Smlouvy jsou zdrojem příjmů každého podnikání a software pro správu smluv zajišťuje, že kanál je bezchybný a včasný.
Obchodní smlouvy se nyní plně digitalizují. Odpadá sepisování dokumentů, finální sepisování, podepisování, pošta atd. Tým financí, prodeje nebo klientské podpory nyní využívá automatizované nástroje k vytváření stovek smluv denně.
Pokud jste nevyzkoušeli žádnou aplikaci pro správu smluv, jste na správném místě. Níže uvádíme konečný seznam aplikací pro správu smluv, abyste si mohli vybrat.
Table of Contents
Jaký je účel softwaru pro správu smluv?
Aplikace pro správu smluv usnadňují proces vyjednávání až po konečný podpis. Zní to zajímavě? Níže naleznete některé oblíbené účely:
Zkraťte dobu trvání smlouvy
Dokončení návrhu obsahu smlouvy obvykle trvá až 4 týdny. Pokud máte na starosti sepisování smluv, zapůsobte na svého manažera tím, že vytvoříte profesionální smlouvy během několika minut pomocí robustní správy smluv.
Zvyšte přesnost smlouvy
Neúmyslné chyby ve smluvním dokumentu by mohly hodně narušit a snížit důvěru vaší společnosti. Takovým nehodám se můžete vyhnout používáním automatizovaných smluvních nástrojů. Tyto nástroje využívají předchozí kontakty k automatickému vyplnění důležitých čísel, polí, dat atd.
Vše, co musíte udělat, je provést určité personalizace a úpravy vyplněných údajů, aby byla smlouva aktuální.
Automatizace klíčových procesů
Proces smlouvy zahrnuje mnoho kroků, jako je vyjednávání, vytváření, návrhy nabídek, aktualizované nabídky, obnovené nabídky, upomínky na podpis smlouvy atd. Všechny tyto kroky můžete automatizovat pomocí softwaru pro správu smluv, abyste si ušetřili zdravý rozum a samozřejmě také spoustu papírů. .
Povolení elektronického podpisu
Tým prodeje a zákaznické podpory může nadále přesouvat proces podpisu smlouvy z jedné osoby na druhou prostřednictvím eSignatures. Digitální podepisování dokumentů je rychlejší než osobní podepisování.
Nyní, když jste se naučili účely aplikací pro správu smluv, je čas naučit se některé oblíbené obleky správy smluv.
PandaDoc
Přestože je PandaDoc populární a robustní software pro správu smluv, umí víc než to. Kromě toho, že vám umožňuje přizpůsobit, vyjednávat a zahrnout eSign do složitých smluv, udržuje konverzace v pohybu a pracuje vaší rychlostí.
Tato platforma s bohatými funkcemi obsahuje stovky šablon smluv, které si můžete přizpůsobit pomocí editoru přetažení a okamžitě je sdílet se svými klienty. Kromě toho můžete použít knihovnu předem schválených voleb doložek ke generování bezchybných smluv pro více použití.
Zvýrazněné funkce PandaDoc jsou:
- Oznámení v reálném čase
- Bezproblémové zpracování plateb
- Mobilní aplikace pro Android a iOS
- Neomezené množství dokumentů a uživatelů
- Integrace CRM pro import zákaznických dat
Umožňuje vám zefektivnit proces správy smluv automatizací úkolů, jako je schvalování, podepisování objednávky a uživatelská oprávnění na míru. Členové týmu mohou také komentovat dokument nebo pokračovat v konverzaci prostřednictvím obecné funkce chatu.
Smlouvy Zoho
Zoho Contracts je komplexní software pro správu smluv, který vám umožní zefektivnit životní cyklus smlouvy. Pomáhá podnikům zlepšit efektivitu ve všech aspektech správy smluv zlepšením dodržování předpisů a zmírněním obchodních rizik. Tato aplikace může splnit všechny vaše potřeby související se smlouvou, od vytvoření dokumentu, schválení a vyjednávání až po podpis.
