Říká se – „Čas jsou peníze.“
A nemohl jsem víc souhlasit!
V tomto rychle rychlém a konkurenčním světě se počítá každá vteřina. Je to důležité všude, ať už jde o osobní nebo pracovní život. Pokud umíte dobře hospodařit se svým časem, rozhoduje o mnoha důležitých aspektech vašeho života.
Dokonce se to překládá jako vedení firmy nebo organizace. Správné řízení času může ovlivnit úspěšnost vaší organizace. A proč ne; čím produktivnější může být váš tým, tím větší bude potenciál výdělku.
To je důvod, proč moderní organizace nyní věnují velkou pozornost správnému řízení a využívání svého času. Vybírají si způsoby časování, které zaměstnanec potřebuje ke splnění konkrétního úkolu.
Table of Contents
Měli byste jít na prvním místě na sledování času zaměstnanců?
Obecně je sledování času považováno za blízkého příbuzného produktivity, které počítá, jak efektivní je člověk při dokončení své práce. Manažeři zlepšují operace a snižují náklady na základě tohoto vstupu pro maximalizaci zisku.
Podle a zpráva Podle Harvard Business Review ztrácí americká ekonomika přibližně 50 milionů hodin denně, což představuje 7,4 miliardy dolarů.
Důvodů může být tolik, protože existuje spousta rozptýlení, jako jsou sociální média, neformální rozhovory s kolegy, čtení zpráv a tak dále. Věřte tomu nebo ne – sledování času ve skutečnosti dodržuje Parkinsonův zákon, který říká, že práce se rozšiřuje s dostupným časem, který je přidělen na její dokončení.
Možná jste to někdy zažili. Například dáte zaměstnanci dva dny času na dokončení 5hodinového úkolu a pak mu to trvá celé dva dny. Je to proto, že lidé předpokládají, že potřebují více času na dokončení úkolu, a i když by to mohli udělat rychleji, pokračují v dolaďování práce, dokud nepřijde konečný termín.
Kromě toho se také stalo důležitým sledování času, zvláště když máte vzdálený tým, který musíte spravovat. Zde nemůžete dohlížet na každého zaměstnance a nemůžete odposlouchávat jeho PC videohovory nebo telefonními hovory, které by je ještě více rozptylovaly.
Jaké je tedy řešení?
Nástroj pro sledování času je navržen přesně pro řešení takových problémů a může pomoci udržet produktivitu na místě.
Co je software pro sledování času?
Počítačový program, který vám umožňuje sledovat váš čas zaznamenáváním celkového času, který zaměstnanec stráví plněním konkrétního úkolu. Může poskytovat zprávy a statistiky.
Primárním cílem tohoto softwaru je zvýšit produktivitu a dohlížet na žrouty času. Tento proces sledování času začal hlavně v odvětvích služeb a nyní se rozšířil na podniky všech velikostí a výklenků.
Dnes velké podniky, agentury a dokonce i nezávislí pracovníci začali využívat software pro sledování času, aby byli během pracovní doby produktivní.
Jak to pomáhá?
Pokud můžete sledovat čas, můžete měřit skutečný versus přidělený čas na dokončení úkolu. A pokud to dokážete změřit a najít faktory ovlivňující výkon, můžete na tom pracovat a zlepšovat ho.
Pochopte, kdy, kde a jak trávíte čas ⁉️
Software pro sledování času vám pomůže získat úplný obrázek o tom, kdy, kde a jak vaši zaměstnanci tráví čas. Pokud uvidíte nějaký rozpor, můžete s nimi mluvit, správně si nastavit priority a pomoci jim tam, kde chybí.
Zvyšte zisky 📈
Přesným sledováním času a sledováním toho, jak a kde jsou vaše zdroje využívány, můžete pochopit, co se vyplácí a co ne. Na základě toho můžete sledovat a plánovat rozpočty projektů a zároveň měnit priority úkolů.
