte existující šablony pro rychlý start a duplikujte desky s různými názvy. Klávesové zkratky umožňují provádět různé akce, jako je mazání a přidávání členů, otevírání karet, hlasování atd.
Vytvořte digitální platformu s klasifikovanými projekty a popisy. Získáte interaktivní rozhraní, lepší viditelnost organizace, možnost upravovat, přidávat/odebírat členy, měnit oprávnění, třídit a mazat.
Prohlédněte si jednoduché nástěnky nebo použijte filtry, nastavte viditelnost na veřejnou nebo soukromou. Karty můžete zobrazit ve formátu mřížky nebo seznamu. Restya nabízí kalendářové zobrazení s barevným označením.
Další funkce zahrnují Ganttův pohled, zobrazení sestavy, pozvánky pro členy, seznam členů, režim viditelnosti úprav, změna pozadí, úprava textur a vzorů, vlastní pozadí, automatické předplatné, zvýšení produktivity a další.
ERPNext
Zlepšete svůj pracovní styl s open-source softwarem pro správu projektů ERPNext. Umožňuje organizovat, plánovat a analyzovat projekty v týmu a urychlit práci.
ERPNext umí sledovat termíny projektu s jasným plánem. Vše můžete spravovat z jednoho pracovního prostoru a zjednodušit projekty s přístupem řízeným úkoly.
ERPNext nabízí snadnou spolupráci, umožňuje rozdělit projekt na malé úkoly a přidělit je členům týmu. Získáte přístup k průběhu projektu a jeho efektivitě s prioritami, milníky a odhadovaným časovým plánem.
ERPNext dále umožňuje sdílet a nahrávat multimediální soubory, jako jsou obrázky, dokumenty a videa. Komunikujte hladce s automatickými odpověďmi na e-maily.
Získejte aktuální statistiky o výdajích a rozpočtech, lépe plánujte každý projekt a sledujte, jak byl rozpočet vyčerpán. Umožňuje také vytvářet software pro open-source projekty.
Taskcafe
Taskcafe je open-source nástroj pro správu projektů, který pomáhá spravovat úkoly pomocí rozhraní Kanban boardu. Můžete nastavit termíny a přidávat kontrolní seznamy a štítky. V zobrazení „Moje úkoly“ uvidíte každý přidělený úkol.
Mezi dostupné funkce patří osobní projekty, komentáře k úkolům, aktivity úkolů atd. Pokud hledáte alternativu k NextCloud, Trello atd., Taskcafe může vyhovovat vašemu pracovnímu postupu a pomoci vám snadno spravovat každý projekt. Je ve fázi alfa vývoje a má mnoho užitečných a jedinečných funkcí.
Orangescrum
Získejte škálovatelný a bezpečný open-source nástroj pro správu projektů – Orangescrum, který je vhodný pro agilní i jednoduché projekty. Pomůže vám vytvořit strategii, dobře ji naplánovat, realizovat a umožní týmu dokončit projekt ve stanovené lhůtě.
Orangescrum vám pomůže s plánováním a dosažením vyšší efektivity a optimálních výsledků. Můžete vytvářet projektové plány a také je bezproblémově sledovat a dodávat. Podporuje spolupráci v reálném čase a minimální využití zdrojů při přiřazování rolí členům týmu.
Orangescrum integruje váš pracovní postup s vizuálním plánováním projektu a zvyšuje tak šanci na úspěch. Získejte přehled o výkonu portfolia a iniciativ prostřednictvím dat v reálném čase na řídicích panelech. Můžete také spravovat finance a rozpočty sledováním projektových výdajů a nákladů na zdroje, abyste dosáhli vyšších ziskových marží.
Zabezpečte svá data pomocí řízení přístupu na základě rolí (RBAC) a jednotného přihlášení. Orangescrum si můžete stáhnout do zařízení Android nebo iOS a spravovat svou práci i na cestách. Centralizujte informace o projektu pro snadný přístup odkudkoli.
Pokud jste začínající firma, můžete si vybrat startovací plán za 9 USD/měsíc pro 10 uživatelů a využít výhod, jako je neomezené množství úkolů, projektů, Ganttův diagram, stav, připomenutí úkolu, 5 GB úložiště a 5 hostů.
Taiga
Dodejte svůj projekt dle slibu v rámci rozpočtu s Taiga – nástrojem pro řízení projektů s bohatými funkcemi a jednoduchostí s intuitivním rozhraním pro agilní týmy. Spolupracujte s týmem na definování výstupů a využívejte jejich znalosti.
Začněte sladit úkoly a upřednostňujte výstupy, abyste zajistili, že je každý člen týmu dokončí včas. Efektivní komunikace je klíčová, Taiga vám proto pomáhá rychle komunikovat se spoluhráči a sdílet postup úkolů. Nechte spoluhráče prohlížet probíhající aktivity a kontrolovat splněné úkoly.
