Pro firmy i zaneprázdněné jedince je každodenní odesílání a přijímání důležitých e-mailů běžnou praxí.
Tyto klíčové zprávy však mohou občas zmizet. Může dojít k jejich nechtěnému smazání, nebo mohou být z doručené pošty odstraněny se zlým úmyslem. Důležité e-maily se také mohou v hromadě korespondence snadno ztratit, zvláště pokud denně dostáváte velký objem zpráv.
Z mnoha e-mailů, které každý den obdržíte, existují takové, ke kterým se budete chtít vrátit později. Právě zde přichází na řadu archivace e-mailů. Ukládáním vybraných zpráv do archivu ochráníte důležitá data, o která nechcete přijít kvůli zahlcení vaší schránky nebo jiným okolnostem.
Přestože je archivace e-mailů užitečná, je překvapivé, jak málo lidí tuto efektivní funkci využívá. V tomto článku se detailněji podíváme na to, co archivace e-mailů obnáší, a představíme vám některé z nejlepších softwarových řešení pro archivaci, které byste měli zvážit.
Přínosy archivace e-mailů
Archivací e-mailu si jej uložíte pro budoucí použití. Mnoho profesionálů v podnikové sféře využívá archivaci k ochraně svých dat nebo k tomu, aby se v budoucnu mohli vrátit k důležitému e-mailu. Níže uvádíme několik důvodů, proč pro vás může být archivace e-mailů přínosná:
#1. Úložný prostor 📦
Každý obdržený e-mail je uložen na aktivních serverech. Nadměrné množství e-mailů může vést ke zpomalení výkonu serveru. Pro zlepšení výkonu je často nutné e-maily odstraňovat. Ale co když e-maily obsahují důležitá data? V tomto případě vám může pomoci archivace.
Umožňuje vám přesunout důležitá e-mailová data na zabezpečený externí server nebo do cloudu, odkud k nim máte snadný přístup.
Čtěte také: Spolehlivé služby e-mailového hostingu pro malé i velké firmy
#2. Bezpečnost 🔒
Jakmile jsou vaše e-maily archivovány, jsou chráněny v bezpečném prostředí s pravidelnými zálohami dat.
Existují nástroje pro archivaci e-mailů, které nabízí vynikající možnosti obnovy dat po havárii, ale to platí pouze v případě, že si vyberete ten správný software. Důležitým ukazatelem kvalitního softwaru pro archivaci e-mailů je zaručená dostupnost 99,9 %.
#3. Produktivita 👨💻
Přeplněná schránka může ztížit hledání konkrétního e-mailu. Pokud vaše práce vyžaduje hledání specifické zprávy, musíte nejprve projít velkým množstvím e-mailů.
Archivací získáte rychlý přístup k potřebným e-mailům z archivu a zálohy e-mailových dat. Pro zajištění efektivní spolupráce týmu je také užitečné používat nástroje pro sdílenou schránku ke správě týmových e-mailů.
#4. Soulad ⚖️
Organizace v mnoha odvětvích uchovávají záznamy o e-mailové komunikaci pro úřední účely. Tyto záznamy mohou být vyžadovány během auditů nebo vyšetřování. Smazání všech e-mailů nemusí být nejlepší nápad, pokud chcete dodržovat zákony a vyhnout se problémům s úřady.
Můžete archivovat a ukládat důležité e-maily do archivu, a tak být v bezpečí. Celkově může mít archivace e-mailů významné výhody na osobní i organizační úrovni.
Úvod do softwaru pro archivaci e-mailů
Software pro archivaci e-mailů je navržen pro obnovu dat po havárii, a to tak, že vám pomáhá ukládat důležité e-maily a získávat k nim přístup na vyžádání. Tyto nástroje také pomáhají odstraňovat nepotřebné e-maily, uvolňovat úložný prostor na serveru a urychlovat e-mailové operace. Současně můžete využít i řešení pro zabezpečení e-mailů pro ochranu před spamem a phishingovými útoky.
Software pro archivaci e-mailů může být užitečný v mnoha situacích, ať už pro osobní nebo profesionální použití.
Pokud provozujete firmu, je pro vás nezbytné mít řešení pro archivaci e-mailů, abyste zajistili soulad s průmyslovými předpisy a aby veškerá e-mailová komunikace ve vaší organizaci mohla být uchována pro případ oficiálního vyšetřování nebo auditu.
