Nástroje určené k pročištění e-mailové schránky představují značný přínos pro zaměstnance i firmy, neboť zefektivňují pracovní procesy. Umožňují totiž snížit čas, který je jinak stráven mazáním zahlcené doručené pošty.
Věděli jste, že dle několika studií průměrný zaměstnanec stráví 28 % svého pracovního dne vyřizováním e-mailů?
Práce s e-maily může být značně náročná, zvláště pokud nemáme zavedený systém jejich organizace a správy. V tomto článku se zaměříme na strategie dosažení takzvané nulové schránky a na efektivní způsoby práce s elektronickou poštou. Níže je uvedena tabulka s užitečnými nástroji, které vám pomohou udržet vaši e-mailovou schránku čistou a uspořádanou.
| Nástroj | Popis |
| SaneBox | Filtruje nepotřebné e-maily, automaticky třídí do složek a využívá umělou inteligenci pro rychlou správu. |
| Čistý e-mail | Nabízí organizovanou správu, blokuje nevyžádanou poštu a klade důraz na ochranu soukromí. |
| Nadlidský | Správa e-mailů s využitím umělé inteligence, včetně funkcí připomínek a sledování stavu. |
| Mailstrom | Umožňuje hromadné akce s e-maily, podporuje Google, Yahoo a Outlook. |
Proč je vyčištění schránky klíčem k vyšší produktivitě?
Efektivní správa e-mailů hraje zásadní roli při maximalizaci produktivity na pracovišti. S rostoucím trendem práce na dálku se Gmail stal preferovaným komunikačním nástrojem pro profesionální komunikaci, a proto je správná organizace e-mailů klíčová pro plynulý pracovní proces. E-maily, často obsahující důležité dokumenty a informace, by měly být zpracovávány denně nebo v pravidelných intervalech.
#1. Časová efektivita
Dobře spravovaná e-mailová schránka uvolňuje čas, který můžeme věnovat klíčovým pracovním úkolům. Nekonečný proud e-mailů nás často odvádí od priorit a přesun na Gmail k jejich zpracování, i když jen krátkodobé, zabere čas. Efektivní správa Gmailu usnadňuje vyhledávání důležitých zpráv a šetří tak čas. Díky tomu se k důležitým informacím dostaneme rychleji.
Přečtěte si také: Způsoby automatizace úloh v Gmailu pro zvýšení efektivity
#2. Vyšší ziskovost
Časová efektivita přímo ovlivňuje ziskovost podniku. Čím méně času trávíme organizací a tříděním e-mailů, tím více se můžeme věnovat činnostem generujícím zisk. Správa e-mailů, včetně pravidelné zálohy a třídění důležitých zpráv, je efektivní řešení pro prioritizaci klíčových úkolů.
#3. Zvýšení produktivity
Automatizace časově náročných úkolů pomocí softwaru uvolňuje ruce pro další důležité činnosti. Efektivní správa e-mailů také minimalizuje rozptylování blokováním zbytečných oznámení, což umožňuje soustředit se na prioritní práci bez přerušení.
#4. Rovnováha mezi pracovním a soukromým životem
Výhody efektivní správy e-mailů se promítají do lepší rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem. Úspora času, vyšší efektivita a produktivita v práci nám umožňují věnovat se po práci osobním zájmům a relaxaci. Oddělením osobních a pracovních e-mailů snižujeme zbytečné pracovní zatížení i doma.
Co je koncept nulové schránky a jaké jsou jeho výhody?
Koncept nulové schránky je přístup ke správě e-mailů, který usiluje o udržení téměř prázdné e-mailové schránky. Tuto strategii představil odborník na produktivitu Merlin Mann, který varuje před přetěžováním doručené pošty a jejím zaměňováním se seznamem úkolů.
Pro společnosti i jednotlivce je hromada e-mailů s tisíci zprávami velkým rozptylováním, které odvádí pozornost od důležité práce a může způsobit chaos. Merlin Mann navrhl pět zásad pro řešení tohoto problému:
- Některé e-maily jsou důležitější než jiné: Neměly by se zpracovávat všechny e-maily stejným způsobem. Je nutné reagovat jen na ty nejdůležitější a ostatní smazat. Je to sice efektivní způsob, jak šetřit čas, ale důležité je oddělit podstatné od méně důležitého.
- Čas je cenný: Nulová schránka je skvělým nástrojem pro efektivnější využití času. Je důležité si stanovit denní limit pro zpracování e-mailů a sledovat svůj pokrok. Tímto způsobem se zajistí, že se prvotně bude řešit nejdůležitější a naléhavá práce.
- Méně může být více: Koncept nulové schránky prokazuje, že na vyjádření významu v e-mailové odpovědi stačí méně slov. Dlouhé sáhodlouhé odpovědi jsou zbytečné.
