Používáte-li Microsoft Planner, pravděpodobně jste si všimli, že skrývá více možností, než se zdá na první pohled. V tomto článku vám představíme několik užitečných funkcí, tipů a triků, které vám pomohou povýšit vaše dovednosti v Planneru na mistrovskou úroveň.
Využití emotikonů v názvech úkolů
Slova jsou sice důležitá, ale někdy je vhodnější použít emotikony. Můžete je vkládat kamkoli do úkolu, ale nejvíce se hodí do názvu, kde okamžitě upoutají pozornost.
Chcete-li zobrazit nabídku emotikonů, stiskněte klávesu Windows + tečka (.) na Windows, nebo Command+Control+Space na Macu. Následně si vyberte požadovaný emotikon.
Použití emotikonů se hodí zejména u opakujících se úkolů nebo úkolů určitého typu. Na první pohled tak rozeznáte, o jaký úkol jde, aniž byste museli číst celý text.
Emotikony lze rovněž použít v názvech kategorií (bucketů), což oceníte zejména v plánech s konkrétními kategoriemi jako grafický design, komunikace, testování a další. Díky emotikonám bude na první pohled jasné, co která kategorie představuje.
Ať už emotikony využijete jakkoli, přidejte je do názvů pro lepší přehlednost a vizuální odlišení.
Zobrazení příloh, kontrolních seznamů a poznámek na kartách
Emotikony sice napoví, o jaký úkol se jedná, ale neukazují, jak postupuje nebo co je potřeba udělat. K tomu slouží zobrazení příloh, kontrolních seznamů a poznámek přímo na kartě úkolu.
Libovolnou přílohu, kontrolní seznam nebo poznámku, kterou jste k úkolu přidali, můžete zobrazit na kartě úkolu. Díky tomu budete mít snadnější přehled o postupu prací.
Otevřete detail úkolu a u vybraného prvku (příloha, kontrolní seznam nebo poznámka) zvolte možnost „Zobrazit na kartě“.
Zobrazit na kartě můžete vždy jen jeden z těchto tří prvků, ale kdykoli můžete svou volbu změnit. Vybraný prvek bude vždy viditelný přímo na kartě úkolu.
Kopírování úkolů a celých plánů
Potřebujete znovu vytvořit existující úkol? Místo opětovného ručního vytváření, jej jednoduše zkopírujte.
Otevřete úkol, který chcete zkopírovat, klikněte na ikonu se třemi tečkami v pravém horním rohu a zvolte „Kopírovat úlohu“.
Vyberte, které prvky úkolu chcete zkopírovat, a klikněte na „Kopírovat“.
Nyní máte k dispozici kopii, kterou můžete použít k vytvoření nových úkolů. Je to ideální pro situace, kdy potřebujete přidělit podobné úkoly různým lidem. Například se může jednat o úkol se stejnými instrukcemi, jako je organizace individuální schůzky s nadřízeným, nebo o úkol, který každý den dělá jiná osoba.
Pokud opakovaně používáte celou sadu podobných úkolů – například sadu úkolů, které děláte pro každý projekt, nebo pevný seznam týdenních úkolů – můžete zkopírovat celý plán.
Klikněte na ikonu nabídky se třemi tečkami v horní části plánu a vyberte možnost „Kopírovat plán“.
Nový plán bude mít stejný název jako původní, ale s předponou „Kopie“. Změňte název na požadovaný, zvolte, zda bude plán veřejně dostupný pro všechny ve vaší organizaci a klikněte na „Kopírovat plán“.
Po několika sekundách se nový plán objeví v sekci „Nedávné plány“ na postranním panelu.
Kopírování nezahrnuje:
Popis plánu
Členy plánu
Stav oblíbeného plánu
Přílohy úkolů
Přiřazení úkolů
Průběh úkolu
Termíny úkolů
Komentáře a aktivitu úkolů
Tato funkce se skvěle hodí pro vytváření plánů šablon, u kterých potřebujete pravidelně vytvářet nové verze.
