V dnešním rychle se rozvíjejícím a technologicky orientovaném světě firmy potřebují špičkový software pro týmovou spolupráci a vytváření poznámek, aby si udržely konkurenceschopnost.
Ať už jste student, profesionál, nebo člen projektového týmu, nástroj, který efektivně a účinně spravuje informace, je nezbytností.
Confluence a OneNote jsou dva oblíbené nástroje pro spolupráci a poznámky, které se na trhu pohybují již delší dobu. Díky jejich rozsáhlé uživatelské základně se staly spolehlivými a důvěryhodnými volbami.
Pokud si nejste jisti, který z těchto dvou nástrojů si vybrat, máme pro vás řešení. Náš průvodce vám nabízí detailní srovnání, které se zaměřuje na konkrétní funkce a pomůže vám rozhodnout se, který z nich bude nejlépe vyhovovat vašim potřebám. Vítejte u našeho srovnání.
Microsoft OneNote – Stručný přehled
Microsoft OneNote je digitální aplikace pro psaní poznámek a organizaci, která podporuje osobní i týmovou produktivitu. Tento software umožňuje uživatelům vytvářet, zaznamenávat, organizovat a sdílet seznamy úkolů, ručně psané poznámky, nápady, obrázky, audio a video záznamy v rámci flexibilního a prohledávatelného digitálního poznámkového bloku.
OneNote poskytuje praktické funkce, jako je ochrana heslem, označování poznámkových bloků a integrace s dalšími aplikacemi Microsoft, jako je Word a Outlook. To usnadňuje sdílení a spolupráci. OneNote má všestranné a uživatelsky přívětivé rozhraní, což z něj učinilo oblíbenou volbu pro týmy, které spolupracují na projektech.
Přečtěte si také: Nejlepší aplikace pro digitalizaci poznámek.
Confluence – Stručný přehled
Confluence, nástroj pro týmovou spolupráci od společnosti Atlassian, je navržen speciálně pro podporu tvorby obsahu a správu informací. Aplikace poskytuje centrální platformu, kde členové týmu mohou vytvářet, sdílet, organizovat, dokumentovat a diskutovat o plánech a nápadech na jednom místě.
Mezi klíčové funkce Confluence patří blogy, wiki a stránky, které uživatelům umožňují vytvářet a spravovat obsah s zachováním historie a kontextu každého dokumentu.
Nástroj lze snadno integrovat s Trello a Jira, což usnadňuje automatizaci pracovních postupů a řízení projektů. Aplikace je vhodná pro malé i velké firmy, protože zjednodušuje sdílení informací a zajišťuje snadnou dostupnost pro všechny členy týmu.
Confluence vs. OneNote: Jak fungují?
Jak funguje Confluence
Confluence usnadňuje týmovou práci a spolupráci tím, že umožňuje členům sdílet, ukládat a organizovat obsah. Uživatelé mohou vytvářet projektové plány, dělat si poznámky a prezentovat individuální i týmové požadavky projektu, a to vše současně. Navíc mohou zlepšit zpětnou vazbu přidáváním komentářů.
Vaše komentáře jako člena týmu jsou k dispozici celému týmu v reálném čase a ostatní mohou na ně okamžitě reagovat. Cloudová architektura nástroje a uživatelsky přívětivé rozhraní zajišťují, že celý tým může spravovat projekty z libovolného místa a zařízení.
Společnost Atlassian umožnila integraci Confluence s aplikacemi třetích stran, jako je Jira Align a Jira Software. Nástroj je také kompatibilní s dalšími aplikacemi třetích stran. Většina firemních uživatelů tak pravděpodobně zjistí, že se tento nástroj integruje s nástroji pro řízení projektů, které již používají. To umožňuje uživatelům zefektivnit své obchodní operace a umožnit svým týmům spolupracovat a pracovat efektivněji.
Jak funguje OneNote
OneNote je nástroj pro digitální vytváření poznámek, který nabízí uživatelům centrální místo pro ukládání poznámek, výzkum a plánování důležitých informací, které mohou později využít doma, v kanceláři nebo ve škole.
