Kanban tabule představuje běžně používaný nástroj pro vizualizaci a správu úkolů. I když možná neznáte tento název, s velkou pravděpodobností jste se s ním již setkali, ať už v práci nebo v televizních pořadech. Pojďme se podívat, jak tento systém funguje.
Základní princip Kanban tabule spočívá v zobrazení toku práce od jejího zahájení až do dokončení. Nejjednodušší provedení zahrnuje tři sloupce s názvy „K provedení“, „V realizaci“ a „Hotovo“. Začínáte tím, že umístíte své úkoly do sloupce „K provedení“. Během práce na úkolu jej přesunete do sloupce „V realizaci“ a po dokončení putuje do sloupce „Hotovo“.
Kanban tabule umožňují vizualizovat průběh procesů. Jednoduše řečeno, díky nim máte jasný přehled o tom, jak vaše úkoly postupují.
Tento systém vznikl jako součást Kanbanu, metodiky štíhlé výroby, která se v japonské výrobě používá po desítky let. Popularitu si však získal především v Severní Americe a Evropě, a to jako součást softwarových nástrojů pro správu úkolů, jako například Jira, Asana, Trello, a Planner. Pokud jste někdy pracovali ve vývoji softwaru nebo v jeho okolí, tento typ tabule vám bude pravděpodobně dobře známý.
Původně měly Kanban tabule fyzickou podobu. Postupem času vzniklo mnoho softwarových aplikací pro Kanban. Na rozdíl od mnoha jiných procesů, které se přesunuly z fyzické do digitální podoby (například nahrávání hudby, plánování projektů a účetnictví), je však stále velmi běžné setkat se s fyzickými Kanban tabulemi, často používanými v kombinaci s digitálními verzemi.
Pokud jste někdy v kanceláři narazili na tabule nebo stěny pokryté lepicími papírky uspořádanými do sloupců, s největší pravděpodobností jste se dívali na Kanban tabuli.
Obvykle se někde na serveru nachází i digitální reprezentace stejné Kanban tabule plné lepicích papírků, což se může zdát neobvyklé. Proč uchovávat stejná data na dvou místech, když to znamená zdvojování práce s jejich údržbou?
Důvod je poměrně jednoduchý: Kanban tabule je navržena tak, aby byla vizuální a snadno použitelná. Fyzická tabule umožňuje týmu snadno vidět úkoly a přesouvat je po tabuli. Nicméně fyzická tabule není vhodná pro analýzu dat a reportování. Právě zde přichází ke slovu digitální verze.
Digitální verzi (ať už v Jira, Trello, Asana, Planner nebo v jiném softwaru) si navíc můžete prohlížet odkudkoli. To z ní činí praktický nástroj pro vzdálené týmy nebo zainteresované strany, které nesedí s týmem u fyzické tabule.
Použití Kanban tabule nemůže být jednodušší. Úkoly přidáváte do sloupce „K provedení“ a poté je přesouváte (v případě fyzické tabule) nebo přetahujete (v případě digitální tabule) z jednoho sloupce do druhého. Z posledního sloupce „Hotovo“ úkoly čas od času odebíráte a přesouváte je tam, kam potřebujete, ať už do archivu dokončených úkolů nebo jednoduše do koše.
Kanban tabule mohou mít libovolný počet sloupců. V týmech vývoje softwaru je běžné mít například sloupce pro návrh, vývoj, testování a dokumentaci. Často se objevují i další, specifické sloupce, které odrážejí konkrétní procesy, jako je „Fuzzing“ (proces záměrného vkládání chybných dat do softwaru za účelem testování řešení chyb a zabezpečení), „Pull“ (odeslání žádosti o přesunutí kódu do větve GitHubu) a „Pre-Prod“ (část práce přesunuta na předprodukční server). Na Kanban tabuli však můžete použít libovolné sloupce pro jakýkoli typ procesu.
Dosažení cíle často vyžaduje zapojení více týmů nebo více pracovních toků. Kanban tabule toto řeší pomocí „plaveckých drah“. Zatímco sloupce (Úkoly, Dělání, Hotovo atd.) jsou vertikální, plavecké dráhy jsou horizontální pruhy, kde můžete oddělit úkoly pro různé týmy nebo pracovní toky.
Ve většině aplikací pro Kanban můžete úkoly také barevně odlišit. To vám umožňuje nastavit plavecké dráhy pro týmy a barvy pro pracovní toky, nebo naopak. Mnoho týmů synchronizuje barvy svých lepicích papírků s barvami používanými na jejich digitálních tabulích, což je důvod, proč je tolik kanceláří zdobeno vícebarevnými lepicími papírky namísto jedné barvy.
Kanban je velmi flexibilní systém s velkými možnostmi přizpůsobení, který vyhoví jakémukoli procesu, který potřebujete spravovat. Ať už se jedná o přípravu vesmírného startu v hodnotě několika miliard dolarů pro JPL, nebo o sledování domácích prací vašich dětí, Kanban vám pomůže vidět vaše úkoly a udržet si správný směr.