Je nezbytné seznámit se s e-mailovými podpisy, které se objevují v patičce e-mailových zpráv. Porozumějte, jak vytvořit profesionální podpis pro vaše e-maily.
Bez ohledu na to, zda jste nováčkem nebo zkušeným profesionálem, e-mailový podpis je klíčovou součástí vaší komunikační strategie. Nezaměňujte jej pouze za standardní rozloučení v dolní části e-mailu, ale spíše jej využijte jako příležitost k prezentaci vaší profesionality a způsobu, jak zanechat trvalý dojem.
Tento návod vám ukáže, jak sestavit e-mailový podpis, který je jak poutavý, tak informativní. Dále vám představíme zdroje, kde můžete e-mailové podpisy vytvářet nebo získávat jejich šablony.
Co je to e-mailový podpis?
Při čtení e-mailů jste jistě narazili na blok textu, obrázků nebo odkazů na konci zpráv. Toto se nazývá e-mailový podpis. Obvykle obsahuje jméno odesílatele a jeho kontaktní údaje. Může také zahrnovat pracovní pozici, URL webové stránky, fotografii, právní doložku a podobně.
Základním účelem e-mailového podpisu je ujištění příjemců, že komunikují s reálnou osobou, nikoli s automatizovaným systémem. Pomocí profesionálně vytvořeného podpisu můžete potvrdit svou identitu i identitu vaší společnosti. E-mailové podpisy tak plní funkci digitální vizitky.
Proč je kvalitní e-mailový podpis důležitý?
Pokud stále zvažujete, zda je kvalitní e-mailový podpis nezbytný, uvádíme několik důvodů.
Osobní důvody
#1. Zaručuje pozitivní první dojem
Pro jakoukoli profesionální komunikaci nebo navazování kontaktů je zásadní zanechat pozitivní první dojem. Kvalitně navržený e-mailový podpis může příjemci správně prezentovat váš image.
#2. Šetří čas
Po nastavení e-mailového podpisu pro všechny odesílané zprávy nemusíte při každém psaní e-mailu přidávat oslovení a rozloučení. Tím ušetříte drahocenný čas.
#3. Podporuje osobní značku
Do svého e-mailového podpisu můžete umístit logo a slogan, abyste propagovali svou osobní značku. Pokud jste freelancer nebo jste nedávno zahájili podnikání, přidáním informací o značce do podpisu se vaše značka dostane do povědomí vašich kontaktů.
#4. Ulehčuje zapamatování
Chcete, aby si vás lidé pamatovali? Přidejte do svých e-mailů nezapomenutelný a výrazný podpis. Díky správnému podpisu na konci e-mailu zajistíte, že si vás příjemci zapamatují.
#5. Prezentuje vaši osobnost
Někdy nemusí být ve vašem e-mailu dost prostoru pro vyjádření vaší osobnosti. Vždy ale můžete využít e-mailový podpis k jejímu projevení. Zvolte styl, barvu a písmo, které odpovídají vašemu charakteru.
Profesionální důvody
#1. Demonstruje vaši profesionalitu
Při interakci s ostatními v profesionální rovině by to mělo být patrné z každého slova vašeho e-mailu včetně podpisu. Propracovaný e-mailový podpis vzbudí v příjemcích důvěru ke spolupráci s vámi.
#2. Buduje důvěryhodnost
Kvalitní e-mailový podpis také hraje klíčovou roli při budování vaší důvěryhodnosti. Proto je profesionální e-mailový podpis nezbytný při komunikaci s klienty, kolegy či potencionálními zaměstnavateli.
#3. Umožňuje snadné kontaktování
E-mailové podpisy obsahují vaše kontaktní údaje jako telefonní číslo a e-mailovou adresu. Umožňuje to ostatním vás snadno kontaktovat, pokud potřebují.
#4. Získává nové sledující na sociálních sítích
Můžete také zahrnout odkazy na firemní sociální sítě, jako je Facebook, LinkedIn, Twitter a Instagram. Díky tomu ostatní zjistí o vaší online přítomnosti a získají nové sledující pro vaše firemní profily.
#5. Podporuje konzistenci značky
E-mailový podpis rovněž napomáhá posilovat firemní značku a vizuální identitu. Pokud zajistíte, že všichni ve vaší firmě používají e-mailové podpisy stejného stylu, můžete tím posílit identitu vaší značky.
Návod krok za krokem, jak vytvořit e-mailový podpis
V Gmailu
Uživatelé Gmailu mohou přidat podpis do e-mailů následovně:
- Otevřete svou schránku v Gmailu.
- Klikněte na ikonu Nastavení (ozubené kolo) v pravém horním rohu a vyberte „Zobrazit všechna nastavení“.
- V záložce „Obecné“ sjeďte dolů, dokud nenajdete možnost „Podpis“.
- Klikněte na tlačítko „Vytvořit nový“.
- Před kliknutím na tlačítko „Vytvořit“ přidejte název podpisu.
