6 Workplace Chat Software, který můžete použít k rozhovoru se svým týmem

Je nepopiratelné, že komunikace představuje základní kámen každého podnikání. V současné době, kdy je práce na dálku stále běžnější a kolegové jsou od sebe vzdáleni, je nezbytné věnovat komunikaci zvýšenou pozornost.

Aplikace pro chat na pracovišti se stávají nezbytností nejen pro týmy pracující vzdáleně, ale i pro firmy s kancelářským prostorem. Umožňují efektivnější komunikaci díky svým výhodám a rozmanitým funkcím. Tyto chatovací aplikace zjednodušují interakci a pomáhají budovat zdravou pracovní atmosféru mezi členy týmu.

Co je to software pro pracovní chat? 💻

Chatovací platformy pro pracoviště nahradily e-mail jako hlavní způsob komunikace. Tyto aplikace jdou nad rámec běžných e-mailů a umožňují členům týmu efektivněji spolupracovat, diskutovat o projektech a generovat inovativní řešení. Nástroje pro komunikaci na pracovišti nabízejí řadu funkcí, jako jsou soukromé a skupinové konverzace, hlasové a videohovory, a mnoho dalších nástrojů pro zvýšení produktivity.

Podívejme se na hlavní přínosy využití softwaru pro pracovní chat ve vaší firmě:

Zdroj obrázku: Unsplash

Vylepšená komunikace

Jednou z klíčových výhod je bezproblémová komunikace mezi členy týmu bez ohledu na jejich fyzickou lokaci. Umožňuje výměnu zpráv, diskuse o nápadech, a účast na videohovorech i na dálku.

Zjednodušený pracovní postup

Komunikační nástroje pro pracoviště pomáhají týmům organizovat pracovní postupy a zlepšovat efektivitu celé organizace. Umožňují plánovat denní schůzky, definovat úkoly a okamžitě získávat zpětnou vazbu.

Účast zaměstnanců

Chatovací software nejen optimalizuje pracovní procesy a usnadňuje komunikaci, ale také aktivně zapojuje zaměstnance do týmových aktivit, což vede ke zvýšení celkové produktivity.

Udržujte si přehled

Neznalost aktuálního dění a zapomínání na úkoly jsou běžné problémy v kancelářském prostředí. S chatovacími aplikacemi se však tyto problémy eliminují. Týmové komunikační platformy udržují vše organizované a poskytují aktuální informace o probíhajících projektech a úkolech.

Šetří čas ⏳

Sledování času je zásadní při spolupráci na úkolech. Komunikační aplikace pro pracoviště šetří čas, který by byl jinak strávený cestováním a osobními diskusemi. Tím se snižuje úsilí a zbytečné výdaje.

Budování týmových vztahů 👨‍💻

Pro úspěšnou spolupráci je klíčové vybudovat zdravé pracovní vztahy. Používání komunikačního softwaru pro spolupráci na projektech a úkolech posiluje vztahy a podporuje vytváření nových myšlenek.

V této příručce jsme sestavili přehled nejlepšího dostupného softwaru pro pracovní chat, který může posunout firemní komunikaci na vyšší úroveň. Zajímavostí těchto platforem je, že pro menší týmy nabízejí bezplatné tarify.

Workplace

Workplace Chat je komunikační platforma pro podniky, která umožňuje propojit členy týmu pracující na dálku jednoduchým a bezpečným způsobem. Vlastní ji společnost Meta a nabízí funkce jako chat, videohovory, příspěvky, zpravodajství a skupiny pro sdílení všech informací souvisejících s podnikáním.

Workplace Chat lze jednoduše integrovat s firemními nástroji a vytvořit tak bezpečné a produktivní prostředí pro sdílení znalostí a budování pracovních komunit. Tento software umožňuje interakci týmu prostřednictvím komentářů, reakcí a rychlých zpráv v reálném čase. Podpora pracovní kultury a propojení se spolupracovníky z jakéhokoli místa na světě je s ním velmi snadné.

