Software pro vytváření dokumentace procesů je klíčový pro každou firmu, protože umožňuje strukturovaně plánovat a zefektivňovat provoz. Správná dokumentace je nezbytnou součástí řízení projektů, protože odpovídá na zásadní otázku: „Jakým způsobem se budou věci dělat?“
Zatímco dříve se projektoví manažeři spoléhali na ruční metody, nyní mají k dispozici specializované nástroje, které celý proces značně urychlují a usnadňují.
V tomto přehledu se podíváme na nejuznávanější software pro dokumentaci procesů. Než se ale pustíme do detailů, pojďme si ujasnit, co vlastně dokumentace procesů obnáší. Níže najdete také tabulku s přehledem doporučených nástrojů:
Název
Popis
Prozkoumat
Scribe
AI nástroj pro snadnou dokumentaci procesů s automatickým snímáním obrazovky.
Miro
Škálovatelná platforma pro mapování a dokumentaci procesů s rozsáhlými integračními možnostmi.
Document360
Zjednodušuje obchodní procesy a usnadňuje řízení změn.
Process Street
Nabízí šablony typu drag-and-drop a standardizované kontrolní seznamy.
Heflo
Podporuje BPMN 2.0, umožňuje stahování a export dokumentů a disponuje WYSIWYG editorem.
Poskytuje bohaté šablony, spolupráci v reálném čase a funkci drag-and-drop.
FlowShare
Umožňuje dynamické sledování, snímání obrazovky a export do mnoha formátů.
ProProfs
Podporuje import z Wordu a PDF, nabízí kontextovou nápovědu a multimediální prvky.
Jak tedy software pro dokumentaci procesů funguje? Zjednodušeně řečeno, procesní dokument je detailní návod, který vysvětluje, jak provést konkrétní úkol. Například, ukazuje kompletní postup přenosu dat ze starých serverů na cloudové úložiště.
Procesní dokument může mít podobu vývojového diagramu, tutoriálu nebo souboru pravidel. Dokumentace procesů tedy zahrnuje zaznamenávání a popisování postupných kroků při provádění daného úkolu.
Tento typ dokumentace je užitečný pro členy týmu, nové pracovníky i zákazníky, kteří potřebují pochopit, jak provádět určitou činnost.
Jak zdokumentovat proces?
Postup dokumentace procesu obvykle zahrnuje tyto kroky:
- Identifikujte proces, který chcete zdokumentovat, a definujte jeho cíl a rozsah.
- Určete hranice procesu a odpovězte na otázky, jako je: „Kde proces začíná a kde končí?“.
- Popište výsledky procesu a akce, které následují.
- Uveďte software a vybavení potřebné pro daný proces. To může zahrnovat cokoliv od vývojových platforem až po cloudové servery.
- Vizualizujte, jak proces bude probíhat. Můžete vytvořit podrobný postup krok za krokem od začátku do konce.
- Seznamte zainteresované strany, osoby s rozhodovací pravomocí a zaměstnance, kteří se na procesu podílejí.
- Převeďte všechny tyto informace do systému pro dokumentaci procesů, aby vám nic neuniklo.
Jakmile máte tyto kroky za sebou, zbývá jen sdílet dokumentaci s týmem, aby k ní měli všichni snadný přístup.
Důležitost dokumentování obchodních procesů
Dokumentace obchodních procesů přináší řadu dlouhodobých výhod. Mezi ty nejvýznamnější patří:
- Srozumitelné obchodní procesy: Odstraňte nejasnosti a zajistěte, aby zaměstnanci dosahovali požadovaných výsledků.
- Snížení chyb: Omezte neefektivitu v provozu a zlepšete pracovní prostředí.
- Dodržování předpisů: Vyvarujte se právním problémům způsobeným neúmyslným nesprávným provedením postupu.
- Řízení změn: Umožněte zaměstnancům snadno se přizpůsobit novým změnám v obchodních procesech.
- Minimalizace doby školení: Zkraťte dobu, kterou noví zaměstnanci potřebují k zaškolení.
- Jasné rozdělení úkolů: Zajistěte, aby každý zaměstnanec měl přesně definované povinnosti, což přispívá k plynulému chodu firmy.
Když je proces zdokumentován a má procedurální formu, je pro zaměstnance snazší pochopit, jaké kroky je třeba dodržet.
Co je software pro dokumentaci obchodních procesů?
Dokumentace procesů je komplexní úkol, a pokud se provádí ručně, je zde riziko lidských chyb. Proto byl vytvořen software pro dokumentaci procesů, který zjednodušuje vytváření dokumentů a minimalizuje prostor pro chyby. Mezi výhody tohoto softwaru patří:
- Centralizovaný přístup: Online nástroje umožňují týmu přístup k dokumentům z jednoho místa.