- Nyní se kurzor přesune do pole, kam musíte přidat svůj e-mailový podpis.
- Zde si můžete vybrat styl písma, velikost, barvu textu, tučné písmo, kurzívu, podtržení, zarovnání a odrážky.
- Gmail podpis také podporuje hypertextové odkazy a obrázky.
- Můžete také upravit nastavení podpisu.
- Sjeďte dolů a klikněte na tlačítko „Uložit změny“.
- Váš podpis je připraven k použití.
V Outlooku
Chcete-li přidat podpis do e-mailu v aplikaci Outlook, postupujte podle následujících kroků:
- Otevřete si schránku v Outlooku a klikněte na nabídku „Soubor“.
- Vyberte možnost „Možnosti“ na levé straně.
- V okně „Možnosti aplikace Outlook“ vyberte záložku „Pošta“.
- Na pravém panelu klikněte na tlačítko „Podpisy…“.
- Otevře se okno „Podpisy a papír“ se záložkou „Podpis e-mailu“.
- Vyberte svůj e-mail v Outlooku z rolovací nabídky u vašeho e-mailového účtu.
- Klikněte na tlačítko „Nový“. Po zadání názvu podpisu klikněte na „OK“.
- Napište a upravte svůj podpis v poli „Upravit podpis“.
- Můžete vybrat styl písma, velikost, tučné písmo, kurzívu, podtržení, styl zarovnání, odkazy apod.
- Je také možné importovat údaje z vizitky.
- Klikněte na tlačítko „Uložit“.
- Vyberte, který podpis chcete použít pro nové e-maily a pro odpovědi/přeposílání.
- Klikněte na „OK“ a podpis je připraven k použití.
V Yahoo Mail
Chcete-li vytvořit e-mailový podpis ve svém účtu Yahoo Mail, postupujte takto:
- Přihlaste se do svého účtu Yahoo Mail.
- Ve složce „Doručená pošta“ klikněte na „Nastavení“ v pravém horním rohu a vyberte „Další nastavení“.
- V levém panelu vyberte „Psaní e-mailu“.
- V sekci „Podpis“ přepněte posuvník vedle e-mailové adresy, ke které chcete podpis přidat.
- Po aktivaci této možnosti se zobrazí pole, kam můžete vložit svůj e-mailový podpis.
- Můžete si jej přizpůsobit pomocí emotikonů, tučného písma, kurzívy, zarovnání, odrážek, a přeškrtnutí.
- Můžete si vybrat styl a velikost písma a přidávat hypertextové odkazy.
- Po dokončení nastavení okno zavřete. Další e-mail, který odešlete, bude obsahovat vámi vytvořený podpis.
Doporučené postupy pro e-mailový podpis
✅ E-mailový podpis by měl být stručný a obsahovat pouze klíčové informace.
✅ Pro vytvoření profesionálního e-mailového podpisu použijte čisté, čitelné a profesionální písmo, jako je Arial nebo Times New Roman. Pro profesionální účely se doporučuje vyhnout stylizovaným písmům, ale můžete je použít pro čistě osobní e-maily.
✅ Pokud nemáte oddělené e-maily pro soukromé a pracovní účely, je vhodné používat více e-mailových podpisů. Můžete tak používat vhodné podpisy při komunikaci s různými skupinami.
✅ Zkuste, aby byl podpis vizuálně atraktivní díky správnému písmu, formátu, mezerám a grafice.
✅ I když chcete, aby byl podpis poutavý, držte se jedné nebo dvou barev. Příliš mnoho barev může rozptylovat.
✅ V e-mailovém podpisu by měla být fotografie vaší hlavy, logo firmy, URL webu a odkaz na profily na sociálních sítích.
✅ Vytvořte e-mailový podpis, který lze snadno zobrazit na libovolném zařízení, včetně chytrých telefonů a tabletů.
✅ Před použitím nového e-mailového podpisu si jej otestujte na různých zařízeních a v různých e-mailových klientech, abyste si byli jisti vzhledem a funkčností prvků podpisu.
✅ Pokud e-mailové podpisy používají všichni zaměstnanci, měli by používat jednotný formát, který je v souladu s identitou značky.
✅ V e-mailovém podpisu vždy používejte aktuální údaje, jako je e-mailová adresa, telefonní číslo, URL atd.
✅ Nikdy neuvádějte své osobní údaje, jako je adresa bydliště a soukromé telefonní číslo, abyste předešli bezpečnostnímu riziku.
✅ Mohou existovat omezení ohledně toho, jaké informace můžete přidávat do svého e-mailového podpisu. Ty se mohou lišit v závislosti na vašem odvětví a místě působení. Ověřte si to u svého právního oddělení, abyste zajistili soulad.
#1. HubSpot
HubSpot nabízí bezplatný generátor e-mailových podpisů, kde si můžete vytvořit svůj podpis. Na výběr je šest šablon, které lze upravit podle vaší profese a firemní identity.
