Technika hodnocení a kontroly programu (PERT): Průvodce a software
Technika hodnocení a kontroly programu, známá také jako PERT diagram, představuje nástroj pro organizaci, strukturování a plánování projektových aktivit s cílem dodržet harmonogram a dosáhnout všech cílů. Grafické zobrazení časové osy pomáhá lépe porozumět celkovému průběhu projektu od startu až do cíle.
Námořnictvo Spojených států amerických vyvinulo PERT diagram v 50. letech 20. století pro projekt jaderné ponorky Polaris. Dnes je PERT diagram klíčovým nástrojem projektových manažerů pro odhad celkové doby trvání projektu. V grafické podobě zobrazuje jednotlivé úkoly, jejich závislosti a umožňuje důkladnou analýzu.
Proč je PERT diagram nezbytný?
Projektoví manažeři by měli vytvářet PERT diagram na samém počátku projektu. Zajišťuje se tím hladký průběh a efektivní předcházení úzkým místům. Nejvhodnější doba pro jeho vytvoření je v rané fázi projektu, kdy jsou myšlenky a cíle týmu čerstvé.
Diagram také umožňuje týmu a zainteresovaným stranám definovat a sledovat odpovědnosti. Při realizaci projektů často spolupracuje více týmů. PERT diagram jasně zobrazuje role každého z nich a vytváří tak systematický pracovní proces.
PERT diagram podporuje efektivní komunikaci uvnitř i mezi týmy a pomáhá stanovit jasné a přesné časové osy. Díky jasným cílům a procesům může tým dosahovat výborných výsledků bez závažných chyb.
Jak si vybrat vhodný PERT diagram?
Existuje mnoho softwarových nástrojů, které umožňují týmům vytvářet efektivní PERT diagramy. Klíčové je ale zvolit ten správný software, který splňuje potřeby daného projektu. Je nutné se připravit a rozvrhnout diagram před samotnou implementací softwaru. Níže naleznete kroky pro vytvoření vhodného diagramu:
- Definujte cíle projektu.
- Uspořádejte aktivity chronologicky od prvního do posledního dne projektu.
- Identifikujte a zaznamenejte závislosti mezi aktivitami do diagramu.
- Vytvořte časovou osu s odhadovanými časy (hodiny/dny) potřebnými pro každou aktivitu.
- Sestavte samotný diagram.
- Vytvořte kritickou cestu PERT diagramu.
- Pravidelně kontrolujte a aktualizujte diagram s ohledem na postup projektu.
Používejte uzly pro reprezentaci událostí a milníků a šipky pro znázornění směřování úkolů. Po definování základního rámce se softwarové nástroje postarají o zbytek. Po stanovení očekávání je možné provést průzkum dostupných generátorů PERT diagramů. Mnoho webových stránek nabízí šablony, které lze okamžitě použít.
Zde je seznam některých nejlepších softwarových řešení pro PERT diagramy:
Adobe Express
Adobe umožňuje vytvořit PERT diagram na základě výběru z rozsáhlé galerie šablon. Tyto šablony je možné upravit podle specifických potřeb projektu.
Webové stránky Adobe také nabízejí inspiraci v podobě vzorových PERT diagramů. To šetří čas při dodržování striktních termínů.
Funkce Adobe:
- Výběr z tisíců profesionálně navržených šablon.
- Filtrování šablon podle platformy, estetiky atd.
- Úprava šablony změnou barev, tonality nebo snímků diagramu.
- Přidání animací nebo GIFů pro zvýšení vizuální atraktivity diagramu.
- Možnost změnit velikost grafu podle potřeb a preferované platformy týmu.
- Sdílení nebo stažení finálního produktu v požadovaném formátu.
Vytvořte svůj první PERT diagram ještě dnes!
Visme
Visme usnadňuje tvorbu a úpravu PERT diagramů. Stejně jako Adobe i Visme umožňuje začít s tvorbou z existujících šablon.
Visme nabízí nástroje pro přidávání tvarů, vytváření návrhů, změnu velikosti a úpravy. Umožňuje také přesouvání uzlů a vytváření optimální struktury. Dále nabízí možnost spojovat a oddělovat linie a směrovat je mezi uzly.
