Podniky a komerční subjekty považují pracovní příkazy za zdroj pravdy pro vše, co se týká peněžního rozpočtu a úkolů, které je třeba udělat.
Dokumentace je nedílnou funkcí každého podnikání, ať už online nebo offline. Během životního cyklu firmy se setkáte s mnoha obchodními dokumenty, jako jsou faktury, standardní provozní postupy (SOP), dodací listy atd.
Jedním z vysoce ceněných dokumentů je servisní lístek a po jeho vystavení začne vaše obchodní mašinérie dodávat produkty/služby a po dokončení objednávky vydělává.
Interní nebo externí obchodní zakázky mohou být velmi matoucí, pokud nemáte zkušenosti s vytvářením a správou takových dokumentů. Ale nebojte se, protože tento článek vám pomůže získat dostatečné znalosti o této obchodní složce. Bez dalších okolků si to přečtěte.
Table of Contents
Co je pracovní příkaz?
Když od klienta obdržíte zakázku na práci, jedná se o formální požadavek na údržbu, dodávku produktu, poskytování služeb atd. Pracovní lístky jsou nepostradatelné ve formálním podnikání, ať už je úkol velmi složitý, jako je stavba elektrárny, nebo pěkný jednoduché, jako je dodávka počítačového příslušenství.
Takové úřední dokumenty se v jednotlivých odvětvích liší. Standardní informace, které obsahují, jsou však primární dodávky, datum zahájení, datum ukončení, ohlašující osoba, provádějící osoba a objednávající osoba.
Také obchodní papírová stopa začíná pracovním příkazem. Když úkol postupuje a dokument přechází z jedné ruky do druhé, funguje jako formální komunikační médium mezi zúčastněnými stranami.
A nakonec, když je práce hotová, účetní používají tento dokument k vyrovnání pohledávek nebo závazků. Kromě toho externí nebo interní auditoři při auditu jakéhokoli podniku nejprve hledají zakázky.
Další fráze, které by podnikatelé mohli použít místo pracovních příkazů, jsou:
- Servisní lístek
- Objednávka práce
- Pracovní lístek
- Pracovní lístek
Účel objednávky prací
Jediným účelem takového dokumentu je vést záznamy o všech oprávněních k práci, podrobnostech o poskytovateli služeb, nákladech a době dokončení práce. Externí klienti, jako jsou spotřebitelé, a interní klienti, jako jsou zaměstnanci, mohou vytvořit servisní lístek.
Poté se papír dostane ke správnému týmu podle toho, zda se jedná o externí nebo interní zakázku na práci. Společnosti často používají počítačový software k vytváření poukázek, které procházejí mnoha digitálními nebo fyzickými stoly.
Zde najdete stručný seznam cílů zakázky na práci:
- Vysvětlete výdej, opravu a instalaci/dodání zboží
- Zajištění zdrojů a vybavení potřebného pro práci nebo údržbářské práce
- Nabídněte technikům propracované pokyny k práci/úkolu/údržbě
- Oficiálně zaznamenávat materiály, práci a zdroje spotřebované na dokončení práce
- Sledujte všechny opravy a údržbářské práce, které byly provedeny u každého oprávnění
- Obsahuje peněžní údaje, jako jsou náklady, daně, odvody, ces atd.
Podmínky správy pracovních příkazů
Schvalovatel práce
Administrátor nebo někdo z tohoto týmu se stará o přidělení a schválení požadavků na údržbu pro správu zařízení. Někdy může roli schvalovatele vykonávat také podpora na recepci pro vztahy se zákazníky a odpovědný sklad.
Žadatel o práci
Žadatelem je jednotlivec nebo tým, který požaduje provedení konkrétního úkolu. Spotřebitelé vytvářejí zakázky prostřednictvím online nebo osobních nákupů v odvětví služeb a zboží.
Ve scénářích typu business-to-business mohou klienti na komerční úrovni požadovat práci, nebo to může také pocházet od interního týmu, jako když provozní manažer zákaznických služeb požaduje opravy pracovní stanice.
Terénní technici
V lístcích údržby jsou terénní technici inženýři, mlynáři, opraváři atd., kteří mají dovednosti pro provedení úkolu uvedeného v dokumentu pracovního příkazu.
Součásti zakázky
Podnik může zaznamenat mnoho položek a souvisejících dat pomocí dokumentů zakázky. Zde je několik příkladů položek, které musíte zahrnout.
Povinné prvky
#1. Aktivum je primární složkou jakéhokoli pracovního lístku.
#2. Nezbytností je také jméno žadatele o práci.
#3. Rozsah práce je další zásadní položkou, protože určuje dovednosti, nástroje a standardní operační postup (SOP).
#4. Žadatel o práci by měl také vyplnit pole s názvem Popis problému. Pomáhá technikům nebo servisnímu facilitátorovi rychle porozumět problému.
#5. V dokumentu by také měly být uvedeny výměny strojních součástí nebo požadavky na speciální nástroje.
