Software pro řízení výdajů představuje nástroj, který podnikům umožňuje získat kontrolu, přehlednost, soulad s předpisy a potřebnou dokumentaci. Díky tomu mohou firmy snižovat své náklady, předcházet zbytečným výdajům a zajišťovat včasné platby dodavatelům či zaměstnancům.
Podniky si vyčleňují rozpočty pro různé aktivity, ať už jde o pojištění, investice do vybavení nebo nákup zásob. Nicméně, pokud výdaje nejsou řádně sledovány a kontrolovány, může docházet k únikům rozpočtu, které negativně ovlivňují ziskovost společnosti.
S růstem firmy se tyto problémy navíc stupňují a ohrožují její finanční stabilitu. Proto firmy všech velikostí stále častěji využívají systémy pro řízení výdajů, aby měly přehled o toku peněz a udržovaly výdaje v rámci stanoveného rozpočtu.
Co je to řízení výdajů?
Řízení výdajů je proces, který zahrnuje správu všech firemních nákupů a plateb dodavatelům. Jeho hlavním cílem je pečlivě sledovat každý odchozí finanční prostředek z firemního účtu a maximalizovat hodnotu získanou za vynaložené peníze.
Efektivní strategie řízení výdajů by měla automatizovat a integrovat všechny aktivity spojené s výdaji, od počátečního požadavku až po konečné vyrovnání s dodavatelem. Tento důsledný postup by měl zajistit, že procesy zadávání zakázek probíhají dle stanoveného plánu. Navíc by měl zajistit platby prodejcům, dodavatelům a dalším třetím stranám v souladu s uzavřenými dohodami.
Proč je řízení výdajů důležité?
Standardní postupy v oblasti řízení výdajů přinášejí následující výhody:
- Zvýšení efektivity firemních procesů díky automatizaci sledování výdajů, což eliminuje chyby a zdlouhavé manuální procesy.
- Snížení rizik a nákladů díky přehlednosti o pořizovaném zboží, dodavateli a souvisejících nákladech.
- Lepší spolupráce mezi firmou a třetími stranami díky standardizovaným procesům řízení výdajů a digitálním nástrojům.
- Uvolnění zaměstnanců od rutinních úkolů a umožnění jim soustředit se na aktivity, které přinášejí firmě zisk, což vede k celkovému zvýšení produktivity.
Následuje přehled nejlepších nástrojů pro řízení výdajů, které vám pomohou mít veškeré výdaje pod kontrolou a získat maximální hodnotu za vynaložené prostředky:
Airbase
Airbase je komplexní systém pro řízení výdajů, vhodný pro různé typy podniků, od startupů po velké korporace. Nabízí rozsáhlou škálu pokročilých řešení pro kontrolu výdajů, audit a dohled.
Modul pro správu účtenek například nabízí vynucování dodržování předpisů, snadné přidávání účtenek, vyhrazené e-mailové adresy, sdílení účtenek z různých zařízení a další. Modul pro zabezpečení a detekci podvodů umožňuje kontrolu karet, stanovení limitů, blokování karet, detekci podvodných aktivit, upozornění na podvody a šifrované sdílení údajů o virtuálních kartách.
Spendesk
Spendesk nabízí mnoho užitečných a intuitivních funkcí, včetně integrací a optického rozpoznávání znaků (OCR). S tímto nástrojem může vaše firma automatizovat opakující se výdaje. Je navíc dostatečně výkonný pro přiřazování nákladů k příslušným fakturám, což šetří čas.
Spendesk je také flexibilní nástroj, který si firmy mohou přizpůsobit podle svých přístupů k řízení výdajů. Můžete například přidělovat debetní karty jednotlivým zaměstnancům pro konkrétní typy výdajů, nebo vytvářet virtuální kreditní karty pro jednorázové platby.
Kromě toho nabízí notifikace pro schvalování plateb, integraci s účetními nástroji, přehled výdajů v libovolném časovém úseku a komplexní panel s přehledem výdajů.
