7 Software pro automatizaci dokumentů pro úsporu pracovních hodin
Dokumenty byly po staletí důležitou součástí každého odvětví. Obchodní dokumentace se musí enormně rozrůst a s růstem firem se musí stát složitější.
Pro efektivní využití dokumentů je musí podniky přesně kategorizovat a třídit; jinak mohou nastat problémy pro zaměstnance.
V tomto rychle se měnícím světě je dobře, že existuje software pro automatizaci dokumentů.
Automatizace dokumentů je možná díky progresivním technologiím, které ovlivňují způsob, jakým firmy nakládají s dokumentací, a usnadňují pracné a časově náročné procesy ruční dokumentace.
S mnoha dostupnými možnostmi však může rozhodování, která je pro vaši společnost nejlepší, nějakou dobu trvat. Některé mají různé funkce a některé jsou přizpůsobeny konkrétním typům uživatelů.
Například požadavky prodejního týmu na automatizaci dokumentů se liší od požadavků právní firmy a každá by měla prospěch z řešení navrženého pro jejich obvyklou každodenní rutinu.
Tento příspěvek objeví více o nejlepším softwaru pro automatizaci dokumentů a o tom, jak vám může ušetřit hodiny.
Table of Contents
Co je automatizace dokumentů?
Automatizace dokumentů využívá programy a software k vytváření elektronických dokumentů s menším lidským přispěním.
Automatizace dokumentů pomáhá automatizovat pracovní postupy, včetně skenování, ukládání, extrakce, sběru dat a klasifikace dokumentů.
Uživatelé vytvářejí dokumenty známé jako „šablony“ v softwaru pro automatizaci dokumentů. Tyto šablony určují, jak by se měly přidávat, měnit nebo odstraňovat dokumenty na základě konkrétních vstupů.
Automatizace dokumentů může být:
- Zpracování dokumentů: Extrahuje relevantní informace z různých dokumentů, ověřuje je a přeměňuje je na obohacená data pro koncového uživatele. Každá fáze životního cyklu dokumentu je zpracována během zpracování dokumentu.
- Vytváření dokumentů: To znamená používat data, která již byla shromážděna nebo načtena, jako vstupy pro vytváření návrhů, smluv, obchodních dopisů, faktur a dalších.
Proč podniky potřebují automatizaci dokumentů?
Podniky se musí starat o mnoho papírů, jejichž neefektivní správa může být nákladná.
Zpracování dokumentů je díky automatizaci dostupnější a pohodlnější. Podívejte se na následující důvody, proč podniky potřebují automatizaci dokumentů:
Omezte opakovanou práci s dokumenty
Automatizace dokumentů snižuje čas a úsilí zaměstnanců vynaložené na opakované postupy. Skenování dokumentů, extrakce dat, klasifikace, indexování dokumentů a ukládání dat jsou nezbytné pro efektivní provoz každého podniku. Automatizace dokumentů splňuje toto vše a ještě více.
Rychlejší zpracování dokumentů
Použití přizpůsobených šablon může snížit čas strávený papírováním a zefektivnit proces zpracování dokumentů. To napomáhá při vytváření postupu dokumentace, který mohou všichni zaměstnanci dodržovat, aby mohli dobře využít svůj čas a úsilí.
Nižší míra chyb
Dokumenty vytvořené ručně mohou vyžadovat kopírování a vkládání, nebo novější mohou obsahovat chyby, které je nutné mnohokrát opravovat, což vyžaduje namáhavé lidské úsilí a přidávání zbytečných prodlev do operací.
Tyto chyby lze eliminovat nebo výrazně omezit přesností pokročilé automatizace dokumentů. Předdefinované šablony a technologie založené na AI, které využívají sběr dat, usnadňují získávání potřebných informací a informování příslušného personálu, když data chybí.
Úspory na výdajích
Podniky, které automatizují tvorbu dokumentů, budou nepochybně profitovat z nižších nákladů. Automatizace může výrazně snížit celkové poplatky, včetně poplatků spojených s tiskem dokumentů, budováním kartoték pro skutečné dokumenty atd., a zlepšit administrativní kontrolu.
Zlepšuje interakce s klienty a obchodní partnerství
Dobré vztahy mezi zaměstnanci, prodejci a spotřebiteli jsou zásadní pro úspěch každé organizace. Udržování pozitivních spojení může utrpět, pokud je ruční vytváření dokumentů náchylné k chybám, zpožděním a nesrovnalostem.
Díky přístupu k online dokumentaci je práce s více dodavateli a kontaktování více spotřebitelů jednodušší a bezpečnější. Snadné prohlížení dokumentů z libovolného místa a kdykoli podporuje lepší interakci a pomáhá vytvářet individuální zkušenosti klientů.