- Osvobození od pocitu viny: Zahlcení e-maily je pochopitelné, ale pocit viny není řešením. Dle Manna se musíme zbavit pocitu viny, zaměřit se na úklid nepořádku a řešit ty důležité problémy jako první.
- Sebeklam nepročistí schránku: Především je nutné si uvědomit, v jaké situaci se nacházíme, a pokusit se ji řešit. I když je čas omezený, vyhýbání se řešení problému povede jen k hromadění e-mailů, které jsou už beztak zastaralé.
Přečtěte si také: Nejlepší software pro archivaci e-mailů pro budoucí audity a stahování
Výhody
Efektivní správa e-mailů a koncept nulové schránky šetří čas a přináší prokazatelné výhody pro firmy. Nulová schránka umožňuje soustředit se na nejdůležitější úkoly bez zbytečného rozptylování.
- Nulová schránka šetří čas tím, že nás učí efektivně zpracovávat e-maily. Když máme jasno v tom, co je potřeba řešit, je pravděpodobnější, že zareagujeme na klíčové úkoly bez zbytečného prodlení.
- Zlepšuje komunikaci se zúčastněnými stranami, neboť umožňuje okamžité reakce na příchozí e-maily. Respondenti tak nemusí čekat hodiny na odpověď.
- Koncepty nulové schránky pomáhají předcházet zmeškání důležitých úkolů, neboť prázdná schránka zobrazuje jako první nově příchozí e-maily. Tím se prioritizují e-maily, které si zaslouží pozornost, a zvyšuje se produktivita firmy.
Proč je důležité pravidelně čistit Gmail?
Pravidelné čištění e-mailové schránky je nezbytné pro zvýšení produktivity. V Gmailu se denně hromadí velké množství zpráv, včetně malwaru, spamu a reklamních sdělení. Tyto nechtěné e-maily je nutné odstraňovat, neboť snižují výkonnost schránky a zabírají cenné místo. Uspořádaná schránka je klíčem k produktivnímu dni a efektivnímu plnění úkolů.
- Snadné nalezení důležitých e-mailů: Uspořádaný Gmail je klíčový pro ochranu důležitých e-mailů. Umožňuje snadno a rychle vyhledávat potřebné zprávy. Spam a nevyžádané e-maily narušují produktivitu. Pravidelným čištěním schránky se můžeme soustředit na prioritní úkoly bez zbytečného rozptylování.
- Uvolnění úložného prostoru: Google nabízí 15 GB úložného prostoru, který je sdílený mezi Disk, Fotky a dalšími aplikacemi. Přeplněný prostor způsobuje zpomalení a nemožnost přijímat nové e-maily. Pravidelné čištění je nezbytné pro udržení schránky funkční a zajištění plynulého toku e-mailů.
- Odstranění nevyžádaných souborů: Gmail má složku Spam, kam se automaticky ukládají nevyžádané e-maily. Google je sice automaticky maže po 30 dnech, ale některé škodlivé e-maily se nás snaží kontaktovat i jinými kanály. Proto je nezbytné tyto zprávy mazat a blokovat. Důrazně doporučujeme odhlásit odběr nebo mazat nevyžádané zprávy, abychom předešli rozptylování a potenciálním rizikům.
- Udržení soustředění: Systematický pořádek zabraňuje mysli bloudit. Záplava e-mailů na začátku dne vyvolává stres. Systematická organizace naopak dává jasný podnět k akci a umožňuje se lépe soustředit.
Uspořádaná schránka je proto přímou cestou k produktivnímu startu do nového dne.
Jak efektivně vyčistit e-mailovou schránku v Gmailu?
E-maily lze filtrovat a odstraňovat podle různých kritérií, jako je kategorie, velikost, odesílatel, přečtené a nepřečtené zprávy. Zde je několik tipů pro hromadné mazání e-mailů:
#1. Hromadné smazání
Hromadné mazání je nejrychlejší způsob, jak vyčistit zahlcenou schránku, zejména pokud dochází k vyčerpání úložného prostoru. Google umožňuje odstranit mnoho nevyžádaných e-mailů, které zabírají místo, jako jsou spamy, propagační akce a další. Tento přístup šetří čas a odstraňuje nutnost mazat zprávy jednotlivě.
Postup hromadného odstranění e-mailů:
- Přihlaste se do Gmailu na mobilním zařízení, počítači nebo notebooku.
- Klikněte na políčko vlevo od tlačítka Obnovit.
- Zaškrtnutím políčka vyberete všechny e-maily.
- Klikněte na tlačítko Odstranit, které je znázorněno ikonou koše.
- Můžete také e-maily skrýt a přistupovat k nim později, a to pomocí tlačítka Archiv.
