Jakožto nový majitel firmy se pravděpodobně poohlížíte po způsobech, jak rozšířit své aktivity a nalákat nové klienty. Jednou z nejefektivnějších strategií, jak toho docílit, je sestavení profesionální obchodní nabídky.
V této příručce vás krok za krokem provedeme procesem vytváření obchodního návrhu v prostředí Microsoft Word, a to i v případě, že jste v této oblasti nováčkem. Zaměříme se na všechny aspekty, od návrhu působivé titulní stránky, přes strukturování obsahu až po formulování přesvědčivého závěru.
Co je to obchodní návrh?
Obchodní návrh představuje formální dokument, který se zasílá investorům s žádostí o finanční prostředky, zainteresovaným stranám pro získání souhlasu s novým projektem, nebo potenciálním zákazníkům s cílem přesvědčit je o nákupu vašich produktů či služeb.
Prostřednictvím tohoto dokumentu prezentujete svůj podnikatelský záměr zainteresovaným stranám a detailně popisujete důležité aspekty, jako je charakteristika vaší společnosti, nabízené produkty a služby, cenová politika, vaše kvalifikace a dosažené úspěchy, a smluvní podmínky.
Obchodní návrhy se dělí na vyžádané a nevyžádané. Druhá kategorie je typičtější pro startupy, které se snaží získat finanční podporu od andělských investorů a rizikového kapitálu.
Jak vytvořit obchodní návrh v Microsoft Word
Sestavení obchodního návrhu v Microsoft Word je poměrně snadné. Zejména pro začátečníky je důležité, aby proces byl jednoduchý a nebyl zbytečně komplikovaný.
Před samotným zahájením doporučujeme seznámit se s několika základními pravidly pro formátování v Microsoft Word, abyste zajistili, že váš návrh bude působit profesionálním dojmem. Následně, postupujte podle následujících kroků pro sestavení obchodního návrhu vaší společnosti:
1. Vytvořte titulní stránku
Titulní strana obchodního návrhu slouží jako první kontakt s čtenářem a obsahuje informace o vaší společnosti a klienta. Uvádí se zde názvy, loga, adresy a kontaktní údaje obou stran. Doporučuje se, aby tato strana byla vizuálně atraktivní.
Pokud potřebujete pomoc, můžete se inspirovat, jak vytvořit vlastní titulní stránku v Microsoft Word.
2. Přidejte obsah
Po vytvoření titulní stránky je dalším krokem přidání obsahu, který čtenáři usnadní navigaci k relevantním částem vašeho obchodního návrhu. Investoři často nemají mnoho času, a proto preferují rychlý přístup k nejdůležitějším informacím.
Bez obsahu by se váš návrh mohl zdát příliš nepřehledný, a to zejména pokud je rozsáhlý. Obsah můžete jednoduše vytvořit ve Wordu tak, že přejdete na záložku Odkazy > Obsah > Automatická tabulka 1.
Protože jste zatím žádný obsah nepřidali, tabulka obsahu bude prázdná. To se změní, jakmile návrh dokončíte, stačí kliknout na Aktualizovat tabulku a obsah se automaticky doplní o příslušné nadpisy.
3. Sestavte shrnutí
Shrnutí slouží jako úvod a stručný přehled vaší společnosti pro čtenáře. Je to místo, kde formulujete své poslání, vizi a hodnoty.
Dále zde uveďte velikost vaší firmy, obchodní model, jedinečné prodejní argumenty (USP) vašich produktů, významné milníky, budoucí plány a způsob, jakým plánujete využít investice.
Zde je důležité přesně popsat, jak budou investice použity. Investoři pravděpodobněji přijmou váš návrh, pokud budou detailně vědět, na co budou jejich peníze vynaloženy. Zmiňte také potenciální návratnost investice.
Nezapomeňte použít styl „Nadpis 1“ pro shrnutí a další hlavní nadpisy z galerie stylů. Pro podnadpisy použijte „Nadpis 2“ a „Nadpis 3“. Pokud nebudete používat styly nadpisů, obsah nebude schopen rozpoznat strukturu dokumentu.