Zvyšuje bezpečnost a soukromí
Systémy automatizace dokumentů obsahují vestavěné oblasti digitálního úložiště s požadovanými přístupovými oprávněními, aby se zabránilo ztrátě dokumentů a zlepšilo se zabezpečení dat.
Právní a zdravotnický sektor může například chránit citlivá data před úniky a narušením pomocí softwaru pro automatizaci dokumentů s dalšími bezpečnostními opatřeními.
Jak je efektivnější než ruční zpracování dokumentů?
Pokud často vyrábíte stejné druhy dokumentů, jako jsou smlouvy, faktury nebo měsíční zprávy, můžete zaznamenat následující problémy:
- Ruční sběr dat z mnoha zdrojů, provádění složitých výpočtů a vytváření vizualizací pro ilustraci dat vyžaduje mnoho času a úsilí.
- Je náročné zaručit, že dokumenty jsou zcela bez chyb, a to i po hodinách (nebo dnech) hledáním chyb.
Tyto problémy lze vyřešit pomocí softwaru pro automatizaci dokumentů, který vám umožňuje automaticky shromažďovat data z mnoha zdrojů a uspořádat je, jak chcete.
Výsledkem je, že můžete vytvořit jakoukoli zprávu ve zlomcích sekund a zároveň si být jisti, že všechny informace jsou přesné a bez chyb.
Funkce
#1. Webový přístup
Uživatelé musí mít přístup ke svým dokumentům z jakéhokoli místa v této době, kde je internet tak široce používán. Ve věku internetu nabízí webový software pro automatizaci dokumentů rychlý a jednoduchý přístup k souborům a složkám, což je životně důležité. Patří mezi ně:
- Přístup přes mobilní zařízení pro prohlížení nebo úpravu dokumentů
- Chcete-li ukládat dokumenty do cloudu, použijte cloudové úložiště.
- Sdílejte složky nebo jednotlivé soubory s ostatními prostřednictvím sdílení souborů.
#2. Drag and Drop
Drag and drop je základním prvkem každého systému automatizace dokumentů. Soubory můžete přetahovat z jednoho umístění do druhého nebo dokonce z jedné aplikace do druhé.
#3. Vyhledávání dokumentů
Každý uživatel má spoustu souborů. Musí je tedy umět rychle vyhledávat pomocí několika písmen hledaného výrazu. Software pro automatizaci dokumentů pomáhá organizovat ukládání dokumentů tak, aby bylo v případě potřeby snadné získat papíry.
Uživatelé mohou snadno prohledávat uložený materiál pomocí funkce vyhledávání dokumentů.
#4. Verze dokumentů
Správa verzí je další zásadní funkcí systému automatizace dokumentů. Uživatelé mohou díky verzování přistupovat k předchozím verzím dokumentu, porovnávat je a v případě potřeby se vrátit k předchozí verzi.
#5. Uzamčení souboru
Klíčovou součástí softwaru pro automatizaci dokumentů je zamykání souborů. Uživatelé nemohou provádět změny v uzamčeném souboru, dokud jej neotevře osoba, která jej uzamkla.
#6. Integrovaný prohlížeč a editor
Dokumenty můžete prohlížet a upravovat pomocí integrovaného prohlížeče, aniž byste je stahovali nebo otevírali v novém okně, což vám ušetří čas tím, že nebudete muset přeskakovat mezi kartami nebo programy.
Když si software všimne, že někdo jiný provádí úpravy souboru, uzamkne jej a po dokončení jej odemkne.
#7. Hodnocení a sdílení
Uživatelé by měli být schopni bezpečně a pohodlně sdílet dokumenty pomocí dobrého softwaru pro automatizaci dokumentů.
Může mít také systém hodnocení, který umožňuje uživatelům přiřadit číselnou hodnotu každému dokumentu pomocí předem určené stupnice. Tato metoda hodnocení pomáhá sledovat, které dokumenty se zaměstnancům líbí a které vyžadují úpravu.
#8. Oprávnění souborů a složek
Jakýkoli software pro automatizaci dokumentů musí zahrnovat oprávnění k souborům a složkám. Můžete spravovat, co může váš tým dělat s dokumenty, na kterých pracuje, tím, že jim udělíte práva na úpravy.
#9. Propojování dokumentů
Proces propojování dokumentů, souborů nebo jiných zdrojů dat, abyste k nim měli přístup z jednoho místa, se nazývá propojování dokumentů.
Tato funkce umožňuje propojit dokument s jakýmkoli jiným relevantním záznamem v softwaru pro automatizaci dokumentů nebo získat přístup k jedné kopii z jiné.
#10. Inteligentní správa obsahu
Nejlepší systémy by se měly bez problémů aktualizovat napříč všemi účty a zdroji dat, upravovat šablony, vytvářet pracovní postupy na míru a prosazovat pravidla, která zajišťují přesnost, shodu a standardy značky.
