Schůzky bez jakéhokoli programu jsou hlavní příčinou neproduktivních jednání. Změňme hru pomocí těchto šablon agendy pro produktivní schůzky.
Takže jste ve společném životě, ale nezúčastnili jste se žádných bezradných setkání? Děláš si ze mě srandu? Všichni jsme byli součástí několika setkání, na kterých buď nemáme příležitost přispět, nebo nemáme žádné náznaky diskuse.
V důsledku toho se vracíme k našemu stolu bez konkrétních výsledků a neproduktivních hodin. Naštěstí stále můžete přinést pozitivní změnu do vaší schůzky prostřednictvím agendy.
Dnes v tomto článku vám nejen pomůžu porozumět tomu, co jsou programy schůzek, ale také vám poskytnu některé z nejlepších šablon programu schůzek, abyste ze schůze vytěžili maximum. Neberme teď moc času a začněme s produktivitou.
Table of Contents
Jaké jsou výhody zdokumentování programu jednání?
Než se dostaneme k výhodám zdokumentování agendy schůzek, dovolte mi, abych vám řekl, co jsou to programy schůzek. Program schůzky je stručný plán schůzky nebo osnova sdílená organizátorem se všemi účastníky. Program schůzky pomáhá týmu stanovit jasná očekávání pro schůzku, jaké otázky by měly být zodpovězeny a další.
Vrátíme-li se tedy k otázce, jaké jsou výhody zdokumentování pořadu jednání? Zde je několik výhod dokumentování agendy schůzek.
Přispět může každý
Hlavní výzvou každé neplánované schůzky je, že ne všichni účastníci mohou na schůzce mluvit. To může být z různých důvodů; buď nevědí, co mají mluvit, nebo je ostatní nenechají mluvit. Stoly se však mohou obrátit, pokud schůzku zdokumentujete. Dokumentace schůzky umožňuje všem účastníkům vědět, proč, jak a kdy schůzka probíhá.
Optimalizujte čas
Dokumentace schůzek se neskládá z ničeho specifického pro čas. Přesto může pomoci udržet schůzku krátkou a produktivní. Povzbuzuje členy týmu, aby porozuměli cílům schůzky předem, a řeší všechny zmatky. Kromě toho dokumentace schůzek pomáhá vyhnout se konverzacím mimo téma, což šetří čas.
Dokáže udržet krok s diskuzí
Primární charakteristikou dokumentace jednání jsou dobře kategorizovaná a organizovaná data. Díky těmto funkcím mohou účastníci schůzky snadno držet krok s diskusemi a sdělovat své body, protože vědí, co bude následovat a kdy mohou mluvit.
Uchovávejte záznam z diskuse
Setkání jsou základním prvkem každého podnikání a podnikání. Možná se budete muset zúčastnit dvou nebo více schůzek za den a někdy ani jednoho. Dokážete si ale pamatovat každý bod a plán, který jste na schůzce učinili?
Dokumentace schůzek vám proto může pomoci udělat si všechny důležité poznámky organizovaným způsobem. Kromě toho lze dokumentaci schůzek později využít i ke sdílení shrnutí diskuse s nepřítomnými účastníky.
Jak vám může šablona programu schůzky pomoci zorganizovat a zefektivnit schůzku?
V okamžiku, kdy víte, co je program schůze a jaké jsou její výhody, budete jistě zvědaví, jak si program schůzky vytvořit. Ale plánování programu schůzky není tak jednoduché jako minutové DIY. Internet však většinu složitých úkolů usnadnil.
Místo toho, abyste plánovali agendu schůzek sami, se tedy vždy můžete rozhodnout pro šablony programu schůzek online. Tyto předem navržené šablony, které nastiňují důvody a strukturu schůzky, mají několik výhod. Klíčové výhody používání šablon programu schůzek jsou popsány níže.
Zefektivnění
Šablony agendy schůzek vám pomohou vytvořit produktivní agendu schůzek a ještě více zefektivnit schůzku tím, že vytvoří přímočarého průvodce pro všechny účastníky schůzky. Tyto šablony obsahují všechna potřebná témata a akce, které se mají na schůzce prodiskutovat.
