Systémy pro správu návštěvníků (VMS) se stávají populárními, protože organizace musí zdokonalovat svou hru kvůli zvýšeným rizikům souvisejícím se zdravím, bezpečností a standardy dodržování předpisů.
Podle zprávyvelikost trhu pro globální systém správy návštěvníků se pravděpodobně rozšíří z 1,1 miliardy USD v roce 2021 na 2,3 miliardy USD do roku 2026.
Za jeho růst jsou zodpovědné různé faktory, včetně zvýšeného povědomí o bezpečnosti, poptávky po bezpapírové práci a nutnosti dodržovat předpisy. Je to patrné zejména po vypuknutí Covid-19, které vedlo k velkým změnám ve způsobu, jakým dříve fungovala průmyslová odvětví.
Technologie a bezpečnostní systémy pokročily, aby se vyrovnaly s digitální pracovní silou a scénáři ve světě po COVID.
Systém správy návštěvníků může organizacím pomoci hladce se přizpůsobit změnám a zároveň nabídnout ty nejlepší možné služby, produkty a zkušenosti návštěvníků.
Pojďme diskutovat o tomto softwaru a o tom, jak vám může pomoci.
Table of Contents
Co je Správa návštěvníků?
Správa návštěvníků se týká procesu sledování a správy návštěvníků, kteří přicházejí a odcházejí z vašich organizačních prostor. Bez ohledu na to, zda má vaše organizace recepční nebo ne, management návštěv je nezbytný pro vaše zaměstnance a bezpečnost společnosti.
I když nabízíte vynikající produkty, služby a služby zákazníkům, správa návštěvníků jde o krok napřed, aby zajistila, že opustí vaše prostory s dobrým dojmem. Nejen, že posiluje reputaci vaší značky a zvyšuje povědomí, ale také povzbuzuje lidi, aby se k vám vrátili, když to potřebují.
Možná si teď pomyslíte, komu tady říkáme návštěvníci. Návštěvníky mohou být:
- Prodejci a dodavatelé
- Účastníci obchodního jednání
- Odborníci na regulaci nebo audit
- Uchazeči o pracovní pohovor
- Poslové
- Lidé hledající nějaké informace
- Doručovací osoby
Kromě toho mohou být návštěvníky zaměstnanci, kteří nemusí být častými návštěvníky areálu jako lidé pracující z domova. Někdy může dojít také k neočekávaným výpadkům.
Co je to systém správy návštěvníků?
Systém nebo software pro správu návštěvníků (VMS) je nástroj, který sleduje a řídí lidi přicházející do obchodních prostor a opouštějící je. Představuje různé procesy pro řízení toku návštěvníků od příjezdu do odjezdu, aby poskytoval nejlepší zážitek a zároveň zajistil bezpečnost každého a obchodní dodržování.
Podniky všech velikostí mohou používat software pro správu návštěvníků, nejen větší společnosti. Kromě toho je VMS efektivní pro různé průmyslové vertikály, včetně obrany a letectví, automobilového průmyslu, chemie, komerčních služeb a dodávek, spotřebního zboží, distribuce, zdravotnictví, IT, elektroniky, strojírenství a mnoha dalších.
K dispozici jsou různé typy VMS:
- Samoobslužná správa návštěvníků: K odbavení se používá kiosek. Návštěvníci zde čekají ve frontách, vyplňují údaje a předkládají požadované dokumenty, aby získali odznak hosta.
- VMS spravované zaměstnanci: Zaměstnanci organizace sledují a kontrolují návštěvníky pomocí softwaru.
- Počítačový VMS: Je to počítačový systém s jedním oknem, který umožňuje společnosti sledovat a kontrolovat návštěvníky. Dokáže shromažďovat data v reálném čase a automatizuje manuální úlohy pro lepší zážitek.
- VMS na bázi SaaS: Jedná se o software třetí strany pro sledování a kontrolu návštěvníků z podniků různých měřítek. Organizace zde nemusí spravovat infrastrukturu ani trávit čas údržbou; poskytovatelé služeb se o to starají a cena je dostupná.