Jak funguje software pro archivaci e-mailů
Když archivujete e-maily, v podstatě je přesouváte z hlavní doručené pošty do samostatné archivní složky. Tímto způsobem si můžete e-mail uchovat pro budoucí použití a mít k němu snadný přístup.
S kvalitním řešením archivace e-mailů můžete přesunout důležité zprávy na bezpečnější místo a zajistit tak obnovu dat po havárii.
Hlavní výhodou používání softwaru pro archivaci e-mailů je, že splňuje požadavky organizace na dodržování předpisů, ale to se liší podle konkrétního softwaru. Firmy si také mohou nastavit archivační nástroj podle svých individuálních potřeb. Například společnost může v případě potřeby archivovat všechny příchozí e-maily, což snižuje potřebu častého promazávání e-mailové schránky.
Předtím, než začnete hledat řešení pro archivaci e-mailů, je nejlepší si projít jeho funkce a pravidla dodržování předpisů, a na základě toho se rozhodnout.
Klíčové funkce, které byste měli hledat v softwaru pro archivaci e-mailů
Předtím, než si pořídíte řešení pro archivaci e-mailů, je několik klíčových funkcí, na kterých byste neměli šetřit.
Toto jsou absolutní minima, pokud chcete efektivní software pro bezproblémové ukládání a zálohování důležitých e-mailů. Zde jsou nezbytné funkce softwaru pro archivaci e-mailů:
- Rychlá a intuitivní funkce vyhledávání pro přístup k e-mailovým datům uloženým v softwaru
- Bezproblémová správa velkého množství důležitých e-mailových dat
- Soulad s předpisy
- Cenově efektivní a účinné řešení
Pokud najdete nástroj, který splňuje ✅všechny výše uvedené požadavky, našli jste perfektní řešení.
Nyní, když víme více o softwaru pro archivaci e-mailů, podívejme se na některé z nejlepších možností, které můžete zvážit pro vaše potřeby.
Mimecast
Mimecast nabízí cloudové řešení problémů s archivací pro organizace, jejichž seznam archivovaných e-mailů se zdá být nekonečný. Umožňuje vám zbavit se starostí s archivací e-mailů díky robustním funkcím, které zjednodušují celý proces.
Na rozdíl od běžného softwaru pro archivaci e-mailů je Mimecast skvělý pro rostoucí společnosti, které chtějí cenově výhodnější řešení.
Údržba softwaru pro archivaci e-mailů může být někdy nákladná a složitá. Proto považuji možnosti správy archivu e-mailů v Mimecastu za velmi užitečné. Pokud chcete ukládat důležité e-maily na bezpečné a snadno dostupné místo, je Mimecast moudrou volbou.
Mailstore Home
Pokud hledáte centralizované řešení pro e-maily z různých počítačů, systémů a programů, je Mailstore Home skvělou možností, která je navíc zdarma. Ukládá důležitou e-mailovou komunikaci do bezpečného a spolehlivého centrálního archivu.
Díky pokročilým možnostem tohoto řešení archivace e-mailů již nemusíte ztrácet e-maily kvůli poškozeným souborům PST, neúplnému zálohování dat nebo jinému problému.
S funkcí inteligentního vyhledávání MailStore Home usnadňuje vyhledávání konkrétních e-mailů, a to i v rozsáhlých archivních datech. E-maily můžete přesunout do primární schránky a kdykoli je obnovit z archivu.
Email Archive Pro
Email Archive Pro dělá archivaci tak jednoduchou, jak jen může být. Jediným kliknutím můžete archivovat několik e-mailových účtů a složek a uložit je na bezpečné místo pro budoucí použití. Můžete je také převést na prohledávatelné soubory PDF pro rychlé a snadné vyhledávání.
Toto řešení pro archivaci e-mailů také poskytuje nativní podporu G-suite díky integraci s Gmail API. S Gmail OAuth si můžete užívat vylepšeného zabezpečení a přístupu k e-mailu pouze pro čtení.
Pro bezproblémovou archivaci e-mailů je Email Archive Pro skutečným profesionálem.
Barracuda
Chce vaše společnost minimalizovat požadavky na ukládání e-mailů a zvýšit produktivitu uživatelů? Barracuda je ideální řešení, které vám přesně toto poskytne. Pomocí tohoto nástroje můžete bezpečně přesouvat důležité informace do cloudu a zacházet s nimi jako s vrstvou sekundárního úložiště pro extra ochranu e-mailových dat.