Coupa
Coupa je další oblíbený nástroj pro řízení obchodních výdajů (BSM) s cloudovým přístupem. Dokáže řídit výdaje napříč různými oblastmi firmy, jako jsou platby, dodavatelské řetězce, nákup, pokladna a další. K dispozici jsou tři sady nástrojů pro efektivní správu výdajů.
První sada nástrojů se nazývá Aplikace. Tato sada zahrnuje všechny základní moduly, jako je nákup, fakturace, výdaje, platby, správa smluv, strategické získávání zdrojů a analýza výdajů.
Druhá sada, platforma BSM, se zaměřuje na ochranu soukromí uživatelů, profily, zabezpečení dat a integrace. Zahrnuje propojené jádro, cloudový přístup, integrace a grafické uživatelské rozhraní (GUI).
Třetí sadou je obchodní komunita Coupa, která nabízí funkce jako otevřená obchodní síť, výhody Coupa a komunitní umělá inteligence.
Emburse
Emburse nabízí kompletní řešení pro řízení výdajů, vhodné pro startupy i velké mezinárodní společnosti. Mezi jeho funkce patří správa výdajů, závazků, automatizace nákupu, zjednodušený platební systém, audit, správa cestovních nákladů a analytické datové panely.
Emburse nabízí virtuální karty, které lze vydávat přímo z platformy pomocí nástroje Emburse Spend. Tyto virtuální karty se bezproblémově integrují se softwarem používaným účetními týmy, včetně Emburse Chrome River, Emburse Certify a dalších. Produkty jako Emburse Go zase pomáhají cestovním manažerům sledovat výdaje a pohyb cestovatelů.
Emburse má modulární přístup k řízení výdajů, který se přizpůsobuje velikosti společnosti. Emburse Tallie je vhodný pro malé a střední firmy. Emburse Certify je optimální pro podniky se sídlem v USA. Emburse Chrome River se skvěle hodí pro velké společnosti s mezinárodní působností. Velké firmy jako Microsoft, Nike a Estee Lauder používají software Emburse.
Mesh Payments
Mesh Payments je další software, který pomáhá zabránit únikům financí. Jeho funkce Spend Insights poskytuje cenné statistiky a data, když je potřebujete. Mobilní aplikace automaticky zobrazuje možnosti úspor, prognózy výdajů a další informace.
Modul Spend Controls umožňuje sledovat a schvalovat platby v reálném čase, omezovat výdaje, rušit předplatné z jednoho rozhraní a blokovat platby dodavatelům jediným kliknutím. Dalšími funkcemi jsou optimalizace výdajů, generování přehledů v reálném čase a automatizace pracovního postupu pro platby.
Ramp
Ramp rozděluje svůj systém pro řízení výdajů do 4 modulů: Start, Scale, Streamline a Save. Modul Start poskytuje přístup k nástrojům pro správu několika karet, platby faktur (ACH, šeky, karty), sledování výdajů v reálném čase a přesné účtování výdajů.
Modul Scale umožňuje prosazovat firemní politiku v oblasti výdajů. Můžete například nastavit pravidla pro výdaje a vynucovat jejich dodržování.
Modul Streamline nabízí automatizaci pracovních postupů (onboarding, spolupráce a účetnictví) pro správu výdajů a integraci (1000+) s dalšími firemními nástroji. Modul Save je navržen pro párování účtenek, kategorizaci výdajů, cenové přehledy a statistiky úspor.
Brex
Brex se zaměřuje na urychlení financování firemních operací a zároveň na dodržování firemních zásad pro výdaje. Umožňuje zaměstnancům přesně vykazovat výdaje a účetním týmům snadno provádět audity, čímž Brex podporuje kulturu finanční disciplíny ve firmě.
Brex v současné době nabízí řešení pro správu výdajů, jako jsou kreditní karty, firemní účty, sledování výdajů, integrace a další. Poskytuje také funkci správy výdajů pro předplatné Brex Empower.
