Jestliže často využíváte Kalendář Google ve školním či pracovním prostředí, pak rozhodně stojí za to prozkoumat jeho funkci „Časové přehledy“ (Time Insights), která vám může být velkým přínosem. Tato funkce, dostupná pro uživatele s účty Business Plus, Enterprise, Education Standard, Education Plus, Education Fundamentals a Google Workspace pro neziskové organizace, vám ukáže, jak strukturovaně trávíte svůj čas během dne.
Díky této funkci snadno zjistíte, kde byste mohli být produktivnější, což má zásadní vliv na efektivní řízení vašeho času. Nyní se tedy pojďme podívat, jak „Časové přehledy“ naplno využít.
Jak používat „Časové přehledy“ v Kalendáři Google
V Kalendáři Google máte možnost vytvářet a upravovat cíle pro efektivní správu času a úkolů. Podobně vám „Časové přehledy“ pomáhají při stanovování cílů tím, že monitorují váš čas na základě událostí v kalendáři. Zobrazují, kolik času věnujete různým činnostem, jako jsou schůzky, týmové projekty a individuální setkání. Níže uvádíme postup, jak tuto funkci používat:
Sekce „Rozdělení času“ vám ukáže, jak trávíte čas v průběhu týdne, rozčleněný na jednotlivé dny a hodiny. Rozdělení zahrnuje čas vyhrazený pro soustředěnou práci, individuální schůzky (1:1), schůzky s více než třemi účastníky (včetně vás), schůzky s čekajícími odpověďmi a čas strávený během pracovní doby bez schůzek, popřípadě mimo kancelář.
Zdroj obrázku: Google Workspace. Youtube.
Sekce „Čas na schůzkách“ vám ukáže, kolik času celkově věnujete schůzkám a s kým se nejčastěji setkáváte. Tento přehled je kalkulován jako průměr. Pokud používáte Kalendář Google v denním, týdenním nebo pětidenním zobrazení, průměr se vypočítává na základě údajů z uplynulých tří týdnů. U měsíčního zobrazení se průměr odvozuje z aktivit schůzek za poslední tři měsíce.
Sekce „Lidé, se kterými se setkáváte“ vám umožní zobrazit lidi, s nimiž se nejčastěji setkáváte. Zobrazí se vám pět nejčastějších kontaktů, se kterými trávíte nejvíce času, a navíc si můžete připnout až 10 důležitých kontaktů pro sledování společně stráveného času na schůzkách. „Časové přehledy“ zahrnují schůzky až s 15 účastníky, vyjma těch, které jste odmítli, nebo na které jste neodpověděli „ano“.
Kromě toho, že tento nástroj umožňuje nastavit pracovní dobu v Kalendáři Google, vám také pomáhá odhalit dynamiku vašich setkání s konkrétními lidmi. Dále „Časové přehledy“ nabízejí možnost změnit zobrazení kalendáře a sledovat rozložení vašeho času v jiném časovém období. Tuto funkci můžete v počítači libovolně zapínat a vypínat.
Jak plánovat čas pro soustředěnou práci s „Časovými přehledy“ v Kalendáři Google
Sledování vašeho rozvrhu je klíčové, ale neméně důležité je také vyhradit si čas pro soustředěnou práci. S pomocí „Časových přehledů“ si můžete snadno naplánovat čas pro soustředění. Zde je postup:
Zdroj obrázku: Google Workspace. Youtube.
Zdroj obrázku: Google Workspace. Youtube.
Zdroj obrázku: Google Workspace. Youtube.
Zdroj obrázku: Google Workspace. Youtube.
Zdroj obrázku: Google Workspace. Youtube.Pokud potvrdíte svou účast alespoň jednomu hostu, událost ve vašem kalendáři bude označena jako „Zaneprázdněný“ nebo bude trvat méně než osm hodin, „Časové přehledy“ ji zahrnou do analýzy. Naopak, události, kde jste jediným pozvaným nebo na které jste neodpověděli „Ano“, se do výpočtů „Časových přehledů“ nezapočítávají.
Získejte přehled o své produktivitě pomocí „Časových přehledů“ v Kalendáři Google
„Časové přehledy“ v Kalendáři Google jsou velmi užitečné pro ty, kdo chtějí lépe porozumět rozložení svého času stráveného na schůzkách. Tento nástroj vám poskytne podrobný vizuální rozklad a analýzu vašeho času, což vám umožní jeho efektivní optimalizaci.
„Časové přehledy“ vám mohou přinést nový pohled na to, jak nakládáte se svým časem. Bez ohledu na to, jestli jste zkušený time manažer, nebo jen zvědaví na dynamiku vašich denních schůzek, stojí za to tuto funkci vyzkoušet. Prozkoumejte možnosti v nastavení Kalendáře Google a získejte lepší přehled o svých preferencích v oblasti schůzek.