Kanban board je běžný nástroj pro zobrazování úkolů. Možná to neznáte podle jména, ale pravděpodobně jste již jeden použili a téměř jistě jste jej viděli v práci nebo v televizi. Pojďme se podívat, jak fungují.
Kanban board se používá pro vizualizaci toku úkolů od začátku do konce. Nejjednodušeji obsahuje tři sloupce nazvané „To-Do“, „Doing“ a „Done“. Chcete-li začít, umístěte své úkoly do sloupce „To-Do“, přesunete je do sloupce „Doing“, zatímco na nich pracujete, a nakonec je po dokončení úkolu přesunete do sloupce „Hotovo“. .
Kanban boardy poskytují vizuální reprezentaci řízení procesů. Jinými slovy, umožňují vám vidět, jak vaše úkoly postupují.
Vznikly jako součást Kanbanu, typu štíhlá výroba proces, který se používá v japonské výrobě po desetiletí, ale byl primárně popularizován v Severní Americe a Evropě jako součást softwaru pro správu úloh, jako je Jira, ásana, Trello, a Plánovač. Pokud jste někdy pracovali ve vývoji softwaru nebo kolem něj, tento typ desky vám bude známý.
Původně byly desky Kanban fyzické, ale postupem času bylo vytvořeno mnoho softwaru Kanban. Na rozdíl od mnoha procesů, které se přesunuly od fyzických k digitálním – například nahrávání hudby, plánování projektů a vedení účetnictví – je stále velmi běžné mít fyzické desky Kanban, často v tandemu s digitální kopií.
Pokud jste procházeli kanceláří a viděli tabule a stěny pokryté post-it papíry uspořádané do sloupců, pravděpodobně jste se dívali na nástěnku Kanban.
Někde na serveru bude normálně digitální reprezentace stejné desky Kanban plné Post It, což se může zdát zvláštní. Proč se stejná data uchovávají na dvou místech, protože to jen duplikuje práci s jejich údržbou?
Důvod je docela jednoduchý: Kanban deska je navržena tak, aby byla vizuální a snadno použitelná, takže fyzická deska usnadňuje týmu vidět úkoly a přesouvat je po desce. Ale fyzická deska není dobrá pro analýzu dat a reportování, což je místo, kde přichází digitální verze.
Digitální verzi – ať už v Jira, Trello, Asana, Planner nebo v jakémkoli jiném softwaru – lze také prohlížet odkudkoli, díky čemuž je užitečnější pro vzdálené týmy nebo zainteresované strany, které nesedí s týmem a jejich fyzickou radou.
Použití Kanban boardu nemůže být o moc jednodušší. Úkoly přidáte do sloupce Úkoly a poté je přesunete (pokud se jedná o fyzickou nástěnku) nebo je přetáhnete (pokud se jedná o digitální nástěnku) z jednoho sloupce do druhého. Tu a tam úkoly odeberete z posledního sloupce Hotovo a umístíte je kamkoli chcete, ať už je to archiv dokončených úkolů nebo jednoduše koš.
Kanban desky mohou mít tolik sloupců, kolik chcete. V týmech vývoje softwaru je běžné mít například sloupce pro návrh, vývoj, testování a dokumentaci. Často jsou zahrnuty esoteričtější sloupce, které jsou specifické pro daný proces, jako je „Fuzzing“ (proces, při kterém jsou záměrně zadávána chybná data za účelem testování softwaru pro řešení chyb a zabezpečení), „Pull“ (byla odeslána žádost o přesunutí kód do větve GitHubu) a „Pre-Prod“ (část práce byla přesunuta na předprodukční server). Ale můžete použít libovolné sloupce na desce Kanban pro jakýkoli typ procesu.
Dosažení něčeho hotového často vyžaduje více týmů a/nebo více toků práce. Kanban boardy to řeší pomocí něčeho, čemu se říká „plavecké dráhy“. Zatímco sloupce – Úkoly, Dělání, Hotovo atd. – jsou svislé, plavecké dráhy jsou vodorovné pruhy, kde lze oddělit úkoly pro jeden tým nebo pracovní proud.
Ve většině aplikací Kanban můžete úkoly také barevně odlišit. To vám umožní nastavit vaši desku plaveckými drahami pro týmy a barvami pro pracovní proudy nebo naopak. Mnoho týmů synchronizuje barvy svých post-it papírů s barvami používanými na jejich digitálních nástěnkách, a proto je tolik kanceláří ozdobeno vícebarevnými post-it papíry spíše než jednou barvou.
Kanban je velmi flexibilní systém, který poskytuje velké množství přizpůsobení, aby vyhovoval jakémukoli procesu, který spravujete. Nezáleží na tom, jestli dáváte dohromady vesmírný start v hodnotě mnoha miliard dolarů JPL nebo sledování domácích prací vašich dětí, Kanban vám může pomoci vidět vaše úkoly a udržet si správnou cestu.