S Taigou získáte větší transparentnost v aktuálním stavu, alokaci zdrojů a porozumění úsilí potřebnému k dokončení projektu. Snadno použitelné rozhraní pomáhá zlepšit způsob práce a provádění úkolů.
Můžete měnit pracovní postupy a přidávat funkce bez složitého nastavení. Taiga nabízí spolehlivost, nezávislost, přizpůsobivost, flexibilitu, bezpečnost, výkon a stabilitu pro dodávání vynikajících projektů.
Zaregistrujte se zdarma a získejte až 5 soukromých projektů, neomezené veřejné projekty a až 300 MB úložiště. Pro další funkce využijte plán za 5 $/uživatel/měsíc.
Twake
Twake je otevřené digitální pracoviště pro zvýšení produktivity organizace. Umožňuje bezproblémovou komunikaci, pozvání externích uživatelů, sdílení souborů, spolupráci na dokumentech a zahájení videokonferencí.
Twake vám dává svobodu řídit celý projekt, vytvářet nové úkoly, přesouvat je podle jejich průběhu a přidělovat práci se termíny spoluhráčům. Správce souborů drag and drop usnadňuje přístup k uloženým a sdíleným dokumentům.
Můžete spravovat štítky a verze, a také upravovat soubory. V případě potřeby vytvořte nové týmové události, připojte videoodkazy pro schůzky, nakonfigurujte upozornění pro členy, připojte úkoly a soubory a nastavte termíny.
Twake umožňuje instalovat aplikace dle potřeby. Každá aplikace je nezávislá na souborech, kalendářích a diskuzích. Můžete pracovat se stejným dokumentem v různých formátech, jako je Google Doc, Libre Office, MS Office atd.
Databáze Twake je šifrovaná, vaše soubory jsou tak v bezpečí. Můžete rozhodovat, kdo bude mít přístup k souborům. Všechna data a soubory jsou bezpečně uloženy ve Francii. Platforma splňuje GDPR a umožňuje bezpečný přenos dat pomocí HTTPS/SSL šifrování.
Začněte používat platformu zdarma s omezenými funkcemi nebo využijte placený plán.
Wekan
Další bezplatný open-source software pro správu projektů je Wekan s Kanban boardem. Kanban je skvělý nástroj pro organizaci práce, jako je správa úkolů, týmová práce, plánování dovolené a zobrazení aktuálního stavu projektu.
Wekan vám pomáhá zvýšit produktivitu tím, že vám uvolní čas pro soustředění na nejdůležitější úkoly. Můžete jej nainstalovat jedním kliknutím na váš počítač nebo server. Wekan se používá v mnoha zemích a je dostupný v 63 jazycích.
Nástroj má uživatelské rozhraní v reálném čase, které vám umožní vše spravovat. Podporuje různé platformy. Pro instalaci Wekanu potřebujete základní požadavky.
Měli byste mít 64bitový Linux Snap nebo Sandstorm/Windows/Mac, CPU, kde jsou MongoDB a Node.js, minimálně 1 GB RAM pro Wekan, systémový server se 4 GB RAM a dostatek místa na disku.
ProjectLibre
Pokud hledáte nástroj pro řízení projektů, ProjectLibre je skvělou volbou!
Je to open-source alternativa k Microsoft Project, podporuje Mac, Windows a Linux a umí otevírat soubory MS Project. Nabízí možnosti řízení více projektů pro týmy.
ProjectLibre je k dispozici ve 29 jazycích a jazyk můžete přepínat z rozbalovací nabídky. Nabízí funkce a výhody, jako jsou Ganttovy diagramy, PERT diagramy, síťové diagramy, RBS/WBS diagramy, kalkulace získané hodnoty, histogramy zdrojů atd.
Leantime
Jak název napovídá, Leantime nabízí „štíhlé“ projektové řízení. Je určen pro inovátory a startupy a funguje od návrhu až po konečné dodání. Tento open-source nástroj je napsán v PHP a JavaScriptu a využívá databázi MySQL.
Mezi jeho funkce patří Kanban panely pro správu úkolů, kalendáře a tabulky, Ganttovy diagramy pro správu milníků a Lean Canvas pro výzkumné panely. Dále nabízí správu časového rozvrhu, řídicí panely projektů, retrospektivy, sestavy, dvoufaktorové ověřování a více uživatelských rolí.
Leantime můžete integrovat se Slack, Zulip a Mattermost, exportovat úkoly, milníky a časové rozvrhy do CSV. Pro ukládání souborů používá místní systém nebo AWS S3. Tento nástroj je k dispozici v angličtině, ruštině, španělštině a holandštině.
Závěr
Software pro řízení projektů vám pomůže urychlit pracovní postupy, podpořit lepší komunikaci a ušetřit čas i peníze. Doufám, že výše zmíněné open-source a bezplatné nástroje vám pomohou dosáhnout těchto výhod a úspěšně dokončit každý projekt.
Pokud ještě nejste připraveni na self-hosted řešení, můžete vyzkoušet cloudová řešení pro správu projektů, jako je například monday.