4. Definujte problém a navrhněte řešení
Dalším krokem je identifikace problému, kterému klient čelí. Toto prokazuje vaši odbornost a ujišťuje klienta, že je vaše nabídka přizpůsobena jeho konkrétním potřebám. Doporučuje se v této sekci zdůraznit naléhavost situace.
Po definování problému, popište navrhované řešení, a vysvětlete, jak vaše produkty mohou tento problém efektivně vyřešit. Nejenže nabídněte svá řešení, ale také vysvětlete, proč jsou lepší než řešení vaší konkurence.
5. Prezentujte své kvalifikace a úspěchy
Mít skvělé nápady je pouze začátek. Musíte také umět je realizovat. Proto se klient bude chtít ujistit, zda disponujete potřebnými dovednostmi a zkušenostmi pro úspěšnou realizaci projektu.
Zde uveďte kvalifikaci vašeho týmu, dosavadní úspěchy, reference klientů a případové studie. Nezapomeňte přidat statistiky z vašich úspěšných projektů. Pouhá slova k získání investic nestačí.
6. Určete rozpočet, harmonogram a výstupy
Po detailním popisu navrhovaného řešení se zaměřte na konkrétní detaily obchodu. To zahrnuje výstupy, které plánujete dodat, rozsah projektu, náklady a harmonogram realizace.
Je důležité, aby informace v této sekci byly přesné, realistické a profesionální. Je pravděpodobné, že klient bude požadovat změny, proto buďte připraveni upravit detaily projektu dle potřeby.
7. Shrňte a uzavřete návrh
Tato závěrečná část vašeho obchodního návrhu musí obsahovat důraznou výzvu k akci, která klienta motivuje ke kontaktu. Uveďte své kontaktní údaje a webové stránky, kde se klient může dozvědět více o vašich službách.
Můžete také přidat přílohu s referencemi, definicemi, metodologií a dalšími důležitými detaily, o kterých si myslíte, že by klient měl vědět.
8. Zkontrolujte, revidujte a dokončete návrh
Posledním krokem je důkladná korektura a revize návrhu, abyste odstranili všechny chyby, kterých jste se mohli dopustit. To zahrnuje gramatické chyby, fakta, čísla a tvrzení o vašich úspěších.
Zvláštní pozornost věnujte finančním údajům. Uvedení nesprávných finančních informací okamžitě vzbudí nedůvěru investorů. Jakmile se přesvědčíte, že je vše přesné, relevantní a dobře napsané a formátované, je čas návrh dokončit a odeslat ho zainteresovaným stranám.
Základní tipy pro sestavení obchodní nabídky
Zde je několik tipů a doporučení, které je dobré mít na paměti při psaní obchodního návrhu, a které mohou zvýšit vaše šance na úspěch:
- Přizpůsobte návrh čtenáři: Před zasláním návrhu si zjistěte co nejvíce informací o investorovi nebo společnosti a svůj návrh jim přizpůsobte. Tím zvýšíte šanci na získání finančních prostředků.
- Používejte vizuální prvky: Grafy, schémata, tabulky a další vizuální prvky vám pomohou strukturovat text a učinit návrh zajímavějším. Grafy lze do Wordu přidat prostřednictvím záložky Vložit > Graf.
- Zdůrazněte USP: Návrh by neměl pouze informovat, proč by měl investor investovat do vaší společnosti, ale také proč jste nejlepší volbou pro uspokojení jeho potřeb – lepší než konkurence. Toho dosáhnete zdůrazněním svých silných stránek a jedinečných prodejních argumentů (USP), které konkurence nemůže napodobit.
- Buďte struční: Žádný investor nemá čas číst dlouhé texty. Buďte struční a přitom srozumitelní.
Splňte své obchodní cíle
Sestavení obchodního návrhu může být náročný úkol, ale je nezbytný pro každou firmu, která chce růst a uspět. Pokud se budete řídit kroky a tipy, které jsme uvedli v této příručce, můžete vytvořit obchodní návrh, který bude jasný, stručný a přesvědčivý.