Význam notářského ověření a jeho moderní podoba
Notářské ověření představuje často klíčový krok v důležitých životních situacích. Ať už se jedná o koupi nemovitosti, adopci dítěte, svatbu nebo sepsání závěti, notář vám může výrazně usnadnit administrativní proces. V dnešní době se navíc stále více prosazují online notářské služby, které nabízejí stejnou úroveň kvality jako osobní setkání, avšak s vyšší flexibilitou.
Podle nejnovějších údajů Národní notářské asociace působilo v USA v roce 2021 přes 4,4 milionu notářů. To ukazuje, jak významnou roli hrají notářské služby v každodenním životě. Vzhledem k rostoucí oblibě online služeb je však důležité najít spolehlivé a ověřené platformy. Proto jsme se zaměřili na důkladný průzkum trhu a vybrali ty nejlepší poskytovatele online notářských služeb. V našem hodnocení jsme brali v úvahu historii firem, jejich reputaci, použitou platformu, postupy a cenovou politiku.
Představíme vám osvědčené způsoby, jak získat notářsky ověřené dokumenty z pohodlí vašeho domova. Než se však pustíme do konkrétních nástrojů, projděme si základy a objasníme, co to vlastně e-notářský software je.
Co je to e-notářský software?
E-notářský software nabízí řešení pro veřejné notáře, právníky a další subjekty, které potřebují zabezpečeně podepisovat elektronické dokumenty. Je to klíčový nástroj pro všechny, kdo pracují s elektronickou dokumentací.
Tento software zvyšuje bezpečnost a uživatelskou přívětivost při notářském ověřování dokumentů. Usnadňuje identifikaci dokumentů, které vyžadují notářské ověření, a zároveň kontroluje, kdo má přístup k citlivým informacím. E-notářské služby se využívají pro širokou škálu dokumentů, včetně vlastnických listů, pojistných plnění a čestných prohlášení.
Použitím e-notářského softwaru lze ušetřit čas i peníze. Navíc se snižuje riziko poškození nebo úniku dat v důvěrných dokumentech. Některé systémy umožňují ověřování dokumentů na dálku prostřednictvím webových konferencí. E-notářský software často integruje funkce elektronického podpisu, správu smluv a webové konference, čímž optimalizuje celý proces.
Pro zařazení do kategorie e-notářského softwaru musí systém splňovat následující kritéria:
- Umožnit notářům a dalším stranám podepisovat dokumenty pomocí digitálního nebo elektronického podpisu.
- Zajistit autentizaci a další bezpečnostní opatření pro kontrolu identity.
- Generovat elektronickou pečeť a notářsky ověřený certifikát, který je platný pouze pro daného notáře.
- Zjednodušit vzdálené notářské ověření pomocí webových konferencí.
Výhody softwaru E-Notary
Mezi hlavní výhody e-notářského softwaru patří:
- Flexibilita a pohodlí: Není nutná osobní návštěva u notáře, což šetří čas i starosti s cestováním.
- Zvýšená bezpečnost: Digitální ověřování identity snižuje riziko podvodů.
- Úspora času: Digitální podpisy urychlují proces ověřování.
- Snadnější audit: Zvýšená bezpečnost a kontrola procesů díky zabudovaným bezpečnostním opatřením.
Díky online notářskému softwaru je proces ověřování důvěryhodných dokumentů rychlý a efektivní. Vzdálená elektronická notifikace umožňuje podepisovat dokumenty odkudkoli na světě, což vám dává konkurenční výhodu.
Klíčové vlastnosti ideálního online notářského softwaru
Pro bezpečnou a spolehlivou online notarizaci je nezbytná kombinace vícefaktorové autentizace, analýzy pověření a dynamické autentizace založené na klíčích.
Při výběru softwaru je důležité zvážit:
- Zda notáři provádějí patřičné kontroly.
- Zda software splňuje pravidla HIPAA (ochrana zdravotních údajů).
- Zda jsou všichni notáři řádně pověřeni a mají oprávnění provádět vzdálené notářské úkony.
Notářské nástroje by měly být schopny zodpovědět všechny tyto otázky a zajistit tak maximální bezpečnost a soulad s předpisy. Online notářské služby jsou dostupné 24/7, což urychluje obchodní procesy a snižuje čas potřebný pro manuální ověřování dokumentů.
Zákazníci nahrávají elektronický dokument, prokážou svou totožnost pomocí průkazu totožnosti s fotografií a následně se spojí s licencovaným notářem prostřednictvím zabezpečeného video připojení. Po ověření si stáhnou notářsky ověřený dokument. Výběr správného online notářského softwaru je klíčový pro zajištění snadného a bezpečného ověřování dokumentů.