Tok diagramu lze upravovat podle potřeb. Při tvorbě diagramu lze měnit návrhy, tvary, linie a text.
Funkce Visme:
- Výběr šablony pro úpravu.
- Použití ikony PERT diagramu na kartě Data pro generování tvarů.
- Volba velikosti tvarů a šipek a jejich následná úprava.
- Přesouvání tvarů podle požadované struktury nebo experimentování s různými možnostmi.
- Stažení diagramu jako PDF nebo obrázku nebo sdílení s ostatními.
Visme také nabízí možnost vložení designu na webové stránky.
Lucidchart
Lucidchart, oblíbený software pro generování PERT diagramů, pomáhá vizualizovat a strukturovat projekty. Software umožňuje naplánovat a zkonceptualizovat celý projekt a sdílet nápady s týmem.
Nabízí množství šablon a možností pro tvorbu od nuly. K dispozici je mnoho tvarů a toků diagramů, které lze přetáhnout na prázdné plátno. Nástroje Lucidchartu umožňují používat vzorce pro výpočet časových os.
Lucidchart umožňuje sdílení diagramu s týmem na libovolné platformě.
Funkce Lucidchart:
- Registrace na webové stránce a vytvoření dashboardu.
- Vytvoření osnovy milníků a následné generování uzlů na plátně.
- Zobrazení aktivit pomocí šipek.
- Zadání časových os pro každou aktivitu pomocí vlastních dat nebo propojením s tabulkou.
- Sdílení dokončené práce s týmem a zainteresovanými stranami.
Lucidchart nabízí sedmidenní bezplatnou zkušební verzi. Po jejím skončení platforma upozorní na její vypršení.
Creately
Creately je platforma pro vizuální spolupráci, která pomáhá s plánováním, organizací a mapováním projektových aktivit. Umožňuje také sledování závislostí a simulaci různých scénářů.
Spolupráce v reálném čase je s Creately snadná díky funkcím jako kurzory pro více uživatelů. Platforma nabízí přizpůsobitelné šablony pro plánování, profesionální nástroje pro tvorbu diagramů a ovládací prvky pro Ganttovy diagramy, časové osy, pracovní postupy atd. Nekonečné plátno Creately je ideální pro centralizaci všech informací souvisejících s projektem na jednom místě.
Software umožňuje integraci více aplikací, videokonference a komentáře, což zjednodušuje týmovou spolupráci. Creately usnadňuje správu průběhu úkolů a umožňuje převod PERT diagramů na pracovní postupy, Kanban tabule a plány pro další práci.
Funkce Creately:
- Otevření pracovního prostoru Creately a přidání členů týmu jako spolupracovníků.
- Použití nástrojů jako myšlenková mapa nebo post-it poznámky pro označení milníků projektu a rozdělení na jednotlivé úkoly.
- Nastavení posloupnosti úkolů, definování závislostí a propojení úkolů pro vytvoření PERT diagramu. Je možné začít od nuly nebo použít předem připravenou šablonu.
- Odhad celkového časového rámce projektu, výpočet odhadovaného času na úkol a generování průměrné časové osy projektu pomocí CPM a vzorce PERT.
Creately nabízí bezplatnou registraci.
SmartDraw
SmartDraw je generátor PERT diagramů, který nabízí inteligentní formátování a přístup na více zařízeních. SmartDraw automaticky vytvoří PERT diagram pomocí jednoduchých příkazů. Software zajišťuje vizuální atraktivitu grafu a přizpůsobuje každý prvek při úpravě úkolů a dat. Šablony diagramů jsou profesionálně navržené a přizpůsobitelné.
Díky SmartDraw se přístupnost PERT diagramů zvyšuje díky standardním grafickým formátům jako PDF nebo PNG. Umožňuje také export diagramu do aplikací Office nebo Google Workspace.
SmartDraw je snadno ovladatelný. Navštivte webové stránky a začněte pracovat na svém diagramu. Pro přístup k dalším funkcím platformy je možné zakoupit předplatné.
