Vzhledem k tomu, že globální pracovní síla přechází na model práce z domova, schůzky v konferenčních místnostech se přesunuly do aplikací pro online videohovory. Pokud s videokonferencemi teprve začínáte, jsme tu, abychom vám pomohli!
Table of Contents
Zavřete ostatní aplikace pro nejlepší výkon
Než zahájíte videokonferenci, uložte si práci a zavřete všechny aplikace, které nebudete potřebovat. Zejména chcete zavřít všechny programy, které obsahují osobní data nebo využívají příliš mnoho výkonu procesoru.
Příliš mnoho otevřených aplikací zpomalí váš počítač během videohovoru. Důvodem je, že samotný hovor vyžaduje spoustu prostředků, zvláště pokud používáte lehký notebook. Pokud během hovoru uslyšíte, jak se ventilátory točí nebo se aplikace pro videokonference začne zpožďovat, ukončete všechny ostatní otevřené aplikace.
Před sdílením obrazovky proveďte preventivní opatření
Pokud se chystáte sdílet svou obrazovku během videohovoru, je dobré přijmout zvláštní opatření, aby lidé neviděli nic soukromého nebo potenciálně trapného. Nejprve přejděte do prohlížeče a zavřete všechny karty, zejména vše, co nechcete, aby viděl někdo jiný.
Dále povolte režim Nerušit na počítači Mac nebo Windows. To zajišťuje, že ostatní náhodně neuvidí zprávy ze soukromých konverzací, když sdílíte svou obrazovku.
Zkontrolujte připojení k internetu
Před hovorem použijte nástroj na testování rychlosti, např Fast.com nebo Speedtest.net, abyste otestovali rychlost svého internetu. Pokud nedosahujete dostatečné rychlosti, přesuňte se blíže k routeru Wi-Fi nebo vyzkoušejte jiné tipy, jak zesílit signál Wi-Fi. Můžete také použít jeden z tyto nástroje pro zrychlení připojení k internetu.
Vyberte si světlé místo a neutrální pozadí
Videohovor je nejlepší uskutečnit na místě s dostatkem přirozeného světla. Tímto způsobem bude vaše tvář jasná. Pokud však váš pokoj nemá dostatek slunečního světla, zkuste se posadit pod nějaké měkké fluorescenční osvětlení (nic příliš ostrého).
Nejlepší je vybrat také místo s neutrálním pozadím – nic moc rušného. Pokud budete jen sedět před zdí, mělo by to být v pořádku.
Pokud nemůžete najít vhodné pozadí, můžete zkusit pozadí rozmazat na Skype. Pokud používáte Zoom, můžete dokonce přepnout na virtuální pozadí.
Otestujte video a zvuk
Před zahájením videohovoru se ujistěte, že jsou vaše video i zvuková zařízení připojena a správně fungují. Většina nástrojů pro videokonference má službu testovacího hovoru. Podívejte se do nabídky možností nebo nastavení v aplikaci pro videokonference.
Například ve Skype můžete přejít do části „Audio a video“ v „Předvolby“ a provést zkušební hovor.
Umístěte fotoaparát do úrovně očí
Je důležité, abyste umístěte kameru na optimální úrovni. Pokuste se jej umístit přímo do úrovně očí, abyste se nedívali nahoru nebo dolů. Přece nechcete, aby vám kolegové při důležité schůzce koukali do nosu.
Když mluvíte, také se nedívejte na sebe ani do okna chatu – dívejte se přímo do kamery. Tímto způsobem se ostatní nebudou cítit jako rozptýlení.
Získejte lepší mikrofon nebo kameru
Pro příležitostné hovory by měl vestavěný mikrofon a kamera na vašem notebooku stačit. Ale pokud je váš notebook pár let starý, můžete si všimnout, že video není ani tak čisté jako fotoaparát vašeho smartphonu.
Pokud se budete každý den účastnit online schůzek, možná budete chtít nákup zvážit lepší fotoaparát a/nebo sluchátka.
Dále zkuste při videohovoru použít sluchátka nebo špunty. Díky těsné blízkosti vašich úst to bude znít lépe než pomocí vestavěného mikrofonu vašeho notebooku. Chcete-li se vyhnout latenci, použijte kabelová sluchátka.
Zorganizujte předem
Pokud vedete schůzku, snažte se mít předem připraveny všechny body k rozhovoru a dokumenty. Pokud vaši kolegové potřebují vidět dokument, odešlete jej před hovorem a před videokonferencí se ujistěte, že má každý přístup ke všem nezbytným datům.
Díky tomu nebudete muset prvních pár minut hovoru strávit čekáním, až se všichni dostanou do tempa.
Oblečte se vhodně
To, že pracujete z domova, ještě neznamená, že můžete chodit na schůzky v pyžamu. Samozřejmě to také není potřeba přehánět s celoobsazeným, třídílným oblekem. Najděte střední cestu a oblékněte se business casual nebo formální, nebo jaký je dress code na vašem pracovišti.
Ano, kalhoty jsou volitelné, ale proč to riskovat? Pokud zapomenete vypnout fotoaparát, než se v určité chvíli postavíte, může to mít katastrofální následky.
Ztlumte se, když nemluvíte
Když se účastníte videokonference s mnoha účastníky, když jste doma, je nejlepší mít většinu času ztlumený. Zapněte si zvuk pouze tehdy, když potřebujete mluvit.
Tím se na vaší straně eliminuje jakýkoli hluk na pozadí. Také, pokud někdo vejde do místnosti a začne mluvit, zatímco vy právě telefonujete (velmi reálná možnost, protože jste doma), nebudete muset spěchat, abyste našli tlačítko ztlumení.
Soustřeďte se, jako byste se osobně účastnili
I když je lákavé využít čas videokonferencí k prohlížení doručené pošty nebo čtení článků, pravděpodobně byste to dělat neměli. Snažte se dávat pozor, když někdo mluví, a mějte oči na kameře.
V zásadě s tím zacházejte stejně jako se schůzkou v reálném životě. Procházeli byste kočičí memy na Redditu, kdybyste byli právě teď v konferenční místnosti? Pokud ne, nedělejte to ani při videohovoru.
Pokud něco píšete nebo se na něco díváte, vaši kolegové budou schopni říct, že nedáváte pozor.
Snažte se držet domácí mazlíčky a děti mimo dosah, ale nestresujte se
Pokud máte děti nebo domácí mazlíčky, je nejlepší požádat někoho, aby se o ně během videohovoru postaral. Pokud v okolí není nikdo, kdo by je sledoval, zkuste je zapojit do činnosti, která je baví, jako je sledování kreslených filmů.
I když uděláte tyto kroky, vaše děti mohou vtrhnout do místnosti, ale příliš se tím nestresujte. Vzhledem k současné situaci by měl být každý docela chápavý.
Pokud k tomu dojde, zdvořile požádejte své kolegy, zda můžete na chvíli odejít, a oni to jistě pochopí.
Pokud s prací z domova teprve začínáte, podívejte se na pár tipů a triků zlepšit zážitek.