Jak automaticky přidat vlákna e-mailu do tabulky

Sledování rozsáhlých e-mailových konverzací může být náročné. Pokud se vaše schránka hemží zprávami a zobrazení konverzací ve vláknech ve vašem oblíbeném e-mailovém klientovi neusnadňuje orientaci v e-mailech, možná pro vás bude vhodnější alternativou tabulka. Služba Reply to Sheet vám umožní automaticky přidat jakýkoli e-mail i všechny na něj navazující odpovědi do tabulky Google. Díky tomu máte možnost sledovat celou e-mailovou komunikaci přehledně na jednom místě. Nové zprávy v rámci daného vlákna se do tabulky automaticky přidávají. Následující postup vám ukáže, jak automaticky ukládat e-mailové konverzace do tabulky.

Uložení e-mailových konverzací do tabulky

Abyste mohli službu Reply to Sheet využívat, musíte si ji uložit jako kontakt ve svém e-mailovém klientovi. Dále ji musíte přidat jako příjemce v e-mailové konverzaci, kterou chcete sledovat v tabulce. E-mailová adresa služby je: [email protected]

Vytvořte nový e-mail a přidejte službu Reply to Sheet jako příjemce, kromě osoby, které chcete e-mail odeslat. Po odeslání e-mailu a obdržení odpovědi zkontrolujte svou schránku. Měli byste obdržet novou zprávu od odesílatele s názvem "Nový". Uvnitř bude příloha se stejným názvem, jako má předmět vámi odeslaného e-mailu.

Otevřete přílohu, která se následně otevře v Tabulkách Google. Uvidíte e-mailovou adresu odesílatele/příjemce, původní text vámi odeslané zprávy, odpověď a datum a čas odeslání.

Každá e-mailová konverzace, do které přidáte službu Reply to Sheet, bude mít vlastní tabulku. Tato tabulka se aktualizuje pokaždé, když je do ní přidána nová odpověď. Doručení tabulky může trvat krátkou chvíli, proto je vhodné přidat e-mail služby mezi vaše kontakty, abyste předešli dalším zpožděním.

Služba má však jeden nedostatek. Příjemce může ze seznamu příjemců e-mailu službu Reply to Sheet odstranit, v takovém případě se odpověď do tabulky neuloží. Chcete-li tomu zabránit, můžete službu přidat do pole "Skrytá kopie" (BCC). Váš příjemce se o dalším příjemci nedozví a nemůže ho odstranit. Odpovědi tak budou nadále přidávány do tabulky.

Služba funguje spolehlivě. Jedinou nevýhodou, pokud ji tak lze nazvat, je fakt, že tabulka je doručena do schránky s mírným zpožděním. Nicméně, ve většině případů funguje skvěle. Pokud používáte systém prodeje vstupenek, který odesílá odpovědi do vaší schránky, je to praktický způsob, jak sledovat průběh jednotlivých případů.

Používání této služby pro citlivou e-mailovou komunikaci nemusí být ideální.