9 Software pro plánování pracovních sil pro zvýšení produktivity

Software pro plánování pracovní síly je cloudové řešení, které usnadňuje rozvrhování směn zaměstnanců na základě předem definovaných kritérií.

Samotné plánování směn zaměstnanců za účelem dokončení zadaných úkolů je již samo o sobě komplexní. Zajištění efektivního plánování s ohledem na různé faktory, jako je lokace, čas, počet potřebných pracovníků pro konkrétní úlohu, celou situaci dále komplikuje.

Z tohoto důvodu musí mít osoba zodpovědná za sestavování rozvrhů neustálý přehled o dostupnosti jednotlivých pracovníků v konkrétních dnech i časových úsecích. Pokud tento proces není proveden s maximální pečlivostí, může dojít k narušení celého konceptu efektivního plánování, jehož cílem je maximalizovat zisky a snížit náklady na pracovní sílu.

Zní to komplikovaně, že? Aby se předešlo chybám a zajistilo se přesné provedení tohoto klíčového úkolu, využívají organizace všech velikostí specializovaný software pro plánování pracovní síly.

Takový software vám rychle poskytne přehled o zaměstnancích, kteří jsou na dovolené nebo jinak nedostupní v určitých časových intervalech. Pravděpodobnost omylů a zmatků je ve srovnání s ručním vedením rozvrhů na papíře zanedbatelná.

Podívejme se na klíčové výhody, které vám může přinést software pro řízení pracovní síly:

Správa rozvrhů napříč odděleními: Pokud je pro vás náročné koordinovat rozvrhy zaměstnanců v různých odděleních, může být pro vás plánovací software neocenitelným pomocníkem.

Omezení lidských chyb: „Chybovat je lidské“ je známé rčení, které platí v mnoha situacích. I když používáte digitální tabulky pro plánování směn, stále se mohou vyskytnout chyby, například nedostatek pracovníků. Plánovací software automatizuje celý proces a poskytuje všechny potřebné informace na jednom místě a navíc vás upozorní, pokud na něco zapomenete.

Snížení nadbytečných úkolů: Plánování směn v podstatě znamená neustálé vytváření a přidělování směn v týdenních a měsíčních cyklech. Tento proces se neustále opakuje. S pomocí specializovaného softwaru můžete vytvářet šablony a opakovaně je používat, nebo dokonce kopírovat minulé rozvrhy, čímž ušetříte spoustu času.

Spolupráce zaměstnanců na plánování: Cloudový software pro plánování umožňuje zaměstnancům vzájemně si vyměňovat směny a upravovat časy. Tím se minimalizuje riziko konfliktů v rozvrzích.

Tvorba znalostní báze: Software pro plánování dokáže předvídat požadavky na pracovníky v sezónách s vysokou poptávkou na základě historických dat uložených v systému.

To je mnohem víc, než byste si mohli představit! Nyní, když znáte, jak může software pro plánování pracovní síly zlepšit efektivitu a produktivitu vašich zaměstnanců a snížit náklady na pracovní sílu, pojďme se podívat na některé z nejpopulárnějších řešení na trhu.

Breathe Rota

Rota od společnosti Breathe usnadňuje a zefektivňuje plánování vašeho týmu.

Tento nástroj nabízí funkci „drag-and-drop“ pro snadné přidělování rolí a sdílení plánů.

Můžete si uložit šablony pro opakované použití v budoucnu. Cloudové aplikace a notifikace zajišťují, že jsou všichni pracovníci informováni o změnách.

Rota také nabízí osobní panely, kde zaměstnanci mohou přijímat, odmítat nebo měnit směny. Funkce časových hodin umožňuje automatickou tvorbu výkazů.

S Breathe Rota můžete začít s 14denní zkušební verzí zdarma a vyzkoušet si tento nástroj na vlastní kůži.

Shiftboard

Shiftboard je cloudová platforma, která pomáhá firmám sledovat plánování a správu zaměstnanců. Je zaměřena především na pracovníky s hodinovou mzdou, kde je plánování směn, komunikace v reálném čase a poskytování zpětné vazby zásadní. Kromě samotného plánování Shiftboard nabízí i funkce pro evidenci času, sledování uchazečů a onboarding.