- Cloudové úložiště: Umožňuje přístup k dokumentaci odkudkoli, na rozdíl od offline dokumentů.
- Správa v reálném čase: Umožňuje efektivní správu, aktualizaci a spolupráci na dokumentech.
- Analýza uživatelských dat: Poskytuje užitečné informace pro zlepšení znalostní báze a informovanější rozhodování.
Vyhledávání informací je také snadnější, protože online vyhledávač umožňuje rychle najít potřebné informace.
Funkce, na které se zaměřit
Při výběru softwaru pro dokumentaci procesů se zaměřte na tyto funkce:
- Intuitivní uživatelské rozhraní: Software by měl být snadno použitelný i pro ty, kteří s podobnými nástroji nemají zkušenosti.
- Vizuální reprezentace dat: Platforma by měla umožňovat vizuální zobrazení různých typů dat a podporovat odkazy a multimédia.
- Spolupráce v reálném čase: Měla by umožňovat týmu spolupracovat na dokumentech v reálném čase.
- Export do různých formátů: Dokumenty by měly jít exportovat do různých formátů nebo přímo sdílet na jiné platformy.
- Integrace s dalšími nástroji: Software by měl být kompatibilní s nástroji, které vaše organizace běžně používá, což usnadňuje sdílení a opětovné použití informací.
Pojďme se podívat na některé z nejlepších softwarů pro dokumentaci procesů, které jsme otestovali a můžeme doporučit.
Scribe
Pokud často opakovaně odpovídáte na stejné otázky ohledně provádění úkolů, Scribe je pro vás ideálním řešením! Scribe nabízí rychlý a snadný způsob, jak dokumentovat a sdílet obchodní procesy během několika sekund.
Funkce:
- Zjednodušuje proces učení pro nové zaměstnance.
- Automatizuje tvorbu procesní dokumentace a SOP, čímž vylepšuje školicí programy.
- Zajišťuje konzistentnost procesů v rámci organizace díky školicím materiálům na vyžádání.
- Automatizuje vytváření školicích průvodců a vylepšuje znalostní báze.
Scribe je nástroj založený na umělé inteligenci, který rychle převádí digitální procesy do podrobných návodů. Stačí aktivovat zapisovač a projít celým procesem. Scribe automaticky vytvoří návod s příslušnými snímky obrazovky.
Miro
Společnosti jako Dell, Cisco a Deloitte spoléhají na Miro, software pro dokumentaci a mapování procesů, který umožňuje vizualizovat důležité obchodní informace. Platforma je škálovatelná a umožňuje členům týmu propojit a optimalizovat procesy pomocí zabudovaných mapovacích nástrojů.
Funkce:
- Možnost vkládat obchodní procesy a mapy do nástrojů jako Confluence, Coda a Notion.
- Integrace s Jira pro kontrolu obchodních procesů, mapování zákaznických cest a sledování akcí.
- Různé balíčky pro řízení projektů, mapování zákaznických cest a obchodních procesů.
- Snadný import procesních map z platforem jako Microsoft Visio, Draw.io a Lucidchart.
- Bohatá knihovna šablon pro zlepšení zákaznické zkušenosti.
Miro nabízí nástroje jako vývojové diagramy, BPMN diagramy, mapování hodnotového toku a plavecké dráhy, které vám pomohou analyzovat scénáře a zlepšit využití zdrojů.
Díky Miro můžete vizualizovat obchodní plány a efektivně komunikovat strategii s celým týmem.
Document360
Document360 pomáhá zlepšit zákaznickou zkušenost více než 10 000 uživatelům v 80 zemích. Platforma nabízí standardní operační postupy a umožňuje zefektivnit obchodní procesy pro lepší porozumění mezi zaměstnanci.
Funkce:
- Zajišťuje jasné pochopení schválených obchodních procesů a rolí zaměstnanců.
- Umožňuje řízení změn pro plynulý přechod na nové procesy.
- Obsahuje modul pro školení nových zaměstnanců.
S Document360 zajistíte, že jsou obchodní procesy jasné a konzistentní, což zvýší celkovou produktivitu vaší organizace.
Process Street
Process Street je oblíbený software pro dokumentaci procesů, který je navržen tak, aby pomáhal týmům dosahovat lepších výsledků. Je ideální, pokud potřebujete zdokumentovat všechny klíčové organizační procesy a zajistit, aby všichni zaměstnanci měli stejné informace.
Funkce:
- Drag-and-drop editor pro rychlou tvorbu a aktualizaci šablon.
- Standardizované kontrolní seznamy s funkcemi, jako jsou zastavovací úkoly, schvalování a dynamické termíny splnění pro sledování každého procesu.