Klíčové vlastnosti smluv Zoho jsou:
- Právně závazné podpisy
- Akční položky pro připomenutí
- Předdefinované uživatelské role a přístupová oprávnění
- Šifrování a soukromá datová centra
- Centrální úložiště pro podniky
Pomocí průvodce vytvořením smlouvy můžete okamžitě vytvářet nové smlouvy, vyzkoušet jakékoli předdefinované šablony pro běžné smlouvy nebo vytvořit vlastní šablony. Funkce jako vestavěný editor dokumentů, sledování změn a komentáře vám zajistí bezproblémovou spolupráci na dokumentech.
Kromě toho můžete tuto platformu použít k navrhování pracovních postupů schvalování, získávání cenných datových statistik z analýzy, zachycení historie smluv, zobrazení aktuálních změn a správě smluvních závazků.
ContractWorks
Pokud hledáte jednoduchý software pro správu smluv, jehož nastavení zabere jen pár minut, zvolte ContractWorks. Nejenže výrazně zvyšuje viditelnost vaší smlouvy, ale také minimalizuje riziko, že zmeškáte další datum obnovení.
Zvýrazněné funkce ContractWorks jsou:
- Přizpůsobené, naplánované zprávy pokrývající všechny aspekty
- Neomezené upozornění a upozornění na důležité smlouvy
- AI tagy pro snadnou navigaci a vyhledávání smluv
- Chytré nástroje AI pro sledování klíčových datových bodů
- Intuitivní GUI a specializovaný manažer implementace
Tato aplikace vám umožňuje zahrnout neomezený počet uživatelů bez ohledu na tarif, který si vyberete. Pomocí OCI a funkce pokročilého vyhledávání můžete rychle najít podrobnosti smlouvy, které potřebujete.
Navíc vám umožňuje ukládat všechny smlouvy do škálovatelného a bezpečného úložiště smluv. Vestavěná funkce elektronického podpisu vám umožňuje odesílat, podepisovat a archivovat smlouvy odkudkoli.
Svornost
Concord je jediná platforma pro všechny vaše smluvní procesy. Umožňuje vám spravovat návrhy, schvalování, elektronické podepisování a ukládání smluv a úplnou kontrolu nad správou životního cyklu smlouvy.
Na této platformě můžete provádět další základní úkoly, jako je externí vyjednávání, vyhledávání smluv, správa upozornění na termíny a podávání zpráv. Usnadňuje také společné vytváření dokumentů, komentáře a chatování s kolegy a dodavateli.
Mezi klíčové vlastnosti Concordu patří:
- Pravidelná automatizace úloh s bohatou integrací
- Statistiky týkající se smlouvy s porovnáním v terénu
- E-mailová upozornění na obnovení smlouvy nebo lhůtu
- Neomezené právně závazné podpisy
- Automatické směrování a schvalování dokumentů
Concord podporuje integraci s několika aplikacemi pro usnadnění vašeho pracovního postupu. Můžete jej integrovat s více než 4000 aplikacemi přes Zapier nebo použít jeho REST API a webhooky. Navíc jej můžete kombinovat s Salesforce, DocuSign, Dropbox, Box, Google Drive, Slack, Hubspot, Microsoft Teams, Typeform, Google Forms a mnoha dalšími.
DocuSign CLM
DocuSign CLM je správnou volbou pro malé podniky, protože nabízí cenově výhodný software pro správu smluv. Pomáhá vám zorganizovat celý proces vytvářením přizpůsobených dohod, automatizací smluvního zaneprázdnění a učením se o trendech, rizicích a příležitostech.
Smlouvu můžete rychle vytvořit pomocí šablon, knihoven klauzulí, editoru přetažení a podmíněných pravidel. Umožňuje také správu verzí a směrování smluv pro interní a externí kontrolu.
Hlavní funkce DocuSign CLM jsou následující:
- Automatizace úloh a komplexní správa workflow
- Šetří čas díky standardizaci procesů správy smluv
- Odstraňuje úzká místa pro efektivní práci
- Podpořte business intelligence rychlou kontrolou a informacemi o trendech
- Hladká a snadná spolupráce mezi členy týmu
Kromě toho mohou podniky používat DocuSign CLM k ukládání smluv do centrálního dýchacího systému, ke správě závazků, vyhledávání dohod pomocí filtrů a mnoha dalším. Aplikace má více než 100 předem nakonfigurovaných kroků pracovního postupu, které můžete použít pro generování, kontrolu, schvalování a ukládání smluv.