Shiftboard je známý pro svou schopnost snižovat mzdové náklady a zvyšovat produktivitu. Jedním z klíčových rysů Shiftboardu je vysoká míra přizpůsobitelnosti, která umožňuje konfiguraci podle specifických požadavků každé firmy.

Mezi hlavní výhody používání Shiftboardu patří:

• Optimalizace plánování: Možnost přizpůsobení profilů pracovníků, plánů týmů a firemních pravidel. Shiftboard vás informuje o dostupnosti zaměstnanců a zabraňuje plánování směn pro nedostupné pracovníky.
• Upozornění v reálném čase: Automatické notifikace pro zaměstnance o přiřazených směnách. Automatická upozornění pomáhají zajistit, aby zaměstnanci na směny nezapomněli.
• Plánování podle poptávky: Organizovaná historická data umožňují optimalizovat pracovní rozvrhy, snižovat náklady a lépe sladit rozvrhy s požadavky klientů.
• Nezávislost na platformě: Zaměstnanci mohou přistupovat ke svým plánům a spravovat směny z libovolného zařízení s webovým prohlížečem. Aplikace pro Android a iPhone jsou k dispozici zdarma.

Shiftboard nabízí dvě verze softwaru pro plánování pracovní síly – jednu pro výrobní podniky a druhou pro servisní organizace. Firemní plány jsou vysoce škálovatelné a podporují i více než 100 000 zaměstnanců.

ScheduleAnywhere

ScheduleAnywhere je online platforma, která pomáhá manažerům plánovat zaměstnance pracující v různých odděleních a lokacích. Umožňuje firmám monitorovat personální potřeby, sledovat pracovní dobu, vyřizovat žádosti o volno, přidělovat přesčasy, informovat zaměstnance o směnách a další.

Tento software je navržen tak, aby splňoval požadavky různých odvětví, jako je maloobchod, obchodní služby, doprava, vláda, energetika, zdravotnictví a veřejná bezpečnost. Manažeři mohou plánovat směny, střídat pracovníky a vytvářet opakované rozvrhy. Možnost plánování více pracovníků najednou a kopírování celých rozvrhů eliminuje potřebu opakovaného zadávání.

Další výhody:

• Eliminuje překrývání směn a přetěžování zaměstnanců.
• Poskytuje statistiky a generuje reporty včetně detailů o zaměstnancích, jejich pozici, směnách, odděleních atd.
• Zaměstnanci si mohou vybrat preferovaný komunikační kanál pro zasílání notifikací o směnách.
• K dispozici jsou různé časové rozsahy plánů, od 1 dne až po 42 dnů. Možnost barevného odlišení pro dny nemoci, dovolené a další typy nepřítomností.
• Sledování školení, dovedností a certifikací zaměstnanců, s automatickým upozorněním před vypršením jejich platnosti.

ScheduleAnywhere je cenově dostupné řešení s plány začínajícími na 25 USD měsíčně. Plány lze přizpůsobit podle velikosti firmy a dalších potřeb.

Humanity

Humanity je software pro plánování zaměstnanců vhodný pro malé, střední i velké firmy. Pomáhá majitelům a manažerům s rozdělováním práce a plánováním směn. Software je flexibilní a lze ho přizpůsobit standardům společnosti. Humanity je také kompatibilní s mobilními zařízeními, což umožňuje spravovat rozvrhy a řešit problémy odkudkoliv.

Humanity nabízí užitečné funkce, jako je možnost „drag-and-drop“, přidělování směn na základě dovedností a úrovně pracovní pozice. Software je výhodný i pro samotné zaměstnance. Umožňuje jim vyměňovat si směny a žádat o volno odkudkoli. Zaměstnanci mají také přístup ke svému rozvrhu prostřednictvím mobilní aplikace.