Aplikace nabízí neomezené množství poznámkových bloků, takže se už nemusíte starat o tužky a papír. Pokud však potřebujete fyzické poznámky, nástroj usnadňuje tisk a distribuci poznámek. Stačí použít funkci vyhledávání a najít potřebné informace, i když si nepamatujete datum, pokud si pamatujete klíčové slovo.
OneNote je hostován online, což znamená, že uživatelé k němu mají neustálý přístup, pokud mají připojení k internetu.
Confluence vs. OneNote: Výhody
Výhody používání Confluence
Confluence může přinést velké změny ve vaší firmě, zejména pokud se často potýkáte s rozsáhlými projekty zahrnujícími několik týmů nebo lokalit. Aplikace zvýší vaši efektivitu díky následujícím výhodám:
➡️ Úspora času: Confluence eliminuje zdlouhavou komunikaci tam a zpět, protože můžete nahrávat dokumenty, kde manažeři a redaktoři mohou označovat požadované změny v reálném čase. Dostupné šablony umožňují rychlé a snadné vytváření projektové dokumentace, a transparentnost usnadňuje dodržování plánu.
➡️ Vzdálené možnosti: Členové týmu nemusí cestovat ani pracovat z konkrétního místa – mohou spolupracovat bez osobních setkání díky synchronizaci přes zařízení Android a iOS.
➡️ Centralizované úložiště dat: Všechna data můžete uložit na jedno místo, ale můžete vytvořit i samostatné pracovní prostory pro různá oddělení. Tato funkce usnadňuje spolupráci mezi odděleními.
➡️ Úpravy: Pro úpravu a ukládání dokumentů můžete použít stránku nástroje a funkci verzování souborů, která zachovává původní soubor pro pozdější použití. Díky tomu jsou dřívější verze vždy k dispozici pro referenci.
➡️ Komunikace: Vedoucí projektů mohou vydávat oznámení, která osloví jednotlivé členy i složitější nebo vlastní skupiny a informují je o novinkách ve firmě.
Výhody používání OneNotu
OneNote umožňuje uživatelům formátovat texty, vytvářet tabulky nebo vkládat obrázky. Kromě toho mohou do poznámek přidávat audio a video záznamy. Mezi další výhody používání tohoto nástroje patří:
➡️ Digitalizace poznámek: Aplikace dokáže rozpoznávat a elektronicky převádět ručně psané poznámky na text. Umožňuje také skenovat ručně kreslené diagramy a vkládat je do poznámek, což je výhodné při brainstormingu.
➡️ Sdílení poznámek: Nástroj umožňuje snadné sdílení poznámek s ostatními. Ti mohou vaše poznámky prohlížet i upravovat. Tím je zajištěna možnost spolupráce a poskytování zpětné vazby v reálném čase.
➡️ Přístup z různých zařízení: Software je kompatibilní se zařízeními Windows, iOS, Mac a Android.
➡️ Vysoká úroveň zabezpečení: OneNote zajišťuje nejvyšší úroveň zabezpečení spojenou s produkty Microsoft. Používá ověření uživatele, šifrování dat a jednotlivé poznámkové bloky lze chránit heslem.
➡️ Zdarma: Aplikace je ideální pro uživatele s omezeným rozpočtem, protože si můžete vybrat bezplatnou nebo nízkonákladovou verzi, než se zavážete k prémiové verzi.
➡️ Integrace: OneNote se snadno integruje s dalšími produkty Microsoft, což umožňuje odkazovat na základní data bez přepínání mezi aplikacemi.
➡️ Snadná organizace dat: Aplikace umožňuje vytvářet jednotlivé poznámkové bloky s různými šablonami, takže organizace dat je hračka.
➡️ Všestrannost: Všestrannost OneNotu umožňuje uživatelům přizpůsobit si nástroj tak, aby vyhovoval jejich specifickým potřebám, ať už pracují na jednoduchém nebo složitém projektu.
Confluence vs. OneNote: Srovnání
Funkce
OneNote je navržen speciálně pro psaní poznámek a organizaci obsahu do digitálních poznámkových bloků. Dodává se se základními nástroji pro formátování – změna barvy, stylu nebo písma, nebo přidávání obrázků, videí a zvukových souborů k textu. Kromě toho můžete psát a kreslit ručně a poté své poznámky převést na text. Můžete také vyhledávat text v uložených poznámkách. Tato funkce umožňuje uživatelům sdílet poznámkové bloky a pracovat na nich současně.
