Jak posuzujete přínos vašich zaměstnanců pro vaši organizaci?
Existuje několik způsobů, jak monitorovat efektivitu práce vašeho personálu, avšak práce na dálku představuje specifickou výzvu. I když trend přechodu na práci z domova rostl postupně, pandemie COVID-19 tento proces významně urychlila a pro mnoho společností se stala nutností, nikoliv pouhým benefitem.
Společnosti s kamennými pobočkami začaly hledat alternativní způsoby, jak obsloužit své klienty při zachování sociálního distancování. Nicméně většina firem přešla na plně nebo částečně vzdálený model. Ukázalo se, že práce na dálku nejen snižuje riziko fyzického kontaktu, ale má i mnoho dalších výhod.
Jak efektivně měřit produktivitu vzdálených pracovníků?
Panuje obava, zda zaměstnanci pracující z domova budou dostatečně disciplinovaní a zda efektivně využívají pracovní dobu. Otázkou je, zda jsou opravdu méně produktivní než v kanceláři?
Než na tyto otázky odpovíte, je klíčové svým zaměstnancům důvěřovat a dát jim to najevo. Maura Thomasová z RegainYourTime zdůrazňuje důležitost důvěry ve vzdálené pracovníky:
Pro efektivní řízení práce na dálku je nezbytné, aby manažeři věřili, že lidé pracují, pokud nemají důkazy o opaku. Pouze takové přístupy a metriky mohou vyvrátit nebo potvrdit neopodstatněné obavy a domněnky.
Proto, i když hledáte způsoby, jak měřit jejich produktivitu, je zásadní věřit, že dělají maximum, pokud data neukazují opak.
Tento článek vám přináší pohled na osvědčené postupy a nástroje, které používají renomované organizace k posuzování přínosu vzdálených zaměstnanců.
#1. Zaměřte se na výstup, nikoliv na odpracovaný čas
Organizace, které nově zkoušejí práci na dálku, jsou zvyklé na přítomnost svých zaměstnanců v kanceláři. Pro mnoho vedoucích týmů může „práce z domova“ znamenat „žádná práce“. Nicméně, je důležité si uvědomit, že zaměstnanci preferují práci na dálku, protože jim umožňuje pracovat vlastním tempem.
A kdo ví, možná právě tento přístup v nich probudí to nejlepší.
Už máte zkušenosti s prací na dálku? Podívejte se na nejlepší nástroje pro videokonference, které můžete použít.
Výzkum provedený ZDNet ukázal, že zaměstnanci jsou obecně produktivnější a komunikativnější při práci z domova.
Místo sledování odpracovaných hodin se při práci se vzdálenými zaměstnanci zaměřte na dokončenou práci. Bez ohledu na vaše úsilí nemůžete plně kontrolovat, jak zaměstnanci využívají svůj čas, ani kolik času věnují práci. Důraz na výsledky pomáhá udržet všechny zaměřené na dosahování stanovených cílů v daných termínech.
#2. Využijte interní zpětnou vazbu
Cennou, avšak často opomíjenou metodou měření produktivity je zavedení procesu interní zpětné vazby. Požádejte své zaměstnance o vyplnění krátkých dotazníků, ve kterých budou upřímně hodnotit výkony a postoje svých kolegů k práci.
Zaměstnanci tak vyplní dotazníky, ve kterých odpoví na několik stručných otázek o svých kolezích, zaměří se na silné stránky a potenciální oblasti pro zlepšení.
#3. Využívejte nástroje pro efektivní práci na dálku
Sledování produktivity vzdálených zaměstnanců pomocí manuálních metod je neefektivní. Naštěstí existuje mnoho softwarových nástrojů, které mohou usnadnit práci na dálku.
Mezi tyto nástroje patří:
Týmová práce
Týmová práce nabízí pokročilou platformu pro správu projektů a klientů. Pomáhá organizovat práci, sledovat čas a zajistit, aby byl každý projekt dokončen včas a v rámci rozpočtu. Prostřednictvím platformy Teamwork můžete efektivně řídit svůj tým a podnik.
Můžete vytvářet projekty, úkoly, přidávat komentáře a nahrávat soubory. Platforma Teamwork vám umožňuje mít vše na jednom místě. Projekty lze zobrazit jako nástěnku, Ganttův diagram nebo seznam úkolů. Přizpůsobte Teamwork svým potřebám a začněte efektivně pracovat.
Týmová práce nabízí funkce pro správu portfolia, řídicí panely sestav, sledování času, správu pracovní zátěže a další. Na řídicích panelech můžete sledovat stav projektu, abyste měli přehled o postupu a zbývající práci.
Sledujte, kdo pracuje na jakém úkolu, a využijte funkci sledování času pro měření času potřebného pro dokončení jednotlivých úkolů. Analyzujte zdroje svého týmu, abyste viděli, kdo má volnou kapacitu a kdo si může vzít další práci. Díky tomu můžete efektivně plánovat nové projekty a předcházet vyhoření týmu.
Propojte Teamwork s nástroji, které používáte pro řízení svého podnikání. Vyzkoušejte 30denní bezplatnou zkušební verzi a zjistěte, jak může být Teamwork užitečný pro vaše týmy. Pokud jste malý tým, můžete ho používat zdarma. Pro větší firmy si můžete vybrat plán za 10 $/měsíc/uživatel.
