Software pro automatizaci úloh snižuje manuální práci a zvyšuje produktivitu ve většině podniků, které využívají technologie v digitální nebo fyzické podobě!
Automatizace je nenáročným ovocem pro majitele podniků a manažery, když potřebují snížit režijní náklady bez kompromisů v produktivitě a výkonu.
Od výroby spotřebních spotřebičů, zboží a vozidel až po softwarové kódování, celé odvětví těží z automatizace úkolů a procesů.
Pokud s automatizací úloh začínáte nebo již automatizaci používáte, ale chcete stávající automatizační scénáře zefektivnit, jste na správném místě!
Tento článek nastíní některé vynikající nástroje pro automatizaci úloh, které používají přední malé a střední podniky, začínající podniky a podniky. Dále se dozvíte více o krocích a výhodách automatizace úloh. Takže, začněte číst!
Table of Contents
Co je automatizace úloh? 👩💻
Automatizace úloh je použití softwaru nebo programovacích algoritmů k dokončení opakujících se a prediktivních manuálních úloh pomocí počítačů, chytrých telefonů, tabletů nebo jednodeskových počítačů (SBC), jako je Raspberry Pi.
Zvyšuje konzistenci a přesnost pracovních postupů. Nemluvě o tom, že automatizace úkolů přináší mimořádnou efektivitu do nejsložitějších úkolů. Nejzřetelněji minimalizuje ruční práci potřebnou k vytvoření konkrétního výsledku a zároveň zefektivňuje celý podnik nebo komerční projekt.
Automatizace úkolů zcela neodstraní zapojení lidí. Jen to snižuje potřebu manuálního zásahu vašich zaměstnanců, zatímco oni mohou investovat čas do růstu prodeje, zlepšování marketingových metrik a v konečném důsledku přinášet vyšší příjmy.
Kroky pro automatizaci obchodního úkolu 🏦
Automatizace obchodních úloh velmi spoléhá na podmíněnosti, segment počítačového programování, který řeší problémy IF Then Else (aka If This Then That).
Nemusíte se však pouštět do kódování, protože existují nástroje přetahování pro automatizaci úloh. Můžete vytvářet vysoce komplexní automatizační receptury bez psaní jediného řádku kódu.
Zde jsou kroky, které je třeba dodržet u většiny nástrojů uvedených v tomto článku nebo jinde na webu:
#1. Vytvořte pracovní postup pro opakující se úkoly
Nejprve musíte zjistit, zda se obchodní proces opakuje. Podívejte se na následující pracovní postup pro řízení projektů na Asaně. Je to skvělý příklad automatizačního receptu:
- Vedoucí projektu přidal úkol na Asaně.
- Také přidali zmocněnce na Asaně.
- Aplikace Kalendář Google příjemce automaticky zobrazí tento úkol jako plán úkolů.
K vytvoření takových pracovních postupů můžete použít svou představivost a kreativitu.
#2. Vyberte spouštěcí aplikaci a přidejte spouštěcí události
Většina softwaru pro automatizaci úloh vás požádá, abyste vybrali aplikaci Trigger App a Trigger Event, která spustí automatizovaný pracovní postup. Ve výše uvedeném příkladu:
- Spouštěcí událost: Přidán nový úkol a přidělen člen týmu
#3. Vyberte akční aplikaci a akční události
Nyní stačí vybrat Kalendář Google jako akční aplikaci a přidat událost kalendáře jako akční událost.
#4. Publikovat automatizaci
Automatizační nástroj bude během celého procesu provádět různá testování a ověřování účtů. Když uvidíte, že automatizace testování funguje tak, jak jste zamýšleli, publikujte recept.
Od této chvíle bude aplikace pro automatizaci úkolů automaticky rezervovat místo kalendáře členům vašeho týmu, když přiřadíte nový úkol. Není třeba je pronásledovat nebo posílat upomínkové e-maily!
Výhody automatizace úloh 👍
Výhody, které má vaše firma z automatizace úloh, závisí průmysl od odvětví. Ale následující jsou běžné výhody v každém odvětví:
- Urychluje opakující se úkoly. Pokud dokážete předvídat přesné kroky úlohy, software dokáže tyto kroky reprodukovat a vy můžete odpočívat, zatímco program provádí úkoly jeden po druhém.
- Svou pracovní sílu můžete zachránit před vyhořením a únavou pomocí algoritmického kódu k provádění opakujících se úkolů.
- Lidé mají tendenci dělat drobné chyby, jako jsou překlepy, když opakovaně pracují na stejných krocích úkolu. Takové chyby by se ale mohly stát pro vaše klienty osudnými. K provádění opakujících se úkolů můžete použít software pro automatizaci úloh a zachránit svou společnost před ztrátou reputace.
- Takové nástroje osvobodí vaši pracovní sílu od manuální práce, takže je můžete zdokonalit a jmenovat do jiných oddělení generujících příjmy, jako je prodej, marketing, upselling a zákaznický servis.
