8 Předpřipravené nástroje pro odezvu na podporu produktivity a služeb zákazníkům

Vedoucí pracovníci zákaznické podpory musí každý den odpovídat na stovky dotazů. Aplikace s předpřipravenou odezvou mohou jejich práci urychlit a usnadnit.

Mnoho dotazů, které tým podpory denně dostává, je podobných. Ruční psaní odpovědí na tyto otázky je kontraproduktivní úkol. Uživatelé však mohou generovat předdefinované odpovědi na často kladené otázky a ukládat je do předem připravených nástrojů pro rychlé použití.

Pojďme prozkoumat více o předpřipravené reakci, včetně jejich výhod a špičkových nástrojů, které tuto službu nabízejí.

Co je to předpřipravená odpověď?

Mnoho lidí si plete předpřipravenou odpověď s automatickou odpovědí. Zatímco automatické odpovědi jsou robotické a neosobní, předpřipravené odpovědi jsou popisné a personalizované.

Jedná se o předem určené odpovědi na často kladené dotazy. Předpřipravené odpovědi jsou vždy užitečné a přizpůsobené, takže zákazníkům nezní strojově.

Jak fungují předpřipravené odpovědi s vaší společností FAQ/ Wiki?

Předpřipravené odpovědi a firemní Wiki, FAQ a znalostní báze pro odstraňování problémů by měly být synchronizovány. Měl by existovat automatizovaný systém pro vkládání konkrétních kroků pro odstraňování problémů nebo obecných informací do zástupného symbolu v rámci předpřipravené odpovědi.

Pokud nepoužíváte textové zástupné symboly, budou se předpřipravené odpovědi hromadit. Pro agenty zákaznických služeb bude obtížné zvládnout tak dlouhý seznam předem připravených odpovědí. Chcete-li tento problém vyřešit, některé skriptované mnohomluvné služby nebo nástroje přicházejí se syntaxí.

Když pracovník podpory zadá určité krátké kódy nebo syntaxe do e-mailové nebo chatovací konzole, nástroj automaticky vytvoří skript. Nástroj také získává informace o podpoře ze znalostní báze společnosti, FAQ nebo Wiki.

Propojení nástroje předpřipravených odpovědí s firemní znalostní bází vám také pomůže poskytnout aktualizované návody nebo kroky pro řešení problémů. V opačném případě budete muset ručně aktualizovat všechny podpůrné skripty.

Výhody používání předpřipravených odpovědí

#1. Šetří čas

Předpřipravená odpověď zajišťuje, že nemusíte psát odpovědi na často kladené otázky. Protože vedoucí pracovníci zákaznické podpory mohou pomocí těchto odpovědí rychle odpovídat na běžné dotazy, mohou se v ušetřeném čase soustředit na produktivnější úkoly.

#2. Bezproblémová správa

Poskytovatelé zákaznických služeb mohou snadno spravovat velký počet zákazníků pomocí aplikací s předpřipravenou odpovědí. Pokud pracujete pro poskytovatele internetových služeb, cena dostupných balíčků je otázka, kterou možná dostáváte často.

  „OK Google“ je na uzamčených telefonech mnohem bezpečnější

Namísto toho, abyste všem odpovídali stejnou odpovědí psaním, můžete tuto práci snadno provést vložením předpřipravené odpovědi do okna chatu.

#3. Spokojení zákazníků

Zákazníci chtějí okamžité řešení svých problémů. Pokud dojde ke zpoždění v odpovědi, můžete je ztratit ve prospěch svých konkurentů. Pomocí předem připravených odpovědí můžete odpovídat na jejich otázky a zajistit, aby zůstali loajální k vaší společnosti.

#4. Zvyšte míru konverzace

Předpřipravené odpovědi vám také pomohou přeměnit potenciálního zákazníka na zákazníka tím, že rychle a úspěšně odpovídá na jeho dotazy. Někdy se potenciální zákazník zeptá na nějakou jedinečnou otázku a pracovníci podpory toho mají na talíři hodně.

V takové situaci mohou odpovědět na jednoduché otázky pomocí předem připravených odpovědí a využít čas k zodpovězení jedinečného dotazu. Takto můžete přeměnit tohoto potenciálního zákazníka na zákazníka a zlepšit svůj konverzní poměr.

