Pokud máte firmu nebo jste zaneprázdněný jednotlivec, je pravděpodobné, že denně dostáváte a odesíláte důležité e-maily.
Tyto důležité e-maily se však někdy mohou ztratit. Mohou být náhodně smazány nebo se zlými úmysly odstraněny z doručené pošty. Některé důležité e-maily se také ponoří do vaší doručené pošty, když denně dostáváte mnoho e-mailů.
Z mnoha e-mailů, které dostáváte každý den, existují některé důležité, ke kterým byste se mohli chtít dostat později. Zde se hodí archivace e-mailů. Archivací určitých e-mailů můžete chránit klíčová data, o která nechcete přijít v důsledku přetížení nebo jakéhokoli jiného důsledku.
Navzdory užitečnosti archivace e-mailů je udivující, jak mnoho lidí tuto výkonnou funkci nevyužívá. V tomto příspěvku se dozvíme více o archivaci e-mailů a ponoříme se do některého z nejlepších softwaru pro archivaci e-mailů, který bezpodmínečně potřebujete používat.
Table of Contents
Výhody archivace e-mailů
Archivací e-mailu jej uložíte pro budoucí použití. Mnoho firemních profesionálů používá archivaci k zabezpečení svých dat nebo se v budoucnu vrátí k důležitému e-mailu. Zde je důvod, proč vám může být archivace e-mailů prospěšná:
#1. Úložný prostor 📦
Každý e-mail, který obdržíte, je uložen na živých serverech. Příliv e-mailů může způsobit zpomalení výkonu serveru. Chcete-li zlepšit výkon, budete muset odstranit e-maily. Ale co když jsou v něm důležitá data? V tom vám může pomoci archivace e-mailů.
Umožňuje migrovat důležitá e-mailová data na zabezpečený externí server nebo cloud, ze kterého k nim můžete snadno přistupovat.
Čtěte také: Spolehlivé e-mailové hostingové služby pro malé až velké firmy
#2. Bezpečnost 🔒
Když jsou vaše e-maily archivovány, zůstávají chráněny v bezpečném prostředí s pravidelným zálohováním dat.
Existují nástroje pro archivaci e-mailů, které poskytují vynikající možnosti obnovy po havárii, ale pouze v případě, že jste vybrali správný software. Důležitým ukazatelem dobrého softwaru pro archivaci e-mailů je 99,9% zaručená dostupnost.
#3. Produktivita 👨💻
Maximální schránka může ztížit hledání konkrétního e-mailu. Pokud vaše práce vyžaduje, abyste hledali konkrétní e-mail, museli byste nejprve protřídit několik e-mailů.
Archivací e-mailů získáte snadný přístup k potřebným e-mailům z archivu a zálohy dat e-mailů. Abyste měli svůj tým na jedné stránce, má smysl používat nástroje sdílené schránky také ke správě týmových e-mailů.
#4. Dodržování ⚖️
Organizace v mnoha odvětvích uchovávají záznamy o e-mailové komunikaci pro úřední účely. Ty by mohly být požadovány během auditu nebo vyšetřování. Smazání všech e-mailů nemusí být nejlepší nápad, pokud se chcete držet na správné straně zákona a nechcete skončit v horkých vodách s úřady.
Můžete archivovat a ukládat důležité e-maily do archivu a být na bezpečnější straně. Celkově může mít archivace e-mailů několik výhod na osobní i organizační úrovni.
Úvod do softwaru pro archivaci e-mailů
Software pro archivaci e-mailů je navržen pro zotavení po havárii tím, že vám pomáhá ukládat důležité e-maily a získávat je na vyžádání. Tyto nástroje také pomáhají odstraňovat nechtěné e-maily, uvolňují úložný prostor na serveru a urychlují e-mailové operace. Zároveň můžete použít řešení pro zabezpečení e-mailů k ochraně před spamem a phishingovými útoky.
Software pro archivaci e-mailů může být užitečný v mnoha případech, ať už pro osobní nebo profesionální použití.
Pokud provozujete společnost, musíte mít řešení pro archivaci e-mailů, abyste zajistili soulad s průmyslovými předpisy, takže veškerá e-mailová komunikace ve vaší organizaci může být zachována pro případ oficiálního vyšetřování nebo auditu.