Software pro plánování Humanity nabízí:

• Používán ve více než 175 000 firmách po celém světě pro řízení plánování, správu směn a schvalování žádostí o volno.
• Integrované časové hodiny pro přesné sledování směn, výpočet docházky a generování časových výkazů pro zpracování mezd.
• Modul pro dovolenou, který umožňuje zaměstnancům snadno žádat o volno a poskytuje přehled o dostupnosti pracovníků v reálném čase.
• Import KPI pro predikci budoucích plánovacích vzorců na základě datových statistik.

Humanity nabízí tři cenové plány. Základní plán začíná na 3 USD za uživatele měsíčně. Firemní plán je flexibilní a lze ho upravit podle potřeb velkých společností.

ZoomShift

Zoomshift je další platforma pro plánování pracovní síly, která umožňuje rozvrhovat směny a přidělovat práci pracovníkům s hodinovou mzdou. Díky cloudové technologii umožňuje ZoomShift reagovat na žádosti o volno, přidělovat přesčasy a kontrolovat dostupnost pracovníků.

Tím se snižuje riziko konfliktů a nejasností. Po vytvoření plánů ZoomShift automaticky informuje zaměstnance na jejich preferovanou komunikační platformu. Zaměstnanci mohou také žádat o výměny směn.

ZoomShift má integrované časové hodiny pro sledování pracovní doby, pokud nechcete ručně vést pracovní výkazy. Poskytuje informace o zpožděních a odchylkách od plánu. ZoomShift umožňuje vytvářet mzdové výkazy a exportovat je do mzdového softwaru. Přístup je možný přes webový prohlížeč i nativní mobilní aplikaci.

Klíčové výhody ZoomShift:

• Snadné vytváření pracovních plánů.
• Šablony pro opakované plánování.
• Schvalování žádostí o volno.
• Správa směn.
• Sledování přesčasů a eliminace konfliktů.
• Sledování pracovní doby.
• Odesílání notifikací o směnách.
• Generování a export reportů pro mzdy.

Ceny plánů ZoomShift začínají na 2,50 USD na uživatele měsíčně pro malé organizace. Prémie plány pro střední firmy stojí 4 USD na uživatele a pro velké společnosti je k dispozici individuální plán.

When I Work

When I Work je platforma pro plánování zaměstnanců dostupná ve všech běžných webových prohlížečích. Umožňuje vytvářet a upravovat pracovní plány, přidělovat pracovní časy a úkoly, sledovat pracovní dobu, spravovat docházku. Manažeři mohou spravovat rozvrhy a sledovat pracovní dobu přímo z mobilních aplikací. Zaměstnanci dostávají notifikace o přiřazených směnách a mohou z mobilní aplikace žádat o jejich úpravu.

Manažeři mohou spravovat a schvalovat žádosti o dovolenou, čímž se minimalizují konflikty a chyby při vytváření plánů. Data zaměstnanců je možné importovat pomocí CSV souborů, což eliminuje nutnost ručního zadávání. When I Work lze integrovat se mzdovým softwarem, jako je Gusto, QuickBooks a ADP. Platforma také usnadňuje onboarding nových zaměstnanců, schvalování volna a směn.

Umožňuje potvrzovat směny, přidělovat úkoly a komunikovat se zaměstnanci pomocí chatu, který podporuje soukromé i skupinové konverzace. Zaměstnanci mohou hlásit svou dostupnost, žádat o volno a zúčastňovat se výměny směn.

Cena služby When I Work je pro malé firmy 2 USD na uživatele měsíčně. Větší firmy mohou využít firemní verzi s individuálními úpravami.

Sling

Sling je efektivní platforma pro plánování a spolupráci, která pomáhá firmám spravovat směny zaměstnanců, pracovní dobu, mzdy a další úkoly. Centralizovaný řídicí panel umožňuje konfigurovat šablony směn, přistupovat k informacím o dostupnosti zaměstnanců, spravovat žádosti o volno a výměnu směn. Sling má integrované hodiny pro sledování přesné doby příchodu a odchodu, zaznamenávání pracovní doby a zasílání upozornění na zpoždění.

