Nástroje pro hlídání expirace představují pro organizace efektivní řešení, jak mít dokonalý přehled o blížících se termínech vypršení platnosti.
Tyto systémy usnadňují automatické monitorování konce platnosti různých klíčových dokumentů, které se týkají zaměstnanců, obchodních operací a dalších oblastí.
Mezi tyto dokumenty patří například pojistné smlouvy, licence, dohody, certifikáty zaměstnanců a podobné. Umožňují snadno řídit proces obnovování a nastavovat upozornění na blížící se expiraci. Firmy mohou také poskytnout zaměstnancům individuální přístup, aby si mohli své záznamy spravovat sami.
Proč je důležité včasné upozornění na expiraci?
- Nabízejí intuitivní řídicí panel, který poskytuje rychlý přehled o všech nedávných expiracích a potřebě obnovení.
- Některé nástroje pro upozornění na expiraci disponují šablonami pro kategorizaci, což usnadňuje třídění a správu dat o obnově a vypršení platnosti.
- Tyto systémy jsou schopny zasílat neomezený počet SMS zpráv, e-mailů a dalších notifikací relevantním kontaktům, aby upozornily na blížící se termíny.
- Zaměstnanci si navíc mohou sami spravovat své záznamy díky individuálnímu přihlašování.
- Nástroje pro hlídání expirace průběžně kontrolují, zda jsou všechny položky aktuální a včas na ně upozorňují.
- Tyto systémy eliminují nutnost manuálního záznamu a sledování termínů. Tím se snižuje riziko, že dojde k promeškání důležitého data obnovení.
Podívejme se nyní na některé z nejlepších nástrojů, které usnadňují sledování expirace.
Nástroj pro sledování vypršení platnosti
Sledování vypršení platnosti eliminuje potřebu manuálně evidovat všechna důležitá data. Tento nástroj zasílá automatická upozornění, když se blíží termíny vypršení platnosti. Kromě notifikací nabízí funkce pro kontrolu souladu, skenování dokumentů a sledování jejich stavu.
Tento nástroj se hodí pro správu certifikátů pojištění, zaměstnaneckých certifikací, licencí, smluv a dalších dohod. Poskytuje centralizovaný přehled všech informací, včetně toho, které dokumenty jsou aktuální a které brzy vyprší.
Remindax
Remindax byl navržen, aby pomohl profesionálům sledovat expirace, termíny splatnosti a obnovení. Odesílá upozornění a upomínky prostřednictvím SMS, WhatsApp, e-mailů a dalších kanálů.
Umožňuje nastavení připomenutí pro blížící se expiraci. Pomocí tohoto softwaru si můžete vytvořit vlastní adresář a zasílat tak upomínky do vašeho seznamu kontaktů. Je možné vytvořit více uživatelských účtů a přidělovat jim specifické úkoly. Využívá cloudové úložiště Amazon AWS, které zajišťuje vysokou úroveň zabezpečení.
Asana
Asana nabízí praktický způsob, jak informovat zaměstnance o blížících se termínech vypršení platnosti. Tento nástroj automaticky vytváří úkoly v Asaně s položkami, jejichž platnost brzy vyprší.
Asana usnadňuje správu všech obnovení na jednom místě, bez obav, že na něco zapomenete. Umožňuje synchronizaci s Asanou, takže vy nebo váš tým můžete dostávat oznámení o blížících se expiracích.
Monitask
Monitask kombinuje připomenutí expirace se sledováním času. Automaticky monitoruje obnovení a vypršení platnosti licencí, smluv, dohod a certifikací zaměstnanců.
Stačí se zaregistrovat do Monitask a pozvat své zaměstnance nebo spolupracovníky. Jeden účet může mít neomezený počet uživatelů. Monitask nabízí 10denní zkušební verzi zdarma.
Zapier
Pokud hledáte automatizaci připomenutí expirace a obnovení, Zapier může být ideální volbou. Umožňuje integraci připomenutí expirace s cloudovým softwarem Jira a automatické odesílání notifikací.
Zapier umožňuje snadný přenos informací mezi webovými aplikacemi. Stačí vytvořit seznam kontaktů a nastavit jednorázová připomenutí. Zbytek se již postará systém. Vaše kontakty budou dostávat připomenutí automaticky, bez nutnosti dalšího zásahu.
AladdinPro
AladdinPro je komplexní nástroj pro správu expirací, který umožňuje nastavit uživatelsky přívětivá připomenutí a efektivně spravovat data obnovení. U AladdinPro si můžete vytvořit bezplatný účet. Tento nástroj je dostupný jako aplikace pro Android i iOS, což zajišťuje maximální pohodlí.
AladdinPro vám může připomínat důležitá data prostřednictvím notifikací na počítači, e-mailů a mobilních oznámení. Pomůže vám sledovat nájemní smlouvy, dokumenty zaměstnanců, obchodní licence a další.
SignNow
SignNow překračuje rámec pouhého nástroje pro správu expirací. Kromě správy připomenutí vypršení platnosti a obnovení umožňuje online podepisování dokumentů.
Umožňuje podepisovat dokumenty nebo je odesílat k podpisu. eSignature API lze nastavit poměrně snadno. Kromě toho chrání vaše smlouvy. Může integrovat eSignature do vašich obchodních aplikací. S SignNow můžete snadno uzavírat důležité obchody a rychle získat platbu za svou práci.
Závěrem
Sledování různých dokumentů, jejich expirací a dat obnovy může být velmi náročné. Díky těmto pokročilým nástrojům se tato práce stává mnohem jednodušší. Pokud se zabýváte velkým objemem administrativní práce, tyto nástroje vám mohou významně ulehčit práci. Vyzkoušejte jeden z těchto systémů a ušetřete svůj drahocenný čas a námahu.
Možná vás bude zajímat také nejlepší software pro správu smluv, který zjednoduší vaše pracovní postupy.
Líbil se vám tento článek? Sdílejte ho s ostatními!