Přehled vybraných poskytovatelů online notářských služeb
PandaDoc Notary
S PandaDoc Notary je notářské ověření stejně jednoduché jako elektronický podpis. Tato služba je ideální pro situace, kdy osobní setkání není možné. PandaDoc Notary umožňuje firmám přesunout celý proces ověřování online, což šetří čas i peníze. Nabízí kompletní řešení pro notářské ověření od začátku do konce.
PandaDoc Notary používá špičkové šifrování a zabezpečení, které chrání vaše dokumenty před neoprávněným přístupem. Zajišťuje také ověření totožnosti podepisujícího a vede podrobný záznam notářských úkonů. Tím se minimalizuje riziko podvodů a zajišťuje se právní vymahatelnost dokumentů.
Secured Signing
Secured Signing je bezpečný a spolehlivý nástroj pro elektronické podepisování, který si cení rychlosti a intuitivního ovládání. Nabízí pokročilé funkce pro zabezpečení dokumentů, podpisů a operací. Digitální podpisy generované tímto nástrojem jsou ověřeny časovým razítkem a splňují vysoké bezpečnostní standardy.
Secured Signing šetří čas zákazníkům i zaměstnancům, protože eliminuje potřebu skenování a ztrácení papírových dokumentů. Díky plně adaptabilnímu tvůrci formulářů zjednodušuje digitální procesy. Zabezpečení je posíleno ověřením totožnosti podepisujícího, integritou dokumentu, časovým razítkem podpisu a ochranou dat. Tým Secured Signing neustále pracuje na inovacích a zlepšování platformy.
DocuSign
DocuSign je cloudová služba pro elektronické podpisy, která umožňuje firmám všech velikostí komunikovat, podepisovat a spravovat smlouvy z libovolného zařízení. Důvěřuje jí více než 250 000 společností ve 188 zemích. Uživatelé mohou podepisovat různé dokumenty a odesílat je e-mailem. Služba podporuje více jazyků a má mobilní aplikaci pro Android, iOS a Windows.
DocuSign eNotary digitalizuje notářský proces a umožňuje notáři podepsat elektronický dokument jako osobního svědka. Nabízí 30denní bezplatnou zkušební verzi. Cena osobního plánu začíná na 10 USD měsíčně na uživatele, standardní plán na 25 USD a prémiový plán na 40 USD měsíčně.
SigNiX
Software Remote Online Notarization (RON) od SIGNiX nabízí bezpečnější alternativu k tradičnímu ověřování dokumentů. Používá šifrované digitální dokumenty, které nelze pozměnit. SigNiX umožňuje ověřovat totožnost, vytvářet digitální podpisy, nahrávat videa, vytvářet kopie ověřených dokumentů a vést bezpečný elektronický deník.
Cloudové řešení RON nevyžaduje speciální vybavení a notářské ověření je možné provést z jakéhokoli zařízení s webovým prohlížečem. Vzhledem k tomu, že eNotaryDoX používá platformu digitálního podpisu SIGNiX, každý podpis, včetně samotného finálního dokumentu, je kryptograficky zabezpečen, což znemožňuje neoprávněnou manipulaci.
Legitify
Legitify umožňuje zákazníkům nechat si notářsky ověřit dokumenty online, vzdáleně a odkudkoli. Využívá umělou inteligenci a audio-video autentizaci, což šetří čas a náklady spojené s fyzickou návštěvou notáře. V současné době nabízí pouze průběžnou platbu ve výši 35 EUR za notářskou relaci, ale brzy plánuje zavést předplatné.
S Legitify můžete nahrát dokument, domluvit si schůzku, setkat se s notářem online a nechat si dokument ověřit během jedné relace. Platforma zaručuje bezpečnost celého procesu a dodržování nejvyšších bezpečnostních standardů.
LMI Notary
LMI Notary Service se spojila s Notary Hub a nabízí software RON potřebný pro online notářské ověřování dokumentů. Kromě softwaru poskytují i školení, potřebné dokumenty a přístup k online vzdálenému notáři. Nabízejí také pojištění notářských chyb a opomenutí. LMI Notary Service je aktivní v několika státech USA.
LMI Notary Service nabízí také školení v oblasti dovedností pro notáře, včetně vzdáleného notářství. Působí v New Hampshire, Rhode Island, New Jersey, Maryland, Vermont, Massachusetts, Connecticut, Delaware a District of Columbia.
Závěr
Zřízení účtu pro e-notáře je jednoduché. Pokud si nejste jisti, zda váš stát umožňuje notářům provádět elektronické nebo vzdálené online notářské úkony, můžete se informovat na webových stránkách daného státu a ověřit jejich provizní sazby. S rostoucím počtem dostupných poskytovatelů služeb je výběr ideálního řešení klíčový.
Můžete také prozkoumat další dostupné možnosti právních dokumentů pro malé a střední podniky.