Význam softwaru pro správu smluv
Smlouvy představují klíčový zdroj příjmů pro každou firmu, a proto je zásadní zajistit jejich hladký a včasný průběh. Softwarová řešení pro správu smluv zde hrají nezastupitelnou roli.
V současnosti dochází k rozsáhlé digitalizaci obchodních smluv. Již není nutné manuálně vytvářet dokumenty, provádět finální úpravy, podepisovat je a posílat poštou. Finanční, obchodní a zákaznické týmy využívají automatizované nástroje k vytváření velkého množství smluv denně.
Pokud nemáte s aplikacemi pro správu smluv žádné zkušenosti, jste na správném místě. V následujícím textu naleznete přehled nejlepších aplikací pro správu smluv, které vám usnadní výběr.
K čemu slouží software pro správu smluv?
Aplikace pro správu smluv zjednodušují celý proces od vyjednávání až po finální podpis. Zní to lákavě? Podívejme se na některé z klíčových funkcí těchto aplikací:
Zkrácení doby trvání smlouvy
Vytvoření návrhu smlouvy obvykle trvá i několik týdnů. Použitím kvalitního softwaru pro správu smluv můžete vytvářet profesionální smlouvy v řádu minut, což jistě ocení i váš nadřízený.
Zvýšení přesnosti smluv
Neúmyslné chyby v dokumentu smlouvy mohou mít závažné důsledky a snížit důvěru ve vaši společnost. Použití automatizovaných nástrojů pro smlouvy pomůže takovým chybám předejít. Tyto nástroje automaticky doplňují důležitá data, čísla a pole, využívajíce dřívější kontakty.
Zbývá vám pak jen provést případné personalizace a úpravy, aby smlouva byla aktuální.
Automatizace klíčových procesů
Smluvní proces zahrnuje mnoho kroků, jako je vyjednávání, tvorba návrhů, aktualizace nabídek, připomínky k podpisu atd. Software pro správu smluv vám umožňuje automatizovat všechny tyto kroky, šetřit čas a omezit papírování.
Podpora elektronického podpisu
Obchodní a zákaznické týmy mohou urychlit proces podpisu smlouvy pomocí elektronických podpisů, čímž se eliminuje zdlouhavé osobní podepisování.
Když už znáte účel aplikací pro správu smluv, podívejme se na některé oblíbené platformy.
PandaDoc
PandaDoc je populární a robustní software pro správu smluv, který nabízí víc než jen základní funkce. Umožňuje vám přizpůsobovat smlouvy, vyjednávat o nich a zahrnout elektronický podpis. Udržuje plynulou komunikaci a přizpůsobuje se vašemu tempu.
Tato platforma nabízí stovky šablon smluv, které můžete upravovat pomocí intuitivního editoru „drag and drop“ a okamžitě je sdílet s klienty. K dispozici je také knihovna schválených doložek, která vám pomůže vytvářet bezchybné smlouvy pro různé účely.
Mezi klíčové funkce PandaDoc patří:
- Oznámení v reálném čase
- Bezproblémové zpracování plateb
- Mobilní aplikace pro Android a iOS
- Neomezený počet dokumentů a uživatelů
- Integrace s CRM pro import zákaznických dat
PandaDoc vám umožňuje zefektivnit proces správy smluv automatizací úkolů, jako je schvalování, podepisování objednávek a přizpůsobení uživatelských oprávnění. Členové týmu mohou také komentovat dokumenty nebo komunikovat pomocí funkce chatu.
Zoho Contracts
Zoho Contracts je komplexní software pro správu smluv, který zefektivňuje celý životní cyklus smlouvy. Pomáhá firmám zvyšovat efektivitu ve všech aspektech správy smluv, zlepšuje dodržování předpisů a snižuje obchodní rizika. Tato aplikace splní veškeré vaše potřeby související se smlouvami, od jejich vytvoření, schválení, vyjednávání až po podpis.