Na základě toho, kolik hodin zabere dokončení úkolu, mohou manažeři nabídnout svým klientům cenu. Sledování času pomáhá lidem zůstat oddaní a produktivní při práci na aktuálních úkolech. Mohou vždy změřit, kolik času je třeba věnovat konkrétním úkolům, a podle toho plánovat, aby jich dosáhli, místo toho, aby pracovali nahodile bez jasných cílů.
Zveřejněte pokrok 🚧
Každý se může někdy dopustit chyby nebo ztratit rytmus; vždyť jsme lidé. Pokud tedy někdo není schopen dokončit úkol ve stanoveném čase nebo mu to trvá déle, než se očekávalo, může tuto zprávu předat svým manažerům sledováním svého času před termínem.
Podněcuje disciplínu
Sledování času dává pocit odpovědnosti a podněcuje disciplínu. Získáte tak motivaci dokončit daný úkol ve stanovené lhůtě namísto prokrastinace.
Nyní je čas podívat se na některé z nejlepších softwarů pro sledování času dostupného na trhu, které mohou vašemu týmu pomoci zůstat produktivní, zefektivnit vaše projekty a dokončit je včas.
DeskTime
Zvyšte produktivitu svých týmů a sledujte pokrok svých projektů pomocí bezpečné a jednoduché aplikace pro sledování času – DeskTime.
Tento software vám pomůže snadno spravovat vaše projekty a faktury. Můžete si snadno naplánovat dny volna a dovolené pod jedním deštníkem. Kromě toho vám DeskTime usnadňuje sledování pracovní neschopnosti, denní aktivity a postupem času i pochopení pracovního postupu.
Přehledy si můžete přizpůsobit, posílat je svým klientům pro větší transparentnost a stahovat je, kdykoli budete chtít. Podporuje integraci s aplikacemi, jako jsou Asana, JIRA, Zapier, Basecamp, Trello, GitLab a další.
DeskTime nabízí vynikající zabezpečení dat dodržováním průmyslových standardů prostřednictvím šifrování, firewallů, certifikace datových center podle ISO 27001 9001, ochrany přihlášením a heslem a ukládání dat na serverech Tier-3.
Mezi další funkce patří:
- Automatické snímky obrazovky a sledování míry aktivity
- Měření adres URL a aplikací
- Kalkulace nákladů
- Sledování názvu dokumentu
- Sledování projektu
Navíc mají vyhrazený tým podpory prostřednictvím e-mailu a chatu.
Bonsai
(Ahoj) Bonsai je sada utilit pro samostatně pracující profesionály, včetně vynikajícího sledování času.
Tento nástroj vám umožňuje nastavit vlastní hodinovou sazbu pro různé projekty a hodiny fakturace vašim klientům pouhým kliknutím. Kromě toho si můžete zvolit zaokrouhlení času, aby výpočty vypadaly jednoduše.
Ale Bonsai skutečně září, když sledujete čas pro celý váš tým. V tomto případě získáte souhrnný časový rozvrh s uvedením celkového počtu hodin a fakturovatelné částky.
Další dobrá věc je, že Bonsai funguje na více platformách, včetně systémů macOS, iOS, Andriod a jako rozšíření prohlížeče pro Chrome.
Neexistuje žádná bezplatná verze navždy, ale můžete těžit z plně funkční bezplatné 14denní zkušební verze.
A předplatné vás neomezí pouze na sledování času, ale přichází s některými praktickými integrovanými nástroji pro fakturaci, účetnictví, správu úkolů, daňové plánování atd.
RescueTime
Oceněný nástroj pro sledování času RescueTime vám umožní doslova „zachránit“ váš drahocenný čas a přeměnit ho na produktivní hodiny.
RescueTime sleduje čas automaticky bez povolení ručního zadávání. Vyzve vás k přidání do sledování času offline jedním kliknutím, protože ne vše probíhá online. Takže i když jste pryč, můžete si udělat úplný obrázek o tom, co se kolem vás děje.
