Software pro správu výdajů přináší kontrolu, viditelnost, dodržování předpisů a dokumentaci, která podnikům pomáhá snižovat náklady, vyhýbat se zbytečným výdajům a platit dodavatelům nebo zaměstnancům včas.
Podniky přidělují rozpočet na několik činností, jako je pojištění, kapitálové vybavení a zásobování zásob. Úniky rozpočtu však poškozují ziskové marže vaší společnosti, když výdaje zůstávají bez dozoru.
Navíc, když se obchod rozšíří, objem těchto problémů také poroste a zpochybní ziskovost vašeho podnikání. Podniky všech velikostí proto používají nástroj pro správu výdajů, aby dohlížely na vyhazované peníze a udržely je v rámci firemního rozpočtu.
Table of Contents
Co je správa výdajů?
Správa výdajů je proces správy všech obchodních nákupů a plateb dodavatelů. Primárním cílem je zaúčtovat každý dolar odcházející z firemního účtu a získat nejlepší hodnotu.
Zásady správy výdajů by měly automatizovat a integrovat všechny aktivity související s výdaji od zdroje až po vypořádání dodavatele. Taková podrobná praxe by měla zajistit, že zadávání zakázek proběhne tak, jak si obchodní partneři naplánují. Kromě toho vynucuje platby prodejcům, dodavatelům a dalším třetím stranám prostřednictvím procesu plnění smlouvy.
Význam řízení výdajů
Standardní činnosti správy výdajů nabízejí následující výhody:
- Obchodní efektivita díky automatizaci procesů sledování výdajů a výdajů, které jsou náchylné k chybám a zdlouhavé, pokud jsou delegovány na zaměstnance.
- Snižte rizika a náklady, protože nástroj vás informuje o pořizovaném produktu, jménu dodavatele a nákladech spojených s pořízením.
- Lepší spolupráce mezi obchodními zdroji a třetími stranami je dosažitelná, když budete postupovat podle standardního procesu správy výdajů spolu s digitální aplikací.
- Udržitelná zlepšení produktivity tím, že uvolníte zaměstnance od všední práce a necháte je dokončit úkoly, které vaší společnosti přinášejí příjmy.
Níže jsou uvedeny nejlepší nástroje pro správu útraty, které vám umožní převést všechny útraty pod vaši správu a získat tu nejlepší hodnotu za vynaložené peníze:
Letecká základna
Letecká základna je komplexní nástroj pro správu výdajů pro různé typy podniků, jako jsou společnosti v rané fázi, malé podniky, středně velké společnosti, podniky před IPO a podniky. Nabízí řadu pokročilých řešení kontroly výdajů, auditu a dohledu.
Například modul Receipt Management nabízí vynucení dodržování předpisů, snadné přikládání účtenek, vyhrazené e-maily, sdílení účtenek z jiného zařízení atd. Dále je zde modul Zabezpečení a detekce podvodů umožňující kontrolu karet, limity karet, blokování karet, detekci podvodů, upozornění na podvod, šifrované sdílení údajů o virtuální kartě atd.
Spendesk
Spendesk má mnoho užitečných a intuitivních funkcí, včetně integrací a optického rozpoznávání znaků (OCR). S tímto nástrojem může vaše společnost automatizovat všechny opakující se výdaje. Navíc je dostatečně výkonný, aby přiřazoval nároky na výdaje k příslušné faktuře a šetřil čas.
Spendesk je také flexibilní nástroj, takže si jej společnosti mohou přizpůsobit podle svých přístupů k řízení výdajů. Jednotlivým zaměstnancům například přiřadíte debetní karty pro konkrétní útratu. Kromě toho můžete také přiřadit virtuální kreditní karty pro jednorázové účely.
Kromě toho nabízí oznámení push pro ověření plateb, integraci účetních nástrojů, přehled výdajů v určitém okamžiku a komplexní panel přehledu výdajů.
Coupa
Coupa je další oblíbený nástroj pro správu obchodních výdajů (BSM) s cloudovým přístupem. Dokáže řídit výdaje napříč různými obchodními vertikálami, jako jsou platby, dodavatelské řetězce, nákup, pokladna atd. K dispozici jsou tři sady nástrojů pro pohodlnou správu výdajů.