Mezi klíčové funkce Zoho Contracts patří:
- Právně závazné podpisy
- Akční položky pro připomenutí
- Předdefinované uživatelské role a přístupová oprávnění
- Šifrování a soukromá datová centra
- Centrální úložiště pro firmy
Díky průvodci pro tvorbu smluv můžete okamžitě vytvářet nové smlouvy, používat předdefinované šablony pro běžné smlouvy, nebo si vytvářet vlastní šablony. Funkce jako vestavěný editor dokumentů, sledování změn a komentáře zajišťují bezproblémovou spolupráci na dokumentech.
Platformu můžete využít k návrhu pracovních postupů schvalování, získávání cenných dat z analýz, sledování historie smluv, zobrazení aktuálních změn a správě smluvních závazků.
ContractWorks
Pokud hledáte jednoduchý software pro správu smluv, jehož nastavení vám zabere jen několik minut, zvolte ContractWorks. Nejenže výrazně zvyšuje viditelnost vašich smluv, ale také minimalizuje riziko, že zmeškáte termín obnovení smlouvy.
Mezi klíčové funkce ContractWorks patří:
- Přizpůsobené, plánované reporty pokrývající všechny aspekty
- Neomezené notifikace a upozornění na důležité smlouvy
- AI tagy pro snadnou navigaci a vyhledávání smluv
- Chytré AI nástroje pro sledování klíčových datových bodů
- Intuitivní uživatelské rozhraní a specializovaný manažer implementace
Tato aplikace vám umožňuje přidat neomezený počet uživatelů bez ohledu na zvolený tarif. Pomocí funkce OCI a pokročilého vyhledávání rychle najdete potřebné detaily smlouvy.
Navíc můžete ukládat všechny smlouvy do škálovatelného a bezpečného úložiště smluv. Vestavěná funkce elektronického podpisu vám umožňuje odesílat, podepisovat a archivovat smlouvy odkudkoliv.
Concord
Concord je platforma pro všechny vaše smluvní procesy. Umožňuje vám spravovat návrhy, schvalování, elektronické podepisování a ukládání smluv. Poskytuje vám plnou kontrolu nad celým životním cyklem smlouvy.
V této platformě můžete provádět další důležité úkoly, jako je externí vyjednávání, vyhledávání smluv, správa upozornění na termíny a reporting. Usnadňuje také spolupráci na dokumentech, komentování a chatování s kolegy a dodavateli.
Mezi klíčové funkce Concordu patří:
- Pravidelná automatizace úloh s rozsáhlou integrací
- Statistiky týkající se smlouvy s porovnáním v terénu
- Emailová upozornění na obnovení smlouvy nebo termín
- Neomezené právně závazné podpisy
- Automatické směrování a schvalování dokumentů
Concord podporuje integraci s mnoha aplikacemi pro usnadnění vašeho pracovního postupu. Můžete jej propojit s více než 4000 aplikacemi přes Zapier nebo použít jeho REST API a webhooky. Navíc jej můžete kombinovat s Salesforce, DocuSign, Dropbox, Box, Google Drive, Slack, Hubspot, Microsoft Teams, Typeform, Google Forms a dalšími.
DocuSign CLM
DocuSign CLM je vhodnou volbou pro menší podniky, protože nabízí cenově dostupný software pro správu smluv. Pomůže vám zorganizovat celý proces tvorbou přizpůsobených dohod, automatizací smluvních úkonů a získáváním informací o trendech, rizicích a příležitostech.
Smlouvu můžete rychle vytvořit pomocí šablon, knihoven klauzulí, editoru „drag and drop“ a podmíněných pravidel. Umožňuje také správu verzí a směrování smluv pro interní i externí kontrolu.
Hlavní funkce DocuSign CLM:
- Automatizace úkolů a komplexní správa workflow
- Šetří čas díky standardizaci procesů správy smluv
- Odstraňuje úzká místa pro efektivní práci
- Podporuje business intelligence pomocí rychlé kontroly a informací o trendech
- Hladká a snadná spolupráce mezi členy týmu
Firmy mohou navíc používat DocuSign CLM pro ukládání smluv do centrálního systému, správu závazků, vyhledávání dohod pomocí filtrů a mnoho dalšího. Aplikace má více než 100 přednastavených kroků pracovního postupu, které můžete využít pro generování, kontrolu, schvalování a ukládání smluv.