Confluence, kromě možností psaní poznámek, usnadňuje rozsáhlou spolupráci mezi členy týmu. Uživatelé mohou vytvářet, spravovat, ukládat a organizovat soubory. Mohou také sledovat úkoly a pracovní postupy pro týmové projekty. Aplikace navíc umožňuje manipulovat s dostupnými motivy, šablonami a makry a přizpůsobit obsah konkrétním potřebám. Confluence má pokročilé nástroje pro sledování změn, zanechávání komentářů a komunikaci, stejně jako nástroje pro řízení přístupu, vytváření zpráv a auditní záznamy.
Ceny
OneNote je pro uživatele s účtem Microsoft zdarma, ale má omezenou sadu funkcí.
Naopak Confluence je placený nástroj, který vyžaduje předplatné. Nabízí však bezplatnou zkušební dobu. Skutečné náklady na Confluence závisí na počtu vybraných funkcí a počtu uživatelů.
Uživatelské rozhraní – Snadné použití
Uživatelské rozhraní OneNotu je uživatelsky přívětivé a snadno se ovládá, protože připomíná digitální poznámkový blok. Na hlavní obrazovce je seznam poznámkových bloků, z nichž každý má sekce a stránky, které si můžete libovolně uspořádat. Můžete snadno přidávat obrázky, texty a další formáty médií, nebo organizovat poznámky pomocí značek a štítků.
Rozhraní Confluence může být složitější a vyžaduje delší dobu pro zaškolení. Nástroj nabízí rozsáhlé možnosti úprav. Hlavní obrazovka má řídicí panel, který můžete použít ke změně widgetů a miniaplikací zobrazujících důležité informace. Svůj obsah můžete organizovat vytvářením prostorů, stránek a blogů. Můžete také přidávat text, obrázky, audio, video a další média. Stránky a prostory lze upravovat pomocí motivů, barev a log značky nebo týmu.
Integrace
OneNote je nedílnou součástí sady Microsoft Office a bezproblémově funguje s aplikacemi společnosti Microsoft, jako jsou PowerPoint, Excel a Word. Díky tomu můžete snadno importovat odborné články mezi OneNote a ostatními aplikacemi. Své poznámky můžete také sdílet prostřednictvím OneDrive a Microsoft Teams, a také s aplikacemi třetích stran, jako je IFTTT nebo Zapier, což usnadňuje pracovní postup a automatizaci úkolů.
Confluence se snadno integruje s větším počtem aplikací třetích stran než OneNote. Mezi tyto aplikace patří například Slack, Trello, Jira a Salesforce. Pro týmy, které tyto aplikace používají, je tak spolupráce efektivnější. Tržiště Confluence nabízí mnoho dalších aplikací a doplňků, které si můžete nainstalovat dle vašich individuálních potřeb. Mezi prominentní příklady patří možnost přidávat na stránky vývojové diagramy, diagramy nebo myšlenkové mapy pomocí odpovídajících aplikací. Uživatelé mohou propojit své aplikace s oblíbenými poskytovateli cloudových úložišť, jako je Disk Google nebo Dropbox.
Výkon
Confluence je webová aplikace pro psaní poznámek a spolupráci, která vyžaduje připojení k internetu. Výkon aplikace se výrazně zvyšuje nebo snižuje v závislosti na rychlosti a spolehlivosti vašeho internetového připojení a také na paměti vašeho počítače nebo jiného zařízení a jeho výpočetního výkonu. Pokud je vaše internetové připojení pomalé nebo nestabilní, může být Confluence při zobrazování obsahu nebo načítání stránek pomalejší než OneNote. Na druhou stranu má aplikace pokročilejší nástroje a dokáže zpracovat mnohem více obsahu, takže je ideální volbou pro organizace a velké týmy.