Jak funguje software pro archivaci e-mailů
Když archivujete určité e-maily, v podstatě je migrujete z primární doručené pošty do samostatné archivní složky. Tímto způsobem můžete zachovat e-mail pro budoucí použití a získat k nim bezproblémový přístup.
S efektivním řešením archivace e-mailů můžete přesunout důležité e-maily na bezpečnější místo a umožnit tak obnovu po havárii.
Hlavní výhodou použití softwaru pro archivaci e-mailů je to, že splňuje požadavky organizace na dodržování předpisů, ale to se liší software od softwaru. Firmy si také mohou nastavit archivační nástroj podle svých potřeb. Společnost může například v případě potřeby archivovat všechny příchozí e-maily, což snižuje nutnost častého čištění e-mailové schránky.
Než začnete hledat řešení pro archivaci e-mailů, je nejlepší podívat se na jeho funkce a pravidla dodržování předpisů a podle toho se rozhodnout.
Klíčové funkce, které je třeba hledat v softwaru pro archivaci e-mailů
Než se pustíte do řešení archivace e-mailů, existuje několik klíčových funkcí, se kterými byste neměli dělat kompromisy.
Toto jsou naprosté minimální požadavky, pokud chcete dobře fungující a efektivní software pro bezproblémové ukládání a zálohování důležitých e-mailů. Zde jsou nezbytné funkce softwaru pro archivaci e-mailů:
- Rychlá a intuitivní funkce vyhledávání pro přístup k e-mailovým datům uloženým v softwaru
- Bezproblémová správa velkého množství důležitých e-mailových dat
- V souladu s předpisy
- Nákladově efektivní a efektivní
Pokud se vám dostane do rukou nástroj, který splňuje ✅všechny výše uvedené požadavky, máte perfektní kombinaci.
Nyní, když jsme se dozvěděli o softwaru pro archivaci e-mailů, pojďme se ponořit do nejlepších možností, které můžete pro svůj požadavek použít.
Mimecast
Mimecast nabízí cloudové řešení problémů s archivací organizace, jejíž seznam archivů e-mailů se zdá nekonečný. Umožňuje vám zbavit se problémů s archivací e-mailů pomocí robustních funkcí navržených tak, aby věci usnadňovaly než kdy dříve.
Na rozdíl od běžného softwaru pro archivaci e-mailů je Mimecast skvělý pro rostoucí společnosti, které se chtějí rozhodnout pro cenově výhodnější řešení.
Vzhledem k tomu, že údržba softwaru pro archivaci e-mailů může být někdy nákladná a složitá, shledal jsem možnosti správy archivu e-mailů Mimecast velmi užitečné. Pokud chcete ukládat důležité e-maily na bezpečné, zabezpečené a snadno dostupné místo, je moudré zvolit Mimecast.
Domovská stránka poštovního obchodu
Pokud hledáte domov na jednom místě pro e-maily z několika počítačů, systémů a programů, pak je domovská stránka Mailstore úžasná možnost, která je shodou okolností také zdarma. Uchovává základní komunikaci prostřednictvím e-mailu v bezpečném a spolehlivém centrálním archivu.
Díky pokročilým možnostem tohoto řešení archivace e-mailů již nemusíte ztrácet své e-maily kvůli vadným souborům PST, neúplnému zálohování dat nebo jinému problému.
Díky funkci chytrého vyhledávání usnadňuje MailStore Home vyhledávání konkrétního e-mailu, a to i z velkých archivních dat. E-maily můžete migrovat do primární schránky a kdykoli je obnovit z archivu.
Email Archive Pro
Email Archive Pro dělá archivaci tak jednoduchou, jak jen může být. Jediným kliknutím můžete archivovat několik e-mailových účtů a složek a uložit je na bezpečné místo pro budoucí použití. Můžete je také přeměnit na prohledávatelné soubory PDF pro rychlé a snadné vyhledávání.
Toto řešení pro archivaci e-mailů také poskytuje nativní podporu G-suite díky integraci s Gmail API. S Gmail OAuth si můžete užívat vylepšeného zabezpečení a přístupu k e-mailu pouze pro čtení.
Pro bezproblémovou archivaci e-mailů je Email Archive Pro skutečně profesionálem ve hře.
Barracuda
Chce vaše společnost minimalizovat požadavky na ukládání e-mailů a zvýšit produktivitu uživatelů? Barracuda je ideálním řešením, které vám přesně toto poskytne. Pomocí tohoto nástroje můžete bezpečně přesouvat důležité informace do cloudu a zacházet s nimi jako s vrstvou sekundárního úložiště pro extra ochranu e-mailových dat.