Vzhledem k tomu, že data jsou uložena mimo provozní e-mailové prostředí, jsou bezpečně uchovávána bez obav z jejich vymazání nebo poškození. Správou objemu dat na vašem e-mailovém serveru můžete výrazně snížit náklady a současně zachovat ideální úroveň provozní efektivity.
Barracuda také zajišťuje soulad s vládními a regulačními požadavky a zefektivňuje proces e-discovery.
Jatheon
Jatheon má výkonné on-premise řešení pro archivaci e-mailů, které vám pomůže ukládat, získávat, spravovat a auditovat obrovské množství e-mailových dat a nestrukturovaných podnikových informací.
Pokročilá archivační sada Jatheon vám umožňuje analyzovat archivovaná data a získat přehled, který lze použít napříč všemi odděleními. Zefektivňuje e-discovery tím, že umožňuje přístup ke správě a ochraně dat a zároveň poskytuje specifické vyhledávací funkce, které usnadňují vyhledávání a získávání dat.
Pro komplexní řešení archivace e-mailů je Jatheon vynikající volbou. Může zlepšit správu dat tím, že odhalí problémy dříve, než eskalují, a zabrání nevhodnému chování zaměstnanců.
Quest
Řešení pro archivaci e-mailů Quest usnadňuje ukládání, správu a získávání e-mailových dat. Toto řešení je snadno implementovatelné.
S tímto řešením můžete omezit dlouhodobé potřeby ukládání dat a potřebu spravovat výkon vašeho e-mailového serveru tím, že budete e-mailové přílohy s jednou instancí ukládat odděleně od serverů.
Quest se také pyšní efektivními možnostmi uchovávání dat, dodržováním zásad dodržování předpisů. Navíc můžete vytvářet značky pro kategorizaci, což vám umožní migrovat a získávat data jen podle vašeho výběru.
Libraesva
Libraesva je jedním z předních řešení pro archivaci e-mailů pro ochranu důležitých obchodních informací, zlepšení efektivity zaměstnanců a zjednodušení dodržování předpisů.
Pokud hledáte jednoduché, ale efektivní řešení pro správu e-mailu, řízení rizik a dodržování předpisů, Libraesva je to pravé.
Ať už používáte e-mailový server on-premise nebo cloud, Libraesva může poskytnout špičkové řešení archivace e-mailů. Dodává se s nativní integrací s Office 365 a Microsoft Exchange. Exkluzivní doplněk pro software Outlook vám umožňuje snadný přístup k archivovaným e-mailům, ať už používáte Windows nebo Mac.
ArcTitan
ArcTitan je integrovaný a automatizovaný nástroj s Office 365, který vám poskytuje rychlé vyhledávání v e-mailových datech uložených v archivu. Oceníte snadné nastavení a cenově výhodné nasazení tohoto softwaru. Přeměňuje důležitá e-mailová data na úložiště tím, že je ukládá do archivu.
Ať už potřebujete řešení pro archivaci e-mailů pro vaši firmu, vzdělávací instituci nebo MSP, Arctitan je skvělou volbou pro dynamické potřeby archivace. Vzdálený přístup k e-mailům je také velkou výhodou.
N-able
Pokud dáváte přednost cloudovým řešením pro ukládání a ochranu e-mailových dat, N-able patří k těm nejlepším v oboru. Jedná se o robustní a šifrované cloudové řešení pro archivaci e-mailů, které zajišťuje, že vaše data zůstanou v bezpečí.
Můžete prostřednictvím něj chránit svá data a řešit požadavky na shodu stanovené průmyslovými regulačními orgány, jako jsou HIPAA, FRCP a SOX.
MSP mohou spravovat požadavky na úložiště příchozích a odchozích e-mailů jako profesionálové s podporou N-able, a zároveň snižovat náklady na úložiště místní infrastruktury.
Smarsh
Smarsh, efektivní nástroj pro zaznamenávání životně důležité e-mailové komunikace, může ukládat e-maily, včetně příloh, a současně umožňuje vaší organizaci dodržovat vládní nařízení a pravidla pro vedení záznamů.
