Jak bychom se obešli bez porad? Pravděpodobně bychom zvládli více práce, ale jakmile počet lidí, se kterými spolupracujeme, dosáhne určité hranice, schůzky se stávají nevyhnutelností. Plánování schůzky není jednoduché; je třeba ověřit dostupnost všech účastníků, zajistit, aby všichni věděli, kdy se schůzka koná, a rozeslat podklady. Pokud pracujete s geograficky rozptýlenými týmy na dálku, je ještě obtížnější koordinovat různá časová pásma. Outlook v tomto ohledu sice moc nepomůže, ale umožňuje rozesílat pozvánky na schůzky a sledovat, kdo pozvání přijal nebo odmítl. Uživatelé Outlooku mají možnost automaticky přijímat nebo odmítat pozvánky na základě svého rozvrhu.
Outlook vás dokáže upozornit na kolizi termínů, takže je zřejmé, že má přehled o vašich volných časových úsecích. Chcete-li, aby Outlook automaticky přijímal a odmítal pozvánky, je třeba tuto funkci nejprve aktivovat.
Automatické přijímání a odmítání pozvánek
Spusťte Outlook a přejděte do nabídky Soubor a vyberte Možnosti. V zobrazeném okně Možnosti klikněte na záložku Kalendář v levém sloupci. Přejděte dolů do sekce „Automaticky přijímat nebo odmítat“ a klikněte na tlačítko Automaticky přijmout/odmítnout.
Zobrazí se nové okno se třemi možnostmi: první automaticky přijme pozvánky na schůzky, druhá odmítne ty, které se kryjí s již existujícími událostmi, a třetí automaticky odmítne pozvánky na opakované schůzky.
Možná omezení
Můžete aktivovat všechny tyto možnosti, ale je důležité, abyste svůj kalendář pravidelně aktualizovali. Pokud máte v kalendáři vyhrazený čas na práci, který není zanesen jako událost, Outlook ho bude považovat za „volný“ a automaticky přijme pozvánky na schůzky.
Pokud nechcete mít v kalendáři detailně vyplněnou každou minutu svého pracovního dne, je vhodné povolit pouze odmítání pozvánek, které kolidují s jinými událostmi, a automatické odmítání opakovaných schůzek. Měli byste si ponechat kontrolu nad tím, které pozvánky přijmete.
Outlook neumožňuje definovat konkrétní preferované časy nebo dostupnost, které by ostatní lidé ve vaší organizaci viděli při plánování schůzek s vámi. Pokud by tato funkce existovala, mohla by být využita k automatizaci přijímání pozvánek. Pokud chcete automatizovat přijímání schůzek, ale nechcete se zdržovat s podrobným vyplňováním kalendáře, můžete si do něj přidat události bez názvu pro časy, kdy plánujete pracovat. Outlook nebude kontrolovat, zda se jedná o skutečnou událost nebo úkol, takže můžete jednoduše přidat cokoliv, co bude dostatečně dlouhé na to, aby pokrylo dobu, kdy se nemůžete účastnit schůzky. Je to trochu obcházení systému, ale jedná se o nejjednodušší dostupné řešení.