Systém správy dokumentů šetří váš drahocenný čas tím, že dokumenty efektivně organizuje a umožňuje snadné vyhledávání souborů.
Společnosti s relativně menším počtem pracovních sil mají často potíže se správou mnoha dokumentů a obchodních záznamů. Pokud se rozhodnou pro robustní systém správy dokumentů (DMS), bude pro ně snazší udržovat v dokumentech pořádek.
Navíc tyto nástroje také zvyšují efektivitu týmu tím, že jim umožňují rychlý přístup k datům, která potřebují.
Table of Contents
Co je správa dokumentů?
Správa dokumentů znamená správu, ukládání a sledování dokumentů (dokumenty Word, PDF nebo jakékoli jiné formáty) v digitálním formátu. Pomocí tohoto systému mohou společnosti bezpečně ukládat dokumenty a centralizovat celý proces.
Výhody systémů pro správu dokumentů
Lepší produktivita
Produktivita je klíčem k úspěchu společnosti. Systém správy dokumentů efektivně a bezpečně organizuje firemní soubory. Díky tomu se tým může méně starat o údržbu dokumentů a soustředit se na úkoly, které jsou nejdůležitější. Když víte, že všechny vaše soubory jsou bezpečně uloženy, klid v duši funguje jako palivo pro produktivitu.
Vylepšené zabezpečení
Každá společnost chce mít svá klíčová a kritická data chráněna. Citlivé dokumenty můžete ukládat do systému správy dokumentů a řídit přístup k těmto souborům. Správa dokumentů se tak stává vysoce sledovatelnou a její auditní záznamy lze v případě potřeby použít později.
Snížený úložný prostor
Už nemusíte udržovat kartotéky, úložné přihrádky a krabice. S DMS můžete přejít bez papírů a spravovat své dokumenty digitálně, aniž byste zabírali jakýkoli fyzický prostor.
Rychlé vyhledání dokumentů
Vyhledávání dokumentů a načítání souborů může být časově náročný proces. Pomocí systému správy dokumentů můžete rychle najít požadovaný soubor a ušetřit drahocenný čas. DMS vám umožňuje vyhledávat soubory na základě názvu, metadat a obsahu pomocí špičkové technologie.
Optimální týmová spolupráce
Většina řešení pro správu dokumentů vám umožňuje spolupracovat se svými spoluhráči. Může ukládat soubory shromážděné z různých zdrojů a lidé mohou k souborům přistupovat ze vzdálených míst. Některé nástroje také umožňují externím uživatelům prostřednictvím autorizovaného přístupu.
Čtěte dále a zjistěte nejlepší aplikace pro správu dokumentů, které mohou malé a střední podniky používat.
iManage
iManage je systém správy dokumentů, který vám propojením dokumentů pomůže převést data na vysoce hodnotné znalosti. Všechny dokumenty ukládá do jedné složky a kategorizuje je podle projektu nebo klienta.
Uživatelé mohou v iManage rychle a efektivně vytvářet, vyhledávat a sdílet data. Umožňuje také snadno najít jakýkoli dokument, a tím zvyšuje produktivitu.
Tento nástroj lze integrovat s různými nástroji pro produktivitu Office 365 a Google Workspace pro zjednodušenou správu dokumentů.
Box
Použitím Boxspolečnosti mohou bezpečně ukládat, spravovat a spolupracovat na obsahu bez ohledu na typ zařízení. Jeho funkce správy životního cyklu dokumentů zajišťuje, že proces správy obsahu je v souladu s předpisy, zásadami uchovávání dat a požadavky na zjišťování.
Pro každý dokument můžete nastavit příslušná uživatelská oprávnění, aby měli přístup pouze ti správní lidé. Pomáhá vám také auditovat aktivitu uživatele pro úplnou viditelnost a kontrolu.
Box lze také bez problémů integrovat s otevřenými API a podnikovými aplikacemi. Díky svým atributům, jako je historie verzí, sdílené odkazy a komentáře, je spolupráce mezi členy týmu snadná. Kromě toho používá přizpůsobená metadata ke kategorizaci a organizaci dokumentů.
