Musíte být obeznámeni s e-mailovými podpisy umístěnými v zápatí e-mailu. Zjistěte, jak si vytvořit profesionální e-mailový podpis.
Ať už jste nový nebo ostřílený profesionál, podpis e-mailu je zásadní pro vaši komunikační strategii. Nepovažujte to jen za odhlášení v zápatí e-mailu – vezměte to jako příležitost ukázat svou profesionalitu a snadný způsob, jak udělat trvalý dojem.
Tato příručka vám ukáže, jak napsat e-mailový podpis, který je chytlavý a zároveň informativní. Také budeme sdílet některé zdroje, kde můžete vytvářet e-mailové podpisy nebo získávat šablony podpisů.
Table of Contents
Co je e-mailový podpis?
Když dostáváte e-maily, musíte na konci některých e-mailů vidět blok textu, obrázků a odkazů. Toto se nazývá e-mailový podpis. Obvykle obsahuje jméno a kontaktní údaje odesílatele e-mailu. Může také obsahovat označení, adresu URL webu, fotografii, vyloučení odpovědnosti atd.
Hlavním cílem e-mailového podpisu je nabídnout příjemcům jistotu, že komunikují se skutečnou lidskou bytostí namísto s nějakými roboty. Pomocí profesionálně navrženého e-mailového podpisu můžete zjistit identitu vás a vaší společnosti. E-mailové podpisy tedy slouží také jako digitální vizitka.
Proč potřebujete dobrý podpis e-mailu?
V případě, že stále přemýšlíte o nezbytnosti dobrého e-mailového podpisu, zde je několik důvodů.
Osobní důvody
#1. Zajišťuje pozitivní první dojem
Pozitivní první dojem je zásadní pro každou profesionální komunikaci nebo networking. Dobře vytvořený e-mailový podpis může příjemci správně promítnout váš obrázek.
#2. Šetří cenný čas
Když jste nastavili e-mailový podpis pro všechny odchozí e-maily, nemusíte při každém psaní e-mailu přidávat oslovení a podpis. Šetří tak drahocenný čas.
#3. Propaguje osobní značku
K e-mailovému podpisu můžete přidat logo a slogan, abyste propagovali svou osobní značku. Pokud jste na volné noze nebo jste nedávno založili malou firmu, přidáním informací o značce do podpisu se vaše značka stane známou mezi vašimi známými.
#4. Usnadňuje zapamatování
Chcete, aby si vás lidé pamatovali? Přidejte do svých e-mailů nezapomenutelný a výrazný e-mailový podpis. Se správným typem podpisu na konci vašeho e-mailu můžete zajistit, aby si vás příjemci zapamatovali.
#5. Ukažte svou osobnost
Někdy možná nemáte dostatek prostoru na to, abyste ve svém e-mailu vykreslili svou osobnost. Vždy však můžete použít e-mailový podpis, abyste ukázali svou osobnost. Vyberte si styl, barvu a písmo, které souzní s vaší osobností.
Profesionální důvody
#1. Ukazuje vaši profesionalitu
Při interakci se světem jako profesionál by to mělo ukazovat každé slovo vašeho e-mailu spolu s podpisem e-mailu. Propracovaný e-mailový podpis umožní příjemcům s vámi spolupracovat.
#2. Nastoluje důvěryhodnost
Dobrý e-mailový podpis také hraje klíčovou roli při vytváření vaší důvěryhodnosti u ostatních. Proto je při komunikaci s klienty, kolegy nebo potenciálními zaměstnavateli nezbytný profesionální emailový podpis.
#3. Umožňuje ostatním, aby vás snadno kontaktovali
E-mailové podpisy obsahují vaše kontaktní údaje, jako je telefonní číslo a e-mailová adresa. Umožňuje jim snadno vás kontaktovat, pokud chtějí.
#4. Získává nové sledující na sociálních sítích
Můžete také zahrnout odkazy na účty sociálních médií vaší organizace, jako je Facebook, LinkedIn, Twitter a Instagram. Díky tomu můžete ostatní upozornit na vaši sociální přítomnost a získat nové následovníky pro vaše firemní stránky.
#5. Podporuje konzistenci značky
E-mailový podpis také pomáhá posílit firemní značku a vizuální identitu. Tím, že zajistíte, aby všichni ve vaší společnosti používali e-mailové podpisy stejného stylu, můžete podpořit identitu značky.
Průvodce vytvořením e-mailového podpisu krok za krokem
Na Gmailu
Uživatelé Gmailu mohou do svých e-mailů přidat podpis pomocí této metody:
- Přejděte do doručené pošty Gmailu.
- Klikněte na Nastavení (ikona ozubeného kola) v pravém horním rohu a vyberte Zobrazit všechna nastavení.
- Na kartě Obecné přejděte dolů, dokud nenajdete možnost Podpis.
- Klikněte na tlačítko Vytvořit nový.
- Před kliknutím na tlačítko Vytvořit přidejte název podpisu.
- Nyní bude váš kurzor umístěn do pole, kam musíte přidat svůj e-mailový podpis.