#6. Všechny podniky mají určitá zdravotní rizika. Mělo by to být uvedeno v pracovním příkazu.
#7. Termíny a časy jsou také velmi vyžadovány. Může zde být datum zahájení, čas zahájení, datum ukončení (očekávané), čas ukončení (očekávané), skutečné datum/čas ukončení atd.
#8. Servisní objednávka by měla také obsahovat kontaktní údaje na žadatele, manažera objednávky, technika atd. Můžete tedy uvést mobilní čísla, telefonní čísla, FAX ID, e-mailové adresy, webové stránky, adresy kanceláře atd.
Dobrovolné komponenty
#9. Job ticket může obsahovat více podpisových polí pro zákazníka, manažera, technika, účetního atd.
#10. Hodiny práce by také měly být přítomny pro náležité vyúčtování a odsouhlasení.
#11. Je dobré mít seznam úkolů ve formuláři servisní objednávky. Umožní manažerovi pracovního příkazu, facilitátorovi a zákazníkovi zůstat v synchronizaci o provedené práci.
#12. Moderní formáty servisních lístků také přicházejí s vyhrazeným polem pro důležitost objednávky. Například v závislosti na úrovni priority plánují manažeři servisní zakázky.
#13. Můžete také chtít zahrnout kontrolní seznam nástrojů, počítačových aplikací, náhradních dílů, spotřebního materiálu atd., které mají být vyzvednuty a vráceny do inventáře.
#14. U otevřených objednávek můžete zahrnout odhadované náklady na dodanou úlohu. U paušálních objednávek s předem stanovenou cenou některé podniky uvádějí skutečné náklady.
#15. Nakonec by tam mělo být ID objednávky a název pracovní pozice, protože vám to pomůže zdokumentovat pracovní lístek.
Typy pracovních zakázek
Preventivní údržba
Výrobní nebo výrobní jednotky jakéhokoli podniku vydávají pracovní lístky pro servis zařízení. Pomáhá předcházet poruchám strojů a ztrátám ve výrobě.
Obecný účel
Společnosti vydávají servisní lístky, když potřebují třetí stranu k dokončení jednorázového úkolu, jako je odstranění nepoužívaného zařízení, instalace antiviru na notebooky atd.
Inspekce strojního zařízení
Společnosti schvalují jednorázové pracovní příkazy ke kontrole odborníkem třetí strany za účelem vyhodnocení zařízení, majetku nebo nástrojů.
Elektrický
Interní nebo externí klienti mohou prostřednictvím těchto dokumentů požadovat napájení, osvětlení a kabeláž.
Nouzový
Takové zakázky jsou většinou neplánované k řešení nehod. Takové příkazy můžete vydat, abyste ochránili život zaměstnanců nebo uchránili drahé vybavení před trvalým poškozením.
Speciální projekty
Někdy je potřeba upgradovat výrobní jednotku bez výměny stávajících strojů. Pomocí tohoto pracovního lístku požadujete speciálně upgrady vybavení nebo softwaru, které zvýší produktivitu.
Výhody používání pracovních příkazů
#1. Vaše firma dokumentuje všechny pracovní lístky s nezbytnými záznamy. Auditorská agentura si tyto záznamy vyžádá vždy, když dojde k auditu, aby ověřila výkonnost vaší společnosti.
#2. Zahrnutím servisních lístků pro každé poskytování služeb zvýšíte transparentnost svého podnikání. Klienti rádi jednají s agenturami, které si dávají záležet na pracovní dokumentaci a sdílení shromážděných dat s nimi.
#3. Rychle zaplaťte interním nebo externím technikům tím, že se podíváte na pracovní příkaz a budete spokojeni.
#4. Pomozte inventarizačnímu týmu obstarat všechny náhradní díly předem, aby údržba strojů nenarazila na žádné překážky.
#5. Analyzujte poznámky k zakázce a přijměte vhodná opatření, abyste v budoucnu zabránili jakémukoli selhání strojů.
#6. Podniky zaměřené na služby a produkty mohou přiměřeně odhadnout roční výnosy zkontrolováním vyplněných a vyúčtovaných dokumentů servisních objednávek.
#7. A konečně, pracovní příkazy fungují jako vlákno komunikace mezi více odděleními. Vaše obchodní jednotky tak mohou eliminovat nepříznivé účinky práce v silech.
Zde jsou některé platformy, kde můžete najít hotové šablony:
Šablony pracovních zakázek k tisku: TemplateLab
TemplateLap je jedním z nejdůvěryhodnějších zdrojů autentických obchodních dokumentů. Naleznete zde také kvalitní šablony, formuláře a formáty pro zakázky. Jeho obsah lze snadno stáhnout.
Na rozdíl od některých konkurentů nemusíte zveřejňovat spoustu informací o sobě nebo společnosti, abyste získali odkaz ke stažení.
Jednoduše vyhledejte formulář relevantní pro vaši komerční nebo osobní práci a kliknutím na tlačítko stáhnout soubor stáhněte. Kromě toho můžete soubory šablon snadno otevřít pomocí libovolné aplikace pro zpracování slov a tabulek, jako jsou Microsoft Word, Microsoft Excel, Dokumenty Google a Tabulky Google.