Zde můžete uvést své jméno, pracovní pozici, název společnosti, kontaktní údaje a další informace. Můžete také zahrnout odkazy na své sociální sítě jako LinkedIn, Facebook, Twitter a Instagram. V případě potřeby můžete přidat i další vlastní pole.
Pro stylizaci nabízí HubSpot možnosti přizpůsobení barvy motivu, barvy textu, barvy odkazu, typu písma a jeho velikosti. Dále lze nahrát fotografii a logo firmy a vytvořit vlastní výzvu k akci.
#2. Newoldstamp
Newoldstamp je platforma pro generování vlastních podpisů. Tento online nástroj je ideální pro vytváření e-mailových podpisů pro vás i váš tým, které odpovídají požadavkům vaší značky.
V tomto řešení získáte vlastní stránku generátoru podpisů s přizpůsobitelnými šablonami. Můžete přidat vlastní design a zvolit si libovolné barvy a písma.
K dispozici je také centralizovaný dashboard, který mohou firmy využívat. Newoldstamp nabízí také analýzy a systém správy bannerů, které se vám budou hodit. Podpisy lze integrovat se službami Google Workspace, MS Exchange a Microsoft 365.
#3. WiseStamp
Pokud hledáte platformu pro vytváření e-mailových podpisů pro jednotlivce nebo firmy, můžete zvolit WiseStamp. Umí navrhnout profesionální e-mailové podpisy, které mohou proměnit váš e-mail v účinný marketingový nástroj.
E-mailové podpisy vytvořené tímto řešením jsou vhodné pro Gmail (individuální nebo Workspace), Outlook (desktop i web), Apple Mail a Yahoo. Tento snadno použitelný návrhář e-mailových podpisů vám umožní vybrat si vhodné písmo, barvu, rozvržení, tvar a další prvky.
Dále je k dispozici možnost přidávat bohaté funkce včetně doložky o vyloučení odpovědnosti, videa, tlačítka, banneru atd. Pokud vytváříte podpisy pro firmu, můžete je použít ke generování jednotného e-mailového podpisu pro celou společnost.
Oblíbené zdroje šablon e-mailových podpisů
#1. Knihovna šablon e-mailových podpisů Microsoft 365
Uživatelé, kteří hledají profesionálně vypadající e-mailový podpis pro Outlook, by se měli podívat na galerii e-mailových podpisů Microsoft 365. Tato knihovna obsahuje 20 šablon e-mailových podpisů, které lze snadno přizpůsobit pomocí fotografií, odkazů na webové stránky, log firem a odkazů na sociální sítě.
Díky těmto plně přizpůsobitelným šablonám můžete dát svým e-mailům v Outlooku profesionální vzhled. Umožňuje kreativní práci s písmy, grafikou, fotografiemi, videi, animacemi a přechody.
Šablony jsou k dispozici v aplikaci MS Word, takže je můžete snadno upravovat. Po vytvoření e-mailového podpisu jej můžete rychle sdílet a publikovat, kde potřebujete.
#2. Podpisy e-mailů
Pokud potřebujete bezplatné šablony e-mailových podpisů vhodné pro tmavý režim, je to správné místo. Na této webové stránce si můžete stáhnout šablony podpisů připravené pro firemní i soukromé účely. K tvorbě či úpravě e-mailových podpisů nepotřebujete žádné znalosti HTML.
Tento vestavěný generátor podpisů vám také umožňuje přizpůsobit šablony. Podpisy vytvořené zde lze použít v aplikacích Outlook, Office 365, Apple Mail, Thunderbird, Gmail, Exchange Server a mnoha dalších. K dispozici jsou i možnosti pro vlastní styly a barvy písma.
Populární příklady e-mailových podpisů
E-mailový podpis pro společnost zabývající se zelenou energií
Obrazový kredit: Mail Signatures
Tento příklad je ideální pro pracovníka společnosti zaměřené na životní prostředí. Banner obsahuje řečnickou otázku, která příjemce nepřímo vybízí k šetření papírem tím, že e-mail nevytisknou. Primární barvou písma je zde zelená, která symbolizuje přírodu a les.
E-mailový podpis pro automobilovou společnost
Obrazový kredit: Mail Signatures
V tomto e-mailovém podpisu je ocenění získané automobilkou zdůrazněno velkým bannerem. Díky fotografii odesílatele se informace o něm neztratí kvůli banneru. Primární barvou je zde kaštanová, ale může se lišit v závislosti na barvě značky vaší firmy.
Závěrem
E-mailový podpis je skvělý nástroj, jak se prezentovat profesionálně. Dále umožňuje příjemcům s vámi snadno komunikovat. Nyní, když už víte, jak vytvořit profesionální e-mailový podpis, můžete jej přidat do svého oblíbeného e-mailového klienta podle výše uvedených kroků.
Také by vás mohly zajímat řešení pro elektronický podpis a rozhraní API pro elektronické podpisy.