Řízení právních záležitostí v podniku (ELM) – klíč k efektivitě a transparentnosti
Systém Enterprise Legal Management, zkráceně ELM, je nástroj, který pomáhá interním právním týmům velkých společností fungovat produktivně, s jasnými procesy, odpovědně, efektivně a s předvídatelnými výsledky. Umožňuje jim zvládat právní úkoly systematicky a s maximální kontrolou.
Řešení ELM se vyvíjejí již od 90. let a odhaduje se, že do roku 2028 jejich tržní hodnota přesáhne 1 miliardu dolarů. Pro firemní právní oddělení, která spravují interní právníky a čelí složitým právním výzvám, je ELM zásadní.
Systémy ELM využívají nejmodernější softwarové technologie, databáze a techniky, jako je eDiscovery. Vzhledem k tomu, že ve velkých soudních sporech jde o miliardy dolarů, je pro společnosti nezbytné mít k dispozici špičkové právníky i nástroje.
Pokud jste obchodní zástupce na korporátní úrovni a hledáte pro svou organizaci nejlepší software ELM, jste na správném místě. Pokud jste tým právních odborníků a vývojářů softwaru, kteří chtějí vytvořit další významný nástroj ELM, zde naleznete inspiraci v podobě moderních řešení.
Co je to Enterprise Legal Management (ELM)?
Velké korporace mají svá vlastní interní právní oddělení. Podnikové právní řízení, neboli ELM, je disciplína, která se zaměřuje na dohled nad správou, provozem, strategiemi, odpovědnostmi a výkonem těchto interních právních oddělení.
ELM zahrnuje širokou škálu úkolů, jako je správa nákladů na právní služby, elektronická fakturace, firemní rozpočtování, správa duševního vlastnictví (IP), správa cenných papírů a dohled nad dodržováním finančních procesů.
Díky moderním technologiím je nyní možné vytvořit robustní aplikaci, která zvládne veškeré právní záležitosti korporace. Zde jsou některé z úkolů, které spadají do oblasti ELM:
- Akvizice a fúze
- Řešení sporů a soudní řízení
- Licencování produktů, služeb, podnikání nebo duševního vlastnictví
- Správa ochranných známek
- Dodržování právních norem a řízení rizik
- Správa nemovitostí, pohledávek, zaměstnaneckých vztahů a dalších zdrojů
Před existencí aplikací ELM používaly společnosti samostatné nástroje pro každý z těchto úkolů a data pro reporting a rozhodování sbíraly manuálně. Řešení ELM ale umožňují akcionářům a generálním ředitelům přistupovat ke všem informacím z jednoho zabezpečeného softwaru odkudkoli a kdykoli.
Jaké výzvy řeší ELM řešení?
#1. Správa právních případů, včetně detailů případu, dokumentů, inventáře a stavu soudních sporů, může být bez specializované aplikace obtížná. ELM to však usnadňuje a zefektivňuje.
#2. Dohled nad právními výdaji může vyžadovat zřízení celého oddělení pro sledování nákladů na interní právní poradenství, externí výdaje, sledování času a fakturaci. Implementace ELM aplikace však náklady tohoto oddělení výrazně sníží.
#3. Zatímco právnímu asistentovi trvá několik dní, než vytvoří zprávu pro investory, aplikace ELM to zvládne během několika minut. Aplikace také umožňuje získávat data z externích zdrojů, jako je Power BI, Tableau, Excel a ODATA.
#4. Správa a archivace právních dokumentů, šablon, smluv a podpisů může být náročná. Moderní nástroje ELM to však zjednodušují díky digitalizaci, online prohlížení, elektronickým podpisům, online schvalování a analýzám založeným na umělé inteligenci (AI).
#5. Právní praxe je do značné míry založena na předchozích odkazech na případy a rešerších právnických knih. ELM umožňuje automatizovat a zlepšovat rešeršní práci pomocí šablon, kontrolních seznamů, osvědčených postupů, knihoven klauzulí a predikce výsledků soudních případů.
#6. Systémy ELM také zahrnují nástroje pro zajištění dodržování předpisů, monitorování a firemní etický kodex. Umožňují tak snadno stanovit základní pravidla bez nutnosti rozsáhlých investic do tvorby interních směrnic. V jedné centralizované aplikaci tak máte k dispozici environmentální, správní, sociální, etické, ochranu soukromí a firemní předpisy.
#7. Jednou z největších výzev pro podniky je získávání a ochrana patentů, ochranných známek, autorských práv a nových nápadů. ELM nástroje pomáhají s evidencí nápadů, průzkumem, přípravou patentových přihlášek a správou licencí a poplatků.
Níže jsou uvedeny některé oblíbené nástroje ELM, které mohou být pro vaše firemní právní oddělení přínosné:
Plexus Gateway
Plexus Gateway je řešení ELM, které zjednodušuje řízení rizik v rámci různých subjektů a skupin vašeho podniku. Tento nástroj využívá automatizační technologie k transformaci manuálních administrativních a právních procesů na plně automatizované.