A je to! Velká část vaší schránky je nyní vyčištěna!
#2. Smazání podle kategorie
Gmail kategorizuje e-maily podle jejich využití, například sociální sítě, aktualizace, hlavní zprávy nebo reklamní sdělení. Umožňuje mazání specifických kategorií zpráv, a tím ušetřit čas, který by byl potřeba pro individuální vymazávání zpráv.
Postup smazání e-mailů v kategoriích:
- Klikněte na rozevírací nabídku vlevo; v dolní části se objeví seznam kategorií.
- Vyberte kategorii, kterou chcete odstranit, například Sociální sítě, Aktualizace, Fóra nebo Reklamy.
- Zaškrtněte políčko vlevo nahoře.
- Kliknutím na modrý text vyberete všechny e-maily.
- Klikněte na Odstranit nebo Archivovat.
Tímto způsobem můžete rychle vymazat aktualizace, spam a reklamní e-maily, aniž byste museli ztrácet čas jejich ručním odškrtáváním.
#3. Mazání podle časového období
Google umožňuje mazání e-mailů podle specifických časových období, což vám usnadní orientaci v doručené poště. Můžete si prohlédnout e-maily před nebo po určitém datu a smazat staré nevyžádané zprávy nebo nové zprávy, které v budoucnu nebudete potřebovat.
Postup hromadného mazání:
- Do vyhledávacího panelu Gmailu zadejte before:RRRR/MM/DD a vyberte e-maily před konkrétním datem.
- Do vyhledávacího panelu zadejte after:RRRR/MM/DD pro zobrazení e-mailů po konkrétním datu.
- E-maily zobrazené na obrazovce spadají do zvoleného časového období.
- Opět zaškrtněte políčko a vyberte všechny konverzace.
- Klikněte na Smazat nebo Archivovat.
Tato metoda je vhodná pro staré e-maily, které jsou nadbytečné a zabírají místo.
#4. Smazání zpráv od konkrétního odesílatele
Gmail usnadňuje mazání e-mailů od jednotlivých odesílatelů, což je užitečné zejména v případě, kdy je vaše doručená pošta zahlcena zprávami od jedné osoby, například od obchodníků.
Kroky k odstranění e-mailů od konkrétního odesílatele:
- Zaškrtněte políčko na levé straně pro smazání všech zpráv, nebo můžete vybrat konkrétní zprávy.
- Klikněte na Smazat nebo Archivovat.
Kdo by si pomyslel, že čistá schránka může přinést takový pocit zadostiučinění?
#5. Mazání přečtených/nepřečtených zpráv
Mazání přečtených nebo nepřečtených zpráv je efektivní způsob, jak občas vyčistit e-maily. Umožňuje smazat všechny přečtené zprávy nebo vyčistit doručenou poštu bez toho, abychom se na jednotlivé zprávy museli dívat.
Postup odstranění přečtených nebo nepřečtených e-mailů:
- Pro smazání přečtených nebo nepřečtených zpráv zadejte do vyhledávacího panelu is:read nebo is:unread.
- Stiskněte Enter a zaškrtněte políčko na levé straně.
- Postupujte podle kroků hromadného mazání, zaškrtněte políčko a vyberte všechny konverzace.
- Následně zvolte mezi smazáním nebo archivací.
Tato metoda se hodí pro otravné e-maily, které prostě nechcete otevírat!
#6. Mazání podle velikosti
Mazání e-mailů podle velikosti je nejlepší způsob, jak uvolnit omezený úložný prostor v Gmailu. Některé e-maily obsahují přílohy nebo velké soubory, které zabírají zbytečně mnoho místa, i když jsou již nepotřebné. Google umožňuje mazání e-mailů podle jejich velikosti, čímž odlehčí platformě.
Kroky k odstranění e-mailů na základě jejich velikosti:
- Klikněte na Nastavení na pravé straně vyhledávacího pole.
- Zobrazí se možnost výběru velikosti přílohy.
- Zadejte požadovanou velikost a vyberte „větší než“ nebo „menší než“.
- Vyberte e-mail a klikněte na Smazat.
Tímto způsobem můžete rychle uvolnit úložný prostor tím, že se zbavíte e-mailů, které ho zabírají nejvíce.
Zde je několik nástrojů, které považuji za velmi užitečné při efektivní správě e-mailů:
SaneBox
SaneBox je software pro správu e-mailů s automatizovaným asistentem. Odstraňuje nevyžádané e-maily z doručené pošty a umísťuje je do specifické složky, čímž šetří čas strávený tříděním zpráv.
Klíčové vlastnosti:
- Odstraňuje nevyžádané e-maily a umísťuje je do konkrétní složky.
- Disponuje složkou SaneBlackHole, kam můžete umístit odesílatele, od kterého nechcete dostávat další zprávy.