EdrawMax
EdrawMax je online nástroj pro tvorbu PERT diagramů. Pomáhá s lepší vizualizací projektu a hodnocením času a zdrojů. Zajišťuje transparentnost postupu projektu, přidělování úkolů a identifikaci potenciálních překážek. Dále také pomáhá porozumět době dokončení projektu a rozpočtu.
S EdrawMax je možné začít ihned s použitím předem navržených šablon. Online platforma nabízí nástroje pro vytváření PERT diagramů a ilustrativní symboly, díky kterým je tvorba diagramu pohodlná a snadná.
EdrawMax používá šifrování SSL k ochraně projektových informací. Umožňuje také snadné sdílení prostřednictvím e-mailu nebo sociálních sítí. Intuitivní rozhraní a profesionálně upravená barevná paleta pomáhají vytvořit PERT diagram, který podporuje vizualizaci a jasně definuje vizi projektu.
Funkce EdrawMax:
- Zadání milníků projektu. Přidání poznámek a šipek.
- Připojení určených milníků a zadání odhadovaného času projektu.
- Výběr šablony EdrawMax nebo prázdného plátna pro PERT diagram a sdílení s kolegy.
Cacoo
Cacoo umožňuje spolupráci s týmem v reálném čase při definování úkolů a časových odhadů. Usnadňuje správu projektů a šetří čas a zdroje díky jasné vizi.
Platforma nabízí rozsáhlou sbírku šablon a tvarů PERT diagramů, které pomáhají jasně ilustrovat závislosti úkolů, plánovat a komunikovat časové osy a efektivně alokovat zdroje.
Cacoo nabízí 14denní bezplatnou zkušební verzi.
Miro
Miro umožňuje přizpůsobení diagramů díky množství šablon. Software má jednoduché nastavení a umožňuje tak snadný začátek.
Při tvorbě PERT diagramu s Miro je potřeba postupovat podle základních kroků. Webové stránky umožňují vytvářet tabule a sdílet je s týmem po registraci.
Bezplatná verze Miro nabízí tři upravitelné tabule, úložiště šablon a přístup všem členům týmu.
Ganttův diagram vs. PERT diagram
PERT diagram je vynikající nástroj pro řešení problémů v rámci projektu. Je podobný Ganttovu diagramu, oba se ale liší přístupem a vizuální reprezentací.
Jak se PERT diagramy liší od Ganttových diagramů?
Oba typy diagramů pomáhají se strukturováním projektu, sledováním pokroku a dodržováním časových os. Oba také zajišťují, že tým má stejné informace ohledně projektu.
Hlavní rozdíl mezi těmito nástroji je v jejich vizuální reprezentaci. PERT diagram je vývojový diagram s uzly a šipkami reprezentujícími úkoly. Ganttův diagram je vodorovný pruhový graf, který znázorňuje úkoly a časové osy na jednom listu.
Zde jsou další rozdíly mezi PERT a Ganttovým diagramem:
- PERT diagram zobrazuje kritickou cestu, zatímco Ganttův diagram zobrazuje fáze projektu.
- Zatímco PERT diagram rozvádí časové osy po definování úkolů, Ganttův diagram se zaměřuje na sledování stavu a pozdější revizi úkolů. Umožňuje také týmu rozdělit úkoly do menších segmentů během projektu.
- Zpočátku Ganttův diagram neměl závislosti, ty jsou součástí až novějších verzí. Závislosti jsou klíčovým prvkem PERT diagramu.
- PERT diagram se vytváří ve fázích plánování, kdy tým společně diskutuje o projektu. Ganttův diagram se používá při realizaci projektu.
Rozdíly jsou tedy ve struktuře grafů a vizuálu.
Závěr
Vytváření PERT diagramu je jednodušší s výše uvedeným softwarem. Software je pomocníkem při tvorbě od nuly i při úpravě existujících diagramů.
Nejdůležitější je definovat úkoly a aktivity s pomocí zúčastněných týmů, aby se předešlo významným změnám během realizace projektu.