- Automatické aktualizace kontrolních seznamů po provedení změn.
- Centralizovaná platforma pro snadnou spolupráci a vyhledávání dokumentů.
- Zjednodušené uživatelské rozhraní pro rychlejší proces školení.
Firmy mohou používat Process Street k dokumentaci různých procesů, jako jsou pracovní postupy Git, onboarding nových klientů, onboarding zaměstnanců, denní a týdenní úkoly, prověřování kandidátů, generování faktur a interní audity.
Heflo
Heflo je nástroj pro dokumentaci obchodních procesů s moderním a profesionálním designem, který umožňuje automaticky generovat dokumenty. S Heflo je spolupráce na návrhu obchodních procesů v reálném čase snadná a rychlá.
Funkce:
- Podpora BPMN 2.0.
- Možnost stahovat dokumentaci jako obrázek nebo exportovat na jinou platformu.
- WYSIWYG editor pro formátování textů a návrhů.
- Možnost kategorizovat procesy do knihoven dotazů.
- Definování obchodních pravidel a integrací.
Můžete snadno modelovat, analyzovat, mapovat, optimalizovat, automatizovat a dokumentovat obchodní procesy a stahovat je v různých formátech, jako jsou PDF, Word, HTML a Excel. S cloudovým úložištěm Heflo máte přístup k dokumentaci odkudkoli a kdykoli.
Creately
Creately je platforma pro řízení práce, která nabízí šablony pro dokumentaci procesů, což zjednodušuje vytváření dokumentace obchodních procesů. Pomáhá systematicky zaznamenávat všechny procesy ve vaší organizaci.
Funkce:
- Bohatá knihovna šablon pro různé procesy, týmové pracovní postupy a další.
- Nástroje drag-and-drop pro snadný popis složitých procesů.
- Import reportů, snímků obrazovky a obrázků.
- Export dat z různých platforem.
- Propojování tvarů pro vytváření navigačních struktur.
Creately nabízí rozsáhlé možnosti dokumentace a nástroje pro vytváření diagramů, jako jsou vývojové diagramy, mapy toku hodnot, BPMN, procesní mapy a další. Creately také umožňuje spolupráci v reálném čase, což je nezbytné pro podporu mezifunkční spolupráce během procesu dokumentace.
FlowShare
FlowShare je skvělý nástroj pro vytváření atraktivní procesní dokumentace a ukázek pro všechny aplikace používané vaší organizací. Mnoho firem s ním již vytvořilo podrobné průvodce a interaktivní školení.
Funkce:
- Dynamické sledování všech akcí a automatické vytváření návodů.
- Snímání obrazovky a akcí jako kliknutí myší a klávesové zkratky.
- Nástroj pro rozmazání citlivých dat.
- Automatické generování textových popisů.
- Hromadné ořezávání snímků obrazovky.
- Export do formátů PDF, PPTX, DOCX, HTML a dalších.
FlowShare nejen zkracuje čas a snižuje chyby způsobené manuálními procesy, ale také umožňuje přizpůsobení standardního postupu dokumentace. Aplikace umožňuje rychlou úpravu existující dokumentace bez nutnosti ji znovu pořizovat.
ProProfs
ProProfs je software pro dokumentaci procesů, který umožňuje importovat soubory a rychle vytvářet dokumenty. Nabízí také možnost vytvářet dokumentaci od začátku. Je využíván společnostmi jako Dell, Sony a Cisco.
Funkce:
- Import obsahu z dokumentů Word a PDF.
- Kontextová nápověda pro pochopení technického žargonu.
- Možnost přidávat popisky, vyskakovací okna a světelné boxy pro další informace.
- Možnost přidávat obrázky, videa a infografiky pro lepší vysvětlení procesů.
- Rozsáhlá knihovna písem, designů a témat.
ProProfs umožňuje přidávat obrázky a videa pro lepší vysvětlení procesů zaměstnancům a zákazníkům. Editor WYSIWYG nabízí širokou škálu možností pro formátování textu a stylizaci.
Závěrem
Dokumentace procesů ve vaší organizaci je klíčová pro zajištění konzistence, efektivity a poskytnutí jasného plánu pro zaměstnance i zákazníky. Klíčovým krokem je výběr správného softwaru pro dokumentaci procesů, který vám pomůže optimalizovat provoz a dosáhnout obchodního růstu.
Platformy, které jsme v tomto přehledu uvedli, byly důkladně otestovány a prokázaly svou užitečnost. Ideální volba pro vaši organizaci však závisí na vašich specifických potřebách.
Jako další krok doporučujeme se podívat na software pro automatizaci dokumentů, který vám může ušetřit ještě více času.