Workplace by Meta umožňuje vytvářet prostory pro spolupráci, známé jako skupiny. Tyto skupiny pomáhají spravovat projekty, přidělovat úkoly, poskytovat zpětnou vazbu, sdílet aktualizace, zmiňovat kolegy a bezpečně sdílet soubory bez omezení úložiště. Skupiny lze nastavit jako soukromé, veřejné nebo tajné a je možné vytvářet skupiny i se členy z více společností. Správci skupin mohou omezit přístup členů týmu, aby zajistili přístup pouze oprávněným osobám.

Aplikaci Workplace Chat lze integrovat s více než 50 firemními nástroji, zejména s Office 365, Google Workspace a ServiceNow. Je také možné navrhnout vlastní integrace pro propojení chatu s jakýmkoli jiným nástrojem vaší společnosti. Společnost klade důraz na ochranu důvěrných informací uživatelů.

Mezi klíčové funkce Workplace Chat od společnosti Meta patří:

  • Funkce živého videa a hlasových hovorů slouží jako komunikační nástroj pro vysílání firemních událostí a informací, čímž posilují týmového ducha.
  • Knihovna znalostí umožňuje vytvářet, ukládat a sdílet firemní dokumenty v chatovací aplikaci. Díky tomu jsou všechny informace lépe organizované a snadno dostupné na PC i chytrých telefonech.
  • Skupiny na pracovišti umožňují efektivní komunikaci a spolupráci s týmem na růstu firemní kultury.
  • Informační kanál založený na ML zobrazuje personalizované, relevantní a prioritní informace, které vám pomohou udržet soustředění a produktivitu.

Workplace od Meta je nezávislý na platformě a lze jej používat na stolních i mobilních zařízeních, takže budete mít přehled odkudkoli. Cena Workplace Chatu začíná na 4,00 USD měsíčně; k dispozici je také 30denní zkušební doba pro otestování softwaru před nákupem.

Chatwork

Chatwork nabízí týmům nový a efektivní způsob práce. Pro každý týmový projekt existují chatovací místnosti, které udržují konverzace o jednotlivých projektech uspořádané a oddělené. Všichni členové týmu tak mají přehled o postupu, detailech a rozhodnutích a mohou se zapojit v reálném čase.

Chatwork nabízí následující funkce, které členům týmu umožňují synchronizovat práci a efektivně spolupracovat:

Správa chatu

  • Sekce Můj chat slouží k zapisování důležitých poznámek.
  • Přímý chat s kterýmkoli členem týmu.
  • Vytvoření samostatné skupiny pro každý projekt ve skupinové chatovací místnosti.
  • Vyhledávání starých zpráv pomocí klíčových slov.

Správa úkolů

  • Vytváření a přidělování úkolů kolegům, aby si každý byl vědom svých povinností.
  • Sledování průběhu úkolu a termínů dokončení.
  • Označení úkolu jako dokončeného, což automaticky upozorní manažera.

Sdílení souborů

  • Sdílení souborů různých formátů, jako jsou Word, Excel a obrázky.
  • Prohlížení nahraných souborů v prohlížeči před jejich stažením.
  • Stahování souborů, které sdílí kolegové.

Videohovor

  • Organizování videohovorů se členy skupiny.
  • Komunikace se členy skupiny tváří v tvář.
  • Snadné sdílení obrazovky s ostatními účastníky videohovoru.
  • Sdílení obrázků ve videohovorech přes chytré telefony.

Správa kontaktů

  • Pozvání kolegů, aby se připojili k firemnímu chatu.
  • Přijímání nebo odmítání žádostí o připojení.
  • Vyhledávání kolegů podle Chatwork ID nebo e-mailu.