Contract Hound
Ztrácíte přehled o svých důležitých smlouvách? Contract Hound vám s tím pomůže. Tento jednoduchý software pro správu smluv vám umožní snadno vyhledávat, ukládat a organizovat všechny smlouvy.
Pozoruhodné funkce Contract Hound:
- Ukládání a organizování dokumentů v databázi s možností vyhledávání
- Možnost bezplatného přidání neomezeného počtu uživatelů k zobrazení kontaktů
- Bezpečné podepisování a schvalování prostřednictvím integrací
- Ochotný tým podpory
- Nouzové a bezpečné záložní úložiště
Můžete si nastavit připomínky a upozornění na datum vypršení platnosti smlouvy a termíny obnovení. Na platformě můžete přidělit vašim kolegům oprávnění pouze ke čtení nebo k úpravám. Společnosti mohou také používat Contract Hound ke kontrole a podepisování smluv, správě grantů a sledování změn.
CMx
CMx je dynamický nástroj typu „vše v jednom“ pro správu smluv. Platforma je dostupná v cloudu i on-premise. S její pomocí mají firmy přístup k cenným datům o správě životního cyklu smluv, včetně smluv, právních dohod a souvisejících dokumentů, vše na jedné platformě.
Smlouvy můžete vytvářet snadno pomocí importu klauzulí do MS Word pomocí „drag and drop“. Všechny smluvní verze můžete ukládat v centrálním úložišti.
Mezi klíčové atributy aplikace CMx patří:
- Pokročilá analytika s použitelnými daty, vlastními a plánovanými reporty
- Vícefaktorová autentizace, zabezpečení multi-tenancy, SSL certifikát
- Šifrovaná data uložená v zabezpečených datových centrech
- Workflow pro kontrolu a schvalování smluv
- Snadná konfigurace a jemné oprávnění
CMx podporuje integraci s různými editory, aplikacemi a platformami jednotného přihlášení, jako je Google Workspace, Salesforce, Microsoft Dynamics, Okta, MS Office 365 a Azure Active Directory.
Evisort
Hledáte vhodný software pro správu smluv pro váš rychle rostoucí podnik? Evisort by mohl být pro vaši firmu ideální volbou. Tento nástroj pro správu smluv s umělou inteligencí vám pomůže snížit pracovní zátěž, hlídat data vypršení platnosti smluv, urychlit vyhledávání smluv a zkrátit dobu smluvních transakcí.
Mezi hlavní funkce aplikace Evisort patří:
- Automatizace kontraktů pro rozšíření zdrojů
- Transparentní schvalovací procesy pro dodržování souladu
- Automatická upozornění a spouštěcí alarmy
- Pokročilá analytika smluv, reporty a vizualizace
- Integrace bez kódu a správa přístupu
S platformou Contract Intelligence od Evisort můžete zjednodušit správu smluv. Platforma také zjednodušuje pracovní postupy, aby se váš tým mohl soustředit na strategickou práci a rychleji uzavírat obchody. Tato platforma podporuje integraci s aplikacemi jako je Gmail, Disk Google, AWS, SharePoint, DocuSign, Adobe Sign, Box a Salesforce.
Základní vlastnosti nástroje pro správu smluv
Software pro správu smluv je užitečný, pokud má následující funkce:
Šablony smluv
Aplikace by měla nabízet běžné šablony, které firmy často používají. Měla by také nabízet možnost převést novou smlouvu na šablonu pro budoucí použití.
Centrální úložiště obsahu smlouvy
Měla by existovat databáze obsahu, který se ve smlouvách často používá. Operátor by měl mít možnost upravovat pole dle potřeby.
