Sjednání schůzky, která vyhovuje všem zúčastněným, může být náročným úkolem. Naštěstí existují aplikace a webové nástroje pro plánování, které tento proces zjednodušují. Díky nim lze rychle najít společný časový úsek nebo sdílet svou dostupnost bez zbytečných komplikací. Tento článek představuje přehled nejlepších nástrojů pro organizaci setkání, které vám pomohou lépe koordinovat schůzky, a to jak v soukromém, tak i pracovním životě.
1. Doodle
Doodle nabízí jak bezplatné, tak i placené verze, které usnadňují plánování setkání. Tento nástroj se vyznačuje uživatelsky přívětivým prostředím a praktickými funkcemi, mezi které patří:
- Automatické rozpoznávání časových pásem.
- Propojení s kalendáři Google, Office 365 a Apple iCloud.
- Rozesílání navržených termínů schůzek k hlasování.
- Automatické zobrazení nejvhodnějšího času pro setkání na základě dostupnosti všech účastníků.
Pro vytvoření bezplatné ankety v Doodlu postupujte podle těchto kroků:
Při registraci si můžete vybrat jeden ze tří platebních plánů: bezplatný, profesionální a týmový. S Doodlem optimalizujete plánování a jednoduše naleznete vhodný čas pro setkání.
2. Kalendář Google
Kalendář Google je známý pro své intuitivní ovládání a přizpůsobitelné funkce, díky čemuž je jedním z nejlepších nástrojů pro organizaci schůzek. Jako součást rozsáhlé sady nástrojů Google se hladce propojuje s dalšími aplikacemi, jako je Gmail, a nabízí velkou míru flexibility. Umožňuje vytvářet sdílené kalendáře, sledovat dostupnost účastníků, monitorovat nepřítomnost a efektivně koordinovat termíny.
Chcete-li naplánovat setkání, musíte v aplikaci nebo na webu vytvořit skupinový kalendář. Zde je postup, jak začít:
Pokud hledáte snadno ovladatelnou aplikaci pro schůzky, Kalendář Google je skvělou volbou. V případě velkého množství naplánovaných setkání zvažte následující tipy, jak udržet Kalendář Google přehledný.
3. Calendly
Calendly je další výbornou možností s bezplatnými i placenými verzemi. Během nastavování schůzky se Calendly zeptá na preferované časové intervaly a poté je použije k určení vaší dostupnosti. Pozvaný si vybere termín prostřednictvím e-mailu, a po potvrzení se automaticky přidá do vašeho kalendáře.
Mezi další užitečné funkce Calendly patří:
- Propojení s kalendáři Google, Outlook, Microsoft Office a iCloud.
- Pauzy mezi setkáními pro zajištění dostatečného času.
- Automatická úprava časových rozdílů pro zjištění dostupnosti.
- Plánování individuálních schůzek.
- Sledování míry nedostavení se na každou schůzku.
Calendly nabízí komplexní řešení pro plánování s funkcemi navrženými pro zjednodušení procesu a zvýšení efektivity.
4. StrawPoll
StrawPoll je nástroj pro vytváření různých anket, který nevyžaduje registraci. Tvůrci si zakládají na jeho schopnosti rychle a efektivně plánovat setkání. StrawPoll je skvělou volbou pro rychlé online plánování, zejména když se jedná o schůzky s větším počtem lidí.
Se StrawPoll můžete:
- Nastavit konečné datum ankety a určit, kdo může po odeslání měnit hlasy.
- Rychle vybrat více časových úseků jediným kliknutím, což šetří čas při plánování.
- Zhlédnout ukázková videa, abyste se seznámili s fungováním stránky a vyzkoušeli si hlasování před vytvořením vlastní ankety. Například si můžete prohlédnout ukázku ankety StrawPoll, kde zaměstnanci vybírají termín firemní akce.
- Zobrazit finální výsledky v přehledné a snadno čitelné tabulce.
Pro zahájení jednoduše zvolte Vytvořit anketu ve StrawPoll a přidejte podrobnosti o schůzce; váš průzkum je poté hotový. V pokročilých nastaveních můžete také nastavit anketu jako soukromou s přímým odkazem, povolit odpovědi „pokud je to nutné“ a skrýt účastníky před ostatními.
5. Rally
Rally nabízí uživatelsky přívětivou platformu pro mobilní telefony, a to jak pro tvůrce, tak i pro účastníky. Tento bezplatný, open-source plánovač bez reklam nevyžaduje registraci a pro zajištění soukromí může běžet na vašem serveru.
Pro zahájení jednoduše zadejte údaje o schůzce, jako je název, místo, popis a datum. Přidejte časové intervaly (ideální pro týdenní zobrazení) nebo je ponechte na celý den (vhodné pro měsíční zobrazení), uveďte své jméno a e-mail pro získání přístupových údajů správce, a poté sdílejte odkaz s ostatními. Rally také umožňuje tvůrci ankety měnit detaily nebo možnosti, což umožňuje opakované hlasování bez nutnosti vytváření nového odkazu.
Jako účastník uvidíte tři možnosti odpovědí pro termíny schůzek: Ano (zelená), Pokud je to nutné (žlutá) a Ne (šedá). Po vyplnění všemi účastníky se výsledky zobrazí v jednoduché tabulce. Účastníci mohou také zanechat komentáře a přidat svá jména pro identifikaci bez nutnosti registrace. Pro zobrazení výsledků můžete exportovat všechna data do CSV souboru, což usnadňuje analýzu odpovědí v tabulkovém procesoru.
6. ZCal
ZCal si klade za cíl konkurovat Calendly, protože jeho tvůrci nabízí nejdůležitější funkce Calendly zdarma. Tvůrci také jasně uvedli, že platforma zůstane navždy 100% zdarma a bez reklam.
ZCal je kompatibilní s kalendáři Google i Microsoft. Při vytváření pozvánky v ZCal můžete přidat název, místo (nebo odkaz na videokonferenci), popis, úvodní fotografii a další.
Mezi další funkce ZCal patří:
- Možnost vytvářet různé typy schůzek, plánování jeden-na-jednoho, skupinové schůzky, kolo-kolo a ankety o schůzkách.
- Personalizace po registraci a vytvoření profilu. To zahrnuje napsání biografie a přidání odkazů na vaše účty na LinkedIn a Twitter.
- Možnost nahrát uvítací video na ZCal pro povzbuzení účastníků k účasti na schůzce.
Při výběru platformy zvažte preference svých pozvaných – někteří se mohou vyhýbat anketám vyžadujícím registraci, zatímco jiní ocení flexibilní funkce. S ohledem na to zjistíte, že tyto nástroje pro plánování usnadňují organizaci vašich schůzek.