Správa oznámení

  • Povolení prohlížeči, aby vás upozornil na aktivitu v Chatwork.
  • Zapnutí nebo vypnutí zvuků upozornění.
  • Nastavení Chatwork tak, aby vás upozornil, když obdržíte e-mail.

Správa uživatelů

  • Přidávání nových členů do skupiny (počet uživatelů závisí na předplatném).
  • Kategorizace a kontrola členů.
  • Aktualizace uživatelských údajů, například hesla.

Správa profilu

  • Přidání avatara nebo profilové fotografie.
  • Přidání titulní fotografie, která se zobrazí v profilu.

Přizpůsobení Chatwork ID

  • Přidání kontaktních údajů, jako je e-mailová adresa a telefonní číslo.

Chatwork nabízí bezplatnou verzi, která však má omezené funkce. Pokud chce vaše společnost přejít na prémiovou verzi, bude to stát 5 USD za uživatele a měsíc při roční fakturaci.

Microsoft Teams

Teams je oblíbené pracovní prostředí od společnosti Microsoft pro spolupráci v rámci sady Office 365. Organizace si cení Microsoft Teams pro jeho klíčovou roli při zefektivňování konverzací, spolupráce, videohovorů a sdílení dokumentů s cílem zvýšit komunikaci a produktivitu zaměstnanců.

Ačkoli je Microsoft Teams známý především pro své možnosti videokonferencí, segment Skupinového chatu je stejně významný. Efektivně nahradil e-mail jako prostředek komunikace, zejména mezi členy týmu pracujícími na dálku.

Microsoft Teams Group Chat kromě interakce umožňuje integraci s dalšími firemními aplikacemi. Zaměstnanci se tak cítí, jako by pracovali virtuálně v kanceláři. Teams Group Chat je dostupný jako součást základního desktopového klienta Microsoft Teams, webového klienta a mobilní aplikace. K Microsoft Teams máte přístup z jakéhokoli operačního systému: iOS, macOS, Windows nebo Android. Microsoft Teams je také dostupný jako rozšíření prohlížeče, které lze přidat do vašeho oblíbeného prohlížeče.

Teams Group Chat nabízí mnoho funkcí a obsahuje všechny nástroje běžné v aplikacích pro obchodní chat. Ať už se jedná o emotikony, GIFy, formátování textu, zmínky, odpovědi na vlákna nebo sdílení souborů. Uživatelé mohou snadno přepnout z rychlých zpráv na videohovory kliknutím na ikonu. Dále je možné ztlumit diskuse, abyste přestali dostávat upozornění, a dokonce si připnout důležité konverzace.

Další funkce:

  • Upozornění, když vás někdo označí nebo na vás upozorní.
  • Sdílení souborů s kolegy a přístup k souborům, které sdílejí oni.
  • Funkce vyhledávání v konverzacích umožňuje vyhledávání pomocí klíčových slov.
  • Kromě rychlých zpráv lze nastavit i zvukový hovor pro komunikaci se členy týmu.
  • Microsoft Teams lze integrovat s dalšími firemními nástroji.
  • Možnost stáhnout si Teams jako doplněk k předplatnému nebo specifickým službám, jako je Outlook 365.

Microsoft Teams je součástí Office Suite 365. Bezplatná verze nabízí omezený úložný prostor a další omezení. Microsoft Teams Essentials poskytuje další funkce a stojí 4,00 USD na uživatele měsíčně. Microsoft 365 Business Basic začíná na 5,00 USD na uživatele a měsíc.

Google Chat

Google Chat je software pro firemní komunikaci, který je součástí Google Workspace. Umožňuje členům týmů a organizací efektivně spolupracovat na projektech a úkolech. Google Chat funguje jako centralizované centrum, kde mohou členové týmu a manažeři vytvářet virtuální chatovací místnosti, konfigurovat vlákna chatu, sledovat průběh úkolů a koordinovat další kroky.