Některé platformy navíc poskytují funkce dávkové automatizace, které uživatelům umožňují vytvářet stovky nebo tisíce prezentací, výpisů, zpráv a dalších typů zajištění najednou, což prodejcům umožňuje vytvářet technické dokumenty na vyžádání, které se zaměřují na konkrétní segmenty klientů.
Vytvořili jsme seznam nejoblíbenějších řešení se stručným přehledem jejich klíčových funkcí, abyste se neztratili v široké škále dostupných možností softwaru pro automatizaci dokumentů.
DocuPilot
Docupilot je uživatelsky přívětivý a adaptabilní program pro automatizaci dokumentů. K vytváření dokumentů můžete použít dostupná data a šablony kreativ. Vestavěný tvůrce dokumentů může vytvářet přizpůsobené šablony.
Dokumenty, které vytvoříte pomocí tohoto automatizačního softwaru, můžete také poslat e-mailem službám jako Dropbox, Zapier a Docusign.
Funkce
- Předdefinované šablony: Docupilot obsahuje předdefinované šablony, které mohou podniky používat k vytváření nabídek, dohod, faktur a dalších dokumentů.
- Integrace: CRM, formuláře, online databáze, průzkumy a HR jsou jen některé zdroje dat, se kterými můžete software propojit.
- Bezpečný: S pomocí Docupilot můžete své dokumenty chránit heslem a šifrovat. Vždy můžete zaručit soukromí svých klientů a podpořit tolik potřebnou důvěru klientů.
- Automatický pracovní postup: Některé z nejsložitějších pracovních postupů s dokumenty v podniku jsou s Docupilotem jednodušší. Abyste nemuseli opakovat proces zadávání dat pokaždé, když sestavujete dokument, celý proces je tak jednoduchý.
DocuPilot vyniká svými srovnatelně levnými náklady, díky nimž je dostupnější.
airSlate
AirSlate je cloudová aplikace typu vše v jednom, od generování toku až po analýzu procesů, která dokáže spravovat každou fázi automatizace vašich dokumentů. Je to také nástroj bez kódu.
Pokud dokážete aplikaci využít na maximum, může se váš personál pro ruční zpracování dokumentů snížit o polovinu.
Funkce
- Flow Creator: Přetahovací uživatelské rozhraní Flow Creator vám umožňuje vytvořit vizuální zobrazení pracovního postupu dokumentů (UI).
- Elektronický podpis: K digitálním formulářům, průzkumům, dokumentům a obsahu lze snadno přidat právně závazné elektronické podpisy.
- Online průzkumy: Pomocí funkce online průzkumů můžete provádět veřejné průzkumy, dokumenty k testování beta verzí aplikací a dotazníky.
- Robotická automatizace procesů: Pomocí robotů airSlate můžete automatizovat procesy, aniž byste museli psát jediný kódový řetězec.
AirSlate má navíc rozsáhlou knihovnu s tisíci šablon pro automatizaci dokumentů pro většinu sektorů.
PandaDoc
Vytváření, úpravy a podepisování dokumentů lze provést na jednom místě pomocí PandaDoc.
Ať už potřebujete software eSignature, automatizované návrhy, prodejní a marketingové nástroje nebo bezpečné zpracování dokumentů, PandaDoc vám poskytne nástroje, které potřebujete k urychlení vaší obchodní cesty a bleskové podepsání dokumentů.
Aby bylo možné zajistit bezproblémovou správu dokumentů napříč mnoha digitálními hranicemi, PandaDoc se snadno integruje s více než 30 aplikacemi a dalšími.
Funkce
- Drop and Drag: Poskytuje uživateli výchozí možnosti přetažení a umístění do dokumentu na základě kategorie namísto funkce šablon.
- Digitální podpis: Toto je jedna z nejdůležitějších funkcí, protože umožňuje uživatelům digitálně podepisovat papíry bez použití papíru.
- Vytváření dokumentů: Uživatelé zde mohou vytvářet jakýkoli dokument, který chtějí, a ovládat další obsah. To je perfektní, pokud potřebujete vytvořit obchodní smlouvy, návrhy, nabídky a další dokumenty.
- Zaznamenat archivy: Jakmile dokončíte vytváření dokumentu, můžete archivy kategorizovat a zaznamenávat.
Zákazníci mají rádi flexibilitu šablon PandaDoc. Další fantastickou funkcí, kterou spotřebitelé považují za užitečnou, je sledování a analýza dokumentů.
Crove
Pomocí Crove můžete navrhovat a automatizovat všechny své firemní dokumenty. Díky svému robustnímu editoru dokumentů vám může pomoci s automatizací všech vašich dokumentů. Chcete-li automatizovat jakýkoli dokument, můžete přidat proměnné, logické podmínky, vzorce aplikace Excel a elektronické podpisy.