Vzhledem k tomu, že data jsou uložena mimo provozní e-mailové prostředí, jsou bezpečně uchovávána bez obav z jejich vymazání nebo poškození. Spravováním objemu dat na vašem e-mailovém serveru můžete výrazně snížit náklady při zachování ideální úrovně provozní efektivity.
Barracuda také zajišťuje soulad s vládními a regulačními požadavky a zefektivňuje e-discovery.
Jatheon
Jatheon má výkonné on-premise řešení pro archivaci e-mailů, které vám pomůže ukládat, získávat, spravovat a auditovat obrovské množství e-mailových dat a nestrukturovaných podnikových informací.
Pokročilá archivační sada Jatheon vám umožňuje analyzovat archivovaná data a získat přehled, který lze použít napříč všemi odděleními. Zefektivňuje e-discovery tím, že umožňuje přístup ke správě a ochraně dat a zároveň poskytuje specifické vyhledávací funkce, které usnadňují vyhledávání a získávání dat.
Pro komplexní řešení archivace e-mailů je Jatheon vynikající volbou. Může zlepšit správu dat tím, že odhalí problémy dříve, než eskalují, a zabrání špatnému chování zaměstnanců.
Hledání
Řešení pro archivaci e-mailů, které usnadňuje ukládání, správu a získávání e-mailových dat než kdy dříve, lze Quest nasadit zcela hladce.
S tímto řešením můžete omezit dlouhodobé potřeby ukládání dat a potřebu spravovat výkon vašeho e-mailového serveru tím, že budete e-mailové přílohy s jednou instancí ukládat odděleně od serverů.
Quest se také chlubí efektivními schopnostmi uchovávání tím, že dodržuje zásady dodržování předpisů. Navíc můžete vytvořit značky pro kategorizaci, což vám umožní migrovat a získávat pouze data podle vašeho výběru.
Libraesva
Libraesva je jedním z předních řešení pro archivaci e-mailů pro ochranu důležitých obchodních informací, zlepšení efektivity zaměstnanců a zjednodušení dodržování předpisů.
Pokud hledáte jednoduché, ale efektivní řešení pro správu e-mailu, řízení rizik a dodržování předpisů, nehledejte nic jiného než Libraesva.
Ať už používáte e-mailový server on-premise nebo cloud, Libraesva může poskytnout nejlepší řešení archivace e-mailů. Dodává se s nativní integrací s Office 365 a Microsoft Exchange a exkluzivní doplněk softwaru Outlook vám umožňuje snadný přístup k archivovaným e-mailům, ať už na Windows nebo Mac.
ArcTitan
ArcTitan je integrovaný a automatizovaný nástroj s Office 365, který vám poskytuje superrychlé e-mailové vyhledávání dat uložených v archivu. Ocenili byste snadné nastavení a nákladově efektivní nasazení tohoto softwaru. Přeměňuje důležitá e-mailová data na úložiště tím, že je ukládá do archivu.
Ať už potřebujete řešení pro archivaci e-mailů pro vaši firmu, vzdělávání nebo MSP, Arctitan je vynikající volbou pro potřeby dynamické archivace. Nemluvě o tom, že vzdálený přístup k e-mailům dělá dohodu extra sladkou.
N-schopný
Pokud dáváte přednost cloudovým řešením pro ukládání a ochranu e-mailových dat, zjistíte, že N-able je jedním z nejlepších v oboru. Je to robustní a šifrované cloudové řešení archivace e-mailů, které zajistí, že vaše data zůstanou v bezpečí.
Můžete prostřednictvím něj chránit svá data a řešit požadavky na shodu stanovené průmyslovými regulačními orgány, jako jsou HIPAA, FRCP a SOX.
MSP mohou spravovat požadavky na úložiště příchozích a odchozích e-mailů jako profesionál s podporou N a zároveň snížit náklady na úložiště místní infrastruktury.
Smarsh
Smarsh, účinný nástroj pro zaznamenávání životně důležité e-mailové komunikace, může ukládat e-maily, které obsahují přílohy, a zároveň umožňuje vaší organizaci dodržovat vládní nařízení a pravidla pro vedení záznamů.