- Zde si můžete vybrat styl písma, velikost písma, barvu textu, tučné písmo, kurzívu, podtržení, zarovnání a odrážky.
- Podpis Gmail také podporuje hypertextové odkazy a obrázky.
- Můžete také provést potřebné změny v nastavení podpisu.
- Přejděte více dolů a klikněte na tlačítko Uložit změny.
- Podpis bude připraven k použití.
V aplikaci Outlook
Chcete-li přidat podpis do e-mailu aplikace Outlook, musíte udělat toto:
- Otevřete doručenou poštu aplikace Outlook a klikněte na nabídku Soubor.
- Vyberte možnost na levé straně.
- Vyberte kartu Pošta v okně Možnosti aplikace Outlook.
- Na pravém panelu klikněte na Podpisy…
- Otevře se okno Podpis a papír se záložkou Podpis e-mailu.
- Vyberte svůj e-mail Outlook z rozevírací nabídky pro svůj e-mailový účet.
- Klikněte na tlačítko Nový. Po přidání názvu podpisu klikněte na OK.
- Napište a upravte svůj podpis do pole Upravit podpis.
- Můžete vybrat styl písma, velikost, tučné písmo, kurzívu, podtržení, styl zarovnání, odkazy atd.
- Umožňuje také importovat informace z vizitky.
- Klikněte na tlačítko Uložit.
- Vyberte, který podpis chcete použít pro nové e-maily a odpovědi/přeposílání.
- Klikněte na tlačítko OK a podpis bude připraven k použití.
Na Yahoo Mail
Pokud chcete vytvořit e-mailový podpis ve svém účtu Yahoo Mail, musíte udělat toto:
- Přihlaste se ke svému účtu Yahoo Mail.
- Ve složce Doručená pošta klikněte na Nastavení v pravém horním rohu a vyberte Další nastavení.
- V levém panelu vyberte Psaní e-mailu.
- V části Podpis klikněte na posuvné tlačítko vedle e-mailového ID, ke kterému chcete přidat podpis.
- Po zapnutí této možnosti se zobrazí pole, do kterého můžete přidat svůj e-mailový podpis.
- Můžete si jej přizpůsobit pomocí emotikonů, tučného písma, kurzívy, zarovnání, odsazení, odrážek a přeškrtnutí,
- Umožňuje také vybrat styl a velikost písma a umožňuje přidávat hypertextové odkazy.
- Po dokončení nastavení opusťte. Další e-mail, který odešlete, bude mít podpis, který jste právě vytvořili.
Doporučené postupy pro podpis e-mailu
✅ Pravidlem pro e-mailový podpis je, aby byl krátký a obsahoval pouze nezbytné informace.
✅ Při vytváření profesionálního e-mailového podpisu používejte čisté, čitelné, profesionální písmo, jako je Arial nebo Times New Roman. Doporučuje se vyhnout se stylizovaným písmům pro profesionální použití, ale můžete je použít pro čistě osobní e-maily.
✅ Pokud nemáte samostatné e-maily pro osobní a profesionální použití, je lepší používat více e-mailových podpisů. Můžete tak používat vhodné podpisy při interakci s různým publikem.
✅ Udělejte to vizuálně přitažlivé pomocí správných písem, formátu, mezer a grafiky.
✅ I když chcete, aby byl podpis chytlavý, měli byste se držet použití jedné nebo dvou barev. Příliš mnoho barev může lidi rozptylovat.
✅ E-mailový podpis by měl obsahovat vaši fotografii headshot, logo společnosti, adresu URL webu a odkaz na profily na sociálních sítích.
✅ Vytvořte e-mailový podpis, který lze snadno přečíst z jakéhokoli zařízení, včetně chytrých telefonů a tabletů.
✅ Před použitím nového e-mailového podpisu ve svém e-mailu jej otestujte na různých zařízeních a e-mailových klientech, abyste zajistili vzhled a funkčnost prvků podpisu.
✅ Pokud budou všichni zaměstnanci vaší společnosti používat e-mailové podpisy, měli by používat jednotný formát konzistentní s identitou značky.
✅ Vždy používejte nejnovější informace v e-mailovém podpisu, jako je e-mailová adresa, telefonní číslo, URL atd.
✅ Nikdy neuvádějte své osobní údaje, jako je adresa bydliště a osobní kontaktní číslo, abyste předešli bezpečnostnímu riziku.
✅ Mohou existovat omezení ohledně toho, jaké informace můžete přidat do svého e-mailového podpisu, což se může prohloubit ve vašem odvětví a umístění. Měli byste je zjistit od svého právního týmu, abyste zajistili dodržování.
#1. HubSpot
HubSpot nabízí bezplatný generátor e-mailových podpisů, pomocí kterých si vytvoříte e-mailový podpis. Na výběr má šest šablon, které lze upravit podle vaší profese a identity značky.