Jednou z nejlepších vlastností tohoto softwaru je podpora přímého zachycení zdroje v nativním formátu, aby bylo zajištěno zachování celého kontextu dat.
Může pomoci oddělit interní, externí, příchozí a odchozí zprávy. Kromě toho také nabízí přístup k osobnímu archivu, který umožňuje vašim zaměstnancům přístup k jejich e-mailové historii.
Není pochyb o tom, že Smarsh je velice kvalitní řešení pro archivaci e-mailů.
MailMeter
MailMeter má všechny funkce, které byste očekávali od kvalitního softwaru pro archivaci e-mailů. Od navigace v doručené poště po provádění e-discovery a vyhledávání DSAR, a navíc poskytuje cloudovou i lokální správu e-mailů. Je to komplexní řešení pro vaše potřeby archivace e-mailů.
Pokročilé rozhraní nástroje usnadňuje zúžení rozsahu vyhledávání e-mailů z jakéhokoli důvodu pomocí definovaných kritérií.
MailMeter může být fenomenální, pokud podnikáte, protože musíte pracovat s velkými objemy e-mailových dat. Investice do tohoto softwaru může snadno zabránit ztrátě dat a ochránit vaše e-mailová data.
Arcserve
Díky Arcserve je správa e-mailů maximálně zjednodušena, protože zefektivňuje zachycování a ukládání e-mailů v několika lokalitách, divizích a mezi koncovými uživateli.
Software lze integrovat s různými platformami třetích stran, včetně Gmailu, Microsoft Office 365, Microsoft Exchange a IBM Domino. Takže, bez ohledu na to, jakou službu používáte, k propojení potřebujete pouze Arcserve.
Cryoserve
Pro snadnější zachycování, ukládání a vyhledávání e-mailů je Cryoserve skvělým řešením. Popularita tohoto softwaru může být způsobena tím, jak univerzální může být. Lze jej použít jako řešení pro archivaci e-mailů, cloudové SaaS, hardwarové zařízení a hybridní řešení, které vyhovuje vaší IT infrastruktuře.
Ukládáním kopií všech přijatých a odeslaných e-mailů Cryoserve proměňuje data na zdroj pro každodenní použití. Můžete být v klidu s vědomím, že všechna vaše důležitá obchodní data jsou v bezpečí a lze je v případě potřeby snadno získat.
Intradyn
Chcete zabezpečit svá e-mailová data pro případ budoucího soudního sporu, dotazu na právo vědět nebo požadavku eDiscovery? Intradyn vám s tím snadno pomůže. Ukládá příchozí a odchozí e-maily, abyste zajistili, že budete mít záznam o veškeré komunikaci, a zároveň ochrání vaše data pro budoucí použití.
Intradyn umožňuje importovat nezpracované e-maily ve formátu RFC822 a migrovat historické e-maily. Kromě toho funguje se všemi špičkovými e-mailovými službami, včetně MS Exchange, Gmail, Office 365 a dalšími.
Microfocus
Microfocus se flexibilně postará o všechny vaše potřeby archivace e-mailů pomocí jediného archivu a více platforem. Tento nástroj zjednodušuje zachycování, ukládání, uchovávání, vyhledávání a zjišťování veškeré interní a externí komunikace prostřednictvím e-mailu, sociálních médií a textových zpráv.
Pokud hledáte řešení, které udrží přehled o komunikaci napříč všemi platformami, které vaše firma používá, Microfocus je nástroj, který to zvládne.
Dá se s jistotou říci, že jde o řešení archivace e-mailů vše pod jednou střechou.
Závěrečné myšlenky
Řešení pro archivaci e-mailů zjednodušují ukládání a ochranu vašich e-mailů a zároveň zajišťují rychlý a bezproblémový přístup. Pomáhá také dodržovat průmyslová pravidla pro zaznamenávání e-mailové komunikace pro oficiální účely. Tím se snižuje administrativní zátěž spojená se správou e-mailů, protože celý proces je automatizován. Pro další zvýšení produktivity můžete také využít software pro tvorbu e-mailových šablon.
Nakonec vše závisí na softwaru, který si vyberete. Ty, které jsou uvedeny v tomto článku, byly pečlivě vybrány a fungují velmi dobře, pokud jde o rychlost, cenovou efektivitu a spolehlivost.
Dále se podívejte na nejlepší řešení pro filtrování e-mailového spamu a ochranu.