Zde jsou některé z nejlepších aplikací pro předpřipravenou odezvu.

psací stůl

Opakované psaní může být pro pracovníky zákaznické podpory frustrující a únavné. Psací stůl je jednoduchá platforma, která jim pomáhá se toho zbavit tím, že jim umožňuje vytvářet a spravovat konzistentní předpřipravené odpovědi.

Tento vícejazyčný nástroj lze navíc integrovat se všemi weby a aplikacemi, které vaše společnost používá, včetně Chrome, Gmail, Facebook, Slack, Zendesk a Linkedin.

Pokud se rozhodnete používat typedesk, váš tým získá pravomoc konzistentně odpovídat na dotazy zákazníků. Výsledkem je, že klienti a potenciální zákazníci získají při kontaktování vašeho oddělení podpory lepší zkušenost.

Tento nástroj také přichází s funkcí Team Folders, která vám umožní okamžitě sdílet a synchronizovat všechny připravené odpovědi s každým členem týmu. Kromě toho mohou vedoucí pracovníci podpory učinit každou předem připravenou odpověď jedinečnou pomocí proměnných.

Freshdesk

Účelem zákaznického servisu je odpovídat na dotazy zákazníků a Freshdesk vám to umožňuje bez problémů. Pomocí této předpřipravené aplikace pro odezvu se můžete se zákazníky zapojit do smysluplné konverzace napříč různými kanály.

Tato vícekanálová sada nabízí kompletní řešení podpory, které se zaměřuje na rychlé poskytování vynikajících služeb zákazníkům. Proaktivně rozumí požadavkům zákazníků a odpovídá na ně s nejintuitivnější podporou.

Protože potřebujete provádět méně opakovaných úkolů, ušetříte čas a investujete jej do něčeho plodnějšího. Tato jednotná platforma poskytuje znalostní základnu a automatizaci pracovních postupů pro rychlé řešení požadavků zákazníků.

Pomocí Freshdesku se také můžete spojit se zákazníky prostřednictvím jejich preferovaného komunikačního kanálu a kdykoli bez problémů změnit režim.

Sociální záměry

Už vás nebaví přepínat mezi více nástroji pro zasílání zpráv a chat? Pak je čas použít Social Intents, jednu z nejlepších aplikací pro předpřipravenou odezvu. Pomocí tohoto řešení můžete chatovat s návštěvníky svého webu přímo z aplikace pro spolupráci, kterou již jako tým používáte.

  Jak zavřít nereagující aplikace Chromebooku

Software pro živý chat je oblíbená aplikace, která funguje na Microsoft Teams, Slack a Webex. Vzhledem k tomu, že nemusíte opouštět stávající aplikaci, můžete okamžitě reagovat na dotazy a uspokojit zákazníky.

Social Intent vám umožňuje používat předpřipravené odpovědi, které zákazníkům pomohou s rychlou odezvou a budováním vztahů se zákazníky. Jeho proaktivní spouštěče živého chatu jsou také užitečné při zapojení návštěvníků webových stránek. Kromě toho aplikace podporuje spolupráci se všemi členy týmu při řešení problémů zákazníků.

HappyFox

HappyFox je all-in-one help desk ticketing systém pro rychlejší a lepší zákaznickou podporu. Pomáhá vám snížit chaos a organizovat proces podpory pomocí funkcí, jako je výkonný systém lístků podpory a samoobslužná znalostní báze.

Můžete rychleji reagovat na běžné a časté dotazy pomocí předpřipraveného nástroje podpory. Kromě přidávání šablon odpovědí tato aplikace provádí akce lístků, jako je změna stavu a přidávání značek.

Když se chystáte odpovědět na tiket, zobrazí se vám všechny dostupné připravené akce. Je také možné vyhledat konkrétní předpřipravené akce a následně je aplikovat. Tato platforma také podporuje vytváření předpřipravených akcí specifických pro tým.

HappyFox také podporuje integraci s mnoha podnikovými aplikacemi, včetně MS Teams, WhatsApp, Salesforce, Wrike, Asana, Slack, Facebook, Jira, Shopify, Adobe Commerce, Zapier a Twitter.