Co je potřeba pro systém správy návštěvníků?
Systémy pro správu návštěvníků jsou pro organizace životně důležité pro sledování a správu návštěvníků, zejména během globální krize, jako je Covid-19, a po ní. Pomáhá vám přizpůsobit se novým výzvám a zajistit bezpečnost vašich zaměstnanců a návštěvníků.
To znamená, že osobní obchodní schůzky jsou stále na místě i v tomto věku živých webinářů a videokonferencí. Ve skutečnosti je nyní mnoho podniků otevřených a umožňují návštěvníkům, a proto je zajištěno, že všichni návštěvníci jsou zodpovědní za zajištění bezpečnosti; Systémy pro správu návštěvníků hrají klíčovou roli.
Podívejme se na některé z výhod VMS:
Lepší návštěvnický zážitek
Nabídnutím dobrého návštěvnického zážitku vybudujete reputaci vaší značky a přivítáte více návštěvníků. Lidé si vás vyberou místo konkurentů, pokud zajistíte, že vaše prostory opustí šťastně. VMS vám toho může pomoci dosáhnout tím, že vám umožní spravovat vše s lehkostí, aniž byste museli návštěvníky obtěžovat.
Zjednodušený proces příjmu
S dobrým systémem VMS budou všechny procesy řízeny efektivně, od přijímání návštěvníků až po odjezd. Používání softwaru umožňuje vašim zaměstnancům zacházet s vašimi hosty na základě důvodů, proč vás navštívili. Pomůže vám také řídit schůzky a zajistit, aby začaly včas, a návštěvníci nebudou frustrovaní čekáním v hale.
Bezpečnost a bezkontaktní sledování
Software VMS vám pomůže provádět bezkontaktní sledování a správu návštěvníků. Zajistí bezpečnost každého uvnitř vašeho objektu. Díky tomu si můžete zachovat vynikající ochranu před zdravotními problémy, jako je COVID nebo jiné infekční nemoci. Kromě toho vám software pomůže chránit vaši organizaci před riziky souvisejícími s duševním vlastnictvím, bezpečností na pracovišti a tak dále.
Dodržování
Pomocí VMS můžete zaznamenávat důležitá data shromážděná od návštěvníků, včetně jejich osobních údajů, průkazů totožnosti, lékařských dokumentů a dalších dokumentů. Pomůže vám je snadno spravovat a vést záznamy, takže se nedostanete do rizik souvisejících s dodržováním předpisů, jako je GDPR, HIPAA atd.
Sledování zaměstnanců/zaměstnanců
Kromě správy návštěvníků vám software pomůže sledovat aktivity vašich zaměstnanců nebo zaměstnanců. Maximalizuje jejich produktivitu a pomůže jim soustředit se na klíčové oblasti. Vzhledem k tomu, že rizika mohou být externí a interní, dohlížení na své interní zaměstnance pomáhá snižovat rizika.
Pokud chcete těchto výhod využít, zde jsou někteří z nejlepších poskytovatelů VMS na trhu.
iLobby
iLobby je globálním lídrem v řízení podnikových návštěvníků, kterému důvěřují mezinárodní letiště, velké banky, společnosti z žebříčku Fortune 500 a vláda při správě, monitorování a sledování návštěvníků.
Naskenujte dokument Photo ID Card a získejte informace pomocí speciálního skeneru nebo vestavěného fotoaparátu, abyste zajistili správnou identifikaci. Použijte databázi třetí strany nebo interní databázi sledovaných položek k okamžité kontrole a označení nebo odmítnutí nevítaných hostů.
V případě nouze upozorní každého zaměstnance a poskytne vám seznam těch na webu, kteří vám pomohou s počtem zaměstnanců. Automatizuje vysoce složitý proces ověřování, monitorování a prověřování jednotlivců ve všech lokalitách, aby byly splněny požadavky na shodu, bezpečnost, zabezpečení a soukromí.