Workday
Workday, známý nástroj pro řízení lidského kapitálu, nabízí také efektivní způsoby řízení firemních výdajů. Poskytuje intuitivní, jednoduché a snadno ovladatelné grafické uživatelské rozhraní pro správu výdajů z centralizované platformy.
Jeho uživatelské rozhraní se skládá ze tří hlavních sekcí: Zdroj k platbě, Zásoby a KPI. Modul Zdroj k platbě poskytuje údaje o výdajích u dodavatelů, řízených vs. neřízených výdajích, výkonu dodavatelů a zpracování faktur. Protože jde o cloudovou aplikaci, vy i vaši kolegové můžete sledovat firemní výdaje z libovolného zařízení a místa s připojením k internetu.
PayEm
PayEm klade důraz na pokročilou automatizaci v oblasti řízení firemních výdajů. Umožňuje spravovat předplatné dodavatelů i SaaS pro zaměstnance na jednom místě, takže není nutné kupovat samostatný software pro různé druhy výdajů.
Na PayEm můžete vytvářet virtuální kreditní karty pro různé dodavatele a přiřazovat kontaktní osobu pro správu výdajů. Stejnou strategii můžete použít i pro předplatné softwaru.
PayEm vám umožňuje mít maximální kontrolu nad výdaji. Můžete přestat platit za nepotřebný software odstraněním nepotřebných aplikací nebo účtů bývalých zaměstnanců.
Teampay
Teampay je cloudová aplikace, která dává finančním týmům kontrolu nad výdaji. Umožňuje vizualizovat všechny výdaje z různých oblastí firmy. Zúčastněné strany ve firmě mají přehled o výdajích v reálném čase a v případě potřeby mohou výdaje omezit.
Nabízí konverzační rozhraní, díky kterému mohou zaměstnanci získat pomoc od finančního týmu v reálném čase, porozumět procesu nákupu nebo získat schválení pro transakce. Nemusíte čekat do dalšího měsíce, abyste zjistili, jak zaměstnanci utrácejí peníze. Získáte data o aktuálních výdajích v reálném čase.
JAGGAER ONE
JAGGAER ONE je další oblíbené řešení pro aktivity typu „Source-to-Pay“, které shromažďuje veškeré výdaje z různých oblastí do jednoho místa pro snadný dohled. Umožňuje spravovat nepřímé i přímé výdaje z jednoho jednoduchého nástroje.
Nabízí pokročilou analýzu dat díky kombinaci umělé inteligence a automatizace robotických procesů (RPA). Získáte tak data, která vám pomohou restrukturalizovat proces řízení výdajů, například vytvořit katalog objednávek pro celou firmu.
RealPage
RealPage vám pomůže efektivně spravovat dodavatele, faktury a nákupy. Nejde jen o pouhý nástroj pro sledování výdajů.
Shromažďuje údaje o výdajích a výdělcích všech obchodních portfolií vaší společnosti a nabízí vám přehled dat pro inteligentní zadávání zakázek. Pomáhá automatizovat objednávky a procesy jejich schvalování a odesílá data v reálném čase na centrální panel pro kontrolu a analýzu výdajů.
Concur Expense
Concur Expense je řešení pro správu výdajů od společnosti SAP, která je známá svým softwarem ERP pro firemní operace. Tento produkt pomáhá integrovat a automatizovat správu firemních výdajů propojením několika transakcí typu „Source-to-Pay“.
Tento nástroj je výhodný pro zaměstnance i zaměstnavatele. Zaměstnanci mohou například podávat výkazy výdajů z mobilu. Inteligentní program Concur automaticky ověří výdaje a zašle upozornění, abyste mohli výdaje rychleji schválit.
Závěrem
S pomocí softwaru pro řízení výdajů můžete zacelit mezery, kterými unikají peníze a negativně se ovlivňuje ziskovost vaší firmy. Můžete také vyžadovat jeden z nejlepších nástrojů pro sledování výdajů, pokud vaše firma potřebuje proplácet opakované platby, které provedli zaměstnanci nebo prodejci.