Monday.com
Pracujte bez omezení s pracovním OS Monday.com. Platforma vám umožní přesně budovat, rozšiřovat a provozovat pracovní postupy v rámci jednoho systému. Můžete řídit projekty, marketing, prodej, CRM, design, vývoj softwaru, úkoly, operace, kontakty a mnoho dalšího.
Začněte ihned s přizpůsobitelnými šablonami nebo si vytvořte vlastní, abyste si platformu snáze osvojili. Integrujte Monday.com s nástroji, které běžně používáte, jako jsou Facebook, Twitter, Shopify, Slack, LinkedIn, Dropbox, Calendly, Gmail, Excel a další.
Automatizujte své pracovní postupy během několika sekund, abyste minimalizovali lidské chyby a mohli se lépe soustředit na úkoly. Data můžete zobrazovat jako kalendář, kanban, časovou osu nebo mapu.
Vyberte si velikost týmu, abyste získali plán, který vám nejvíce vyhovuje. Pro jednotlivce je platforma zdarma s neomezeným počtem nástěnek, dokumentů a více než 200 šablonami. Pro větší týmy je k dispozici zkušební verze a cena od 10 USD/místo/měsíc.
Trello
Trello je jedním z nejoblíbenějších řešení pro řízení projektů. Nástroj vám dává přehled o projektech a o tom, kdo na nich pracuje. Trello nabízí funkce, které jsou nezbytné pro efektivní hodnocení zaměstnanců pracujících na dálku.
Manažer má na firemní nástěnce Trello přehled o tom, na čem jednotliví zaměstnanci aktuálně pracují. Průběžná komunikace a aktualizace zvyšují transparentnost v rámci organizace.
Zoom
Někdy textové zprávy nestačí. Zoom existuje už delší dobu, ale během krize COVID-19 zaznamenal obrovský nárůst popularity. Tento software je skvělým řešením pro videokonference pro malé i velké týmy.
Mezi alternativy k Zoomu patří Google Meet, Skype, Microsoft Teams, GoToMeeting a další. Videokonference pomáhají stírat hranice mezi fyzickými a virtuálními pracovišti.
Google Dokumenty
Využijte Google Dokumenty, ke kterým má tým přístup kdykoliv. Google Dokumenty umožňují členům týmu vybrat si, na jakém úkolu chtějí pracovat, a projektům lze přiřadit odhadované časy.
Vedení tak může posuzovat zaměstnance, kteří často dokončí své úkoly v předstihu, jako produktivnější. Google Workspace nabízí mnoho dalších užitečných funkcí, které pomáhají vyhodnocovat produktivitu zaměstnanců pracujících na dálku.
Slack
Slack je oblíbený nástroj pro spolupráci. Díky integracím a sadě aplikací se stal běžným nástrojem pro komunikaci profesionálů a týmů. Mnoho organizací ho považuje za své virtuální sídlo.
Přihlaste se do svého pracovního prostoru Slack a získejte okamžité aktualizace od vzdálených týmů. Slack nabízí aplikace, které automaticky generují zprávy o aktivitách firmy, například o nejnovějších recenzích produktů a o nových odběratelích e-mailů.
Existuje mnoho dalších nástrojů, které mohou usnadnit práci na dálku.
#4. Stanovujte a komunikujte cíle pravidelně
Rozdělte své cíle na menší úkoly. Bude tak snazší sledovat postup a pro zaměstnance to bude méně náročné. Organizace, které se zaměřují na výsledky, stanovují jasné cíle a termíny pro vzdálené zaměstnance stejně jako pro ty, kteří pracují v kanceláři.
S pomocí metrik můžete ze svých vzdálených týmů dostat to nejlepší. Tyto metriky se liší podle povahy vašeho podnikání. Mezi metriky výkonu při práci z domova patří:
- Počet prodejů
- Příjem generovaný na člena týmu
- Zákaznické dotazy
- Průměrná doba odezvy
- Konverzní poměr potenciálních zákazníků
- Náklady na získání zákazníka (CAC)
- Míra fluktuace
- Návratnost marketingových investic (ROMI)
Když vzdálení pracovníci vědí, že budou zodpovídat za svou vykonanou práci, budou se více soustředit na plnění úkolů.
#5. Oceňujte úspěchy
Nestačí jen stanovit cíle, odměňování zaměstnanců za splněné úkoly přímo zvyšuje jejich produktivitu. Již jsem zmínil, jak se Slack integruje s aplikacemi, aby rozšířil své funkce. Například Hey Taco! vám umožňuje oslavovat úspěchy vašich vzdálených pracovníků během celého dne.
Motivace zaměstnanců je klíčová, a uznání jejich práce je výborný způsob, jak zlepšit morálku.
Závěrečné myšlenky…
Sledování vzdálených pracovníků je oprávněné a důležité. Je to nezbytné pro zdravou návratnost investic a je to skvělý způsob, jak ocenit a/nebo podpořit jejich rozvoj v rámci organizace.
Hodnocení produktivity je kontinuální proces, který pomáhá vzdáleným zaměstnancům efektivně pracovat. A co je nejdůležitější, umožňuje i samotným zaměstnancům se hodnotit a tvrdě pracovat, aby dosáhli úrovně produktivity svých kolegů.