Můžete kontrolovat návštěvníky, dodavatele, zaměstnance, vracející se návštěvníky, vlastní typy, rozhovory, schůzky, události a dodávky. Zabezpečte svou firmu kontrolou toho, kdo je ve vaší budově, zefektivněte proces přihlašování návštěvníků, automatizujte dodržování předpisů a zabezpečení a ovládejte fyzický přístup.
Informujte své návštěvníky o právních dokumentech, jako je odpovědnost, zřeknutí se práv a smlouvy NDA, a shromažďujte jejich digitální podpisy. Kromě toho uložte všechny právní dokumenty bezpečně na jednom místě, abyste si je mohli kdykoli stáhnout. Můžete také snadno vytvářet vlastní sestavy pomocí několika kliknutí a prohlížet všechny sestavy řídicího panelu nebo exportovat informace.
Buďte vždy připraveni na audity tím, že budete udržovat seznam podepsaných dokumentů a dalších údajů. Integrujte své obchodní nástroje, jako je Skype pro firmy, Google Hangouts, Slack, hlasové volání, uživatelské adresáře, jako je Azure Active Directory, Cisco, identity Google atd., jednotné přihlášení Okta, Onelogin, CRM, e-mail a kalendář, disky, přístup ovládání a mnoho dalších.
Získejte jej zdarma na vyzkoušení nebo si vyberte tarif začínající na 199 $ měsíčně.
Vyslanec návštěvníků
Dopřejte svěží zážitek sobě i všem, kteří s vámi navštíví vaše pracoviště Vyslanec návštěvníků. Udržujte své pracoviště v bezpečí pomocí systému správy návštěvníků a ušetřete svůj čas. Zkontrolujte, kdo, proč a kdy je někdo na návštěvě, a omezte návštěvníka, který nesplňuje vaše kritéria.
Udělejte si navíc zdravější pracoviště pomocí možností bezdotykového přihlašování. Není třeba hledat zaměstnance a sledovat podepsané dokumenty nebo ručně psané odznaky. Místo toho máte vše na jednom řídicím panelu, abyste mohli sledovat vše, co chcete, s možností stažení některých dokumentů.
Když se host objeví, udělejte dobrý dojem tím, že pošlete pokyny na pracoviště, prozkoumáte je, abyste věděli, jaké mají zkušenosti, a přimějte je říct wow s přihlášením na iPadu. Vše můžete také bezpečně zachytit a uložit, abyste zůstali v souladu s předpisy.
Během auditů rychle exportujte potřebná data pro bezproblémovou kontrolu. Kromě toho vytvořte několik možností pro přihlášení, které budou klást různé otázky, abyste věděli, jaký je účel návštěvy každého hosta. Vaši zaměstnanci také dostanou oznámení okamžitě a automaticky, když dorazí hosté.
Prověřte každého návštěvníka nastavením určitých kritérií a zkontrolujte, zda se objevují na seznamech sledování třetích stran nebo v interních seznamech sledování. Získejte také přehledy a analýzy o objemu návštěvníků a rychle exportujte data pomocí několika kliknutí. Můžete také vyzvat své hosty, aby podepsali právní dokumenty, jako jsou výjimky a smlouvy NDA na iPadu.
Navíc si vytvořte vlastní odznaky nebo povolte Envoy Visitors automaticky tisknout odznaky, když se návštěvník přihlásí. Požádejte své hosty, aby udělali fotografii, aby je jejich hostitel mohl sebevědomě pozdravit. Můžete také vytvořit zdravé a bezpečné pracoviště, mít kancelář pod dohledem, pracovat s daty chytřeji a soustředit své zaměstnance.
Získejte omezené funkce, pokud se rozhodnete pro bezplatný plán nebo si vyberete nejvhodnější plán pro vaši firmu za pouhých 99 $/měsíc/místo.