FocusTime můžete použít k blokování rušivých aplikací a webů během pracovní doby. Integrujte RescueTime s užitečnými aplikacemi, jako je Kalendář Google, Slack a stovky dalších aplikací. Bezproblémově funguje s macOS, Windows, Android, iOS a Chrome.
Tento software můžete vyzkoušet zdarma po dobu 14 dnů a zjistit, jak vám může pomoci.
Teamdeck
Sledujte práci svého týmu prostřednictvím časových výkazů a softwaru pro sledování času – Teamdeck. Umožňuje vám sledovat fakturovatelné hodiny napříč odděleními vaší organizace a různými projekty. Umožňuje vám také porovnat plány projektu s časovými rozvrhy záznamníku a zjistit správnou část před projednáním rozpočtu.
Teamdeck vám umožňuje sledovat výkon vašeho týmu a porovnávat odhadovaný se skutečným stavem. S dostupnými informacemi můžete snadno vytvářet sestavy z časových výkazů výpočtem KPI.
Kromě toho je Teamdeck užitečný pro sledování vašeho zisku a snadné řízení pracovního vytížení týmu. Je to vynikající nástroj pro kreativní agentury, softwarové domy, produktové týmy, OP a finance.
Software je zdarma až pro dva členy. Plaťte za lidi, kteří používají Teamdeck, a v budoucnu přidejte další, protože váš tým poroste na 3,99 $/člen/měsíc. Vyzkoušejte si s plánem 7denní bezplatnou zkušební verzi, zjistěte, co s vámi funguje, a ušetřete svůj čas.
Timecamp
Výkonný a zároveň jednoduchý software pro sledování času – Timecamp je ideální pro různá odvětví, podniky a profesionály.
Zapomeňte na mikromanagement a buďte na stejné vlně jako vaši zaměstnanci tím, že je zmocníte pomocí Timecamp. Pomocí softwaru mohou sami sledovat své aktivity a pracovat v souladu se svými povinnostmi s vědomím, že mohou být hnáni k odpovědnosti z důvodu plýtvání časem.
Dokáže automaticky skenovat názvy domén aplikací a organizovat je do různých kategorií. Přehledné přehledy vám pomohou měřit ziskovost a sledovat rozpočty. Jeho funkce účtování vám umožňuje označit sledovaný čas jako nefakturovatelný nebo fakturovatelný a urychluje proces fakturace.
Zbavte se nudné docházky a časových výkazů, protože tento nástroj vám pomůže automatizovat tyto činnosti pouhým kliknutím. Timecamp se integruje s více než 100 aplikacemi, včetně Trello, Asana, Slack, Outlook, Google Calendar, Xero a další.
Využijte Timecamp za pouhých 5,25 $/měsíc při ročním účtování.
Doktor času
Ne, nemluvíme o Pánu času, doktoru Who!
Doktor času je software pro sledování času, který pomáhá okamžitě zlepšit produktivitu a soustředění vašeho týmu. Denní přehledy a časové výkazy zobrazují metriky za celý den, které vám pomohou pochopit, jak produktivní jste zůstali po celý den. Jak to vypadá, můžete si sami stanovit cíl a pokusit se jej překonat.
Jeho intuitivní ovládací panel umožňuje snadné sledování času, kde můžete vidět úkoly, své klienty a rozptýlení, která spotřebovávají váš čas. Time Doctor je plně přizpůsobitelný, takže můžete používat pouze funkce, které potřebujete, a ostatní funkce vypnout, když je nepotřebujete.
Sledujte používání konkrétní aplikace nebo programu spolu s časem, který zaměstnanci tráví na určitých webových stránkách. Okamžitě poznáte, zda někdo netráví příliš mnoho času na YouTube nebo Facebooku. S Time Doctor je také možné pořizovat snímky monitorů zaměstnanců, abyste věděli, co přesně dělají, abyste identifikovali rozptýlení, neefektivitu a zabránili plýtvání časem.
