Rozsah pracovního dokumentu vám pomůže vyhnout se dohadům a chybné komunikaci v projektu a udržet jej na správné cestě při spolupráci s externími klienty.
Dnešní podniky před dokončením projektu spolupracují s více stranami. Pro takovou spolupráci potřebují podniky profesionální dokument. Mohou se na něj tedy odvolat později, pokud spolupracující externí strany nedodají výstupy projektu podle dohodnutých specifikací.
Jedním z takových obchodních dokumentů je rozsah práce. Potřebujete to, kdykoli přebíráte projekty od někoho jiného nebo spolupracujete s třetími stranami.
Pokračujte ve čtení a naučte se psát rozsah pracovního dokumentu v jasném a snadno srozumitelném jazyce. Prozkoumáte také některé online zdroje, které nabízejí různé typy rozsahu pracovních šablon a tvůrců založených na formulářích.
Table of Contents
Úvod
Rozsah práce, neboli dokument SoW, je dokument, kde jsou popsány podrobné informace o základech projektu. Mnoho lidí to také považuje za písemnou smlouvu mezi nimi a dalšími účastníky projektu, včetně agentů, poskytovatelů služeb a subdodavatelů.
Dokument obvykle vysvětluje, jak je každý úkol nebo fáze projektu dokončena, výstupy, očekávané výsledky, harmonogramy plateb a proces. Pomocí toho mohou nezávislí pracovníci nebo týmy jasně a výstižně zmínit, co mohou zúčastněné strany od projektu očekávat.
V případě nedorozumění to funguje jako možnost pro všechny strany. Z něj každý ví, co musí udělat, aby projekt fungoval pro oba. Dokument SoW je také fantastický způsob efektivní komunikace – jehož nedostatek může způsobit selhání projektu a vztahu mezi klientem a zainteresovanými stranami.
Základní komponenty
Dokument se bude lišit v závislosti na typu vašeho projektu a odvětví. Toto jsou však běžné prvky, které musíte zahrnout do téměř všech SoW pro transparentnost.
Klíčová informace
V každém dokumentu SoW musíte uvést základní detaily projektu, aby si čtenáři hned uvědomili, o co jde. Uveďte název projektu, jméno autora, jméno klienta, datum a další důležité informace.
Cíle projektu
Přidání stručného popisu projektu do SoW vždy pomůže. Nezapomeňte uvést pozadí projektu, cíle, prohlášení o problému a zúčastněné osoby, ale stručně.
Popis zboží a služeb jako seznam
Nyní přejděte k nejdůležitější části tohoto dokumentu – ke zboží a službám, které dodáte nebo provedete v rámci projektu.
Je lepší rozdělit výstupy na menší části a uvést je jako úkoly a dílčí úkoly. Ať už jde o projekt na volné noze nebo týmový projekt, prezentujte úkoly v tabulce spolu s plánovanými termíny dokončení a kontaktními lidmi.
Výstupy projektu
Nemusí to být nutné pro všechny dokumenty SoW, ale zmínit, co klient získá po skončení projektu, je přínosné. Budou tak vědět, co od vás a vašeho týmu očekávat.
Čas projektu
Čas hraje zásadní roli ve všech projektech; proto musíte zahrnout čas dokončení. Uveďte, kdy na tom začnete pracovat a kdy to dokončíte. Nezapomeňte také zmínit všechny milníky nebo úspěchy, kterých chcete na cestě dosáhnout.
Seznam mimo rozsah
Další volitelná součást dokumentu SoW jej posune na další úroveň. V této části zahrňte vše, co do svého projektu nezahrnete, ale klienti by to mohli očekávat. Díky tomu bude vše jasné a pomůže vám to předejít případným nedorozuměním.
Protokol pro změny
Když vytváříte SoW před zahájením projektu, může později nastat potřeba provést změny v rozsahu projektu, který zmiňujete v tomto dokumentu. Z tohoto důvodu je potřeba přidat protokol, jehož prostřednictvím v něm budete moci provádět změny.
Platební podmínky
Všechny placené projekty by měly obsahovat sekci, kde musíte popsat výdaje projektu a způsoby platby. Pokud projekt vyžaduje, abyste investovali peníze za zboží, práci, infrastrukturu nebo jiné režijní náklady, zahrňte je do této části. V dokumentu SoW také zmiňte platební plány, milníky a další podrobnosti.
Pravidla a podmínky
V této části musíte uvést všechny podmínky projektu. Zde můžete také vysvětlit termíny použité v SoW a jakékoli podmínky, které jste dříve nevyjasnili.
