Usilovně jste pracovali na vytvoření tabulky v Excelu a jistě nechcete, aby ji někdo znehodnotil. Naštěstí Excel nabízí několik užitečných nástrojů, které vám umožní zabránit ostatním v provádění změn v různých částech vašeho sešitu.
Ochrana v Excelu funguje na základě hesel a rozlišuje tři úrovně zabezpečení:
Sešit: Pro ochranu celého sešitu máte k dispozici několik možností. Můžete jej zašifrovat heslem, čímž omezíte, kdo ho může otevřít. Můžete ho také nastavit jako „pouze pro čtení“, takže uživatelé budou muset explicitně povolit úpravy. Dále je možné chránit strukturu sešitu, což znamená, že kdokoli může sešit otevřít, ale pouze s heslem bude možné přidávat, odebírat, přejmenovávat nebo přesouvat listy.
Pracovní list: Data na jednotlivých listech můžete zamknout, čímž zabráníte neoprávněným úpravám.
Buňka: Je také možné chránit jen určité buňky v listu. Tato metoda spočívá v uzamčení celého listu a následném „odemčení“ vybraných buněk.
Ochranné mechanismy na různých úrovních lze libovolně kombinovat.
Ochrana celého sešitu před změnami
Pro ochranu celého sešitu aplikace Excel máte tři možnosti: zašifrování sešitu heslem, nastavení sešitu jako „pouze pro čtení“ nebo zabezpečení struktury sešitu.
Zašifrování sešitu heslem
Nejspolehlivější ochranou je zašifrování souboru heslem. Při každém pokusu o otevření souboru bude Excel vyžadovat zadání hesla.
Pro nastavení tohoto zabezpečení otevřete Excel a přejděte do nabídky Soubor. V základním zobrazení klikněte na záložku „Informace“. Zde zvolte „Chránit sešit“ a z rozbalovací nabídky vyberte „Šifrovat heslem“.
V dialogovém okně „Šifrovat dokument“ vložte požadované heslo a potvrďte jej kliknutím na tlačítko „OK“.
Důležité upozornění: Excel nenabízí žádný způsob, jak obnovit zapomenuté heslo, proto si ho dobře uschovejte!
Heslo zopakujte pro potvrzení a klikněte na „OK“.
Vrátíte se zpět do sešitu Excelu. Od této chvíle při každém dalším otevření souboru po vás Excel bude požadovat heslo.
Pokud budete chtít ochranu heslem odstranit, otevřete soubor (po zadání aktuálního hesla) a opakujte výše uvedený postup. Tentokrát však nechte pole pro heslo prázdné a klikněte na „OK“.
Nastavení sešitu pouze pro čtení
Nastavení sešitu pouze pro čtení je velmi jednoduché. Nenabízí žádnou skutečnou ochranu, protože kdokoli, kdo soubor otevře, může úpravy povolit, nicméně může sloužit jako výzva k opatrnosti při práci se souborem.
Pro aktivaci této možnosti otevřete sešit v Excelu a přejděte do nabídky Soubor. Ve výchozím zobrazení klikněte na záložku „Informace“. Zde zvolte „Chránit sešit“ a z rozbalovací nabídky vyberte možnost „Vždy otevřít jen pro čtení“.
Nyní se při každém otevření souboru zobrazí upozornění, že by autor souboru preferoval otevření pouze pro čtení, pokud nejsou vyžadovány změny.
Pro deaktivaci režimu „pouze pro čtení“ se vraťte do nabídky Soubor, znovu klikněte na „Chránit sešit“ a zrušte zaškrtnutí políčka „Vždy otevřít jen pro čtení“.
Ochrana struktury sešitu
Poslední možností ochrany na úrovni sešitu je ochrana struktury. Tento typ ochrany brání uživatelům bez hesla provádět změny v samotné struktuře sešitu, tedy přidávat, odebírat, přejmenovávat nebo přesouvat listy.
Pro nastavení této ochrany otevřete soubor Excel a přejděte do nabídky Soubor. Opět v sekci „Informace“ klikněte na tlačítko „Chránit sešit“ a z nabídky zvolte „Chránit strukturu sešitu“.
Zadejte heslo a klikněte na „OK“.
Heslo zopakujte pro ověření a klikněte na „OK“.
Kdokoli může dokument otevřít (pokud jste sešit nezašifrovali heslem), ale bez hesla nebude mít přístup k příkazům pro úpravu struktury.
Uživatel, který zná heslo, získá přístup k těmto příkazům přepnutím na záložku „Revize“ a kliknutím na „Chránit sešit“.
Poté zadá heslo.
A strukturální příkazy budou opět k dispozici.
Je však důležité si uvědomit, že touto akcí se ochrana struktury sešitu odstraní. Pro obnovení ochrany se musíte vrátit do nabídky Soubor a sešit znovu ochránit.
Ochrana listu před úpravami
Jednotlivé listy lze také zabezpečit proti úpravám. Když chráníte list, Excel uzamkne všechny buňky před úpravami. Ochrana listu znamená, že nikdo nemůže upravovat, přeformátovávat ani mazat obsah.
Přejděte na záložku „Revize“ na hlavním panelu nástrojů aplikace Excel.
Klikněte na „Chránit list“.
Zadejte heslo, které budete potřebovat pro odemčení listu.
Vyberte, jaká oprávnění chcete uživatelům pro list ponechat. Můžete jim například povolit formátování řádků a sloupců, ale ne jejich mazání.
Po výběru oprávnění klikněte na „OK“.
Znovu zadejte heslo pro potvrzení a klikněte na „OK“.
Pro odstranění ochrany přejděte opět na záložku „Revize“ a klikněte na tlačítko „Odstranit ochranu listu“.
Zadejte heslo a klikněte na „OK“.
Váš list je nyní odemknutý. Mějte na paměti, že ochrana se zcela odstraní, a pokud ji budete potřebovat, musíte ji nastavit znovu.
Ochrana konkrétních buněk před úpravami
Někdy je potřeba chránit pouze určité buňky v Microsoft Excelu. Například můžete mít důležité vzorce nebo instrukce, které chcete mít v bezpečí. Ať už je důvod jakýkoli, v Microsoft Excelu můžete snadno uzamknout jen vybrané buňky.
Začněte výběrem buněk, které chcete ponechat odemčené. Může se to zdát nelogické, ale je to tak správně.
Nyní klikněte na vybrané buňky pravým tlačítkem a zvolte „Formát buněk“.
V dialogovém okně „Formát buněk“ přejděte na záložku „Ochrana“.
Zrušte zaškrtnutí políčka „Zamčeno“.
A klikněte na „OK“.
Nyní, když jste vybrali buňky, které chcete mít odemčené, můžete zbytek listu uzamknout podle instrukcí v předchozí části.
Je možné nejdříve zamknout list a pak vybírat buňky k odemčení, ale Excel se v tomto může chovat trochu nestabilně. Proto se lépe osvědčil postup, kdy nejprve vyberete buňky, které mají zůstat odemčené, a poté zamknete celý list.