První hromádkou nástrojů jsou Aplikace. Tato sada pokrývá všechny základní moduly, jako je nákup, fakturace, výdaje, platby, správa smluv, strategické získávání zdrojů, analýza výdajů atd.
2. zásobník je platforma BSM, která se zaměřuje na soukromí uživatelů, profil, zabezpečení dat a integrace. Zahrnuje připojené jádro, cloudový přístup, integrace, grafické uživatelské rozhraní (GUI) atd.
A konečně 3. stack je obchodní komunita Coupa. Nabízí funkce, jako je otevřená obchodní síť, výhoda Coupa a komunitní AI.
Emburse
Emburse nabízí kompletní nástroje pro správu výdajů pro startupy až po velké nadnárodní společnosti. Mezi jeho řešení patří správa výdajů, závazky, automatizace nákupu, zjednodušený platební systém, audit, správa cest a datové panely.
Emburse nabízí virtuální karty, které lze vydávat přímo prostřednictvím své platformy pomocí nástroje nazvaného Emburse Spend. Virtuální karty Emburse se hladce integrují se softwarem používaným účetními a AP týmy, včetně Emburse Chrome River, Emburse Certify nebo některého z dalších nabízených produktů. Produkty jako Emburse Go pomáhají cestovním manažerům bedlivě sledovat své cestovatele a výdaje.
Nejlepší je modulární přístup Emburse pro řízení obchodních výdajů v závislosti na velikosti společnosti. Emburse Tallie funguje dobře pro malé a střední podniky. Emburse Certify funguje dobře pro podniky se sídlem v USA. Emburse Chrome River funguje dobře pro velké podniky s provozem bez ohledu na to, kde má kancelář sídlo. Velké firmy jako Microsoft, Nike a Estee Lauder používají software Emburse.“
Mesh platby
Mesh platby je další software, který můžete použít a zastavit úniky. Za prvé, jeho funkce Spend Insights vám přináší cenné statistiky dat právě tehdy, když je potřebujete. Kdykoli zobrazíte položku útraty, její mobilní aplikace automaticky zobrazí příležitosti k úsporám v budoucnu, prognózu útraty při současném tempu atd.
Za druhé, jeho modul Spend Controls vám v reálném čase poskytuje upozornění na požadavky na platby, umožňuje vám omezit výdaje, zrušit předplatné z jednoho centrálního rozhraní a blokovat platby dodavatele jediným kliknutím. Dalšími pozoruhodnými funkcemi jsou optimalizace výdajů, vytváření přehledů v reálném čase a pracovní postup automatických plateb.
Rampa
Rampa rozdělil svůj systém řízení obchodních výdajů do 4 mega modulů: Start, Scale, Streamline a Save. Modul Start vám poskytuje přístup k nástrojům pro správu několika karet, platby faktur (ACH/šeky/karty), sledování výdajů v reálném čase a přesné účtování výdajů.
Modul Scale vám umožňuje prosadit obchodní politiku týkající se výdajů a výdajů. Můžete například použít zásady výdajů k nastavení pravidel a kontroly výdajů k vynucení těchto pokynů pro výdaje.
Modul Streamline vám nabízí několik pracovních postupů (onboarding, spolupráce a účetnictví) pro automatizaci správy výdajů a integraci (1000+ integrací) s dalšími obchodními nástroji. A konečně, modul Uložit je tu, aby vyhovoval vašim potřebám pro párování účtenek, kategorizaci výdajů, cenové zpravodajství, statistiky úspor atd.
Brex
Brex jde především o urychlení financování obchodních operací při současném dodržování zásad společnosti pro výdaje a výdaje. Tím, že umožňuje zaměstnanci předkládat přesné výdaje a účetnímu týmu provádět audit výdajů bez námahy, Brex rozvíjí kulturu finanční disciplíny mezi společností a jejími lidskými zdroji.
Brex v současné době nabízí různá řešení pro správu výdajů společností, jako jsou kreditní karty, obchodní účty, sledování výdajů, integrace atd. Přináší také funkci správy výdajů pro předplatné Brex Empower.