- Umožňuje vytvářet složky pro účtenky nebo rodinnou komunikaci, čímž usnadňuje orientaci v Gmailu.
- Nabízí složku SaneAttachment, která ukládá všechny e-mailové přílohy do cloudu a uvolňuje tak úložný prostor.
- Umožňuje naplánovat si přestávku od e-mailů pomocí funkce „Nerušit“ nebo odložit zprávu na později.
Díky pokročilé AI SaneBox zefektivňuje správu e-mailů a umožňuje zaměřit se na hlavní pracovní úkoly.
Čistý e-mail
Clean Email je organizovaný asistent pro správu e-mailů, který efektivně zpracovává zahlcené, nevyžádané a nepřečtené zprávy. Tento software, zaměřený na ochranu soukromí, vám dává plnou kontrolu nad vašimi e-maily. Filtruje a seskupuje e-mailové segmenty, což vám pomáhá identifikovat důležitou a spamovou poštu.
Klíčové vlastnosti:
- Umožňuje blokovat nevyžádané e-maily, včetně odhlášení odběru newsletterů.
- Disponuje funkcí ověřování, která blokuje e-maily od nechtěných a nových odesílatelů.
- Umožňuje snadno mazat velké množství e-mailů a doporučuje úklidové postupy na základě vašich zvyklostí.
- Software umožňuje vytvářet vlastní pravidla pro správu e-mailů. Uživatelé si mohou nastavit automatickou archivaci nebo označení zpráv ze sociálních sítí jako přečtené.
Email Assistant si snadno poradí s velkým množstvím e-mailů a poskytuje vám maximální ochranu soukromí.
Nadlidský
Nadlidský je software pro správu e-mailů s umělou inteligencí, který usnadňuje správu e-mailů v Gmailu a Outlooku. Software nabízí zabudované šablony pro rychlejší vytváření e-mailů. Umožňuje tak psát nejvhodnější fráze, odstavce nebo celé e-maily dle potřeby.
Klíčové vlastnosti:
- Umožňuje nastavit připomenutí odeslaných e-mailů, což vám pomáhá zvládat důležitou práci bez delegování.
- Umožňuje odložení e-mailů na konkrétní časové období, čímž se uvolní prostor pro soustředění se na jinou práci.
- Zobrazuje stav e-mailu, když je příjemce obdrží nebo přečte. Umožňuje sdílení stavu v týmu pro zlepšení efektivity.
- Umělá inteligence umožňuje automatické opravy psaní, včetně dalších znaků, chybějících znaků, nesprávné interpunkce a kapitalizace.
Software s umělou inteligencí zefektivňuje psaní e-mailů a šetří tak váš čas. Připomíná také e-maily, takže uživatel může plnit důležité úkoly.
Mailstrom
Mailstrom je software pro správu e-mailů, který podporují Google, Yahoo a Outlook. Je určen pro firmy všech typů a velikostí a umožňuje hromadně odesílat, mazat nebo archivovat e-maily jediným kliknutím.
Klíčové vlastnosti:
- Tento nástroj je poháněn lidskou inteligencí, která snadno identifikuje a seskupuje tisíce e-mailů.
- Chrání schránku před spamem a umožňuje blokovat nežádoucí odesílatele.
- Používá špičkový IMAP prostřednictvím šifrování OAuth2, což znamená, že software nikdy nezíská vaše heslo.
- Umožňuje odhlásit odběr newsletterů, aniž byste museli navštívit konkrétní webovou stránku.
Lidská inteligence odlišuje software Mailstrom od ostatních, protože e-maily vyhodnocuje z lidské perspektivy.
Závěrečná slova
Pravidelné čištění Gmailu je důležitým úkolem pro každého, ať už podnikatele, profesionála nebo běžného uživatele. Naše e-mailová schránka je často plná důležitých zpráv a úkolů, ale také nepořádku a nevyžádané pošty.
Uspořádaná doručená pošta podporuje pozitivní myšlení a pozitivně ovlivňuje produktivitu. Když je vaše schránka zahlcená množstvím e-mailů, je těžké se soustředit na to, co je opravdu důležité.
Pro dosažení optimálních výsledků by e-maily měly být čisté a bez zbytečných zpráv. Na internetu najdete různé softwary, které vám pomohou optimalizovat váš Gmail.
Některé z nich využívají umělou inteligenci, ale ze všech těchto aspektů je nejdůležitější bezpečnost. Gmail obsahuje soukromé e-maily, které s nikým nechceme sdílet, proto byl výběr softwaru proveden na základě jeho zabezpečení.
Nepoužíváte Gmail? Zde jsou další aplikace pro čištění pošty, které fungují také na Yahoo a Outlook!