Řízení každodenních úkolů a organizace práce ve firmách, obzvláště v malých a středních podnicích, představuje značnou výzvu.
Majitelé menších firem si velmi dobře uvědomují, jak důležité, a současně obtížné, je dosahovat vyšší efektivity a snižovat provozní náklady. Jedním z efektivních způsobů, jak toho dosáhnout, je implementace softwaru pro automatizaci profesionálních služeb (PSA).
Software PSA přispívá ke zefektivnění operací, zlepšuje přehled a pomáhá snižovat náklady díky automatizaci mnoha manuálních úkonů spojených s poskytováním profesionálních služeb. Nicméně, vzhledem k široké nabídce na trhu, výběr nejvhodnějšího PSA softwaru pro malé a střední firmy může být složitý.
Tento článek se zaměří na nejlepší dostupná softwarová řešení PSA, jejich hlavní výhody a na to, jak konkrétně pomáhají redukovat provozní náklady.
Výhody použití softwaru PSA
Software pro automatizaci profesionálních služeb (PSA) přináší řadu výhod pro firmy, které usilují o snížení nákladů a zvýšení produktivity. Kromě nástrojů pro sledování klíčových ukazatelů výkonu (KPI) umožňuje software PSA organizacím efektivněji alokovat zdroje, což se v konečném důsledku projeví snížením podnikových nákladů.
Pojďme se nyní podrobněji podívat, jakým způsobem může software pro automatizaci profesionálních služeb pomoci firmám snižovat náklady.
- Redukce administrativních úkolů – Automatizací časově náročných procesů, jako je plánování projektů, tvorba harmonogramů, finanční výkaznictví a správa pracovních toků, mohou podniky ušetřit značné množství času, který mohou následně věnovat produktivnějším činnostem.
- Předvídatelnější výsledky – Díky využití umělé inteligence mohou nástroje PSA pomoci předvídat termíny dokončení projektů, a to na základě stávajících zdrojů. To umožňuje firmám efektivněji plánovat a minimalizovat riziko zpoždění nebo překročení rozpočtu.
- Zlepšení finanční výkonnosti – Software PSA rovněž pomáhá firmám snižovat úniky rozpočtu tím, že sleduje plánované a skutečné výdaje a identifikuje oblasti, kde neefektivní využití času a výdajů ovlivňuje rozpočet. Díky včasné identifikaci nadměrných výdajů mohou firmy podniknout kroky k eliminaci těchto úniků a zlepšit celkovou finanční výkonnost.
- Zvýšení ziskové marže projektu – Software PSA nabízí důležitá data o tom, které projekty a klienti jsou pro portfolio nejziskovější. Tyto informace mohou následně ovlivnit budoucí rozhodování o tom, které projekty realizovat a jak efektivně alokovat zdroje.
Doporučené postupy pro implementaci softwaru PSA
Implementace softwaru pro automatizaci profesionálních služeb (PSA) může být náročná a vyžaduje pečlivé plánování a realizaci. Při používání softwaru PSA je vhodné zohlednit následující doporučení:
- Definujte svá kritéria: Před výběrem konkrétního řešení PSA je klíčové stanovit si jasné požadavky. Jaké jsou cíle vaší společnosti? Jaké funkce jsou nezbytné pro dosažení těchto cílů? Definování vašich potřeb vám pomůže vybrat nejvhodnější software a nastavit realistická očekávání.
- Zapojte klíčové zainteresované strany: Do procesu implementace je důležité zapojit projektové, obchodní a finanční manažery. Jejich pohled je zásadní pro výběr softwaru, který bude vyhovovat jejich specifickým potřebám.
- Stanovte si jasné cíle: Definujte jasné cíle pro proces implementace, například zvýšení produktivity, zlepšení přehledu o projektech nebo omezení manuálních procesů. Stanovené cíle vám pomohou měřit úspěšnost implementace a udržet všechny na stejné cestě.
- Vytvořte projektový plán: Vytvořte si plán, který popisuje postup implementace a časový rámec. Tento plán by měl zahrnovat úkoly, odpovědnosti, termíny a milníky.
- Zaškolte zaměstnance: Zajistěte, aby členové vašeho týmu byli dostatečně proškoleni v používání nového softwaru.
- Sledujte průběh implementace: Neustále sledujte postup implementace. To vám umožní včas odhalit případné problémy a přijmout nápravná opatření.
- Důkladně otestujte software: Před spuštěním softwaru jej důkladně otestujte, abyste se ujistili, že všechny funkce a integrace fungují správně.
Dodržováním těchto doporučených postupů zvýšíte pravděpodobnost úspěšné implementace softwaru PSA, který splní vaše podnikatelské potřeby a pomůže vám dosáhnout stanovených cílů.