S pozdravem
S pozdravem je snadná a jednoduchá platforma pro použití systému správy návštěvníků, aby bylo vaše pracoviště v bezpečí. Namísto použití tradičního recepčního použijte tuto uživatelsky přívětivou a plně přizpůsobitelnou platformu, která vám umožní integrovat známá CRM a aplikace pro zasílání zpráv.
Nástroj vždy zajišťuje, že správný člen bude informován, jakmile host dokončí proces přihlášení. Bez ohledu na to, kde se nacházíte, budete okamžitě dostávat upozornění na příchod vašich hostů, abyste mohli rychle jednat.
Greetly si klade za cíl učinit rozhraní přístupnějším pro návštěvníky, aby mu porozuměli a abyste je mohli používat na recepci. Vesele také rozšiřuje étos na další funkce rozhraní. Proces nastavení můžete dokončit během několika minut a být připraveni k použití ve stejný den.
Tento nástroj může reprezentovat vaši firmu tak, jak chcete, s plně přizpůsobitelnými pracovními postupy odbavení. Shromažďuje všechna data od návštěvníků a zefektivňuje je tak, aby návštěvníci získali co nejlepší zážitek. Můžete si také přizpůsobit uvítací rozhraní podle svých potřeb a zákazníků a umožnit Greetly být pomocnou rukou.
Zabezpečení je důležitou součástí každé recepce a společnost Greetly okamžitě vytiskne odznaky s fotografiemi návštěvníků, podrobnostmi a dalšími relevantními informacemi. Nabízí bezplatné demo a uvítá vás průvodcem krok za krokem, jak začít.
Placené plány začínají na 79 $ měsíčně za místo.
Aplikace Přihlášení
Aplikace Přihlášení je vytvořen pro moderní pracoviště, které je bezpečné a inteligentní pro přihlášení. Tento software můžete použít pro správu návštěvníků, přihlašování dodavatelů a zaměstnanců a rezervaci kanceláří. Obsahuje Spaces – flexibilní a inteligentní doplněk pro rezervace zasedacích a stolních místností.
Platforma vám pomůže obsáhnout maximum vaší pracovní síly a efektivně řídit kapacitu. Svým návštěvníkům můžete také umožnit přihlášení pomocí jejich smartphonu prostřednictvím čtečky QR kódů. Vaši hosté si nemusí instalovat žádnou samostatnou aplikaci; bezkontaktní přihlašování je bezpečné a plně přizpůsobitelné pro průmyslová odvětví.
Kromě toho vytvořte dotazník pro každou skupinu návštěvníků vytvořením otázek s více možnostmi. Postarejte se o požadavky společnosti na zdraví a soukromí nebo bezpečnost tím, že zkrátíte dobu přihlášení. Nabídne také úplnou kontrolu nad daty.
Přihlášení Aplikace vyrovnává ukládání nezbytných a kritických informací pro bezpečnost a hlášení při zachování soukromí návštěvníků. Je postaven tak, aby se sám vyvíjel s novými funkcemi a vlastnostmi a poskytoval návštěvníkům lepší zážitek. Získejte pokročilé funkce, jako je předběžná registrace návštěvníků, přihlášení zaměstnanců, správa dodavatelů, doprovodná aplikace, zprávy, zásady, smlouvy NDA, vlastní datová pole atd.
Získáte také výhody evakuačního seznamu, více stránek, jazyků, událostí, dodávek, uvítací obrazovky, integrací, vlastních odznaků pro každého návštěvníka, upozornění a mnoha dalších. Přizpůsobte si balíček, který potřebujete, nebo využijte 15denní bezplatnou zkušební verzi. Pokud to považujete za užitečné, můžete kdykoli přejít na placené předplatné.
Proxyclick
Umožněte svým návštěvníkům, dodavatelům a zaměstnancům, aby se vraceli bezpečně a zároveň respektovali soukromí a dodržovali globálně shody Proxyclick. Rezervace u stolu je snadný, bezpečný a jednoduchý způsob, jak přivítat zaměstnance na pracovišti.