Zde můžete přidat své jméno, označení, název společnosti, kontaktní údaje a další. Můžete dokonce zahrnout odkazy na své účty sociálních médií, jako jsou LinkedIn, Facebook, Twitter a Instagram. V případě potřeby můžete do svého e-mailového podpisu dokonce přidat další vlastní pole.
Pro stylizaci poskytuje HubSpot možnosti přizpůsobení pro barvu motivu, barvu textu, barvu odkazu, typ písma a velikost písma. Existují také možnosti, jak nahrát svůj headshot a logo společnosti spolu s vytvořením vlastní výzvy k akci.
#2. Newoldstamp
Newoldstamp je platforma pro generování vlastních podpisů. Tento webový nástroj je ideální pro vás a váš tým k vytváření e-mailových podpisů přizpůsobených požadavkům vaší značky.
V tomto řešení získáte plně značkovou stránku generátoru podpisů, která obsahuje přizpůsobitelné šablony. Na podpis e-mailu můžete přidat svůj vlastní design a použít barvy a písma podle svého výběru.
K dispozici je také centralizovaný dashboard, který mohou společnosti používat. Newoldstamp také získal analýzu a systém správy bannerů, který se vám bude hodit. Podpisy lze integrovat se službami Google Workspace, MS Exchange a Microsoft 365.
#3. WiseStamp
Pokud hledáte platformu pro vytváření e-mailových podpisů pro jednotlivce nebo organizace, můžete zvolit WiseStamp. Dokáže navrhnout profesionální e-mailové podpisy, které mohou přeměnit váš e-mail na působivý marketingový nástroj.
E-mailové podpisy generované tímto řešením jsou vhodné pro Gmail (individuální nebo Workspace), Outlook (desktop a web), Apple Mail a Yahoo. Tento snadno použitelný návrhář e-mailových podpisů vám umožní vybrat správné písmo, barvu, rozvržení, tvar a další prvky.
K dispozici jsou také možnosti přidání bohatých funkcí, včetně prohlášení o vyloučení odpovědnosti, videa, tlačítka, banneru atd. Pokud vytváříte podpisy pro svou společnost, použijte jej ke generování jednotného e-mailového podpisu pro celou společnost.
Populární zdroje e-mailových podpisových šablon
#1. Knihovna šablon podpisu e-mailu Microsoft 365
Ti, kteří hledají profesionálně vypadající e-mailový podpis pro Outlook, by se měli rozhodnout pro Microsoft 365 Email Signature Gallery. Tato knihovna zdrojů obsahuje 20 šablon e-mailových podpisů, které lze snadno přizpůsobit pomocí fotografií, odkazů na webové stránky, firemních log a sociálních profilů.
Pomocí těchto 100% plně přizpůsobitelných šablon můžete svým e-mailům v Outlooku dodat profesionální vzhled. Umožňuje vám kreativně pracovat s písmy, grafikou, fotografiemi, videi, animacemi a přechody.
Šablony jsou k dispozici v aplikaci MS Word, takže je můžete snadno upravovat pro přizpůsobení. Po vytvoření e-mailových podpisů je můžete rychle sdílet a publikovat kdekoli.
#2. Podpisy pošty
Pokud potřebujete bezplatné šablony e-mailových podpisů, které jsou vhodné pro tmavý režim, podpisy e-mailů jsou tím správným místem. Tato webová stránka vám umožňuje stahovat šablony podpisů připravené k použití pro obchodní i osobní použití. K vytváření nebo přizpůsobení e-mailových podpisů nepotřebujete ani znalosti HTML.
Tento vestavěný generátor podpisů vám také umožňuje přizpůsobit šablony. Zde vygenerované podpisy lze použít v aplikacích Outlook, Office 365, Apple Mail, Thunderbird, Gmail, Exchange Server a mnoha dalších. K dispozici jsou také možnosti pro vlastní styl písma a tři barvy písma.
Oblíbené příklady e-mailových podpisů
E-mailový podpis společnosti Green Energy Company
Obrazový kredit: Mail Signatures
Tento příklad je ideální pro každého, kdo pracuje ve společnosti šetrné k životnímu prostředí. Banner pokládá řečnickou otázku, která nepřímo žádá příjemce, aby šetřili papírem tím, že e-mail nevytisknou. Primární barvou písma je zde zelená, která je symbolem přírody a lesa.
E-mailový podpis pro automobilovou společnost
Obrazový kredit: Mail Signatures
V tomto e-mailovém podpisu je ocenění získané automobilkou zvýrazněno velkým bannerem. Headshot zajišťuje, že se informace o odesílateli neztratí kvůli banneru. Primární barva tohoto podpisu je kaštanová, ale může se lišit v závislosti na barvě značky vaší společnosti.
Závěrečná slova
E-mailový podpis je skvělý způsob, jak profesionálně přistupovat k ostatním. Umožňuje také příjemcům snadno komunikovat a spojit se s vámi. Nyní, když víte, jak vytvořit profesionální e-mailový podpis, můžete jej přidat do svého oblíbeného e-mailového klienta podle zde uvedených kroků.
Můžete také chtít vědět o řešeních eSignature a rozhraních API pro eSignature.