Každá chatovací místnost má samostatné možnosti pro chatování, sdílení souborů a přidělování a dokončování úkolů. To umožňuje snadný přístup k souborům sdíleným vámi i vašimi kolegy. Můžete také přidělovat úkoly ostatním a prohlížet si úkoly, které vám byly v místnosti přiděleny. Dále máte k dispozici tlačítka pro nahrávání příloh, vkládání emodži a animovaných GIFů a nastavení videohovorů přes Google Meet.

Google Chat podporuje přímé zprávy i skupinové konverzace. Zaměstnanci mohou povolit upozornění, aby dostávali informace o sdílených souborech, odkazech a komentářích v Dokumentech, Tabulkách nebo Prezentacích Google. Firmy mohou snadno synchronizovat chatovací aplikaci s Kalendářem Google, což usnadňuje plánování schůzek podle dostupnosti členů týmu. Google Chat dodržuje nařízení GDPR, HIPAA, ISO a AICPA a nabízí nastavení dvoufaktorového ověření pro zvýšení zabezpečení.

Google Chat disponuje API podporou, díky které se integruje s aplikacemi GSuite a dalšími nástroji a aplikacemi třetích stran. Platforma také podporuje funkci vyhledávání v konverzacích, která umožňuje uživatelům rychle dohledávat staré zprávy a sdílené soubory.

Google Chat je nezávislý na platformě a je dostupný na Windows, Mac, chytrých telefonech s Androidem a iPhonech prostřednictvím webového klienta a samostatné aplikace. Pro přístup ke Google Chatu potřebujete účet Google Workspace.

Účet Workspace je již dostupný pro uživatele, kteří mají účet Gmail. Google Chat je součástí Google Workspace a lze ho používat i s bezplatným účtem Google Workspace. Můžete však upgradovat na prémiovou verzi Google Workspace za 6 USD na uživatele měsíčně a získat přístup k dalším funkcím.

Slack

Slack je oblíbená aplikace pro zasílání zpráv a komunikaci na pracovišti, která pomáhá společnostem zlepšit komunikaci a spolupráci mezi členy týmu a poskytuje jim přístup k firemním nástrojům bez ohledu na jejich aktuální polohu a pracovní režim. Podporuje kanály, které sdružují členy týmu podle projektu, oddělení, umístění kanceláře a dalších kritérií. Uživatelé tak mají snadný přehled o tématech, která je zajímají.

Všichni mají přístup k veřejným kanálům, takže všechny týmy vědí, na čem ostatní týmy pracují. Noví zaměstnanci se tak mohou rychle zapojit do práce místo čekání na individuální školení.

Slack také podporuje otevřené diskuse, soukromé skupiny, přímé zasílání zpráv, archivaci zpráv, sdílení souborů a pokročilé vyhledávání v kontextu. Může se synchronizovat s dalšími firemními nástroji a službami, a tak centralizovat oznámení, soubory a další data na jednom místě. Odpadá tak nutnost neustálého přepínání mezi kartami a řídicími panely, pamatování si přihlašovacích údajů pro různé platformy a neustálé střídání různých pracovních nástrojů.

Slack je navržen pro integraci s nástroji jako MailChimp, Dropbox a Google Drive, což vám pomůže pracovat efektivně a činit informovaná rozhodnutí. Automaticky indexuje a archivuje vše, což pomáhá společnostem budovat rozsáhlou znalostní bázi bez jakéhokoli úsilí. Kromě těchto funkcí, které jsou běžné pro všechny platformy pro zasílání zpráv na pracovišti, se Slack odlišuje svými třemi unikátními vlastnostmi:

  • Plánování odeslání: Slack umožňuje naplánovat odeslání zpráv na určitý čas v budoucnosti místo okamžitého odeslání.
  • Slack Huddles: Tato funkce umožňuje komukoli z týmu rychle pozvat ostatní z kanálu nebo skupiny k audio nebo video hovoru. Hodí se pro rychlou ústní komunikaci.
  • Slack Connect DMs: Slack Connect DMs je součástí prémiových účtů a umožňuje pozvat k přímé konverzaci uživatele, kteří nejsou součástí skupiny.