Čtěte dál a seznamte se s nejlepšími softwarovými řešeními PSA dostupnými na trhu, které vám pomohou zefektivnit vaše obchodní operace.
ManageEngine
ManageEngine PSA pomáhá organizacím identifikovat oblasti pro zlepšení a zjednodušit procesy poskytování služeb. Díky přehledům a analýzám v reálném čase, které software nabízí, získáte detailní pohled na obchodní procesy a jejich výsledky.
Tento software poskytuje kompletní řešení pro správu všech aspektů projektového řízení a nabízí širokou škálu integrací s dalšími programy a nástroji, včetně systémů CRM, účetního softwaru a softwaru pro help desk. Mezi klíčové funkce ManageEngine patří:
- Správa účtů umožňující řízení rozpočtů více organizací.
- Možnost rebrandingu vzhledu samoobslužného portálu.
- Automatizované účtování šetří čas a úsilí spojené s vytvářením faktur.
- Integrace s interními i externími IT a obchodními systémy.
- Efektivní řízení projektů díky vytváření milníků a úkolů.
SuperOps
SuperOps nabízí komplexní modul Service Desk, který pomáhá manažerům uspokojovat potřeby týmů a správně organizovat úkoly.
Každý zaměstnanec má k dispozici řídicí panel s přehledem úkolů, jejich stavu a zbývajících úkolů k dokončení. Umožňuje také nastavení smluv o úrovni služeb (SLA) a sledování jejich dodržování.
SuperOps je vybaven následujícími moduly:
- Modul pro správu klientů umožňující efektivní správu databáze kontaktů klientů, protokolů interakcí a smluv.
- Automatizované účtování pro přizpůsobení a automatizaci tvorby smluv a faktur.
- Řízení projektů pro bezproblémovou vizualizaci, spolupráci a realizaci projektů.
- Správa nabídek přispívá k předvídatelnosti peněžních toků.
- Automatizace úloh pro nastavení opakujících se úkolů do automatického režimu a snížení monotónnosti.
Atera
Atera je cloudové řešení pro automatizaci profesionálních služeb (PSA) navržené speciálně pro poskytovatele IT služeb. Umožňuje správu požadavků na zákaznickou podporu, automatizaci řízení příjmů a monitorování IT infrastruktury.
Díky komplexní sadě funkcí je tento software vhodnou volbou pro začínající podniky i malé a střední firmy, jelikož šetří čas nutný k vyhledávání dalších softwarových modulů. Atera nabízí uživatelům následující funkce:
- Helpdesk a ticketing pro správu ticketů.
- Zákaznický portál pro školení zaměstnanců a zákazníků.
- Integrace fakturace pro vytváření faktur za hodinovou sazbu, fixní termíny a produkty třetích stran.
- Přehledy a analýzy pro podporu informovaného rozhodování.
- Network Discovery pro provedení komplexní bezpečnostní kontroly.
Syncro
Syncro nabízí sadu nástrojů a funkcí, které pomáhají poskytovatelům spravovaných služeb (MSP) zefektivnit každodenní operace a poskytovat kvalitnější služby svým klientům.
Tento software PSA nabízí řadu funkcí, které mohou malé a střední podniky efektivně využívat, včetně:
- Centralizovaná platforma pro správu požadavků klientů, včetně možnosti vytvářet, přidělovat a prioritizovat tickety.
- Vestavěná funkce sledování času, která umožňuje MSP přesně monitorovat produktivitu zaměstnanců a účtovat klientům za poskytnuté služby.
- Automatizované účtování šetří čas na opakujících se fakturách a výpočtech mezd, majetku nebo zásad.
- Přehledy a analýzy pro sledování návratnosti investic a transformaci dat do užitečných statistik.
Polaris
Polaris PSA od společnosti Replicon shromažďuje 100% přesná data o obchodní činnosti v reálném čase, provádí detailní analýzy a nabízí návrhy pro aktivní rozhodování.
Polaris PSA se díky otevřenému API snadno integruje do stávajícího ekosystému firmy. Software posílá proaktivní upozornění na základě výjimek, které vás informují o neobvyklých situacích vyžadujících pozornost. Toto samořídící řešení PSA usnadňuje komplexní obchodní rozhodování.
Software PSA s bohatými funkcemi nabízí následující možnosti:
- Funkce Analytics pro získání statistik v reálném čase.
- Rámec pro uplatňování standardních zásad, formátů, dat a pracovních postupů.
- Finanční modelování pro optimalizaci služeb, výnosů a cen s cílem maximalizovat zisk.
- Centralizovaný pohled na projekty specifické pro klienta pro řízení výkonu a zajištění transparentnosti.