Smluvní honič
Ztrácíte často přehled o svých důležitých smlouvách? Contract Hound je tu, aby vám pomohl. Tento jednoduchý software pro správu smluv vám umožní snadno najít, uložit a uspořádat všechny smlouvy, takže můžete nechat své starosti stranou.
Pozoruhodné vlastnosti Contract Hound jsou:
- Ukládejte a organizujte dokumenty v databázi s možností vyhledávání
- Možnost bezplatného přidání neomezeného počtu uživatelů k zobrazení kontaktu
- Bezpečné podepisování a schvalování prostřednictvím integrací
- Vstřícný tým podpory, který vám šetří záda
- Nouzové a bezpečné záložní úložiště
Můžete nastavit připomenutí a upozornění na datum vypršení platnosti smlouvy a data obnovení. Svým preferovaným kolegům na této platformě můžete nabídnout oprávnění pouze ke čtení nebo redakční oprávnění. Společnosti mohou také používat Contract Hound ke kontrole a podepisování smluv, správě grantů a sledování změn.
CMx
CMx je dynamický nástroj typu vše v jednom pro všechny vaše úkoly správy smluv. Tato platforma je dostupná v cloudu i on-premise. S jeho pomocí mohou společnosti přistupovat ke svým cenným datům správy životního cyklu smluv na jedné platformě, včetně smluv, právních dohod a souvisejících dokumentů.
Smlouvy můžete bez námahy vytvářet pomocí schváleného importu klauzule do MS Word pomocí přetažení. Můžete také ponechat všechny smluvní verze v centrálním smluvním dýchání.
Hlavní atributy aplikace CMx jsou:
- Pokročilá analytika s použitelnými daty, vlastními a naplánovanými zprávami
- Vícefaktorová autentizace, zabezpečený multi-tenancy, SSL certifikát
- Šifrovaná data uložená v zabezpečených datových centrech
- Pracovní postupy pro kontrolu a schválení smlouvy
- Snadná konfigurace a jemné oprávnění
Podporuje také integraci s různými editory, aplikacemi a platformami jednotného přihlášení, jako je Google Workspace, Salesforce, Microsoft Dynamics, Okta, MS Office 365 a Azure Active Directory.
Evisort
Hledáte vhodný software pro správu smluv pro váš rychle rostoucí podnik? V takovém případě by Evisort mohl být pro vaši společnost perfektní volbou. Tento nástroj pro správu smluv s umělou inteligencí vám pomůže snížit pracovní zátěž, upozornění na vypršení smlouvy, rychlejší vyhledávání smluv a zkrácení doby transakce smlouvy.
Hlavní funkce aplikace Evisort jsou:
- Automatizace kontraktů pro rozšíření zdrojů
- Transparentní schvalovací procesy pro vymáhání souladu
- Automatická upozornění a spouštěcí upozornění
- Pokročilá analytika smluv, sestavy a vizualizace
- Integrace bez kódu a správa přístupu
S platformou Contract Intelligence od Evisortu můžete zjednodušit správu smluv. Také zjednodušuje pracovní postupy, aby se váš tým mohl soustředit na strategickou práci a spolupracovat na rychlejším uzavírání obchodů. Tato platforma podporuje integraci s aplikacemi, jako je Gmail, Disk Google, AWS, SharePoint, DocuSign, Adobe Sign, Box a Salesforce.
Základní vlastnosti nástroje pro správu smluv
Software pro správu smluv je hodný, když má následující funkce:
Vzory smluv
Aplikace by měla nabízet běžné šablony, které podniky často používají. Měla by také nabízet možnost převést novou smlouvu na šablonu pro budoucnost.
Centrální úložiště obsahu smlouvy
Měla by existovat databáze obsahu, který budou smlouvy často využívat. Operátor by měl být schopen upravit pole podle potřeby.