- Většina odvětví spotřebního zboží, spotřebičů a automobilového průmyslu používá k automatizaci celé výrobní linky kombinaci algoritmů a robotických ramen. Snižuje především výrobní náklady.
- Automatizace úloh zajišťuje, že váš digitální obchodní proces bude konzistentní s vašimi podnikovými zásadami, jako je automatizace pracovního toku dokumentů pro vytváření a schvalování obchodních dokumentů.
- Získáte větší kontrolu nad obchodními operacemi a výrobními linkami. V nouzových situacích můžete snadno vyvolat řešení pro obnovu po havárii, jako je přenos cloudové aplikace k jinému poskytovateli cloudu nebo výrobní potřeby neovlivněné továrny.
- A konečně, nejžádanější výhodou je lepší návratnost investic do manuálních obchodních procesů, jako je digitální marketing, e-mailový marketing, online registrace zákazníků, digitální ověření KYC a další.
Nyní znáte definici softwaru pro automatizaci úloh, jeho kroky a jeho výhody. Je čas prozkoumat některé oblíbené nástroje pro snadnou a cenově dostupnou automatizaci úloh pro jakékoli obchodní nebo osobní použití:
Pipefy
Pokud jde o automatizaci vašich úkolů nebo workflow, Pipefy je tu pro vás. Kromě automatizace můžete na této platformě vytvářet a upravovat jakýkoli druh pracovního postupu s možností nekonečného a snadného škálování. Díky intuitivnímu vizuálnímu rozhraní se proces automatizace stává bezproblémovým.
V důsledku toho se zvyšuje efektivita týmu a může ze svých aplikací vytěžit maximum. Pomáhá vám také řídit rychlé změny pracovního postupu v důsledku zpětné vazby od zákazníků nebo nových interních požadavků.
Nyní se musíte méně spoléhat na e-mailové stopy a tabulky, protože tento automatizační software vám umožní vyhnout se chybám tím, že eliminuje duplicitní zadávání dat.
Pipefy vám umožňuje vytvořit pracovní postup od začátku pomocí svého vizuálního editoru nebo si vybrat kteroukoli z jeho šablon, které si přizpůsobíte podle svých potřeb. Přizpůsobitelné dashboardy a sestavy tohoto nástroje jsou navíc užitečné pro sledování KPI, sledování stavu a identifikaci nových příležitostí.
Tato aplikace umožňuje slučovat, třídit a směrovat příchozí požadavky, příjmy a vstupenky bez ohledu na jejich zdroje. Podporuje spolupráci tím, že každého člena týmu umisťuje na stejnou stránku a určuje oprávnění uživatele pro viditelnost a spolupráci.
Zoho Flow
Už vás nebaví spravovat více aplikací jednotlivě pro vaše týmy? Zoho Flow vám umožňuje automatizovat obchodní pracovní postupy a úkoly připojením aplikací, které používáte. Nyní se zbavte všech informačních sil pomocí funkce inteligentní integrace tohoto softwaru.
Aplikace propojuje všechny aplikace, takže všechny e-maily, záznamy a sestavy se pohybují v nepřerušovaném toku. Toky můžete navrhovat přizpůsobením předem vytvořených kolekcí toků pro maximální produktivitu a provádění rutinních úkolů.
Navíc není třeba vynakládat úsilí na komplexní integrační kódování, protože jeho dynamický tvůrce vám umožňuje nastavit spouštěč a akce prostřednictvím bezproblémové integrace. Týmy mohou dokonce vytvářet pracovní postupy, které se propojují napříč odděleními pro lepší obchodní orchestraci.
Kromě toho mohou organizace pomocí tohoto nástroje vytvářet vlastní integrace napříč různými obchodními funkcemi. Některé nejlépe podporované aplikace jsou Zoho CRM, Trello, Asana, Slack, Kalendář Google, Zoho Desk, Calendly, Azure DevOps, Confluence, Dropbox a Salesforce.
Wrike
Pokud je váš tým unavený prováděním únavných procesů ovlivňujících produktivitu, je čas zvolit Wrike. Jeho výkonný a efektivní Automation Engine dokáže zautomatizovat každodenní pracovní postupy, takže se můžete věnovat činnostem, které jsou pro vaše podnikání nejdůležitější.
Společnosti mohou vytvářet pravidla pro opakující se úkoly pomocí spouštěčů a akcí pro rychlejší a chytřejší pracovní procesy. Kromě toho vás nástroj upozorní a automaticky aktualizuje pro rychlejší škálování, zefektivnění procesů a snížení chyb.
Když použijete Wrike, automaticky přesune úlohu do další fáze pracovního postupu v závislosti na prioritě úlohy, stavu a riziku. Protože všichni členové týmu mají plný přehled o pracovních postupech, bude transparentnost.
Aplikace má také funkce, jako jsou @zmínky, upozornění a připomenutí pro lepší spolupráci.
ClickUp
S funkcí ClickUp Automations můžete snadno automatizovat své rutinní úkoly a pomoci svému týmu soustředit se na důležitější práci.