Jednou z nejlepších vlastností tohoto softwaru je podpora přímého zachycení zdroje v nativním formátu, aby bylo zajištěno zachování celého kontextu dat.
Může pomoci oddělit interní, externí, příchozí a odchozí zprávy. Navíc také nabízí přístup k osobnímu archivu, který umožňuje vašim zaměstnancům přístup k jejich e-mailové historii.
Není pochyb o tom, že Smarsh je docela balíček pro archivaci e-mailů.
MailMeter
MailMeter má na jednom místě všechny funkce, které byste očekávali od dobrého softwaru pro archivaci e-mailů. Od navigace v doručené poště až po provádění e-discovery a vyhledávání DSAR a poskytování cloudové a místní správy e-mailů, je to komplexní řešení pro vaše potřeby archivace e-mailů.
Pokročilé rozhraní nástroje usnadňuje zúžení rozsahu vyhledávání e-mailů z jakéhokoli důvodu pomocí definovaných kritérií.
MailMeter může být fenomenální, pokud podnikáte, protože musíte pracovat s velkými objemy e-mailových dat. Investice do tohoto softwaru může snadno zabránit ztrátě dat a ochránit vaše e-mailová data.
Arcserve
Díky Arcserve je správa e-mailů tak bezproblémová, jak jen může být, protože zefektivňuje zachycování a ukládání e-mailů v několika lokalitách, divizích a koncových uživatelích.
Software lze integrovat s různými platformami třetích stran, včetně Gmailu, Microsoft Office 365, Microsoft Exchange a IBM Domino. Takže bez ohledu na to, jakou službu používáte, k propojení potřebujete pouze Arcserve.
Cryoserve
Pro snazší zachycování, ukládání a vyhledávání e-mailů je Cryoserve skvělým řešením. Popularita tohoto softwaru může být způsobena tím, jak univerzální může být. Lze jej použít jako řešení pro archivaci e-mailů, cloudové SaaS, hardwarové zařízení a hybridní řešení, které vyhovuje vaší IT infrastruktuře.
Ukládáním kopií všech přijatých a odeslaných e-mailů Cryoserve přeměňuje data na zdroj pro každodenní použití. Můžete být v klidu s vědomím, že všechna vaše důležitá obchodní data jsou v bezpečných rukou a lze je v případě potřeby snadno získat.
Intradyn
Chcete zabezpečit svá e-mailová data pro případ budoucího soudního sporu, dotazu na právo vědět nebo požadavku eDiscovery? Intradyn vám s tím může snadno pomoci. Ukládá příchozí a odchozí e-maily, abyste zajistili, že budete mít záznam o veškeré komunikaci, a zároveň ochrání vaše data pro budoucí použití.
Intradyn umožňuje importovat nezpracované e-maily ve formátu RFC822 a migrovat historické e-maily. Kromě toho funguje se všemi špičkovými e-mailovými službami, včetně MS Exchange, Gmail, Office 365 a dalšími.
Mikrofokus
Microfocus se flexibilně postará o všechny vaše potřeby archivace e-mailů pomocí jednoho archivu a více platforem. Tento nástroj zjednodušuje zachycování, ukládání, uchovávání, vyhledávání a zjišťování veškeré interní a externí komunikace prostřednictvím e-mailu, sociálních médií a textů.
Pokud hledáte řešení, které udrží přehled o komunikaci napříč všemi platformami, které vaše firma používá, Microfocus je nástroj, který to udělá.
Dá se s jistotou říci, že jde o řešení archivace e-mailů vše pod jednou střechou.
Závěrečné myšlenky
Řešení pro archivaci e-mailů zjednodušují ukládání a ochranu vašich e-mailů a zároveň zajišťují rychlý a bezproblémový přístup. Pomáhá také dodržovat průmyslová pravidla pro zaznamenávání e-mailové komunikace pro oficiální účely. To snižuje administrativní úlohu správy e-mailů, protože proces je automatizován. Pro další zvýšení produktivity můžete také použít software pro tvorbu šablon e-mailů.
Nakonec se vše scvrkává na software, který si vyberete. Ty, které jsou uvedeny v tomto příspěvku, jsou pečlivě vybrány a fungují velmi dobře, pokud jde o rychlost, efektivitu nákladů a spolehlivost.
Dále se podívejte na nejlepší řešení pro filtrování e-mailového spamu a ochranu.