Bezplatná verze nabízí pouze základní funkce. Verze Pro za 2,67 USD na uživatele poskytuje pokročilé funkce pro malé týmy a verze Business+ za 5 USD na uživatele pomáhá s dalším rozvojem podnikání. Slack nabízí také verzi Enterprise vhodnou pro velké společnosti, které vyžadují pokročilejší funkce.

Mattermost

Mattermost je komplexní komunikační řešení, které umožňuje vývojářům spolupracovat bez ohrožení bezpečnosti. Zahrnuje tři klíčové platformy:

  • Kanály – Umožňuje týmu komunikovat a být ve spojení individuálně i prostřednictvím skupinových zpráv.
  • Příručky – Umožňuje firmám sestavovat a nastavovat procesy pro dosažení očekávaných výsledků.
  • Boards – Mattermost zahrnuje struktury Kanban Boards, které usnadňují řízení projektů a úkolů, a pomáhají tak dosahovat klíčových milníků.

Platforma pro spolupráci Mattermost založená na kanálech pomáhá propojovat zaměstnance, procesy a všechny firemní nástroje na jednom místě. Tato unikátní open-source aplikace pro zasílání zpráv je nezávislá na platformě a je dostupná jako aplikace v prohlížeči, klient pro stolní počítače a mobilní aplikace.

Kanálová platforma Mattermost obsahuje rozsáhlé funkce, jako je podávání zpráv o dodržování předpisů, archivace chatů a vyhledávání zpráv. Mattermost také nabízí soukromé/skupinové chaty, sdílení souborů a odkazů, vlastní emotikony, podporu více jazyků, příkazy lomítko, prohledávatelnou historii zpráv, webhooky a mnoho dalšího.

Tyto funkce dělají z Mattermost významnou platformu pro firemní komunikaci, která umožňuje bezproblémovou interakci mezi členy týmu bez zbytečných problémů a nejasností.

Kromě těchto funkcí nabízí edice Enterprise několik dalších funkcí, jako je jednotné přihlášení (SSO), pokročilá oprávnění a vícefaktorové ověřování (MFA), funkce pro sledování výkonu, zprávy o shodě, vlastní branding a možnosti firemního vyhledávání.
Další výhody tohoto kanálu pro produktivní komunikaci jsou:

  • Mattermost splňuje všechny bezpečnostní požadavky organizací a poskytuje maximální možnou kontrolu nad citlivými daty společnosti.
  • Je vysoce rozšiřitelný a kompatibilní s celou řadou aplikací a integrací třetích stran.
  • Podporuje formátování RTF a zvýrazňování syntaxe kódu pro usnadnění komunikace mezi vývojáři.
  • Integrované hlasové/videokonference umožňují okamžitě přejít do režimu osobního připojení jedním kliknutím.

Starter verze Mattermost je k dispozici zdarma a je vhodná pro menší týmy s omezenými požadavky. Pro pokročilejší funkce je k dispozici profesionální verze za 10 USD na uživatele měsíčně. Cenu edice Enterprise je nutné vyžádat individuálně.

Mattermost je také dostupný jako samostatně hostované řešení, což znamená, že jej můžete nasadit na svůj preferovaný cloudový server nebo si jej připravit s Kamatera za pouhých 6 dolarů měsíčně.

Závěrem

Doufáme, že jste se seznámili s nejlepším softwarem pro chat, který může zlepšit komunikaci a spolupráci mezi členy týmu vaší společnosti, zejména u těch, kteří pracují na dálku. Ať už zvolíte jakýkoli chatovací software, spolupráce mezi členy týmu ve vzdáleném pracovním prostředí se zaručeně zlepší.