Centralizací operací s dokumenty v rámci Crove se můžete zbavit nepotřebných nástrojů. Díky své vestavěné knihovně šablon jde Crove nad rámec jednoduché automatizace dokumentů.
Funkce
- Výpočty: Použijte vzorce v matematice k provádění výpočtů přímo na polích ve vašich dokumentech.
- Formuláře: Vytvořte svůj průzkum, zahrňte logiku pro skrytí nebo zobrazení otázek a umožněte komukoli vytvářet dokumenty pomocí odpovědí na otázky.
- Rychlý náhled: Vyplňte dotazník a zkontrolujte své dokumenty v reálném čase.
- Zveřejněte formuláře: Zveřejněte své formuláře na veřejné adrese URL; kdokoli pomocí nich může vytvářet dokumenty, pokud dodržuje omezení, která jste pro svůj odkaz nastavili.
Crove může být vaším ideálním nástrojem, pokud hledáte bezplatný software pro automatizaci dokumentů.
Dokumentovat
Documate je snadno použitelný software pro automatizaci dokumentů bez kódu pro sestavování právních dokumentů.
Skupina právníků a technologů vytvořila Documate původně proto, aby pomáhala charitativním organizacím poskytujícím právní pomoc při vytváření pracovních postupů pro klienty.
Tento software používají především právníci. Každý podnik však může vyvíjet dokumenty pomocí jednoduchých funkcí aplikace Documate.
Funkce
- Webové formuláře: Uživatelé mohou navrhovat jedinečné webové formuláře, které vkládají data do dokumentů Word nebo PDF.
- Online průzkum: Uživatelé vytvoří průzkum a poté načtou dokumenty šablon, které se připojí k polím formuláře průzkumu.
- Vložit: S pomocí programu mohou uživatelé generovat dokumenty ze vstupu, distribuovat vyvinuté pracovní postupy nebo je dokonce vkládat na webové stránky.
Tato platforma pro automatizaci dokumentů je vhodná pro profesionály a právníky, kteří chtějí řešení bez kódu s jednoduchým uživatelským rozhraním.
Templafy
Velké podniky mohou rychle uspořádat firemní obsah a aktiva pomocí tohoto softwaru pro automatizaci dokumentů – Templafy.
Zatímco zvyšuje efektivitu pro koncové uživatele automatizací tvorby dokumentů, systém zajišťuje dodržování značky a zákonů v papírech.
Tato platforma je evergreen a přizpůsobitelná neustále se vyvíjející IT a aplikační infrastruktuře používané dnešními podniky a organizacemi.
Funkce
- Systém založený na oprávněních: Umožňuje manažerům a správě týmů pro dodržování předpisů kontrolu kvality nad veškerým majetkem dokumentů a zajišťuje, že členové týmu používají pouze povolené informace.
- Integrace: Zaměstnanci mohou zjednodušit vytváření smluv, návrhů a prodejních materiálů v rámci svých programů pro zpracování textu pomocí nástrojů pro automatizaci dokumentů Templafy, které jsou propojeny s aplikacemi Microsoft Office a Google G Suite.
- Administrátorské rozhraní: Zaměstnanci mají přístup ke standardním nástrojům pro generování dokumentů s centrální distribucí souborů kancelářských šablon.
Větší podniky mohou využít Templafy, protože potřebuje minimálně 50 uživatelů.
ExperLogix
Firemní uživatelé mohou zefektivnit, vylepšit a automatizovat procesy kritických dokumentů s pomocí komplexního, ale uživatelsky přívětivého softwaru pro automatizaci dokumentů společnosti Experlogix.
Funkce
- Toky dokumentů: Pomocí vizuálního rozhraní můžete rychle vytvářet toky dokumentů, které používají podmíněnou logiku bez kódování.
- Navrhování šablon: Poskytuje nástroje, které potřebujete k vytváření dynamických šablon založených na datech a k nastavení složitých pracovních postupů.
- Sběr digitálních dat: Experlogix Smart Forms jsou flexibilní, vložené a webové formuláře pro sběr dat, které uživatelům nebo zákazníkům usnadňují elektronické zadávání a odesílání informací.
- Správa výstupu: Dokumentové služby nabízejí neuvěřitelně flexibilní automatizované metody pro manipulaci s velkými objemy výstupů dokumentů.
Content Manager od Experlogix je bezpečné a organizované úložiště, které usnadňuje a urychluje správu, ukládání a načítání digitálních aktiv, včetně formulářů a dokumentů PDF, log, obrázků a multimediálního obsahu.
Závěrečná slova
Software pro automatizaci dokumentů je samozřejmostí. Automatizací vytváření podobných dokumentů může vaše společnost snížit chyby, ušetřit peníze a zbavit se únavného a nepříjemného úkolu.
Dále se můžete podívat na nejlepší nástroje pro spolupráci na dokumentech.