ELM nástroj má tři základní moduly: Správa smluv, Automatizace smluv a Správa právních záležitostí. Další funkce zahrnují:
- Integraci s DocuSign
- Neomezený přístup pro zaměstnance
- Automatizované a digitalizované schvalovací postupy
- Bezpečnou spolupráci s externími stranami
- Podrobnou analýzu dat
Váš interní tým pro řízení rizik, dodržování předpisů a právní oddělení tak může snížit administrativní zátěž a více se soustředit na důležité úkoly, jako je zrychlení realizace opatření pro řízení rizik a dodržování předpisů.
doeLEGAL
doeLEGAL je poskytovatel služeb ELM, eDiscovery řešení, služeb na podporu soudních sporů, softwaru pro podnikové inovace a nástrojů pro správu duševního vlastnictví. Ascent ELM je značka, pod kterou doeLEGAL nabízí řešení pro firemní právní oddělení.
Systém nabízí řadu funkcí ELM, jako jsou:
- Digitalizovaná správa právních záležitostí s přístupem pro osoby s pověřením
- Automatizace právní fakturace s využitím systémů, jako je Uniform Task-Based Management System (UTBMS) a Legal Electronic Data Exchange Standard (LEDES).
- Správa právních omezení pomocí plánů, e-mailů a komunikace s depozitářem.
Ascent ELM má za cíl zjednodušit podnikové právní operace a snížit náklady s cílem maximalizovat ziskovou marži vašeho podniku.
Checkbox
Pokud vaše interní právní oddělení potřebuje zefektivnit a automatizovat právní pracovní postupy, vyzkoušejte Checkbox. Tento nástroj umožňuje vytvářet pracovní postupy pomocí metody drag-and-drop, bez nutnosti programování. Zvyšuje produktivitu a efektivitu vašeho právního oddělení.
Mezi připravené aplikace patří:
- Intuitivní nástroj pro generování dokumentů
- Kompletní automatizace pracovních postupů pro právní dokumenty a smlouvy
- Automatizované online formuláře pro sběr dat
- Automatizace rozhodování digitalizací expertních procesů a znalostí
- Aplikace pro správu dat pro nahrávání a aktualizaci souborů
Kromě toho můžete vytvářet specializované aplikace pro právní případy, řízení rizik a dodržování předpisů. Není nutné žádné školení v programování nebo strávit hodiny vysvětlováním složitých právních procesů IT odborníkům.
Outlaw
Máte často problémy se smlouvami? Vyzkoušejte Outlaw! Tento kvalitní nástroj pro správu životního cyklu smluv (CLM) usnadňuje vytváření obchodních toků a rychlejší uzavírání smluv.
Systém nabízí pokročilé funkce, jako jsou automatizované pracovní postupy pro právní smlouvy, dynamické vytváření šablon a vestavěné možnosti úprav. Novou smlouvu tak můžete uzavřít během několika hodin namísto týdnů.
Systém umožňuje nastavení šablon s podmíněnou logikou bez nutnosti programování. Podporuje také vyhledávání smluv pomocí AI, práci s dokumenty třetích stran, automatickou adaptabilitu pracovních postupů a sledování smluvních dokumentů.
Navíc je nástroj integrovatelný s většinou podnikových aplikací, jako je Hubspot, Salesforce, Microsoft 365, SharePoint, QuickBooks, Adobe Sign a Slack.
SimpleLegal
SimpleLegal je inteligentní, intuitivní, škálovatelná a snadno ovladatelná cloudová aplikace pro dohled nad podnikovou právní správou.
Základní systémy SimpleLegal zahrnují:
- Modul elektronické fakturace pro sledování financí, právních výdajů a předpovídání budoucích potřeb.
- Modul pro správu právních záležitostí pro sledování interních a externích právních problémů.
- Nástroj pro správu dodavatelů, který dohlíží na externí poskytovatele služeb a zvyšuje jejich produktivitu při dodržování zásad ochrany osobních údajů.
- Robustní nástroj pro reporting a analýzy, který nabízí přehledy a doporučení pro strategické kroky.
SimpleLegal je oblíbené řešení mnoha právních oddělení.
Bodhala
Pokud vynakládáte značné prostředky na externí právní poradce, vyzkoušejte Bodhala. Tento nástroj kombinuje strojové učení (ML), AI a data z trhu a pomáhá firemním právním týmům a vedení společnosti lépe rozhodovat a šetřit peníze.
Můžete například využít jeho řešení pro srovnávání, které poskytuje detailní analýzu nákladů pro různé externí advokátní kanceláře v konkrétním soudním sporu. Modul pro srovnávací analýzy poskytuje údaje o odpracovaných hodinách, nákladech, počtu zaměstnanců, dokumentaci a úkolech v právních záležitostech.