Přijetí
Nakonec přidejte tento oddíl, který z toho udělá právně vymahatelnou smlouvu. Zde uveďte podpis klienta a nabídněte prostor pro podpisy dalších zúčastněných stran.
Případy užití
Jakákoli dohoda o uvedení projektu do provozu mezi klientem a outsourcingovou stranou by měla proběhnout prostřednictvím dokumentu SoW. Níže naleznete některé skutečné případy použití rozsahu dokumentů aplikace Word a jejich šablon:
#1. Stavební architektonické práce
Vzhledem k tomu, že architektonická práce pro obchodní a osobní budovy přináší mnoho výdajů, rizik a časových investic, musíte použít standardní dokument SoW, který používá většina stavebních firem.
Níže uvedená šablona je standardizovaný dokument SoW, který obsahuje všechny důležité součásti, jako je definice projektu, informace o klientovi a projektu, proces výběru architekta, časová osa projektu, požadavky na schválení, obecný cíl atd.
Stáhnout: Šablona architektonických prací zdarma pro MS Word/Google Docs
#2. Renovace interiéru a exteriéru
Různé agentury a dodavatelé bytových dekorací používají tento dokument SoW k dokončení individuálních nebo obchodních projektů renovace. Šablonu můžete použít, pokud jste v tomto oboru novým účastníkem a nemáte ponětí, jak ji vytvořit.
Následující šablona dokumentu SoW byla navržena podle potřeb amerických generálních dodavatelů pro renovaci komerčních nebo obytných budov. Obsahuje veškerý „v rozsahu“ obsah pro renovační práce. Můžete však přidat další nebo některé odstranit podle projektu, na kterém pracujete.
Stáhnout: Šablona Renovační práce zdarma pro MS Word/Google Docs
#3. Projekty rezidenčních a komerčních terénních úprav
Krajinářské projekty zahrnují spoustu mokré práce i profesionální předvádění. Dokument SoW je šancí předvést svou kreativitu a designový vkus, aby zadavatel získal další pevný bod k najmutí vaší agentury.
Tato šablona SoW pro terénní úpravy se skládá z obrazových bloků, kam můžete umístit logo značky, palety barev značky, ikony a příklady práce. K dispozici je další prázdná stránka, kterou můžete použít k psaní dalšího obsahu. Pro každou stránku můžete změnit příklad obrázku na šířku.
Stáhněte si: šablonu Landscaping SoW zdarma pro MS Word/Google Docs
#4. Marketing sociálních médií
Pomáhat firmám s reklamami na sociálních sítích a marketingovými kampaněmi je lukrativní. Zabývají se tím různí nezávislí pracovníci a digitální marketingové agentury. Pokud jste také v této doméně, pak vám dokument SoW může z dlouhodobého hlediska pomoci.
Níže naleznete organizovanou, přehlednou, profesionální šablonu marketingu sociálních médií SoW, kterou mohou agentury a nezávislí pracovníci komerčně používat. Obsahuje nezbytné součásti dokumentu SoW, jako jsou podrobnosti o klientovi, popisy projektů, podrobnosti o kampani, klíčové výstupy, tabulky kampaní atd.
Ke stažení: Šablona SoW marketingu na sociálních sítích zdarma pro MS Word/Google Docs
#5. Státní zakázky
Dokument SoW je velmi nezbytný pro smluvní práce, které můžete získat od federálních, státních, obcí a okresů. Také naleznete rozsah pracovních dokumentů o státní smlouvě, které jsou co do obsahu a rozsahu nejpropracovanější.
Zde najdete příklad šablony SoW pro vládní smluvní projekty. Umožňuje vám přidat logo vaší agentury a další obsah SoW, jako je název organizace, název projektu, podrobnosti o autorovi, pozadí a cíle projektu, popis projektu, harmonogram/plán, návrh ceny dodavatele atd.
Možná budete muset přidat nebo vyloučit obsah v závislosti na projektu státní zakázky, o který máte zájem. Před odesláním konečného návrhu si projděte projektový požadavek na formát dokumentu SoW.
Ke stažení: Šablona státních zakázek SoW zdarma pro MS Word/Google Docs
Postup při psaní dokumentu SOW ✔
- Uveďte explicitní podrobnosti týkající se úkolu, platby, zdrojů, termínu, milníků atd.
- Přidejte vizuální prvky, jako jsou obrázky konečného produktu nebo služby, které očekáváte, grafy, grafy, tabulky atd.
- Pokud dokument obsahuje obchodní žargon, ujistěte se, že vy a podepisující strana je definujete před uvedením projektu do provozu.