Křupavý

Moderní obchodní scénáře vyžadují, aby se společnosti spojily se zákazníky a okamžitě vedly. Křupavý je vícekanálová platforma pro zasílání zpráv, která vám to umožňuje. Skládá se ze seznamu sofistikovaných nástrojů, pomocí kterých můžete dosáhnout revoluce řízené zákazníky pro vaši společnost a odemknout hypergrowth prostřednictvím rozhovorů s nimi.

Tato platforma přichází s funkcí s názvem Sdílená doručená pošta. Centralizuje vaše konverzace z různých kanálů, jako je e-mail, messenger, SMS, živý chat a Twitter DM. Díky snadné spolupráci je tedy možné poskytovat nejlepší služby zákazníkům.

Crisp také podporuje centrální centrum pro znalostní bázi. Můžete jej kombinovat s chatboty a živými chaty a zlepšit tak zákaznickou zkušenost s odpověďmi v reálném čase.

UseResponse

UseResponse je vícekanálový software zákaznické podpory, který výrazně zkracuje dobu odezvy a zlepšuje zákaznickou zkušenost. Platforma je zcela škálovatelná a přizpůsobitelná sada, jejímž cílem je pomoci vašemu týmu podpory.

Pomocí tohoto nástroje můžete bez námahy spravovat více než 10 kanálů podpory, jako je e-mail, live chat, messenger, komunitní fóra a sociální média. Jeho automatická upozornění a přidělování dotazů usnadňují úkol všem vedoucím pracovníkům zákaznické podpory.

  Odstraňte pozadí obrázku pomocí tohoto vestavěného nástroje

Kromě toho vám UseResponse poskytuje pokročilé analýzy a zprávy týkající se výkonnosti vašeho procesu zákaznické podpory. Díky sledování hodnocení zaměstnanců a SLA může tento nástroj nabídnout lepší služby zákazníkům. Kromě toho mohou uživatelé tuto aplikaci integrovat s dalšími nástroji, jako jsou Google, Salesforce, Jira a Zapier.

Klutch

Už vás nebaví prohledávat dokumenty a disky, abyste našli správnou odpověď ve správný čas? Použití Klutch pro ukládání všech rychlých odpovědí a návodů do jediné firemní znalostní báze.

Nyní nemusíte trávit čas hledáním vhodných odpovědí nebo zadávat stejné odpovědi na opakující se otázky. Získejte přístup k vhodným předpřipraveným odpovědím z libovolného zařízení a odpovězte pomocí nich.

Můžete dokonce jedním kliknutím napsat e-mail svým zákazníkům. Tato platforma vám také umožňuje ukládat často používané úryvky a odkazy. Uživatelé mají k tomuto nástroji přístup z desktopové aplikace, Chrome, Edge a jakéhokoli mobilního zařízení.

EngageBay

EngageBay vám může poskytnout ty nejlepší předem připravené odpovědi, které jsou užitečné pro zákaznické služby, jako je help desk a e-maily. Zvláště když dostanete stovky podobných servisních dotazů, mohou tyto předpřipravené odpovědi ušetřit váš čas a pomoci vám prodat více.

Vaše zákaznické služby tak zaznamenají podporu a budou produktivnější, protože prodáte více produktů za kratší dobu.

Pro lepší spojení se zákazníky můžete také vyzkoušet nástroje pro rychlou personalizaci. Díky funkcím přizpůsobení budou předpřipravené odpovědi znít jako nějaké čerstvě napsané a personalizované odpovědi.

Pro zvýšení efektivity podnikání podporuje EngageBay funkce automatizace. Jednoduše definujte podmínky zákaznických dotazů a nástroj odpoví personalizovanými, předem připravenými odpověďmi.

Nemusíte být technicky zdatní, abyste mohli tento nástroj používat, protože má intuitivní zkratky a ikony. Kromě toho mohou uživatelé napsat jakoukoli odpověď a snadno ji označit jako připravenou pro pozdější použití.

Závěr

V případě velkého množství dotazů vám aplikace s předpřipravenou odpovědí mohou poskytnout nejjednodušší řešení. Kromě rychlé odezvy tyto aplikace zvyšují produktivitu vašeho týmu podpory a převádějí více potenciálních zákazníků.

Pokud máte také zájem o vytvoření znalostní báze pro vaši společnost, můžete vyzkoušet tyto platformy a vytvořit znalostní bázi.

x