Řízení přístupu na základě rolí
Obchodníci v terénu, úředníci, zákaznická podpora, tvůrci smluv, vedoucí pracovníci a majitelé firem by měli mít v softwaru různé úrovně přístupu.
Zabezpečené a šifrované úložiště
Kvalitní software pro správu smluv používá ověřovací software a šifrovací protokoly k ochraně smluv před neoprávněným přístupem.
OCR, AI, PDF a tisk
Pokud potřebujete přidat obsah z fyzické smlouvy, musí software obsahovat OCR. Umělá inteligence dokáže zpracovat vstupy a vytvořit čisté a profesionální PDF soubory.
V některých případech můžete potřebovat i tištěné kopie, proto by neměla chybět ani možnost tisku.
Přehledový panel
Přehledový panel, který zobrazuje různé metriky týkající se zpracování smluv, pomůže manažerům, finančním úředníkům a vedoucím týmů vytvářet vhodné obchodní a finanční plány.
Software pro správu smluv nové generace by měl zobrazovat přehledový panel s rozpracovanými smlouvami, návrhy smluv, smlouvami ve fázi přípravy, smlouvami odeslanými ke schválení klientům a novými návrhy smluv.
Vestavěný elektronický podpis
Při výběru softwaru pro správu smluv se ujistěte, že má funkci elektronického podpisu. Jinak byste si možná museli kupovat další aplikaci jen pro elektronické podpisy, což by určitě zpomalilo proces zpracování smluv.
Průběh smluvního procesu
Aplikace by měla nabízet intuitivní pracovní postup pro zpracování smluv. Například, obchodní zástupce zahájí tok smlouvy. Následně prodejní nebo produktový tým ověří prvky smlouvy a předá je manažerům.
Jakmile manažer dokončí ceny a podmínky, může odeslat smlouvu ke schválení vedení. A to vše by se mělo odehrávat v jedné aplikaci.
Administrativní monitoring
Pro obchodní manažery, finanční úředníky, vedení a majitele firmy musí existovat pokročilé možnosti vizualizace, které zajistí, aby vše probíhalo v souladu s firemní politikou.
Co je standardní proces správy smluv?
Typický proces správy smluv se skládá z šesti kroků. Podívejme se na jednotlivé fáze životního cyklu.
Vytvoření
Prvním krokem je vytvoření dohody. Můžete použít šablonu, nebo začít psát smlouvu od nuly.
Spolupráce
Jako klíčový obchodní dokument, smlouvy často vyžadují interní spolupráci. Různé týmy přispívají ke konečné podobě smlouvy.
Úpravy
První verze smlouvy obvykle není finální. Je třeba ji upravit a provést případné změny.
Podpis
Po dokončení textové části je třeba smlouvu podepsat. V dnešní době se stále častěji využívá elektronický podpis.
Sledování
Je také důležité sledovat závazky a plnění smlouvy.
Úložiště
Všechny smlouvy musí být uloženy v prohledávatelném, centralizovaném a zabezpečeném úložišti. Uživatelé tak mohou rychle třídit a vyhledávat dokumenty.
Reporting
Měli byste mít k dispozici analytický přehled s užitečnými statistikami, který vám pomůže přijímat informovaná rozhodnutí.
Obnova
V mnoha případech se smlouvy po určité době obnovují. Je proto důležité sledovat termíny obnovení.
Oblíbené knihy pro řízení smluv
Řízení smluv: Klíčová obchodní kompetence
Sestavování a vyjednávání smluv
Principy řízení smluv
Řízení smluv: Vítězná tajemství
Závěrečná slova
V tomto článku jste se seznámili s osmi nejlepšími softwary pro správu smluv, které mění obchodní svět. Můžete si vybrat ten, který nejvíce vyhovuje vašim obchodním potřebám, smluvnímu zatížení a rozpočtu. Doporučujeme vyzkoušet zkušební verzi, než se rozhodnete pro placenou verzi.
Možná vás také bude zajímat, kde nakupovat a prodávat v online obchodech.