- Pokud se jedná o dlouhodobý projekt s mnoha komplexními výstupy, které závisí na čase, zahrňte harmonogram revize SoW v měsíčních nebo čtvrtletních intervalech.
- Dokument by měl také obsahovat definice úspěšnosti projektu. Po dokončení projektu si klient může snadno prohlédnout definice úspěchu a nebude zde žádný prostor pro zbytečné kontroly a přepracování.
- Udržujte SoW ostrý, stručný a stručný. K prodloužení dokumentu nepoužívejte zbytečné výplně.
- Dokument musíte navrhnout ve spolupráci s externími a interními zainteresovanými stranami. Například interními zainteresovanými stranami budou váš projektový tým a externími zainteresovanými stranami budou klienti a dodavatelé třetích stran.
- Uveďte úzce související služby, které nejsou součástí projektu, jako je hosting po vývoji webu, publikování aplikace po vývoji aplikace atd., pokud klient za službu neplatí.
Nyní se vrhněme na to, co nedělat, abychom napsali dokument o rozsahu práce (SOW).
Nepište dokument SOW ❌
- Při tvorbě vašeho projektu neváhejte použít šablony dokumentů SoW a příklady relevantního projektu. Ušetří to čas a námahu.
- Nezahrnujte do dokumentu vágní a nejednoznačný obsah, který mohou subdodavatelé, prodejci a další třetí strany využít ve svůj prospěch a způsobit vám finanční škody.
- Neuspěchejte proces navrhování rozsahu pracovního dokumentu. Posaďte se se svými spolupracovníky a pečlivě naplánujte dokument, včetně všech definic, milníků, omezení, rozpočtu atd.
- Nezapomeňte jasně nastínit výstupy v projektu, které jsou „mimo rozsah“ a „v rozsahu“.
- Pokud projekt vyžaduje určitou dobu trvání odborného školení, nezapomeňte to zahrnout do dokumentu spolu s náklady.
- Některé dokumenty SoW postrádají podrobný pracovní postup, jak by měl klient auditovat výstupy, aby mohl prohlásit dokončení projektu. Ujistěte se, že jste tuto chybu neudělali. Zahrňte předem schválené kroky, které definují projekt jako dokončený podle podmínek uvedení do provozu.
- Dlouhodobé projekty mohou vyžadovat odklony, změny rozsahu, změny dodávky atd. Nezapomeňte tyto možnosti uvést v dokumentu SoW.
Dále zkontrolujte volné zdroje šablon pro dokumenty SOW.
Bezplatné zdroje šablon
Smartsheet
Na Smartsheetu mohou uživatelé najít řadu bezplatných pracovních šablon pro osobní použití. Zde jsou šablony k dispozici v Adobe PDF, Microsoft Word, Microsoft Excel, Google Docs a Google Sheets.
Digitální marketing, komerční výstavba, vývoj softwaru, interiérový design, web design a předělávání jsou některá oblíbená odvětví, kde můžete použít tyto šablony této platformy.
Archiv šablon
Template Archive je další web, kde můžete najít bezplatné zdroje pro vytváření rozsahu pracovních dokumentů. Šablony jsou různých designů a formátů, takže si můžete vybrat podle své značky nebo projektu. Navíc si je můžete snadno stáhnout a upravit, abyste získali jedinečný dokument SoW.
FormSwift
FormSwift vám umožňuje vytvořit rozsah pracovního dokumentu pro váš další návrh projektu dvěma způsoby. Nejprve si stáhněte obecnou šablonu v aplikaci Microsoft Word nebo Adobe PDF z jejích webových stránek. Poté můžete vyplnit prázdná místa a vytvořit vlastní dokument SoW.
Za druhé, můžete projít řízeným tvůrcem SoW, kde zadáte příslušné podrobnosti a tvůrce pokračuje ve vytváření dokumentu. Vytvoření dokumentu online na této platformě trvá asi 20 minut.
Závěrečná slova
Nyní tedy znáte rozsah pracovního dokumentu, jeho součásti a co dělat a co nedělat pro vytvoření profesionálního dokumentu SoW, který si váš klient zamiluje. Kromě toho jste také objevili některé případy použití, kde můžete použít dokumenty SoW.
Abychom vám pomohli dále, tento článek nastínil určitý online rozsah tvůrců pracovních dokumentů a knihoven šablon. Dokument SoW můžete vytvořit online pomocí kterékoli z výše uvedených platforem, a to buď podle podrobného průvodce, nebo stažením a přizpůsobením šablony.
Také by vás mohly zajímat špičkové nástroje pro elektronické podepisování dokumentů, jako je rozsah práce nebo pracovní příkazy.