Microsoft Outlook nabízí možnost vytvářet elektronické poznámky, které se chovají jako nalepovací lístky. Můžete je zobrazit přímo v aplikaci Outlook, nebo je umístit na plochu vašeho počítače. Díky tomu se můžete zbavit fyzických samolepek na vašem stole.
Ještě než začneme, chtěli bychom zdůraznit, že zapisování hesel do poznámek, ať už elektronických či papírových, není dobrý nápad. Bezpečnosti hesel jsme se věnovali v minulosti, proto doporučujeme si vybrat a používat správce hesel. Věřte nám, jednoho dne nám poděkujete.
Vytvoření nové poznámky
Nejprve musíte otevřít sekci Poznámky v Outlooku. Toho docílíte kliknutím na tři tečky v levém dolním rohu aplikace, v sekci Navigace. Z nabídky pak vyberete možnost „Poznámky“.
Otevře se vám prostředí pro práci s poznámkami, kde je můžete přidávat, upravovat a mazat.
Pro vytvoření nové poznámky klikněte na tlačítko „Nová poznámka“. Objeví se nová poznámka s výchozími rozměry a barvou.
Jak pracovat s poznámkami
I když se poznámky v Outlooku zdají být jednoduché, skrývají v sobě několik funkcí. Jedna poznámka se skládá ze šesti částí:
1. Samotný text poznámky, kam píšete svůj text.
2. Nabídka poznámky, obsahující různé možnosti.
3. „Úchyt pro přesouvání“, kterým poznámku můžete přesouvat po obrazovce.
4. Tlačítko pro zavření poznámky.
5. „Úchyt pro změnu velikosti“, kterým můžete měnit velikost poznámky.
6. Datum a čas poslední úpravy poznámky.
Možnost Uložit zde nenajdete. Jakmile kliknete na „Zavřít“, nebo kliknete mimo poznámku, obsah se automaticky uloží, podobně jako u klasických papírových samolepek. Verze jednotlivých změn se neuchovávají.
První řádek poznámky slouží jako její název. Pokud tedy chcete název změnit, musíte upravit text v prvním řádku.
Uspořádání poznámek
Skutečnost, že první řádek slouží jako název, lze využít pro uspořádání poznámek. Můžete první slovo definovat jako akci (např. „Úkol“, „Zavolat“, „Připomenutí“, atd.). Výchozí zobrazení je formou ikon.
Poznámky jsou seřazeny podle data poslední úpravy, přičemž nejnovější jsou nahoře. Toto si můžete lépe prohlédnout v zobrazení seznamu.
Pokud chcete poznámky seřadit podle typu akce, můžete je seřadit podle předmětu v nabídce Zobrazit > Nastavení zobrazení.
Změnu nastavení zobrazení jsme již probírali, proto se zde nebudeme pouštět do detailů. Pokud jste toto nastavovali u svých e-mailů, tak víte, že je to velmi snadné. Jakmile změníte zobrazení na řazení podle předmětu, budou vaše poznámky uspořádány podle typu akce.
Kategorizace poznámek podle barvy
Barvu poznámek můžete měnit pomocí kategorií. Existují tři způsoby, jak toho dosáhnout:
1. Vyberte poznámku a klikněte na Domů > Kategorizovat.
2. Klikněte na poznámku pravým tlačítkem myši a z kontextové nabídky vyberte „Kategorizovat“.
3. Klikněte na nabídku v levém horním rohu otevřené poznámky a vyberte „Kategorizovat“.
Vyberte barvu, kterou si přejete. Pokud jste kategorie dosud nepoužívali, zobrazí se možnost přejmenovat kategorii a změnit její barvu.
Jakmile vyberete kategorii, celá poznámka se zabarví do zvolené barvy a ikona v okně poznámek také změní barvu.
Toto je snadný způsob, jak sledovat různé typy poznámek, aniž byste museli číst jejich obsah.
Umístění poznámek na plochu
Nyní se podíváme na to, jak umístit poznámky na plochu. Je to jednoduché, stačí otevřít poznámku a minimalizovat okno Outlooku. Otevřené poznámky můžete přetahovat a umístit kamkoliv na plochu.
Pokud Outlook zavřete, poznámky se také zavřou, což dává smysl, ale není to ideální. Když je ale znovu otevřete, objeví se na stejném místě, kde jste je nechali. A pokud patříte k uživatelům, kteří Outlook nikdy nezavírají, dokud nerestartují počítač, nebudete mít s tím žádný problém.
Pokud chcete poznámky otevřít bez spuštění celého Outlooku, můžete si je uložit mimo aplikaci. K tomu klikněte na nabídku poznámky a vyberte možnost „Uložit jako“.
Otevře se standardní okno pro uložení souboru, kde si můžete vybrat místo, kam poznámku chcete uložit. Například na plochu.
Když otevřete uloženou poznámku, objeví se přesně tam, kde jste ji nechali, aniž by bylo nutné otevírat Outlook. (Technicky je sice Outlook spuštěn na pozadí, ale vy ho nevidíte a nebudete dostávat žádná upozornění). Protože se jedná o kopii poznámky, a ne o originál, změny provedené v této kopii se neprojeví v Outlooku. Toto je ale v pořádku, pokud poznámky používáte jako vizuální připomínku, a ne jako seznam průběžně aktualizovaných úkolů.
Sdílení poznámek s ostatními
Poznámky můžete také posílat ostatním. Pokud mají Outlook, mohou si je otevřít a používat stejně jako vy. Pro odeslání poznámky klikněte na nabídku poznámky a zvolte „Přeposlat“.
Tím se vytvoří e-mail s poznámkou v příloze.
Pokud příjemce otevře přílohu v e-mailovém programu, jako je Gmail nebo Thunderbird, bude se s ní zacházet jako s e-mailem ve formátu prostého textu. Pokud ji však otevře v Outlooku, bude se chovat jako běžná poznámka. To je užitečné zejména pro odesílání poznámek kolegům v kanceláři, kteří používají Outlook, zvláště pokud váš tým poznámky používá pravidelně.
Poznámky nejsou sice tou nejzářivější funkcí Outlooku, ale jsou jednoduché a efektivní, pokud máte rádi samolepicí papírky. Navíc se nemusíte obávat, že by je uklízečka omylem odstranila, nebo že by ztratily svou lepivost, či že by informace z nich byla viditelná pro každého, kdo jde kolem.