Pracovní den
Pracovní den, renomovaný nástroj pro řízení lidského kapitálu, také začal nabízet jednoduché a strategické způsoby řízení obchodních výdajů. Dodává se s intuitivním, jednoduchým a lehkým grafickým uživatelským rozhraním pro správu výdajů z jedné centralizované platformy.
Jeho uživatelské rozhraní má 3 základní karty: Zdroj k platbě, Zásoby a KPI. Modul Source to Pay poskytuje cenné údaje o útratách dodavatelů, řízených vs. neřízených útratách, výkonu dodavatelů, zpracování faktur atd. Navíc je to cloudová aplikace, takže vy a vaši obchodní partneři můžete sledovat útratu společnosti od libovolné zařízení a kdekoli s připojením k internetu.
PayEm
PayEm je o pokročilé automatizaci ve vertikále řízení výdajů vašeho podnikání. Přináší předplatné dodavatele a předplatné SaaS pro zaměstnance na jednom místě. Nemusíte tedy kupovat samostatný software pro různé výdaje.
Na PayEm můžete vytvářet a vydávat virtuální kreditní karty pro různé dodavatele třetích stran a přiřadit kontaktní osobu pro správu výdajů. Stejnou strategii můžete použít také na předplatné softwaru.
Navíc získáte nejvyšší autoritu kontroly výdajů na PayEm. Můžete tak přestat utrácet za předplatné softwaru odstraněním nepotřebných aplikací nebo účtů bývalých zaměstnanců ze stávajících aplikací.
Teampay
TeampayCloudová aplikace staví finanční týmy na místo řidiče, takže si mohou vizualizovat všechny výdaje z různých vertikál vašeho podnikání. Zúčastněné strany společnosti také získají přehled o každodenních výdajích v reálném čase a v případě potřeby mohou rychle omezit výdaje.
Nabízí také konverzační uživatelské rozhraní, takže zaměstnanci mohou získat pomoc finančního týmu v reálném čase, aby poznali proces nákupu nebo získali schválení transakcí. Navíc nemusíte čekat na vyúčtování za další měsíc, abyste pochopili, jak vaši zaměstnanci utrácejí. Získáte data o aktuálních výdajích v reálném čase.
JAGGAER JEDEN
JAGGAER JEDEN je také populární název pro aktivity Source-to-Pay, které shromažďují všechny výdaje z různých vertikál na jedno místo pro snadný dohled nad firemními výdaji. Jeho promyšleně navržená aplikace vám umožňuje spravovat nepřímé a přímé výdaje z jednoho jednoduchého nástroje.
Nabízí vysoce pokročilou analýzu dat a přehled díky kombinaci umělé inteligence a automatizace robotických procesů (RPA). Můžete tak získat využitelná data pro restrukturalizaci procesu správy výdajů, jako je vytvoření katalogu zakázek pro celý podnik.
RealPage
RealPage vám pomůže stát se nákladově efektivními a produktivními při správě dodavatelů, faktur a nákupů pomocí tohoto nástroje. Není to jen pouhý nástroj pro sledování výdajů.
Shromažďuje údaje o výdajích a výdělcích všech obchodních portfolií vaší společnosti a nabízí vám přehled dat pro inteligentní zadávání zakázek. Kromě toho vám pomáhá automatizovat všechny nákupní objednávky (PO) a jejich schvalovací procesy pomocí přenosu dat v reálném čase na centrální řídicí panel pro kontrolu a analýzu výdajů.
Concur Expense
Concur Expense je nabídka pro správu výdajů od společnosti SAP, renomovaného vývojáře softwaru ERP pro obchodní operace. Tento produkt vám pomáhá integrovat a automatizovat správu obchodních výdajů propojením několika transakcí typu Source-to-Pay.
Nástroj je výhodný pro zaměstnance i zaměstnavatele. Zaměstnanci v terénu mohou například odevzdat výdajové poukázky z mobilu. Inteligentní program Concur automaticky ověří útratu a zašle vám upozornění, abyste mohli útratu rychleji schválit.
Závěrečná slova
Využitím softwaru pro správu výdajů můžete zacpat díry, které nevědomky odčerpávají peníze, a tlumit ziskovou marži vaší společnosti. Můžete také vyžadovat jeden z nejlepších sledovačů výdajů, pokud vaše firma musí proplácet opakované platby provedené zaměstnanci nebo prodejci.