Tato stránka představuje širokou škálu příkladů servisních vstupenek, jako jsou:
- Ukázky autoopravárenských prací
- Šablony pro údržbářské práce
- Formuláře pro IT práci
- Příklady outsourcingu grafického designu
Navíc tyto šablony obsahují méně omezené formátování, takže si tabulky a sloupce můžete přizpůsobit tak, jak chcete.
Bezplatné šablony pracovních příkazů: Smartsheet
Smartsheet vám pomůže integrovat lístky na zakázku do vašeho systému řízení projektů. Vzhledem k tomu, že se jedná o proprietárního poskytovatele softwaru pro řízení projektů, pokud použijete jeho šablony ke stažení zdarma a importujete dokument do Smartsheet, neinvestujete žádné peníze, ale automatizujete celý proces příjmu a řešení servisních lístků.
Některé pozoruhodné šablony, které můžete dobře využít, jsou:
- Lístky na údržbářské práce
- Servisní pracovní zakázky
- Zastavte jízdenky pracovní služby
- Pracovní lístek na terénní úpravy
- Všechny šablony pro sledování zakázek
Jeho hostované šablony přicházejí ve dvou metodách doručování obsahu. Nejprve si můžete stáhnout ukázkový soubor ve formátu PDF, Excel nebo Word a upravit jej v desktopové aplikaci, která tyto typy souborů podporuje.
Případně můžete šablony importovat do řídicího panelu projektu Smartsheet. Druhá metoda je velmi vhodná pro rychle se pohybující a složitá prostředí, kde musí schvalovatelé a manažeři servisních lístků spravovat stovky pracovních příkazů.
Šablony pracovních příkazů: Jotform
Jste-li na volné noze nebo vlastníkem malého podniku, který potřebuje obsloužit velké obchodní klienty, kteří požadují formální dokumenty zakázky, můžete vyzkoušet šablony z Jotform. Pomáhá vám ušetřit peníze z několika důvodů, jako je:
- Zadání profesionálního obchodu od tvůrců
- Nákup licencí softwaru pro správu pracovních příkazů
- Jmenování odborníků na obchodní dokumenty, kteří pro vás mohou takové lístky vytvořit
Místo toho stačí použít snadno přizpůsobitelné šablony a importovat je do proprietárního online editoru PDF Jotform. Obě služby jsou pro komerční využití zdarma.
Pozoruhodné šablony servisních lístků, které můžete použít, jsou:
- Nastavení produktu zákazníka
- Servis vozidel
- Automatická oprava
- Údržba
- Design webových stránek
- Video produkce
- Péče o domácí mazlíčky
- Vývoj webu na volné noze
Navíc nemusíte mít rozsáhlé technické dovednosti, abyste mohli používat editor Jotforms. Jedná se o jednoduchý nástroj pro editor PDF přetahováním myší, který může používat každý, kdo umí ovládat webový prohlížeč.
Šablony pracovních příkazů: Template.net
Template.net je další oblíbenou destinací pro osobní a obchodní dokumenty. Má poměrně snadnou vyhledávací lištu, kde můžete zadat své požadavky, jako jsou dokumenty, šablony, grafické návrhy atd., a platforma načte některé vysoce kvalitní příklady.
Jeho obchodní sekce vám umožňuje přístup k některým mimořádným příkladům pracovních příkazů, které si můžete přizpůsobit přímo v editoru nebo pomocí aplikací pro zpracování textu. Jeho bezplatné použití je však poněkud omezené.
Nejprve se musíte přihlásit k bezplatnému nebo placenému účtu. Poté si můžete každý den stáhnout až tři šablony, jedná se o bezplatný účet. Případně můžete použít editor. Každopádně bude limit stahování.
Umožňuje vám však stahovat zakázky v různých formátech souborů, jako jsou Apple Pages, Apple Numbers, Tabulky Google, Dokumenty Google, Microsoft Word a Excel.
Závěr
Pracovní příkaz je celý o papírové stopě. Digitální transformace podniků napříč odvětvími je nyní stopou souborů PDF, Dokumentů Google nebo Microsoft Word na tabletu, notebooku nebo mobilním telefonu.
V kostce popisuje práci, která má být dokončena, kdy, kým a cenu úkolu. Vaši obchodní zaměstnanci začnou plnit úkoly po vygenerování zakázky a zaměstnanci odpočívají, když jsou výnosy zaúčtovány do podnikových knih podle standardních účetních podmínek.
Nyní, když jste prošli hloubkovou diskusí o servisních lístcích a některých zdrojích šablon, měli byste být schopni vytvořit vysoce výkonné kopie takových dokumentů.
Úspěšné podnikání potřebuje víc než jen zakázku na práci. Musíte činit informovaná rozhodnutí o tom, který úkol přijmout nebo projít, a to získáním návrhů od nejlepších sítí odborníků.