Umožněte svým zaměstnancům vybrat si, kde, s kým a kdy budou sedět v předem definovaných prostorách. Získáte plný přehled o tom, kdo pracuje a kde kdo sedí. Pomůže vám uspořádat pracoviště tak, aby bylo bezpečné, příjemné a efektivní.
Navíc můžete prozkoumat objem a hloubku možností s extrémními systémy. Integrujte nástroje, které vy a váš tým znáte, pro bezproblémové implementace. Toto je jediný VMS s kompletním osvědčením o ochraně osobních údajů ISAE 3000 typu 1, takže vám lidé mohou důvěřovat.
Podporuje 30 milionů návštěv na 7000 místech, abyste se mohli více spolehnout na svůj tým. Můžete také škálovat pomocí VMS, který nabízí neomezený počet hostitelů, kiosků a návštěvníků. Získejte nekonečný seznam funkcí pro vylepšení zážitku každého návštěvníka, zefektivnění recepce a zabezpečení majetku.
Mezi jeho funkce patří rezervace stolu a zaměstnanců, toky návštěvníků, výkonné řídicí panely, inteligentní toky pro návštěvníky a zaměstnance, prémiové integrace, pokročilé zabezpečení, podnikové služby, úspěch zákazníků a mnoho dalších. Kromě toho můžete udržet své zaměstnance a návštěvníky v bezpečí pomocí programu prevence COVID-19.
Prověřte své návštěvníky a zaměstnance před jejich příchodem, sdílejte bezpečnostní pokyny, udělte jim přístup pomocí QR kódu, zůstaňte v bezpečí a flexibilní a omezte zdravotní rizika. Vyberte si plán, který nejlépe vyhovuje vašim požadavkům, za 100 $ měsíčně na místo.
WhosOnLocation
Udržujte své dodavatele, návštěvníky a zaměstnance v bezpečí díky kontrolám zdravotního stavu, sledování kontaktů, bezdotykovému přihlašování a dalším při práci mimo pracoviště i na pracovišti s WhosOnLocation. Jde o komplexní řešení, které spravuje předběžné registrace, identitu návštěvníků, sledování kontaktů, bezpečnostní upozornění a vytváří povědomí o zásadách pro návštěvníky.
Spravujte dodržování upozornění dodavatelů na nebezpečí, řízení uvedení v různých zařízeních a docházku. Můžete také spravovat oprávnění a přítomnost zaměstnanců pro podporu zabezpečení webu a profilů. Nemluvě o tom, že vše je podpořeno výkonným přehledem a reporty.
Nástroj nabízí bezdotykové a snadné přihlášení ke sledování každého zaměstnance, který pracuje sám. Získejte také nouzové funkce, jako je samoověřování, evakuační a shromažďovací zprávy, přehled a spolupráce a ruční volání. Omezte přístup na kvalifikované a oprávněné zaměstnance, dodavatele a návštěvníky, abyste zajistili svá zařízení.
WhosOnLocation vám pomáhá kontrolovat návštěvníky, dodavatele a zaměstnance, abyste snížili riziko narušitelů nebo neoprávněných hostů. Také se ujistěte, kdo má povolen vstup na místo a kdo absolvoval zdravotní prohlídku.
Má plány, které fungují pro každého, bez ohledu na velikost společnosti. Spravujte vše za počáteční cenu 599 $/rok za místo.
Trakční host
Poskytněte své organizaci jediné místo pro správu, řízení a zabezpečení celého procesu návštěvnických operací Trakční host. Traction Guest udržuje vaše stránky v bezpečí, procesy v souladu a zaměstnance v bezpečí, takže každá interakce zajistí maximální produktivitu.
Pomáhá návštěvníkům a zaměstnancům najít správný vchod a umístění, ověřit nebo naskenovat jejich identifikaci, setkat se s hostitelem a vybrat si jejich jazyk. Navíc můžete sledovat, kdo je na místě, a udržovat nouzové a bezpečnostní protokoly. Také shromažďujte data nezbytná pro splnění norem shody.
