Sdílení dokumentů z Google Disku je praktický způsob, jak zajistit, aby klienti nebo dodavatelé měli přístup k vašim souborům, aniž by je museli stahovat do svého zařízení. Jestliže si přejete, aby měl někdo přístup k dokumentu jen po omezenou dobu, Google Disk vám umožňuje nastavit automatické datum vypršení platnosti sdílení. Podívejme se, jak na to.
Důležité upozornění: Pro využití této funkce je nezbytné, abyste jako vlastník dokumentu měli předplacený účet G Suite. Osoby, se kterými dokument sdílíte, předplatné k jeho prohlížení nepotřebují.
Jak nastavit časové omezení pro sdílení souborů na Google Disku
Otevřete si Google Disk, který je spojen s vaším G Suite účtem. Klikněte pravým tlačítkem myši na dokument, který chcete sdílet, a v menu zvolte možnost „Sdílet“.
Zadejte e-mailové adresy všech osob, se kterými chcete dokument sdílet, a následně klikněte na tlačítko „Odeslat“. Pokud odešlete pozvánku na Gmail účet, adresáti se automaticky přidají do seznamu osob s přístupem k dokumentu. Pokud použijete jinou e-mailovou adresu, každá osoba obdrží e-mail s odkazem, který je přesměruje na daný soubor.
Nyní znovu klikněte pravým tlačítkem na stejný soubor a opět vyberte možnost „Sdílet“.
V otevřeném okně s možnostmi sdílení klikněte na odkaz „Upřesnit“.
U každého jména, s kterým dokument sdílíte, uvidíte symbol časovače. Kliknutím na tento symbol můžete nastavit datum, kdy sdílení přestane být platné.
Zde vyberte z rozbalovací nabídky „Přístup vyprší“ možnost 7 dní, 30 dní, nebo nastavte libovolné datum.
Po volbě „Vlastní datum“ se vám zobrazí kalendář, kde můžete přesně specifikovat datum a čas.
Chcete-li nastavit datum vypršení pro další uživatele, klikněte na symbol časovače u jejich jména. Pro každého uživatele je třeba nastavit datum zvlášť.
Nakonec klikněte na „Uložit změny“, čímž potvrdíte provedené nastavení pro všechny uživatele.
Mějte na paměti jedno důležité upozornění. Standardně mají lidé, s kterými soubor sdílíte, možnost si ho stáhnout, vytisknout nebo kopírovat. Pokud tak učiní, budou mít k těmto kopiím přístup i po stanoveném datu vypršení platnosti sdílení. Můžete jim ale nastavit oprávnění pouze pro prohlížení a navíc aktivovat „Zakázat stahování, tisk a kopírování pro komentující a čtenáře“. Tím zabráníte výše uvedenému, ale zároveň znemožníte těmto osobám dokument upravovat.
Nicméně, pokud potřebujete, aby lidé měli jen dočasný přístup pro prohlížení nebo přidávání komentářů, je tato funkce velice užitečná.