Platforma Microsoft Teams umožňuje uživatelům vést individuální konverzace s kolegy, stejně jako skupinové diskuze v rámci kanálů. Ať už si vyberete jakýkoliv způsob komunikace, okruh lidí, se kterými můžete komunikovat, je omezen na osoby z vaší organizace.
Microsoft Teams nabízí dvě různé metody, jak do týmu zapojit i externí uživatele: přístup hosta a externí přístup. Oba režimy musí být povoleny administrátorem nebo vlastníkem týmu v centru pro správu Microsoft Teams.
Microsoft Teams: Komunikace s externími uživateli
Jako externí uživatelé jsou definovány osoby, které mají e-mailovou adresu v jiné doméně, než je ta, pro kterou je nakonfigurován Microsoft Teams.
Například, pokud je vaše organizace registrována pod doménou myteamsdomain.com, do týmu mohou být přidáni pouze uživatelé s e-mailovými adresami v této doméně. Všechny e-maily, které pocházejí z jiných domén, jsou považovány za „externí“ a uživatelé s těmito adresami jsou označováni jako externí.
Aktivace externího přístupu v Microsoft Teams
Pro aktivaci externího přístupu v Microsoft Teams budete potřebovat:
Přístup k administrátorskému účtu
Název domény, ze které chcete přidat uživatele
Jako příklad přidáme „gmail.com“, což nám umožní zapojit do Microsoft Teams jako externí uživatele kohokoli, kdo má e-mailovou adresu u Gmailu.
Otevřete centrum pro správu Microsoft Teams.
V levém sloupci zvolte Nastavení pro celou organizaci > Externí přístup.
Klikněte na ‚Přidat doménu‘.
Zadejte doménu, kterou chcete přidat.
Potvrďte kliknutím na Hotovo.
Přidání externího uživatele
Nyní jste připraveni přidávat externí uživatele do Microsoft Teams. Pokud máte aplikaci Microsoft Teams otevřenou, doporučuje se ji nejprve ukončit a znovu spustit.
Otevřete Microsoft Teams.
Přejděte na kartu Chat.
Klikněte na tlačítko pro novou konverzaci.
Zadejte e-mailovou adresu uživatele, s nímž chcete komunikovat.
Zvolte ‚Hledat externě‘.
Odešlete zprávu.
Důležité upozornění: Uživatel se musí zaregistrovat do Microsoft Teams. Může si vytvořit bezplatný účet, ale pro to, aby s vámi mohl chatovat, musí mít účet v Microsoft Teams. Odesláním zprávy se uživateli odešle pozvánka k zahájení komunikace.
Rozdíl mezi externím uživatelem a uživatelem typu host
Externí uživatel má ve srovnání s uživatelem typu host mnohem menší rozsah přístupu do vašeho týmu v Microsoft Teams.
Uživatel typu host může:
- Připojovat se ke schůzkám
- Prohlížet kanály v týmu
- Posílat zprávy v rámci kanálů
- Komunikovat s ostatními členy týmu
Externí uživatel může:
- Komunikovat pouze s členem týmu Microsoft Teams, který ho přidal
- Účastnit se pouze individuálního chatu s daným uživatelem
- Nemá možnost připojovat se ke schůzkám ani prohlížet týmové kanály
Závěr
Externí přístup poskytuje ve srovnání s přístupem pro hosty mnohem omezenější funkce. Administrátor má možnost povolit členům týmu snadnou komunikaci s lidmi mimo organizaci. Na druhou stranu se administrátor může rozhodnout tuto funkci deaktivovat, a pokud tak učiní, nelze toto rozhodnutí nijak obejít. Pokud jste přihlášeni pomocí firemního účtu Microsoft Teams, nemáte možnost komunikovat s externími uživateli.