Kromě toho můžete klienty označovat bílým štítkem tím, že jim umožníte přístup k sestavám úkolů a snímkům obrazovky, aby mohli mapovat průběh. Kromě správy mezd zaměstnanců a fakturace klientům můžete automaticky vypočítat mzdy na základě pevných hodin nebo mezd. Software je kompatibilní s Windows, Android, Mac, Linux, iPhone a Chrome.
Integrujte jej s GitHub, JIRA, Trello, Slack, Google Apps, Salesforce, Zoho a dalšími. Další zajímavou funkcí je, že poskytuje vyskakovací upozornění a šťouchnutí, když zaměstnanci používají příliš mnoho nepracovních aplikací nebo jsou dlouho nečinní. Můžete také sledovat docházku a identifikovat pozdní příchody a sledovat také čas přestávky.
Avail Time Doctor za pouhých 10 $ měsíčně. Pokud to nepovažujete za užitečné, kdykoli zrušte, protože neexistují žádné smlouvy.
Sklizeň
Sledování času je snadné díky uživatelsky přívětivému rozhraní Sklizeň. Byl založen v roce 2006 a dnes tomuto softwaru důvěřuje více než 50 tisíc podniků po celém světě.
Harvest shromažďuje nezpracovaná data z časových výkazů do souhrnu, kde můžete vidět, jak si vede váš tým. Tyto vizuální zprávy můžete použít s odpověďmi na důležité otázky a udržet projekty a úkoly na správné cestě.
Proměňte své výdaje a fakturovatelný čas na profesionálně vypadající faktury, přepošlete je klientům a inkasujte platby online bez jakýchkoli potíží. Prognóza je sesterská aplikace Harvest, která vám umožňuje naplánovat si čas, který budete v budoucnu využívat. Tyto informace můžete přenést do Harvestu a lépe řídit své projekty.
Vyzkoušejte plně funkční 30denní zkušební verzi k měření účinnosti softwaru.
Toggl
Toggl je jedním z nejjednodušších programů pro sledování času, který vám pomůže dokončit vaše úkoly včas.
Vše, co potřebujete, je pouhé kliknutí, abyste mohli začít s novým zadáním času a pokračovat ve sledování předchozích úkolů. V případě, že jste zapomněli spustit sledování času, aplikace Toggl Desktop a Toggle Button vám připomenou. Podobně vám také pomůže, když zapomenete zastavit časovač detekcí doby nečinnosti.
Toggl je schopen více než 100 populárních integrací. Umožňuje vám ručně zadat čas po skončení týdne nebo dne a můžete také změnit události kalendáře na časové záznamy.
Filtrujte informace o sledování času, abyste v případě potřeby mohli extrahovat konkrétní data. Zprávy můžete exportovat do různých formátů souborů, včetně PDF, CSV a Excel. Jeho řídicí panel projektu je jasný a snadno srozumitelný s vizuálními daty, což vám umožňuje odhalit problémy v rané fázi a bojovat proti nim.
Přidělte účtovatelné sazby přímo všem svým projektům a ujistěte se, že dostanete spravedlivou odměnu. Nezáleží na tom, na jakém zařízení „přepínáte“; synchronizuje vaše data v reálném čase. Snadno spusťte a zastavte čas v prohlížeči, telefonu nebo notebooku.
TMmetrické
Osvoboďte se od nudného vykazování času a vyberte si TMmetrické jako aplikace časového rozvrhu vaší organizace. Má více než 20 let zkušeností s poskytováním vynikajících služeb podnikům po celém světě.
TMetric dokáže efektivně sledovat vaše úkoly po minutách a zároveň analyzovat produktivitu ve velkých délkách. Nastavte rozpočet úkolů, sledujte výdaje na vývoj a získejte jasný přehled o svých výdělcích.
Nedělejte si starosti při správě zaměstnanců, a to jak na místě, tak na dálku. Je to proto, že TMetric vám umožňuje sledovat pracovní dny, docházku, pracovní dobu, přesčasy, úrovně aktivity, zúčtovatelné hodiny atd. Vytvářejte profesionální a přesné faktury.
