Procházení kalendáře a jeho událostí vyžaduje určité soustředění. Kalendář v aplikaci Microsoft Outlook není výjimkou. Pokud ovšem své události barevně odlišíte, získáváte možnost rychlejší orientace a tím i úspory času a mentální energie.
Kalendáře jsou skvělými pomocníky v organizaci, ale jejich čtení může být občas náročné. Barevné odlišení událostí usnadňuje rozpoznání souvisejících záznamů a pochopení jejich podstaty bez nutnosti číst každý jednotlivý popis.
Ve výchozím nastavení jsou všechny události v Outlooku prezentovány stejnou barvou.
Můžete však využít kategorie pro označení událostí a následně je zobrazit podle daných kategorií stejnou barvou.
Díky tomuto barevnému rozlišení, i bez čtení nadpisů jednotlivých záznamů, okamžitě poznáte, které události spadají do jaké kategorie.
O používání kategorií v Outlooku jsme se již zmiňovali. Zde je krátké shrnutí: Kategorie jsou v podstatě štítky, které lze aplikovat na e-maily, úkoly i události. Každá kategorie má své jméno a barvu, což umožňuje snadné třídění, filtrování nebo vyhledávání položek v Outlooku podle dané kategorie.
Při kliknutí na událost v kalendáři Outlook se v sekci „Schůzka/Událost“ na panelu nástrojů objeví volba „Kategorizovat“. Kliknutím na ni si můžete vybrat jednu z vytvořených kategorií.
Chcete-li přidat novou kategorii nebo upravit stávající, klikněte na „Všechny kategorie“.
Na následujícím obrázku vidíte kategorie, které jsme si pro kalendář nastavili, včetně klávesových zkratek.
Pro aplikaci kategorie vyberte konkrétní událost v kalendáři. Následně klikněte na „Kategorizovat“ a zvolte požadovanou kategorii, případně použijte příslušnou klávesovou zkratku.
Tento postup může být časově náročný, pokud máte v kalendáři velké množství událostí. Naštěstí existuje zkratka. Outlook umožňuje vybrat více událostí najednou a aplikovat na ně kategorii hromadně.
Chcete-li toho dosáhnout, stiskněte klávesu Ctrl (nebo Cmd na Macu) a kliknutím vyberte všechny události, které chcete zařadit do určité kategorie. Poté, stejně jako předtím, buď klikněte na „Kategorizovat“ a vyberte kategorii, nebo použijte její klávesovou zkratku. Aplikace se projeví na všech vybraných událostech.
Po přidělení kategorií ke všem událostem bude váš kalendář mnohem přehlednější.
Jako bonus, pokud kategorizujete i e-maily a úkoly, barvy se synchronizují s vašimi událostmi. Díky tomu rychleji naleznete relevantní položky. Je to ideální, když se například připravujete na nadcházející schůzku!