OneNote je menší aplikace, která je kompatibilní s většinou počítačů, notebooků, smartphonů a tabletů. Ke spuštění OneNotu nepotřebujete mnoho paměti ani výpočetního výkonu, protože bezproblémově funguje i na starších a méně výkonných zařízeních. Nejzajímavější na OneNotu je, že jej můžete používat bez připojení k internetu. Uživatelé tak mohou provádět úpravy nebo jiné změny v poznámkách i v místech se špatným nebo omezeným připojením. Mějte na paměti, že výkon aplikace při použití nebo ukládání velkých multimediálních poznámkových bloků s více mediálními soubory je ovlivněn při použití v oblastech se špatným připojením k internetu.
OneNote vs. Confluence: Případy použití
Confluence
Přední evropská zábavní a komunikační společnost Sky se může pochlubit týmem více než 30 000 vzdálených pracovníků. Ti jsou zodpovědní za dodávání originálních filmů a předplatné novinek pro více než 22 milionů zákazníků. Takto rozsáhlý tým, který je rozmístěn na 32 vzdálených místech, vyžaduje pro efektivní fungování a udržení důvěry a viditelnosti nejvyšší úroveň spolupráce. Manažer vývoje softwaru společnosti Sky, David Grierson, odhalil, že společnost používá Atlassian’s Confluence a uvedl, že používání aplikace jim umožnilo prolomit informační sila.
Podle Griersona Confluence, kromě sledovatelnosti, upevnil svůj vliv na slyšitelnost tím, že posílil viditelnost vývoje, namísto toho, aby byly věci skryté v silech. Pro Sky se zavedení Confluence stalo zásadním zlomem. Nástroje aplikace jim sice nedávaly odpovědi, ale ukázaly jim otázky, které si museli položit, a otevřely členům týmu společnosti kulturu otevřené komunikace, která dříve neexistovala.
OneNote
Používání OneNotu pomohlo mezinárodnímu bloggerovi, řečníkovi, autorovi a YouTuberovi Stale Hansenovi dosáhnout kýžené rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem. Hansen používá sadu produktů Microsoftu nejméně osm let. Vždy hledal nové technologie, které by mu usnadnily život a umožnily se vyhnout neustálé kontrole telefonu. Objevení OneNotu pro něj bylo zásadní, protože mu umožnilo získat zpět ztracený čas. Nyní ho využívá ke komunikaci s rodinou, zlepšení kvality práce a sledování „Star Wars“.
Hansen uvádí, že OneNote používá denně v práci k ukládání svých nápadů, myšlenek, seznamů úkolů, poznámek ze schůzek, úkolů a záznamů z tabule na jedno místo – do svého hlavního poznámkového bloku. Zaznamenává každý nápad, který ho napadne, a na který by mohl snadno zapomenout. Vzhledem k tomu, že ve svém podnikání hraje více rolí, aplikace mu pomáhá zaznamenávat informace a snadno je najít pomocí vyhledávání. Pro Hansena je OneNote nepostradatelným nástrojem, který by si měl podle něj osvojit každý v podobné situaci.
Závěrečné myšlenky
OneNote a Confluence jsou dynamické softwary pro psaní poznámek a spolupráci. Oba nabízejí různé funkce, které můžete využít v závislosti na vašich potřebách a požadavcích. Pokud se stále nemůžete rozhodnout, zde je shrnutí toho, co jsme uvedli:
Zvolte Confluence, pokud hledáte aplikaci, která:
- Usnadňuje spolupráci na projektech a dokumentech v reálném čase
- Ukládá všechna data na jedno místo
- Integruje funkce úprav, společného psaní a správy blogů, stránek a wiki
- Poskytuje historii provedených změn
Na druhou stranu zvolte OneNote, pokud máte zájem o nástroj, který nabízí:
- Spolupráci v reálném čase pro více uživatelů pracujících současně
- Volitelnou ochranu heslem
- Snadnou integraci s nástroji Microsoft a přístup z více zařízení
- Přizpůsobitelné poznámkové bloky a výkonnou funkci vyhledávání
Při porovnávání Confluence a OneNotu si uvědomíte, že mezi nástroji pro psaní poznámek a spolupráci existuje jen tenká hranice. „Nejlepší nástroj“ tedy závisí na vašich konkrétních potřebách. Vyberte si OneNote, pokud máte omezený rozpočet, nebo Confluence, pokud vám nevadí platit za přístup k prémiovým funkcím.
Podívejte se také na náš článek, který se podrobně věnuje srovnání Confluence vs. SharePoint.