Díky tomu nemusí účastníci na poslední chvíli vymýšlet všechny podstatné body. Místo toho se mohou předem připravit pomocí dokumentace.
Úspora času
Příprava programu jednání není jednoduchá. Kromě přemýšlení o všech zásadních klíčových bodech musíte také uspořádat a kategorizovat agendu v konkrétní formě, abyste předešli vynechání relevantních témat.
Právě tam přicházejí na pomoc šablony programu schůzek. Šablony programu schůzek již obsahují dobře uspořádaná a kategorizovaná data. Stačí do nich přidat jen základní body a tato funkce nejen šetří váš čas, ale také vám umožní pokrýt všechna témata, aniž byste museli trávit mnoho času.
Četné možnosti
Jak víme, všechna setkání nejsou stejná. Takže ani program jednání nemůže být stejný. Ale přesto se nemusíte bát, protože několik online platforem nabízí řadu typů šablon agendy schůzek.
Ať už hledáte konzultaci 1:1 nebo máte tým, můžete svou schůzku najít a uspořádat pomocí online šablon agendy během několika sekund. S pomocí správných šablon schůzek je dokonce plánování projektů jednodušší.
Podle nedávného průzkumu tráví kolem 83 % zaměstnanců až 33 % svého pracovního týdne na poradách a průměrný zaměstnanec stráví na poradách minimálně 3 hodiny práce. Tato čísla jsou více než dostatečná k tomu, aby řekli, jak časově náročná setkání jsou.
Kromě toho může být těchto mnoho hodin také marných, pokud schůzky nepřinesou požadovaný výsledek. Proto je nezbytné mít dobře organizovaný program jednání, abyste ušetřili čas a měli produktivní výsledek. Zde jsou některé z nejlepších šablon agendy schůzek, na které se můžete při příštích schůzkách spolehnout.
Hugo
Když hledáte šablony programu schůzek, vždy nahoře uvidíte Huga. Není to kvůli dobré marketingové strategii, ale také kvůli jejich službám. Hugo nabízí více než 80 bezplatných šablon schůzek vytvořených zkušenými lidmi. Můžete najít šablony pro různé schůzky, jako jsou nápady na reklamní kampaně, schůzky všech rukou, základní zápisy ze schůzek a další.
Šablony programu schůzek od společnosti Hugo podporují Word i Dokumenty Google. Kromě toho je můžete použít také ve Fellow. Hugo poskytuje šablony ve 13 různých kategoriích, včetně šablon agilních schůzek, schůzek jeden na jednoho, šablon schůzek atd.
Hugo přichází s mnoha dalšími funkcemi pro uživatele. Hugo například umožňuje uživatelům dělat si poznámky, připravovat agendy schůzek ve spolupráci, synchronizovat kalendáře a další. Hugo je uživatelsky přívětivý web. Dá se na to tedy zvyknout za zlomek času.
Hugo je volný. Vždy se však můžete rozhodnout pro prémiovou verzi pro více funkcí.
Canva
Toto je oblíbená aplikace, kterou většina z nás používá denně. Ale věděli jste někdy, že naše oblíbená editační aplikace Canva vám také může pomoci vytvořit perfektní program jednání? Pokud ne, žádný strach; teď víš.
Canva je výkonná aplikace s několika šablonami, jako jsou pozvánky, příspěvky na sociálních sítích a podobně. Šablony programu schůzek však přidávají třešničku na dortu. Canva nabízí desítky bezplatných šablon schůzek, které lze snadno používat, upravovat a tisknout.
V aplikaci najdete formální i neformální šablony. Kromě toho nabízí Canva také přizpůsobitelné šablony prezentací agendy, které vám mohou pomoci, aby byla vaše schůzka ještě autentičtější a produktivnější. Jak již známe Canva, používání této stránky by pro nikoho nebylo tak obtížné.
Ásana
Hledáte šablony schůzek, které pokryjí všechny vaše kancelářské potřeby? Asana vás může zachránit. Asana je bezplatná online webová stránka, která může oživit vaše schůzky a učinit je produktivnějšími a vzrušujícími.
Jedná se o snadno použitelnou webovou stránku s nejlepšími šablonami programu schůzek pro vás. Šablony na tomto webu snižují vaši zátěž, protože tyto šablony obsahují všechna podstatná témata, o kterých je třeba diskutovat na schůzce.