Přetahování úkolů mezi segmenty pro jejich úpravu
Standardně jsou úkoly seskupeny do kategorií, které používáte: Úkoly, Probíhá, Hotovo nebo jakékoli jiné, které jste si vytvořili. Planner nabízí i možnost seskupovat úkoly podle dalších kritérií, jako je datum dokončení, odpovědná osoba, priorita a další.
O seskupování do kategorií jsme již mluvili. Zde je rychlá rekapitulace.
Pokud chcete změnit způsob seskupení, klikněte na tlačítko „Seskupit podle segmentu“ v pravém horním rohu rozhraní Microsoft Planner.
Vyberte jinou vlastnost, podle které chcete úkoly seskupit. Úkoly se automaticky přeuspořádají. Pokud například zvolíte možnost „Priorita“, úkoly se seskupí do kategorií s vysokou, střední a nízkou prioritou.
Vlastnosti úkolů můžete měnit přetažením mezi segmenty. Začali jste testovat a našli jste problémy? Žádný problém. Seskupte úkoly podle „Průběhu“ a přetáhněte testované úkoly zpět do sloupce „Probíhá“. Poté seskupte úkoly podle „Přiřazení“ a přetáhněte je do skupin odpovědných osob, které potřebují problémy vyřešit, nebo do skupiny „Nepřiřazeno“, pokud si je může vyzvednout kdokoli.
Tento postup je mnohem rychlejší a intuitivnější, než otevírat každý úkol a ručně upravovat každé pole.
Úpravy úkolů v zobrazení Plán
Chcete-li zobrazit úkoly seřazené podle termínu, klikněte na možnost „Plán“ v horní části plánu.
Zobrazí se kalendář se všemi vašimi úkoly. Můžete přidávat nové úkoly, přetahovat úkoly do různých dnů, přidělovat jim nové termíny nebo přesunout úkoly z kalendáře a zcela odstranit termín splnění.
Ve výchozím nastavení se zobrazuje aktuální měsíc, ale můžete kliknout na tlačítko „Týden“ a zobrazit týdenní zobrazení.
Zobrazení Plán je nejlepším způsobem, jak získat celkový přehled o všech úkolech v Planneru. Je mnohem snazší pochopit své pracovní vytížení, když ho vidíte vizuálně.
Ať už prohlížíte týdenní nebo měsíční zobrazení, můžete přetáhnout libovolný úkol do nového data a změnit tak jeho termín dokončení.
Úkol můžete také přetáhnout ze seznamu „Neplánované úkoly“ do kalendáře a přidělit mu tak termín splnění.
A naopak, úkol můžete přetáhnout z kalendáře do seznamu „Neplánované úkoly“ a odstranit tak jeho termín splnění.
Nové úkoly můžete přidávat kliknutím na tlačítko „Přidat úkol“ nebo kliknutím na znaménko plus (+) v libovolném datu, čímž se automaticky nastaví datum dokončení na daný den.
Zobrazení Plán vám poskytne jiný pohled na úkoly a intuitivní přehled o tom, kolik práce vás čeká.
Zobrazení všech příloh v úložišti souborů Planneru
Časem může plán obsahovat velké množství příloh, ať už jde o obrázky, dokumenty, tabulky nebo cokoliv jiného. Pokud chcete nějakou přílohu znovu najít, můžete ji vyhledat v úložišti souborů.
Klikněte na ikonu nabídky se třemi tečkami v horní části plánu a vyberte možnost „Soubory“.
Otevře se nová karta v prohlížeči, která zobrazuje web SharePoint, kde jsou uloženy všechny soubory z vašich úkolů.
Můžete zde soubory přidávat, upravovat i odstraňovat. Mějte na paměti, že pokud soubor odsud odstraníte, bude smazán i z vašeho plánu. Pokud ale potřebujete rychle najít nějakou přílohu mezi velkým množstvím souborů v úkolech, toto je ten správný postup.
S těmito tipy a triky jste na dobré cestě k tomu, abyste se stali mistrem v používání Microsoft Planneru.