Ironclad
Ironclad je cloudový nástroj, který podnikům pomáhá automatizovat, vytvářet a spravovat pracovní postupy pro právní procesy spojené s dohodami a smlouvami. Platforma umožňuje právním a obchodním specialistům přizpůsobit nebo navrhnout šablony a rychle vytvářet smlouvy.
Mezi jeho významné funkce patří sledování změn, auditní stopa, prohledávatelné záznamy smluv, automatické podpisy a modul pro pracovní postupy smluv. Umožňuje podnikům anonymně kontrolovat právní dohody a smlouvy.
Externí a interní strany mohou spolupracovat na smlouvách, zkoumat auditní záznamy pro sledování chyb a chybějících položek a využít standardní integrace s Dropbox, DocuSign, HelloSign, Google Drive a Adobe Sign pro odesílání a stahování metadat.
LawVu
Pokud hledáte efektivní pracovní prostor pro ELM, LawVu je populární volba. Pracovní prostor LawVu funguje jako jednotný zdroj pro všechny právní záležitosti a nabízí centralizovanou sadu právních nástrojů, včetně produktivity a spolupráce pro interní právní týmy.
Jedná se o zabezpečený cloudový software, který umožňuje právním odborníkům spravovat smlouvy, právní výdaje, soudní spory, data a znalostní báze.
Nástroj je integrován s dalšími podnikovými aplikacemi, jako je Workshare, Slack, Okta, Microsoft 365, Teams, DocuSign a Gmail, pro snadnou výměnu dat.
BRYTER
BRYTER vám pomůže transformovat pracovní postupy podnikových právních služeb a vytvořit tak samoobslužný systém řízený automaticky, namísto lidského týmu.
Tento nástroj umožňuje přizpůsobit si právní procesy od samého začátku, podle vašich specifických potřeb, a minimalizuje čas strávený technickou podporou.
BRYTER nabízí sadu nástrojů pro zjednodušení podnikové právní správy se základními funkcemi, jako jsou automatizované právní pracovní postupy, automatické schvalování dokumentů, zabezpečení na podnikové úrovni, integrace prostřednictvím API a analýza dat.
Brightflag
Brightflag je řešení ELM a správy právního oddělení založené na umělé inteligenci. Usnadňuje všechny právní operace, které může vaše firma zvládnout s interním právním týmem. Umožňuje sledování a zaznamenávání všech právních záležitostí, od rozpočtu přes požadavky na služby až po prognózy.
V rámci uživatelského rozhraní Brightflag můžete také kontrolovat a spravovat právní výdaje. Jeho AI engine dokáže skenovat a zachycovat data z právních dokumentů, čestných prohlášení, formulářů a dalších materiálů.
Mitratech
Mitratech začínal jako on-premise systém pro právní řízení. V roce 2002 začala tato společnost nabízet komplexní nástroje pro podnikovou právní správu středním a velkým organizacím.
Mezi jeho významné funkce patří:
- Řízení životního cyklu smluv (právních i neprávních).
- Řízení právních záležitostí.
- Automatizace právních pracovních postupů.
- Správa výdajů.
- Právní přehled společnosti.
Mitratech nabízí komplexní nástroj pro právní správu, který lze přizpůsobit specifickým potřebám vašeho podniku. Čtyři programovací moduly: Collaborati, TAP Workflow Automation, TeamConnect a Acuity ELM, tvoří komplexní řešení ELM.
ContractPodAi
ContractPodAi umožňuje firemním právním i neprávním uživatelům mít přehled, kontrolu a dohled nad celým právním procesem podniku. Jedná se o řešení ELM, které vám umožňuje zvládat více právních záležitostí současně a disponuje nástroji pro kontrolu téměř všech soudních sporů.
Cloudové řešení zahrnuje všechny právní pracovní postupy, pokročilé nástroje a zdroje pro automatizaci a konfiguraci většiny právních dokumentů. Mezi další funkce patří řízení obchodních procesů (BPM), inteligentní úložiště, pokročilá analytika a portál pro vyjednávání s dodavateli.
Závěrem
Strategie firemního právního řízení se vždy liší od společnosti k společnosti. Potřebujete proto řešení ELM, které bude na míru šité specifickým problémům a bude se zaměřovat na minulé i budoucí výzvy.
V tomto článku jsme představili špičkové nástroje ELM, které využívají přední světové korporace. Doporučujeme prodiskutovat tyto možnosti se svým právním poradcem nebo oddělením a vybrat řešení, které bude nejlépe vyhovovat vašim potřebám.
Pokud jste advokátní kancelář nebo skupina právníků, která slouží malým a středním podnikům, a hledáte spolehlivý software (právní technologii) pro advokátní kanceláře, přečtěte si náš další článek.