Kde bychom byli bez schůzek? Pravděpodobně budete dělat více práce, ale jakmile počet lidí, se kterými pracujete, dosáhne určitého počtu, jsou schůzky nezbytné. Naplánovat schůzku není snadné; musíte zkontrolovat a ujistit se, že jsou všichni k dispozici, ujistit se, že vědí, kdy je schůzka, a odeslat agendu. Pokud pracujete s geograficky rozptýlenými, vzdálenými týmy, je ještě těžší zvládnout různá časová pásma. Outlook moc nepomůže s časovými pásmy, ale umožňuje vám rozesílat pozvánky na schůzky a zjistit, kdo schůzku přijal nebo odmítl. Uživatelé aplikace Outlook mají možnost automaticky přijímat nebo odmítat pozvánky na schůzky na základě jejich dostupnosti.
Aplikace Outlook vás může varovat, když dojde ke střetu schůzky, takže je logické, že ví, které z vašich časových úseků jsou volné. Pokud chcete, aby Outlook automaticky přijímal a odmítal pozvánky na schůzky, budete muset tuto možnost povolit.
Přijímat a odmítat pozvánky na schůzky
Otevřete Outlook a přejděte na Soubor>Možnosti. V okně Možnosti vyberte kartu Kalendář ze sloupce napravo. Přejděte dolů do části „Automaticky přijmout nebo odmítnout“ a klikněte na tlačítko Automaticky přijmout/odmítnout.
Otevře se malé okno se třemi možnostmi; první bude přijímat žádosti o schůzku, druhá odmítne ty, které jsou v konfliktu s existujícími pozvánkami, a třetí automaticky odmítne žádosti o schůzku pro opakující se schůzky.
Omezení
Můžete povolit všechny tyto možnosti, ale ujistěte se, že svůj rozvrh udržujete v Kalendáři nábožensky. Pokud máte neplánovaný čas vyhrazený na práci na něčem, Kalendář to bude považovat za „dostupný“ čas a přijme žádosti o schůzku.
Pokud se vám nechce vyplňovat každý aspekt vašeho pracovního dne v kalendáři, měli byste povolit pouze možnost odmítnout žádosti o schůzku, které jsou v rozporu s jinými závazky, a odmítnout žádosti o opakované schůzky. Budete chtít mít větší kontrolu nad tím, které pozvánky přijmete.
Outlook vám neumožňuje nastavit přijatelné časy nebo dostupné hodiny, které ostatní lidé ve vaší organizaci uvidí, když vás pozvou na schůzku. Pokud ano, můžete je použít k automatizaci přijímání pozvánek. Pokud stále chcete automatizovat přijímání pozvánek na schůzky, ale nemůžete se obtěžovat vyplňováním plánu, přidejte do Kalendáře nepojmenované události pro hodiny, které plánujete strávit v práci. Outlook nebude ověřovat, zda přidáváte skutečnou událost nebo úkol, takže stačí přidat cokoli a udělat to dostatečně dlouhé, aby pokrylo dobu, kdy se nemůžete zúčastnit schůzky. To je trochu nakopávání, ale je to nejjednodušší řešení, jaké existuje.