Ať už se jedná o služební cesty nebo potřebu vykazovat náklady pro daňové účely, s velkou pravděpodobností se ocitnete v situaci, kdy budete muset vyplnit formulář pro výdaje. Pokud vám vaše firma neposkytne předpřipravenou šablonu, můžete si ji snadno vytvořit sami, a to s využitím šablony dostupné v aplikaci Word.
Vytvoření vlastního formuláře pro výdaje
Vyplnění výkazu výdajů je nedílnou součástí pracovních cest. Přestože každá firma má vlastní specifické postupy a směrnice ohledně proplácení nákladů, základní struktura formuláře a jeho obsah zůstávají víceméně shodné bez ohledu na to, kde se nacházíte.
Pokud vytváříte formulář pro svou společnost, nejprve se informujte, zda má konkrétní požadavky nebo dokonce již existující šablonu, kterou byste měli používat.
V případě, že si potřebujete vytvořit formulář sami, aplikace Word nabízí praktickou šablonu, která vám usnadní začátek. I když nemusí přesně odpovídat vašim specifickým potřebám, je to skvělý výchozí bod.
Nejprve otevřete aplikaci Word. V úvodní obrazovce klikněte na „Nový“ v levé části obrazovky.
Do vyhledávacího pole zadejte „výdaje“.
Stiskněte klávesu „Enter“ pro zobrazení dostupných šablon a klikněte na požadovanou.
Zobrazí se nové okno s popisem a náhledem šablony. Klikněte na tlačítko „Vytvořit“.
Nyní se objeví nová šablona vašeho výdajového formuláře. Prohlédněte si ji a upravte podle potřeby. Dbejte na to, aby použité barvy a písma odpovídaly firemnímu vizuálnímu stylu.
Po dokončení úprav si šablonu uložte a můžete ji používat pro sledování výdajů. Doporučuje se zaznamenávat si veškeré výdaje průběžně, a ne až po skončení cesty, protože snadno zapomenete na drobnosti, které jste nakoupili během několika předchozích dnů.
Zde je seznam nejčastějších položek, které lidé obvykle uvádějí ve svých výdajových formulářích:
Hotel
Doprava (zahrnuje letenky, hromadnou dopravu, poplatky za pronájem vozidla a někdy i náhrady za ujeté kilometry)
Pohonné hmoty
Stravování
Telefon (Řada firem požaduje nákup místní SIM karty pro místní hovory, jiné akceptují roamingové poplatky)
Zábava (Spadá do kategorie „přiměřené výdaje“. Předtím, než se rozhodnete pozvat své klienty na večeři, raději si zajistěte předběžný souhlas. V opačném případě si dejte pozor, abyste to nepřehnali, aby se vaše firma nedostala do problémů.)
Různé
Zlaté pravidlo zní: vždy je nejlepší získat předběžné schválení výdajů ještě před cestou, aby se předešlo dohadům ohledně proplácení po tom, co jste již peníze utratili. Mějte na paměti i limity pro výdaje stanovené vaší firmou, které se mohou lišit v závislosti na lokalitě. Většina společností nabízí vyšší limity pro cesty do destinací s vyššími životními náklady.
Nezapomeňte uchovávat všechny účtenky, pečlivě evidujte všechny své výdaje, vyplňte výkaz výdajů a můžete se vydat na cestu!