Folderit
Hledáte řešení pro správu dokumentů, které vám nabídne srovnatelně udržitelný systém ukládání a správy digitálních dokumentů? V tom případě jděte do toho Folderit. Jedná se o cloudový systém správy dokumentů, který vám pomůže přejít bez papírování uživatelsky přívětivým způsobem.
Bezpečně ukládá metadata a starší verze souboru nebo dokumentu. Uživatelé mohou vyhledávat své preferované soubory pomocí názvu souboru, metadat, klíčových slov a obsahu dokumentu. Podporuje také pracovní postup schvalování, propojování souborů, automatické uchovávání, připomenutí, číslování dokumentů, auditní záznamy a místní zálohování.
Přístup k digitálním dokumentům můžete bez problémů ovládat s různými oprávněními. Pomocí tohoto nástroje můžete integrovat aplikace Office 365 a DocuSign.
OpenKM
OpenKM je řešení pro správu obchodních dokumentů, které vám umožňuje řídit výrobu, ukládání a distribuci digitálních dokumentů. S ním můžete mít lepší kontrolu nad tokem dokumentů a zlepšit efektivitu svého týmového úsilí.
Tato aplikace nabízí několik nástrojů pro správu, jako je definice uživatelských rolí, pokročilé vyhledávání, řízení přístupu, úroveň zabezpečení dokumentů, podrobný protokol použití, nastavení automatizace a uživatelská kvóta.
Zde můžete vytvářet obsah pro rychlé rozhodování a vytváření znalostí. Navíc pomocí tohoto DMS můžete sbírat data z jakéhokoli digitálního zdroje a spolupracovat se spoluhráči.
eFileCabinet
eFileCabinet je výkonný systém správy dokumentů, který mohou malé a střední podniky využít pro online organizaci dat bez ohledu na to, kolik dokumentů mají.
Chcete-li soubor uložit, jednoduše jej nahrajte na tuto platformu. Uživatelé mohou vyhledat jakýkoli soubor pomocí šablony souboru nebo složky. eFileCabinet také umožňuje rychlý přístup k často používaným dokumentům.
I když tento nástroj usnadňuje spolupráci mezi členy týmu, umožňuje vám také přidat různé úrovně zabezpečení pro kontrolovaný přístup. Podporuje také integraci s nástroji třetích stran, jako je MS Office, DocuSign a Salesforce.
Některé z jeho dalších funkcí jsou automatizovaný pracovní postup, dvoufaktorové ověřování, sdílení šifrovaných souborů, ověřování na základě umístění nebo IP a oprávnění na základě rolí.
DocuWare
DocuWare je platforma, kde můžete digitalizovat své dokumenty a zabezpečit je z jakéhokoli zařízení a kdykoli. Kromě toho vám pomůže při zpracování faktur a řízení zaměstnanců. Je to užitečné zejména pro společnosti, které se spoléhají na vzdálené týmy nebo mají distribuovanou pracovní sílu.
DocuWare nabízí bezpečné úložiště pro všechny vaše důležité obchodní dokumenty, jako jsou smlouvy, informace o zaměstnancích a finanční záznamy. Po uložení souboru do tohoto nástroje můžete vy nebo vaši kolegové tento dokument přímo upravovat nebo anotovat na stejné platformě.
Navíc má chytré nástroje pro produktivitu, takže uživatelé mohou snadno vyhledávat, sledovat a spolupracovat. Tato aplikace také používá data indexu k přehlednému uspořádání všech vašich dokumentů.
Alfresco
Alfresco je platforma, která nabízí funkce, jako je správa dokumentů, správa webového obsahu, správa záznamů a obrázků a úložiště obsahu pro zefektivnění pracovního postupu organizace.
Tento open-source nástroj je kompatibilní s operačními systémy Windows a Unix. Přestože je snadno přizpůsobitelný, noví uživatelé potřebují nějaký čas, aby se naučili, jak jej spustit.
Slova na závěr 📃
Díky efektivnímu řešení správy dokumentů na místě nebude nutné procházet nespočet skříní pro potřebnou složku. Tento článek popisuje některé nejlepší nástroje, které vám pomohou vytvořit systém správy dokumentů pro vaši organizaci.
Tyto nástroje mají vlastnosti, které uspokojí potřeby různých průmyslových odvětví. Podobně se můžete dozvědět o nástrojích pro správu digitálních aktiv.