Integrujte TMetric s aplikacemi, které často používáte. Můžete použít bezplatný plán TMetric ke sledování svého týmu skládajícího se až z 5 členů nebo použít placené plány nebo více funkcí.
BeeBole
BeeBole nabízí flexibilní a snadné sledování času, které mohou využít všechny typy podnikání. Mohou sledovat čas měsíčně, týdně nebo denně a spravovat svátky a nepřítomnosti.
Záznamy můžete zamknout; používejte jej odkudkoli, protože software je dostupný pro více prohlížečů a zařízení. Integrujte BeeBole s fakturačním softwarem a ERP prostřednictvím jejich API. Podporuje také integraci Office 365 a Google Suite pomocí aplikace časového rozvrhu Google.
Získejte lepší kontrolu díky toku schvalování, manažerskému přístupu a automatickým připomenutím. Jeho řídicí panel je přizpůsobitelný, kde můžete generovat zprávy týkající se docházky, zúčtovatelných hodin, rozpočtu, zisku a marže. Můžete je kdykoli exportovat, auditovat a tisknout.
Pro zabezpečení spravuje BeeBole 256bitové šifrování, denní zálohy, hashovaná hesla, auditní záznamy a restriktivní umístění serverů pro zabezpečení zákaznických dat.
Aplikace BeeBole Timesheet má schválení DCAA a je v souladu s GDPR. Je k dispozici v několika jazycích, včetně angličtiny, francouzštiny, španělštiny, němčiny, italštiny, holandštiny, polštiny a portugalštiny. Zaručují 99,9% dostupnost, aby vám sloužily co nejlépe, a jsou k dispozici na vyzkoušení zdarma po dobu 30 dnů.
Workpuls
Výběrem sledujte svou produktivitu Workpuls.
Spravujte své projekty snadno a získejte přístup ke všem datům projektů z přehledné tabule Kanban. Získejte upozornění o tom, které webové stránky a aplikace zaměstnanci často používají, když jsou na projektech. Pomáhá vám také se snímky obrazovky, abyste získali důkaz o jejich práci.
Sledujte zaměstnance v reálném čase, automaticky berte docházku a analyzujte produktivitu pomocí přehledných zpráv. Nástroj umožňuje přístup k datům starým až 2 roky. Můžete se rozhodnout, že budete dostávat přehledy měsíčně, týdně nebo denně prostřednictvím e-mailu.
Workpuls umožňují ruční zadávání času, označování produktivity pro webové stránky a aplikace a přesnou správu účtů, aby byla zajištěna ziskovost. Pomozte svým klientům tím, že jim umožníte přístup k datům týkajícím se jejich projektů, aby mohli sledovat pokrok.
Svá data můžete ukládat buď v cloudu, nebo on-premise. Využívají robustní infrastrukturu Google Cloud pro ukládání vašich dat pro lepší zabezpečení.
Hubstaff
Zaměřte se na produktivitu se sledováním času zaměstnanců Hubstaff.
Nabízí funkčně bohatý řídicí panel, který můžete použít k rozdělení pracovní doby zaměstnanců, snadnému řízení času a zobrazení podrobných časových výkazů. Podívejte se, co vaši zaměstnanci dělají, pomocí GPS Hubstaff a geofence time trackerů. Mobilní aplikace pro Android a iOS můžete nastavit tak, aby se automaticky spouštěly nebo odcházely.
Můžete také posílat připomenutí svým týmům, když vstoupí na neproduktivní weby. Hubstaff nabízí volitelné snímky obrazovky, takže si můžete vybrat, zda chcete vidět monitory zaměstnanců, a umožňuje zaznamenat polohu a pracovní dobu každého člena týmu, abyste se ujistili, že je vše provedeno správně.
Sledujte mzdové sazby a hodiny, abyste jim zaplatili za jejich práci, a nastavte maximální hodiny nebo rozpočet, abyste dostávali upozornění v případě, že dosáhnete limitů.