Reprezentujte svou značku, když vítáte návštěvníky, abyste vytvořili zážitky a vytvořili vizuální dopad, díky kterému bude každá návštěva nezapomenutelná a produktivní. S pomocí jediného konfigurovatelného systému řešte své požadavky na globální umístění, jako jsou oprávnění, jazyky a data.
Vezměte si vhodný plán pro vaši organizaci za pouhých 115 $/měsíc/iPad.
Pronestorský návštěvník
Pronestorský návštěvník nabízí bezpečnou platformu pro správu návštěvníků. Jedná se o inovativní řešení správy, kde můžete získat úplný přehled o návštěvnících z minulosti, současnosti nebo budoucnosti. Umožňuje také sledovat každou schůzku a rezervaci poskytováním automatických upozornění.
Pronestor Visitor vám pomůže poslat pokyny vašim návštěvníkům a poskytnout palubní lístek, který můžete naskenovat jejich telefonem, abyste se mohli odbavit. Díky správným zprávám budete vědět, kdo je kde a koho vidět. Nástroj také zvládne mnoho vstupních bodů na více místech současně. Kromě toho můžete pokyny informovat své návštěvníky při registraci nebo před schůzkami.
Tato platforma vám ukazuje 360stupňový pohled na aktivity organizace. Začněte kombinovat zpětnou vazbu a data, abyste zvýšili dostupnost svých zařízení, která je nezbytná pro produktivitu. Platforma navíc usnadňuje vašim hostům a organizaci zůstat zdraví a v bezpečí.
SwipedOn
Vybudujte nejdostupnější systém pro přihlášení zaměstnanců a návštěvníků SwipedOn je to bezpečné, jednoduché a efektivní. Umožňuje vám zažít flexibilní pracovní prostředí s kompletní správou pracoviště.
SwipedOn vám pomůže změnit pracoviště tím, že nahradí staré návštěvní knihy jednoduchým, moderním a elegantním řešením správy návštěvníků. Získejte spoustu výhod z této jediné platformy, jako je provádění bezkontaktního přihlašování zaměstnanců a návštěvníků.
Získáte funkce, jako jsou nástroje pro sledování kontaktů, okamžitá upozornění, tisk ID odznaků, digitální dohody, vývěska pro zaměstnance, řízení evakuace a prověřování otázek s upozorněními. Návštěvníci se mohou přihlásit přímo naskenováním QR kódu pomocí mobilního fotoaparátu bez fyzického kontaktu. Zabráníte tak vystavení vašeho podniku a zaměstnanců infekčním chorobám.
Kromě toho můžete snadno pracovat s bezpečnostními a zdravotními registry, zásadami COVID-19, smlouvami o mlčenlivosti atd. SwipedOn používá mnoho průmyslových odvětví, jako je stavebnictví, logistika, neziskové organizace, veřejné služby, vzdělávání, péče o seniory, výroba, sport, námořní, cestovní ruch, co-working a mnoho dalších. Nejlepší na tom je, že SwipedOn vysazuje stromy pro každého nového zákazníka.
Zažijte platformu ještě lépe s mnoha doplňky, jako je catering, dodávky a neomezené SMS. Pro lepší možnosti správy pro své zaměstnance a návštěvníky můžete SwipedOn propojit s obchodními nástroji, abyste mohli hladce provozovat svou práci, jako je Microsoft Active Directory nebo Azure Active Directory.
V každém plánu také najdete nulové náklady na nastavení, snadné sledování kontaktů, nástroje pro kontrolu návštěvníků a bezdotykové přihlašování. Modernizujte recepci pro návštěvníky za pouhých 49 $ měsíčně na jednom místě.
Závěr 👨🏫
Systémy pro správu návštěvníků jsou v dnešní době žádané v různých odvětvích a velikostech podniků. Tento software vám může pomoci nabídnout vynikající zážitek pro návštěvníky a zároveň zajistit organizační bezpečnost, zabezpečení a potřeby dodržování předpisů.
Dále prozkoumejte nejlepší software pro sledování času pro tým.