Možná jste si při použití nástroje na pročištění vaší e-mailové schránky všimli tlačítka Automatická archivace a zajímá vás, jak funguje a k čemu slouží. Vysvětlíme vám, co přesně dělá a jak ji můžete efektivně využívat.
Kliknutím na tlačítko Automatická archivace se spustí proces, který projde všechny složky ve vašem Outlooku a aplikuje na ně pravidla automatické archivace, která jste nastavili. Nemusíte se bát, výchozí nastavení automatické archivace je neprovádět žádné akce, takže pouhým kliknutím na tlačítko nic nepoškodíte. Pokud však chcete starší e-maily přesunout do archivu, kde vám nebudou překážet, je Automatická archivace ideální pro automatizaci tohoto procesu. Podívejme se tedy na nastavení a spuštění.
Aktivace automatické archivace
Nejprve je nutné automatickou archivaci aktivovat a nastavit její parametry. Přejděte do nabídky Soubor > Možnosti > Upřesnit a následně klikněte na tlačítko „Nastavení automatické archivace“.
Dokud nebude zaškrtnuta možnost „Spustit automatickou archivaci každých“, která je ve výchozím stavu neaktivní, automatická archivace se nikdy nespustí.
Po aktivaci možnosti „Spustit automatickou archivaci každých“ se vám zpřístupní všechna nastavení.
Na rozdíl od funkce Vyčištění složky, která má jedno okno nastavení v Možnostech souboru a umožňuje vám spustit tato nastavení ručně pro libovolnou složku, zdejší nastavení Automatické archivace jsou výchozí. Každá složka s aktivní automatickou archivací může používat tato výchozí nastavení, nebo můžete pro různé složky nastavit různá pravidla. Jak na to si ukážeme později, nyní se podíváme na výchozí nastavení.
Konfigurace automatické archivace
Po aktivaci automatické archivace si všimnete, že se bude spouštět každých 14 dní. Tuto frekvenci můžete upravit pomocí šipek nahoru a dolů, nebo zadáním čísla v rozmezí od 1 do 60 dnů. Outlook vám sice dovolí zadat i dvoumístné číslo, ale pokud bude vyšší než 60, zobrazí se chybové hlášení a hodnotu budete muset změnit.
Další volba – „Dotázat se před spuštěním automatické archivace“ – vám dává možnost, zda chcete, aby vás Outlook před spuštěním automatické archivace upozornil. Toto upozornění vám umožní zkontrolovat nastavení nebo případně zrušit spuštění automatické archivace.
Zbývající nastavení se týkají toho, které položky budou archivovány a co se s nimi během procesu archivace stane. První možnost – „Smazat položky s vypršenou platností (pouze e-mailová složka)“ – se vztahuje na e-maily s nastaveným datem vypršení platnosti. Tato volba neovlivní úkoly ani události, a to i když je automatická archivace pro tyto složky aktivována.
Zbytek nastavení platí pro všechny typy položek, nejen pro e-maily. Zahrnuje události kalendáře, úkoly, poznámky a záznamy v deníku.
Za předpokladu, že ponecháte aktivní možnost „Archivovat nebo odstranit staré položky“, bude Outlook ve výchozím nastavení přesouvat položky starší 6 měsíců do nového, samostatného souboru PST s názvem Archiv (ve výchozím nastavení). Tento soubor se zobrazí v navigačním panelu Outlooku, abyste měli k archivovaným položkám přístup, kdykoli budete chtít. Hodnotu „Vymazat položky starší než“ můžete změnit na libovolnou hodnotu v rozmezí od 1 dne do 60 měsíců. Dále si můžete zvolit jiný soubor PST pro archivaci položek, nebo zvolit možnost „Trvale odstranit staré položky“.
Upozorňujeme, že toto odstranění obejde složku Odstraněná pošta a vaše položky budou z Outlooku zcela odstraněny. V závislosti na nastavení můžete mít k nim stále přístup na poštovním serveru, ale neměli byste na to spoléhat. Tuto možnost zvolte jen v případě, že si přejete položky navždy smazat.
Po kliknutí na „OK“ se automatická archivace aktivuje. Bude spuštěna podle vámi nastavené hodnoty u „Spouštět automatickou archivaci každých“ (ve výchozím nastavení každých 14 dní), počínaje aktuálním dnem. Jakmile ji aktivujete, můžete očekávat, že začne fungovat poměrně rychle. V našich testech trvalo méně než 10 minut od aktivace do zobrazení upozornění, že se spustí automatická archivace. Ve výchozím nastavení se automatická archivace spouští pouze pro několik složek, takže pokud ji chcete nastavit pro konkrétní složky, nebo chcete její nastavení upravit pro různé složky, čtěte dále.
Aktivace a přizpůsobení automatické archivace pro různé složky
Po aktivaci se automatická archivace ve výchozím nastavení spouští pouze v následujících složkách:
Odeslané položky
Odstraněné položky
Kalendář
Úkoly
Pokud chcete, aby se spouštěla i v jiných složkách, musíte ji aktivovat pro každou z nich zvlášť (nebo ji deaktivovat u některé z výše uvedených, u které nechcete, aby se spouštěla). To provedete kliknutím pravým tlačítkem myši na složku v navigačním panelu a výběrem možnosti „Vlastnosti“.
K Vlastnostem složky se dostanete také přes nabídku Složka > Vlastnosti složky na pásu karet. Pro složky jako Kalendář a Úkoly, které se v navigačním panelu nezobrazují, je toto jediný způsob, jak se k Vlastnostem složky dostat. Dále zde najdete i možnost přejít přímo do Nastavení automatické archivace, čímž ušetříte jeden krok při nastavování Vlastností složky.
V okně Vlastnosti složky klikněte na kartu Automatická archivace pro zobrazení nastavení pro danou složku.
U většiny složek je ve výchozím stavu aktivní možnost „Nearchivovat položky v této složce“. To znamená, že se složka během automatické archivace bude ignorovat a žádné položky v ní nebudou archivovány. Pokud chcete složku do archivace zahrnout, aktivujte volbu „Archivovat položky v této složce s výchozím nastavením“.
Případně, pokud si přejete, aby se nastavení automatické archivace pro danou složku lišila od výchozího, aktivujte „Archivovat tuto složku s těmito nastaveními“ a upravte nastavení podle vašich požadavků.
Pokud se budete chtít kdykoliv vrátit k výchozímu nastavení pro všechny složky, přejděte do nabídky Soubor > Možnosti > Upřesnit > Nastavení automatické archivace a klikněte na tlačítko „Použít tato nastavení na všechny složky nyní“. Tím se změní nastavení všech složek, které mají aktivní možnost „Archivovat tuto složku s těmito nastaveními“, na „Archivovat položky v této složce s výchozím nastavením“.
Po nastavení výchozích parametrů automatické archivace a nastavení pro jednotlivé složky dle vašich potřeb můžete nechat proces probíhat na pozadí. Uvolníte si tím místo a zabráníte zbytečnému narůstání dat ve vašich složkách.