Clockify
Aplikace časového rozvrhu a minimalistický sledovač času – Clockify je efektivní, abyste byli produktivní po celý den.
Toto je bezplatný software, který můžete navždy používat pro neomezený počet uživatelů, sledování a projektů. Bez problémů jej můžete používat jak na počítači, tak na mobilu. Spusťte a zastavte časovač, kdy chcete, a zadejte hodiny ručně.
Přihlaste se do svého týdenního časového rozvrhu během minuty, podívejte se na celkový čas/aktivitu za den, rychle načtěte aktivity a přidejte poznámky pro další informace. Jeho úžasný řídicí panel vám umožní vidět hlavní aktivity, kde členové vašeho týmu trávili většinu času. Vizuální grafy vám umožňují zobrazit peníze a čas strávený spolu s aktuálním stavem vaší práce.
Filtrujte zprávy podle uživatele, aktivity a dne; exportovat zprávy prostřednictvím Excelu, CSV nebo PDF; a sdílejte je se svými klienty pomocí odkazu. Pozvěte svůj tým, aby zaznamenal docházku, poskytl další oprávnění a nastavil své sazby za uživatele.
Včasné
Automatizujte sledování času a psaní poznámek pomocí Včasné pro větší přesnost.
Zaznamenávejte svou práci spolu s časem stráveným na různých aplikacích. Dále nechte AI navrhnout časové rozvrhy s vysokou přesností za vás. Jeho synchronizované plánování a řídicí panel v reálném čase udržují práci každého člena týmu viditelnou.
Získejte rychlý přehled zaznamenaných hodin, chybějících hodin, týdenních aktivit a kapacity, v průběhu času a tak dále. Spravujte projekty snadno pomocí vizualizace a plánování zdrojů projektu z jediného inteligentního prostoru.
Poté můžete sledovat své rozpočty a vytvořit zprávu, abyste viděli, jak lidé tráví čas na projektu. Timely nezahrnuje žádné snímky obrazovky třetích stran ani invazivní snímky, aby vaše data zůstala soukromá. Podporuje širokou škálu integrací a umožňuje sledování polohy.
Čas sledování
Čas sledování je snadno použitelná aplikace časového rozvrhu, která vám pomůže zaznamenávat celkovou pracovní dobu a zobrazovat stav vašich projektů v reálném čase, abyste mohli měřit produktivitu.
Vykazuje vynikající flexibilitu pro rozpočtování projektů, mzdy, fakturaci klientům, analýzu práce a další. TrackingTime je bezchybně kompatibilní s mnoha aplikacemi, jako jsou Todoist, Smartsheet, Trello, Microsoft Teams a další.
Bonusové tipy, jak dostat týmy na palubu pro sledování jejich času
- Nikdy nenechávejte zaměstnance ve tmě; být upřímní a vysvětlit jim předem, že potřebují sledovat čas a jeho přínosy pro ně i pro společnost.
- Udělejte to pro ně flexibilní a snadné, aby se necítily vyčerpané. Automatizujte proces pomocí snadno použitelného a intuitivního nástroje pro automatizaci procesu
- Navrhněte jasné pokyny bez zmatků nebo nepořádku, protože dokončení úkolů je důležité, ale ještě důležitější je jejich správné dokončení.
- Všichni v týmu se musí řídit stejnými pokyny; ať už jde o zaměstnance nebo manažera. Když vidí, jak manažeři sledují svůj čas, zaměstnanci to vnímají jako nevtíravé a berou to jako cennou praxi.
- Získejte zpětnou vazbu o tom, jaká byla pro ně celková zkušenost se sledováním času. Pochopte jejich bolestné body, pomozte jim a uvítejte návrhy, pokud dávají smysl.
Závěr
Řízení času není snadný úkol. Vyžaduje to odhodlání, vytrvalost a mít na mysli dosažitelný cíl. Pomocí softwaru pro sledování času můžete členům týmu trochu usnadnit práci, aby mohli být produktivnější a disciplinovanější, což se ukazuje jako výhodná situace pro všechny v týmu.