Pokud jde o typy, Asana nabízí základní i pokročilé šablony. Najdete zde dobře strukturované šablony agendy schůzek založené na konkrétních typech schůzek. Ať už hledáte zahajovací schůzky projektu, týmové brainstormingové schůzky, celopodnikové schůzky nebo jakýkoli jiný typ šablony, Asana vám může usnadnit práci během několika sekund.
Smartsheet
Smartsheet je bezplatný online web, který nabízí několik šablon schůzek. Stránka nabízí dobře organizovaný a obsáhlý seznam, díky kterému je vyhledávání snadné a trvanlivější.
Tento web obsahuje různé typy šablon programu schůzek, jako jsou klasické šablony programu schůzek, šablony programu konference, šablony programu neformálních schůzek, šablony programu zasedání správní rady a další.
Kromě několika šablon je Smartsheet užitečným nástrojem pro podniky, protože tento web nabízí mnoho dalších funkcí, jako je spolupráce v reálném čase, automatizované pracovní postupy, lepší viditelnost a další. Celkově lze konstatovat, že Smartsheet je dokonalým pomocníkem pro schůzky.
Trello
Trello je oblíbený a důvěryhodný web a aplikace. Trello je považován za dokonalého projektového manažera. Tato platforma vám pomůže organizovat úkoly, spravovat projekty a další. Pokud jde o šablony, Trello nabízí mnoho šablon agendy schůzek, které lze snadno použít a přizpůsobit.
Kromě toho Trello také umožňuje svým uživatelům nahrávat obrázky a dokumenty pro efektivnější správu jejich práce. Kromě toho můžete také přímo z webu spolupracovat se členy svého týmu, sdílet agendu schůzky a zachránit vás.
Miro
Najít jednu platformu pro všechny vaše kancelářské potřeby je kolébkou pro kočky. Ale Miro má všechny tyto vlastnosti. Miro je bezplatný web s několika šablonami schůzek a pokročilými funkcemi.
Primární šablonou Mira je týmová porada. Tato šablona obsahuje všechny podstatné údaje, které lze později použít k moudrým rozhodnutím ohledně společnosti. Šablony agendy týmových schůzek vám mohou pomoci zkontrolovat pokrok, sdílet relevantní aktualizace projektu, rozpoznat individuální úsilí a další.
Šablona programu schůze týmu je považována za šablonu nabitou výkonem. Tuto šablonu lze snadno přizpůsobit pro jakékoli jiné oddělení, jako jsou marketingové kampaně, plánování sprintu atd.
atlasský
Pokud hledáte produktivní šablonu programu schůzek pro všechny, vaše hledání může skončit na následujícím webu. Atlassian je bezplatná webová stránka, která nabízí řadu typů šablon agendy schůzek. Ale tato stránka je nejznámější pro svou šablonu programu schůzek pro všechny ruce.
All-hand meetingy jsou považovány za jedno z nejkritičtějších setkání každé organizace. S ohledem na to vám tato stránka nabízí ty nejlepší šablony agendy schůzek pro všechny strany, které poskytují transparentní a spojovací formát.
Tato šablona od společnosti Atlassian obsahuje jakékoli téma diskuse. Od cílů až po pozornost konkrétního týmu, tato šablona nezklame vaši schůzku za žádných podmínek. Všestranná šablona programu schůzek společnosti Atlassian poskytuje produktivní a důkladný formát programu, pro který se musí každá firma rozhodnout.
Závěr
Setkání jsou nezbytnou součástí organizace. Umožňuje členům týmu znát jejich cíle, aktuální pozici, plány a další faktory společnosti. Ale k čemu je trávit hodiny na schůzích, když se účastníci vrátí s otázkou „K čemu je tato schůzka?“
To je důvod, proč společnost potřebuje používat šablony programu schůzek. Dnes jsme v tomto blogu mluvili o některých z nejlepších šablon agendy schůzek, díky kterým může být vaše schůzka nejen produktivní, ale také ji oživit.
Můžete také prozkoumat některé špičkové aplikace pro vzdálené samostatné schůzky pro Slack a Teams.