Sling nabízí čtyři hlavní funkce: úkoly, směny, zprávy a komunikace. Možnosti chatu umožňují zaměstnancům komunikovat prostřednictvím zpráv, odkazů, videí a fotografií, diskutovat o výměně směn a upozorňovat na změny. Platforma nabízí šablony směn, které manažeři mohou použít pro rychlé přidělování pracovních směn. Šablony mají vestavěné filtry pro rychlé vyhledávání konkrétních informací. Zaměstnanci mohou žádat o volno a výměnu směn prostřednictvím portálu pro zaměstnance.

Bezplatná verze Sling nabízí širokou škálu funkcí. K dispozici jsou také prémiové a firemní verze za 3 a 4 USD.

Workforce

Workforce je cloudové řešení pro HR manažery, které nabízí funkce pro plánování a správu docházky. Editor „drag and drop“ automatizuje vytváření plánů s ohledem na umístění zaměstnanců a omezení dostupnosti. Software automaticky zajišťuje dodržování zákonů a upozorní na případné porušení firemních pravidel nebo zákonů.

Platforma pro plánování pracovní síly se integruje s populárním HR a mzdovým softwarem, jako je Gusto, ADP, Paychex, Square, Sage. Workforce má také mobilní aplikaci, která informuje zaměstnance o nejnovějších aktualizacích. Zaměstnanci mohou také přijímat notifikace o směnách prostřednictvím SMS nebo e-mailu. V případě zrušení směny, mohou manažeři rychle vysílat detaily o volných směnách, aby si je mohli zaměstnanci vyměnit.

Workforce také umožňuje analyzovat historická plánovací data pro zjištění počtu potřebných pracovníků na konkrétním místě a den. Tím pomáhá optimalizovat pracovní rozvrh. K dispozici jsou také šablony pro opakované plánování. Ceny plánů pro plánování pracovních sil začínají na 4 USD na uživatele a měsíc. Před nákupem softwaru je k dispozici 14denní zkušební verze.

Deputy

Deputy je oblíbená platforma pro řízení lidských zdrojů s funkcemi pro řízení zaměstnanců a plánování pracovní síly. Funkce pro rozpis směn umožňuje plánovat pracovní směny, přidělovat úkoly a automaticky počítat přesčasy. Deputy může také sledovat pracovní dobu a docházku pomocí integrovaných hodin.

Integrované komunikační nástroje jsou užitečné pro obecná oznámení. Tento software lze integrovat s mzdovými platformami, POS systémy a HR softwarem. Intuitivní mobilní aplikace založená na umělé inteligenci umožňuje spravovat směny odkudkoliv. Aplikace pro iPad usnadňuje zaměstnancům zaznamenávání času příchodu a odchodu.

Deputy automaticky informuje zaměstnance o směnách prostřednictvím e-mailu, SMS nebo push notifikací. Zaměstnanci mají také možnost zrušit svou směnu. Manažeři pak mohou naplánovat na jejich místo jiného zaměstnance.

Výhody používání Deputy:

• Správa více pracovišť a oddělení z jednoho účtu.
• Zrychlení procesu zpracování mezd.
• Potvrzení směn od zaměstnanců.
• Přidělování úkolů a sledování pokroku.
• Snížení nadbytečné administrativy.
• Zabezpečení dat.
• Není potřeba žádný speciální hardware nebo software.

Cena za plánování v Deputy je 2,50 USD na uživatele měsíčně, fakturováno měsíčně. K dispozici je 31denní zkušební verze zdarma.

Závěrem 👨‍💻

Dostali jsme se na konec! Představili jsme si nejlepší software pro plánování pracovní síly, který vám umožní efektivně řídit zaměstnance a směny. Neexistuje však univerzální odpověď na to, který software je pro vás nejlepší, protože záleží na specifických požadavcích vaší společnosti.

Můžete se také podívat na další software pro správu zdrojů.

Podívejte se na video verzi tohoto článku:
etechblog.cz Youtube kanál.