Řízení přístupu na základě rolí
Prodejci v terénu, úředníci, zákaznická podpora, navrhovatel smluv, vedoucí pracovníci a majitelé firem by měli mít v obleku různé úrovně přístupu.
Zabezpečené a šifrované úložiště
Robustní software pro správu smluv bude používat ověřovací software a šifrovací protokoly k ochraně smluv před špatnými aktéry.
OCR, AI, PDF a tisk
Pokud potřebujete přidat obsah z fyzické smlouvy, musí software obsahovat program OCR. Umělá inteligence dokáže zpracovat vstupy a vytvořit čisté a profesionální soubory PDF.
Občas můžete potřebovat tištěné kopie, takže by zde měla být i možnost tisku.
Přístrojová deska
Řídicí panel zobrazující několik metrik týmu pro zpracování smluv pomůže manažerům, finančním úředníkům a vedoucímu týmu vytvářet vhodné obchodní a finanční plány.
Software pro správu smluv nové generace by měl zobrazovat řídicí panel s nevyřízenými smlouvami, návrhy smluv, smlouvy ve fázi přípravy, smlouvy odeslané ke schválení klientům a nové návrhy smluv.
Vestavěný elektronický podpis
Při nákupu obleku pro správu smluv se ujistěte, že obsahuje funkci elektronického podpisu. Jinak si možná budete muset koupit jinou aplikaci pouze pro elektronické podpisy. Oddělení této důležité funkce jistě zpomalí rychlost zpracování vaší smlouvy.
Průběh smluvního procesu
Aplikace by měla nabízet intuitivní pracovní postup zpracování smluv. Například agent v terénu zahájí tok smlouvy. Poté prodejní nebo produktový tým ověří prvky smlouvy a předá je manažerům.
Jakmile manažer dokončí ceny a podmínky, může tato osoba poslat smlouvu vedení. A to vše by se mělo stát v aplikaci.
Admin Monitoring
Musí existovat pokročilé možnosti vizualizace pro obchodní manažery, finanční úředníky, vedení a majitele firmy. Zajistí, aby vše probíhalo v souladu s firemní politikou.
Co je standardní proces správy smluv?
Typický proces nebo pracovní postup správy smluv se skládá ze šesti kroků. Podívejte se na každou fázi životního cyklu.
Stvoření
První fází správy smluv je vytvoření dohody. Můžete použít šablonu nebo ji začít psát od začátku.
Spolupráce
Jako klíčový obchodní dokument musí smlouvy často zahrnovat interní spolupráci. Více týmů předkládá své vstupy k dokončení smlouvy jménem společnosti.
Editace
První kopie smlouvy je stěží konečná. Pro finalizaci potřebuje projít různými úpravami a změnami verzí.
Podpis
Po dokončení písemné části musíte podepsat smluvní papír. V moderní době se stále více využívá elektronického podpisu.
Sledování
Je také potřeba sledovat závazky a plnění smlouvy.
Úložný prostor
Všechny smlouvy musí být uloženy v prohledávatelném, centralizovaném a zabezpečeném dýchacím zařízení. Uživatelé tak mohou dokumenty rychle třídit a vyhledávat.
Hlášení
Měli byste získat vlastní analytický přehled pro vaši smlouvu s užitečnými statistikami. To vám pomůže činit informovaná rozhodnutí.
Obnova
V mnoha případech se smlouvy po určité době obnovují. Je však důležité sledovat termíny obnovení.
Oblíbené knihy, které se naučíte řízení smluv
Správa smluv: základní obchodní kompetence
Sepisování a vyjednávání smluv
Principy smluvního managementu
Správa smluv: Vítězná tajemství
Závěrečná slova
Doposud jste prozkoumali osm nejlepších nástrojů jako software pro správu smluv, které berou obchodní svět útokem. Můžete si vybrat jednu z výše uvedených možností v závislosti na vašich obchodních potřebách, smluvním pracovním zatížení a rozpočtu. Můžete vyzkoušet zkušební verzi a poté se přihlásit k odběru, pokud nástroj vypadá uspokojivě.
Také by vás mohlo zajímat, kde nakupovat a prodávat online obchody.