Pomocí této platformy lze vytvářet úkoly více než 100 způsoby. Kromě vytváření přizpůsobené automatizace vám umožňuje automatizovat úkoly související s příjemci, stavy, prioritami, daty, vytvořením a přesunem.
A co víc, umožňuje vám přidělovat úkoly, měnit stav, přidávat komentáře a provádět řadu dalších činností. Uživatelé si mohou vybrat akci, která nastane během spouštění automatizace, a ušetřit tak svůj drahocenný čas.
ClickUp Automations podporuje několik externích aplikací, včetně Slack, Google Sheets, Calendly, Dropbox, GitHub, Typeform a Airtable, pro vytvoření jediného, ale sdíleného pracovního postupu. Především zajišťuje bezpečnost uživatelských dat pomocí zabezpečené platformy a nabízí vysokou úroveň provozuschopnosti.
automatizace Jira
Hledáte řešení pro automatizaci úloh, které vám pomůže soustředit se na vaše důležité úkoly? Vyberte si Jira Automation pro automatizaci jakéhokoli úkolu nebo pracovního postupu vašeho podnikání pomocí několika kliknutí.
S touto platformou jsou možnosti nekonečné – můžete ji použít pro automatizaci přidělování úkolů pro synchronizaci úkolů napříč odděleními.
Také nepotřebuje, abyste psali kódy. Vyberte kteroukoli z jeho více než 100 šablon (DevOps, Slack, Business, Global atd.) a začněte vytvářet pravidla automatizace během několika minut. K zahájení procesu můžete také použít jeho průvodce a videa.
Společnosti mohou tento software používat s dalšími oblíbenými obchodními nástroji, jako jsou MS Teams, Slack, GitHub, Bitbucket atd.
Zapier
S 5 000 aplikacemi a nekonečnou automatizací je Zapier ideálním řešením pro automatizaci úloh pro renomované značky jako Salesforce, Microsoft, Google, Typeform, Vocal, Airtable a další. Jedná se o software pro automatizaci úloh bez kódu s následujícími pozoruhodnými funkcemi:
- Vícestupňová automatizace, která může zahrnovat až 100 aplikací
- Jednoduchá logika if/then pro podmíněné programování ve vizuálním pracovním prostoru
- Zcela drag-and-drop automatizace receptury
- Více filtrů, abyste mohli vytvářet složité automatizační recepty
- Naformátujte svá data v automatizačním vzorci pomocí funkce Formátovač
V době psaní tohoto článku je platforma pro integraci aplikací vhodná pro obchodní role, jako je prodej, informační technologie (IT), majitelé malých podniků a online marketéři.
Když mluvíme o obchodních pracovních postupech, můžete použít integrace aplikací Zapier nebo Zaps pro komunikaci se zákazníky, správu dat, správu potenciálních zákazníků a obchodní procesy.
Tallyfy
Tallyfy je velmi vhodný pro podniky s větším objemem dokumentů, souborů a dat než ostatní. Samotný vývojář automatizační platformy kladl důraz na automatizaci úloh pro online formuláře, obchodní pracovní postupy, procesy, úkoly, schvalování dokumentů a další.
Má integrace a webhooky pro různé obchodní a profesionální aplikace, jako je e-mail Google (Gmail), Slack, Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Power BI, Tableau a další.
Software pro automatizaci úloh také podporuje automatizační nástroje třetích stran, jako je Zapier Connector a Power Automate. Pokud tedy nenajdete integraci pro svou firemní aplikaci na Tallyfy, můžete aplikaci integrovat s Power Automate nebo Zapier a poté ji provozovat na Tallyfly.
Nintex
Pokud jde o použití kompletní automatizační platformy, Nintex je ideální volbou pro podniky. Tento nástroj umožňuje uživatelům automatizovat manuální a každodenní úkoly a řídit podnikové pracovní postupy prostřednictvím robotické automatizace procesů.
Jediné, co musíte udělat, je zjistit procesy, které vyžadují automatizaci, a začít je automatizovat pomocí několika kliknutí – a naprosto bez kódů. Není třeba používat papírové formuláře, protože společnosti mohou shromažďovat informace digitálně z formulářů a chytrých telefonů.
Nintex navíc umožňuje elektronický podpis ve vašich dokumentech a umožňuje vám automaticky generovat dokumenty, kdykoli je to potřeba. Můžete se také stát součástí její globální partnerské sítě pro rychlou a úspěšnou automatizaci.
Závěrečná slova
Automatizace úloh je tajemstvím podnikové produktivity, efektivity a ziskovosti. Pomůže vám vyhnout se penalizacím za chyby a rychleji dokončit fyzické nebo digitální úkoly. Úspěch v automatizaci však spočívá v softwaru, který používáte k psaní automatizovaných procesů nebo receptů úloh.
Vyzkoušejte výše uvedený software pro automatizaci úloh a vyberte si ten, který vyhovuje vaší obchodní doméně a potřebám stylu automatizace.
Dále se můžete podívat na nástroje pro automatizaci účtů.