Rocketlane
Rocketlane je profesionální platforma pro automatizaci, instalaci a nástup zákazníků. Je to nástroj používaný moderními firmami ke zlepšení zákaznické zkušenosti, zkrácení doby potřebné k dosažení hodnoty a zvýšení předvídatelnosti a ziskovosti projektů.
Řízení projektů, spolupráce na dokumentech a komunikace jsou hladce integrovány do platformy Rocketlane, aby poskytovaly jedinečný a bezproblémový zážitek. Vestavěné moduly, jako je správa zdrojů, sledování času, správa portfolia a rozpočtování, vám pomohou dokončit projekty v rámci definovaných rozpočtů a časových rámců.
Rocketlane vám pomůže s následujícími úkoly:
- Sledování rozpočtu, analýza vytížení týmu a předvídání poptávky pro zlepšení ziskové marže.
- Plánování projektů, správa dokumentů a spolupráce v reálném čase z centralizovaného místa.
- Pokročilé šablony projektů a automatizace pracovních toků dokumentů pro zvýšení produktivity.
- Samoobslužný portál pro komunikaci se zákazníky a automatizaci aktualizací stavu.
- Optimalizace vytížení týmu a maximální využití dostupných zdrojů.
Scoro
Scoro, oceňovaný end-to-end PSA systém, je oblíbený mezi předními světovými agenturami a poradenskými společnostmi.
Od prvního kontaktu až po finální fakturu vám Scoro umožňuje spravovat celý pracovní postup z centralizované platformy. Můžete zefektivnit a zautomatizovat opakující se činnosti a zajistit, aby vaše podnikání fungovalo co nejhladším a nejefektivnějším způsobem. Řada modulů Scoro zahrnuje:
- Správa zdrojů pro přidělování úkolů na základě dovedností a dostupnosti.
- Řízení projektů pro zefektivnění pracovního postupu, zvýšení produktivity a sledování pokroku v reálném čase.
- Správa zákazníků pro správu vztahů se zákazníky, financí, účtů a faktur.
- Přehledy a reporty pro analýzu klíčových ukazatelů výkonu na řídicích panelech v reálném čase.
Wrike
Wrike je cloudový nástroj pro správu projektů s aktualizacemi v reálném čase, Ganttovými diagramy, kalendáři, zobrazením vytížení zdrojů a přizpůsobitelnými řídicími panely.
Podporuje vytváření složek, projektů, úkolů a automatické přidělování úkolů na základě stavu. Wrike for Marketers je samostatný produkt s vlastními šablonami, nástroji pro korektury a rozšířením Adobe. Tento nástroj se integruje s řadou systémů, včetně SalesForce, Dropbox, Slack a Adobe Creative Cloud a poskytuje otevřené API. Wrike je vhodný pro marketingové, provozní, kreativní a velké i středně velké IT týmy.
Wrike nabízí následující funkce:
- Centralizované řídicí panely pro přehled o úkolech, procesech a analýzách.
- Automatizace pro vytváření automatizovaných pracovních postupů a omezení manuální práce.
- Kanban desky pro vizualizaci postupu projektu.
- Ganttovy diagramy pro interaktivní plánování projektů.
- Správa zdrojů pro efektivní plánování a přidělování zdrojů.
Kantáta
Se softwarem Kantata PSA mohou firmy snadno řídit celý životní cyklus projektu, od jeho zahájení a plánování až po sledování průběhu a fakturaci.
Kantata je navržena tak, aby byla intuitivní a uživatelsky přívětivá, což usnadňuje malým a středním podnikům rychlé a snadné přijetí platformy. Nabízí řadu základních funkcí, včetně:
- Správa zdrojů na základě dovedností pro zlepšení výsledků klientů.
- Řízení financí pro automatizaci finančních procesů a projektového účetnictví.
- Analýzy a reporting pro podporu business intelligence a rozhodování na základě dat.
- Týmová spolupráce pro maximalizaci produktivity díky úzké spolupráci se členy týmu a klienty.
- Integrace s nástroji jako Slack, Hubspot, Jira, Quickbooks a další.
Závěr
Pro malé a střední podniky představuje používání softwaru PSA vynikající způsob, jak snížit provozní náklady. Automatizací procesů a zefektivněním operací může software PSA firmám pomoci ušetřit čas a peníze a zároveň zvýšit efektivitu.
Kromě toho může software PSA nabídnout cenné poznatky o datech a trendech, což firmám umožní zlepšit rozhodovací procesy a finanční výsledky. Všechny tyto výhody mohou malým a středním podnikům pomoci udržet konkurenceschopnost na dnešním trhu.
Doporučujeme vám také prozkoumat nejlepší software pro správu podnikových procesů (BPM) pro malé a střední podniky.